การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลกำลังเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการอย่างไร

ทั่วโลก ธุรกิจดั้งเดิมตระหนักมานานแล้วว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเป็นหนทางสู่การเติบโตในโลกที่เร่งรีบ

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล หมายถึงการรวมเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ากับทุกด้านของธุรกิจ โดยพื้นฐานแล้วจะเปลี่ยนวิธีดำเนินการและมอบคุณค่าให้กับลูกค้า ปรับปรุงประสิทธิภาพ เพิ่มความโปร่งใส มอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดียิ่งขึ้น ความผูกพันของพนักงาน และวัฒนธรรม ตลอดจนประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลกลายเป็นสิ่งสำคัญยิ่งขึ้นในยุคหลังโควิด-19 เนื่องจากการระบาดใหญ่ได้ส่งผลกระทบต่อกระบวนการทางธุรกิจแบบเดิมๆ เป็นผลให้บริษัทที่ไม่ใช่ไอทีจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ แปลงกระบวนการแบบเดิมให้เป็นดิจิทัลและปรับโครงสร้างผลิตภัณฑ์และบริการใหม่

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

มีตัวอย่างที่ดีมากมายของบริษัทที่ได้รับประโยชน์อย่างมากจากการแปลงเป็นดิจิทัล Best Buy เป็นกรณี ๆ ไป เมื่อ 9 ปีที่แล้ว ตอนที่บริษัทประสบปัญหา คนส่วนใหญ่ รวมทั้งพนักงานและลูกค้าของบริษัท คิดว่ามันกำลังจะตายและคงไม่รอดในตลาดที่ครอบงำโดย Amazon

อย่างไรก็ตาม การแปลงเป็นดิจิทัลได้เปลี่ยนโชคชะตาของ Best Buy และเปลี่ยนให้เป็นผู้นำด้านเทคโนโลยีดิจิทัลจากแพลตฟอร์มออนไลน์เพื่อซื้อซีดี เรื่องราวของ Best Buy แสดงให้เห็นว่าการแปลงเป็นดิจิทัลสามารถสร้างสิ่งมหัศจรรย์ได้

แทบไม่มีประเด็นใดที่การแปลงเป็นดิจิทัลไม่ได้แตะต้องหรือเปลี่ยนแปลงองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสาร การตลาด การพัฒนาธุรกิจ หรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ล้วนมีบทบาทสำคัญในการเติบโตของบริษัท

การจัดการโครงการเป็นอีกพื้นที่หนึ่งที่สำคัญที่ระบบดิจิทัลได้นำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม เครื่องมือดิจิทัลสมัยใหม่ได้นำ กระบวนการ จัดการโครงการ ไปสู่ระดับใหม่

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ ต่อไปนี้คือสิ่งสำคัญ 5 ประการที่การทำให้ระบบดิจิทัลทำเพื่อการจัดการโครงการ

การทำงานร่วมกันกลายเป็นเรื่องง่าย

เครื่องมือการจัดการงานสมัยใหม่ทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมง่ายขึ้น ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม ผู้จัดการโครงการสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม ผู้ที่สามารถเพิ่มความคิดเห็น ตั้งค่าการแจ้งเตือน และจัดระเบียบแดชบอร์ด ฯลฯ

การทำงานร่วมกันในระดับที่ลึกซึ้งนี้นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและช่วยส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันและการทำงานร่วมกัน

ตัวอย่างเช่น บริษัทลูกกวาดสัญชาติเยอรมัน Ritter Sport เพิ่งรวม โซลูชันการจัดการงานของ MeisterTask เข้ากับกระบวนการของพวกเขา

ตอนนี้ ทีมงานสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้ดีขึ้น และผู้จัดการมีภาพรวมที่ดีขึ้นของกระบวนการทั้งหมด ผู้จัดการยังสามารถมอบหมายงานให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องและรวมข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำในงานด้วย

“เราใช้ MeisterTask สำหรับโครงการของแผนก เป็นพื้นฐานสำหรับการประชุมวันจันทร์ของเรา สำหรับการประชุมการจัดการพื้นที่ร้าน และอื่นๆ อีกมากมาย ในการประชุมเหล่านี้ ทุกคนรายงานสิ่งที่ต้องทำและความคืบหน้าในปัจจุบัน ด้านเอกสารมีความสำคัญมากสำหรับเรา เมื่อเราใส่ข้อมูลในงาน จะไม่มีอะไรถูกลืมหรือสูญหาย” Torsten Schlegel ผู้ประสานงานกระบวนการของ Ritter Sport กล่าว

กระบวนการนี้มุ่งเน้นผลลัพธ์มากขึ้น

งานการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม เช่น การตั้งเวลา กลายเป็นแบบอัตโนมัติด้วยการใช้เครื่องมือดิจิทัล ทำให้เวลาและความพยายามของผู้จัดการโครงการลดลงอย่างมาก ซึ่งหมายความว่าขณะนี้พวกเขาสามารถมุ่งความสนใจไปที่วัตถุประสงค์หลัก: การเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์และการส่งมอบโครงการ

นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการยังสามารถจัดแต่ละโครงการให้สอดคล้องกับกลยุทธ์และเป้าหมายขององค์กร ช่วยให้พวกเขาส่งมอบผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น

การสื่อสารในทีมมีประสิทธิภาพ

พื้นที่สำคัญที่เครื่องมือดิจิทัลสมัยใหม่กำหนดรูปแบบการจัดการโครงการใหม่คือการสื่อสาร ด้วยการประชุมทางกายภาพและการรวมตัวที่แทบจะเป็นไปไม่ได้เนื่องจากการระบาดใหญ่ของ Covid-19 การสื่อสารเสมือนจริงแบบเรียลไทม์จึงกลายเป็นสิ่งจำเป็น

อีเมลถูกใช้เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสื่อสารในทีม จนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้ อย่างไรก็ตาม อีเมลได้รับการพิสูจน์แล้วว่าไม่เพียงพอเมื่อต้องทำงานร่วมกัน ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการสนทนาแบบเรียลไทม์ ข้อความอาจถูกปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ได้อ่านหรือไม่ต้องใส่ข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีอีเมลหลายฉบับเข้าสู่กล่องจดหมายและหากเครือข่ายไม่ได้รวมระบบแจ้งเตือนทางอีเมล ซึ่งมักนำไปสู่การสื่อสารที่ผิดพลาดและความเข้าใจผิด

การมาถึงของเครื่องมือการจัดการการทำงานร่วมกัน เช่น Slack และ Chanty ได้ปรับปรุงกระบวนการสื่อสาร เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้สมาชิกในทีมและเพื่อนร่วมงานในแผนกต่างๆ มีส่วนร่วม เชื่อมต่อ และโต้ตอบแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ยังทำให้การแชร์ไฟล์และเอกสาร (เขียน รูปภาพ และวิดีโอ) ง่ายและรวดเร็วขึ้น

ซึ่งช่วยลดความยุ่งเหยิงของอีเมลได้อย่างมากและช่วยประหยัดเวลาได้มากสำหรับผู้ที่ทำงานในทีมบริหารโครงการ

ปรับปรุงการสื่อสารทางไกล

เนื่องจากหลายส่วนของโลกยังคงถูกล็อกดาวน์ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง องค์กรต่างๆ ได้ขอให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน สิ่งนี้ส่งผลกระทบอย่างมากต่อวิธีที่ผู้คนสื่อสารกัน