Руководство для менеджера по невыходу на работу

Получите контроль над неконтролируемым прогулом сотрудников, прежде чем он будет стоить вашему бизнесу целое состояние в расходах на заработную плату. Ознакомьтесь с затратами, причинами и решениями для управления проблемами посещаемости на рабочем месте.

Есть много уважительных причин для отсутствия ваших сотрудников на работе. Больничные, отпуска по беременности и родам и отпуска являются типичными действительными отсутствиями.

Но незапланированные отлучки или часто отсутствующие работники могут доставить массу неприятностей вашему бизнесу и сотрудникам.

Незапланированные отлучки могут подорвать финансы, моральный дух и производительность вашей компании .

Несколько случайных, незапланированных отсутствий не стоят беспокойства. Но, если вы заметили закономерность и прогулы стали привычкой для некоторых ваших сотрудников — пора вмешиваться и действовать.

Почему чрезмерное отсутствие на рабочем месте является проблемой?

К сожалению, прогулы сотрудников — распространенная проблема для работодателей и владельцев бизнеса.

Недавно The Workforce Institute провел исследование во время финального сезона «Игры престолов». Этот опрос показал, что более 34% сотрудников в США (27,2 миллиона) признались, что они, вероятно, заболеют, опоздают или будут менее продуктивны, чем обычно, на рабочем месте.

Когда прогулы становятся привычкой, это также стоит работодателям больших денег. В среднем американские компании ежегодно теряют около 3600 долларов на почасового работника и 2650 долларов на наемного работника из-за потери производительности из-за отсутствующих работников. И это консервативные оценки. Эти затраты растут еще быстрее, если у вас сотни или тысячи сотрудников.

Прогулы сотрудников также увеличивают нагрузку на нынешних работников. Необходимость постоянно компенсировать отсутствующих коллег может способствовать чувству выгорания.

Наилучшие способы значительно снизить влияние невыходов сотрудников на работу:

• Составьте план улучшения посещаемости сотрудников.
• Разработайте четкую политику посещаемости.
• Получите мощное решение для управления посещаемостью сотрудников.
• Точно отслеживать оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск.

Но сначала вы должны разобраться с причинами частых отсутствий, такими как расплывчатые правила, низкий моральный дух или проблемы с отслеживанием рабочего времени.

Во что обходится вашему бизнесу невыход на работу сотрудников?

Компании часто недооценивают или даже игнорируют фактические издержки невыхода сотрудников на работу. Поскольку стоимость невыхода на работу связана со временем и деньгами, ее стоимость часто требует измерения работы.

Вот несколько статистических данных, показывающих, во сколько компании обходятся чрезмерные отсутствия:

• По данным Бюро трудовой статистики, почти 3% рабочей силы США отсутствует каждый день.

• В 2013 году исследование благополучия, проведенное Gallup-Healthways, оценило потери производительности в США в общую сумму более 84 миллиардов долларов… за один год!
• По словам Кроноса, общая стоимость отсутствия сотрудников более чем в два раза превышает расходы среднего работодателя на здравоохранение.

Но какие факторы влияют на затраты на невыход на работу? Вот более пристальный взгляд на то, как прогулы сотрудников обходятся вашему бизнесу.

Прямые издержки невыхода на работу

• Потери в зарплате. Затраты включают деньги, неправильно выплаченные отсутствующим работникам, и оплату сверхурочных замещающим работникам.
• Потери рабочего времени. Чрезмерное или незапланированное отсутствие также способствует потерям времени.

Несмотря на значимость прямых затрат, косвенные издержки невыхода на работу могут иметь еще большее значение. Эти косвенные затраты могут вызвать задержки в работе. Косвенные затраты также включают в себя дополнительные затраты на нынешних сотрудников.

Косвенные издержки абсентеизма

• Потеря производительности и качества часто происходит, когда сотрудники не появляются на работе. Трудности с производительностью возникают из-за того, что неотсутствующие сотрудники могут сделать очень мало за рабочий день. Также возможно резкое падение качества товаров или услуг компании.
• Административные расходы также увеличиваются в случае невыхода на работу. Эти расходы включают чрезмерное время, затрачиваемое на дисциплинарные вопросы и поиск подходящей замены сотрудников.
• Проблемы с безопасностью возникают, когда плохо обученные сотрудники совершают ошибки, спеша заменить отсутствующих работников.
• Плохой моральный дух — еще одна косвенная цена невыхода на работу. Продуктивные сотрудники, замещающие отсутствующих коллег, часто чувствуют себя обманутыми.

Наиболее распространенные причины отсутствия на работе

Мы разделим наиболее распространенные причины невыхода на работу на два типа: технические и моральные .

Технические причины отсутствия сотрудников

• Плохое информирование о доступности сотрудников
• Сотрудники не понимают политики отсутствия.
• Непоследовательное применение правил, связанных с отсутствием
• Проблемы с планированием
• Домашние и семейные обязанности
• Вопросы управления и отношений с сотрудниками
• Отсутствие надежного программного обеспечения для планирования и решений для отслеживания времени

Моральные причины невыхода на работу сотрудников

• Издевательства или домогательства на рабочем месте со стороны коллег или руководителей
• Чрезмерный стресс, который часто приводит к депрессии и выгоранию
• Отсутствие вовлеченности и цели
• Поиск работы — да, сотрудники иногда звонят больным, чтобы прийти на собеседование или поработать над своим резюме.

А как насчет того, когда сотрудники приходят на работу, но сокращают время и экономят время? Это известно как кража времени. Ознакомьтесь с руководством Connecteam по краже времени здесь.

Как решить проблему отсутствия сотрудников

Отличный способ сократить количество прогулов сотрудников — это четкая политика посещаемости. Политика посещаемости устанавливает правила отсутствия на работе. В нем также указано, что считается уважительным отсутствием, а что нет. Такое решение, как Connecteam, может оцифровывать политики отсутствия. Эти решения позволяют пользователям быстро создавать и обновлять политики посещаемости сотрудников.

Но что ваши сотрудники хотят в отношении политики посещаемости? Помимо стремления к четкой политике посещаемости, сотрудники также ценят стимулирующие программы, а не карательные.

Поддерживающие меры включают работу с сотрудниками, чтобы помочь им улучшить посещаемость.

Карательные меры вынуждают сотрудников выходить на работу, но часто приводят к тому, что работники отсутствуют во время работы.

Сотрудники, отсутствующие на работе:

• Делайте минимум
• Отсутствие мотивации
• Выглядит обычно несчастным или напряженным

Помогите своим сотрудникам присутствовать на работе, предложив гибкий график работы, дни семейного ухода или совместную работу.

Многим компаниям нужна помощь в управлении отсутствием, потому что они придерживаются устаревших политик, используют устаревшие инструменты или и то, и другое. Предложите четкие процедуры и каналы для запросов и отчетов об отсутствии сотрудников, например простое мобильное приложение с часами. Приложение часов, такое как Connecteam, упрощает вход и выход.

Такие решения, как Connecteam, отвечают на вопросы, связанные с отсутствием, в том числе:

• Кто сейчас на учете?
• Сколько сотрудников работало сегодня?
• Кто опоздал и еще не начал?
• Кого сегодня нет?
• Было ли отсутствие запрошено и одобрено заранее?
• Кто исчерпал свой дневной лимит рабочего времени?
• Кто работал сверхурочно?
• Кто просил выходной и почему?

Упростите процесс отсутствия, внедрив единую систему, которую сотрудники используют в масштабах всей компании. Когда ваши сотрудники используют электронные письма, текстовые сообщения, сообщения Slack и другие способы связи одновременно, это сбивает с толку и вызывает стресс.

Такие решения, как Connecteam, позволяют компаниям управлять запросами, связанными с отгулами, из одного приложения или программы. Использование единого решения для управления отсутствием приводит к большей ясности и помогает менеджерам избежать ужасных пропущенных сообщений. Когда у вашей компании есть четкий канал связи для сообщений об отсутствии, это также может привести к меньшему количеству запутанных и сердитых сотрудников.

Отслеживание отсутствий позволяет увидеть, сколько времени или денег вы теряете из-за чрезмерных прогулов. То, как вы отслеживаете время, зависит от того, что подходит вам или тому, кто отвечает за контроль посещаемости.

Можно отследить отсутствие, используя бумажную систему или старые компьютерные программы. Но, чаще всего, использование устаревших методов учета времени занимает много времени. Иронично, не правда ли?

Ручное отслеживание отсутствия также может привести к ошибкам, в том числе к слишком низкой или слишком высокой оплате сотрудникам за отгулы.

Многие компании справляются с прогулами с помощью приложения учета посещаемости сотрудников. Эти приложения безопасно хранят информацию о посещаемости, делая ее доступной для менеджеров по персоналу или владельцев бизнеса.

Приложение часов для сотрудников позволяет устанавливать автоматические часы и отчеты о посещаемости. Эти решения также могут отправлять настраиваемые уведомления, которые автоматически сообщают об отсутствии и запросах на отгулы.

Вы можете создавать различные типы автоматических отчетов в приложении часов, в том числе:

• Утренние отчеты со списком пришедших или отсутствующих сотрудников.
• Отчеты о клиентах, которые показывают сотрудников, которые работали с клиентами.
• Отчеты на конец дня, которые отображают всех работающих в настоящее время пользователей, отсутствующих работников и сотрудников, которые работали сверхурочно.
• Отчеты об отсутствии, которые включают, кто не на работе, сколько времени они берут, и является ли это оплачиваемым или неоплачиваемым отпуском.

Примечание: Connecteam также интегрируется с Quickbooks Online и Gusto для мгновенного и 100% точного расчета заработной платы.

Поначалу иногда трудно заметить периодическое отсутствие сотрудников. Если вы не справитесь с отсутствием сотрудников на этом этапе, количество прогулов вскоре может резко возрасти.

Иногда проблемы с прогулами начинаются, когда сотрудники чувствуют себя незамеченными и отстраненными. Эти люди предполагают, что их работодатели игнорируют их достижения и не ценят их роли. Итак, эти сотрудники решают остаться дома.

Признание ваших сотрудников за их работу — отличный способ мотивировать сотрудников. Поздравляйте с личными вехами, такими как дни рождения или годовщины работы. Хорошее отношение к сотрудникам ничего не стоит, но оно много значит для людей, которые работают на вас.

Повышайте вовлеченность сотрудников и снижайте количество прогулов за счет повышения морального духа. Организуйте дни благодарности сотрудникам или инвестируйте в обучение, чтобы сократить прогулы сотрудников.

Звучит удивительно, но обучение также помогает справляться с прогулами. До 40% сотрудников, прошедших плохое обучение на рабочем месте, покинут вашу компанию в течение первого года работы. Когда сотрудники увольняются, это обходится бизнесу гораздо дороже, чем расходы, связанные с невыходом на работу.

Одним из лучших способов контроля отсутствия является создание программ, подобных банкам PTO. Программы оплачиваемого отгула (PTO) дают сотрудникам определенное количество PTO, которое они могут использовать для личных дел, не погружаясь в отпуск по болезни или в отпуск. Использование приложения для отслеживания банков отгулов или остатков нерабочих дней полезно, особенно когда вы управляете большими группами сотрудников.

Еще один инструмент позитивной посещаемости — политика гибкого графика работы. Предоставление сотрудникам возможности адаптировать рабочий график к их жизни снижает их стресс. Когда работники не испытывают стресса, они повышают производительность и вовлеченность в ваш бизнес.

Вы также можете снизить количество прогулов на рабочем месте, вознаграждая чемпионов по посещаемости призами, поощрениями или оздоровительными программами.

Несмотря на все ваши усилия, некоторые сотрудники постоянно пропадают без каких-либо улучшений.

На этом этапе вам следует подумать о дисциплинарных и юридических мерах, чтобы свести к минимуму ваши риски и убытки. Немедленно свяжитесь с этими сотрудниками — начните с обычной беседы, чтобы узнать, что происходит и можете ли вы чем-то помочь.

Если неформальные чаты не работают, переходите к неофициальному предупреждению. Если незапланированные прогулы продолжаются, рассмотрите письменное уведомление перед окончательным предупреждением.

Помимо последнего предупреждения, вам остается отстранить или уволить сотрудника. Иногда дешевле нанять и обучить нового подходящего сотрудника.

Итоги борьбы с прогулами

Прогулы на работе — огромная проблема для многих предприятий. Компании всех размеров, с почасовыми или наемными работниками, могут бороться с прогулами.

Но основа этой проблемы всегда одна — это происходит, когда:

• Ваши сотрудники недовольны или не имеют цели.
• В вашей компании нет решения для отслеживания отгулов и оплаты отгулов.

Когда вы сокращаете прогулы, это делает сотрудников более счастливыми и может увеличить доход вашей компании.

Прежде чем вносить изменения в масштабах всей компании, подумайте, почему работники не появляются. Затем решите эти проблемы с помощью подробной политики отсутствия и точного программного обеспечения для отслеживания времени.