Come la trasformazione digitale sta cambiando la gestione dei progetti

A livello globale, le aziende tradizionali hanno da tempo riconosciuto che la trasformazione digitale è la via da seguire per prosperare in un mondo frenetico.

La trasformazione digitale si riferisce all'integrazione della tecnologia digitale in tutte le aree di un'azienda. Cambia radicalmente il modo in cui si opera e fornisce valore ai clienti. Migliora l'efficienza, aumenta la trasparenza, offre una migliore esperienza del cliente, coinvolgimento dei dipendenti e cultura e consente di risparmiare tempo e costi.

La digitalizzazione è diventata ancora più cruciale nell'era post-Covid-19 poiché la pandemia ha interrotto i tradizionali processi aziendali. Di conseguenza, sempre più aziende non IT stanno digitalizzando in modo aggressivo i loro processi tradizionali e ristrutturando prodotti e servizi.

Trasformazione digitale

Ci sono molti ottimi esempi di aziende che hanno immensamente beneficiato della digitalizzazione. Best Buy è un esempio calzante. Circa nove anni fa, quando l'azienda ha lottato, la maggior parte delle persone, compresi i suoi dipendenti e clienti, pensava che stesse morendo e che non sarebbe sopravvissuta in un mercato dominato da quelli come Amazon.

Tuttavia, la digitalizzazione ha ribaltato le sorti di Best Buy e l'ha trasformata in un leader digitale nella tecnologia da semplice piattaforma online per acquistare CD. La storia di Best Buy mostra che la digitalizzazione può creare meraviglie.

Non ci sono praticamente aree in cui la digitalizzazione non abbia toccato o trasformato un'organizzazione. Che si tratti di comunicazione, marketing, sviluppo del business o sviluppo del prodotto, sta giocando un ruolo cruciale nella crescita di un'azienda.

La gestione dei progetti è un'altra area critica in cui la digitalizzazione ha portato grandi risultati. I moderni strumenti digitali hanno portato il processo di gestione dei progetti a un nuovo livello.

Con questo in mente, ecco le cinque cose chiave che la digitalizzazione ha fatto alla gestione dei progetti.

La collaborazione è diventata più facile

I moderni strumenti di gestione delle attività hanno semplificato la collaborazione tra i membri del team. Con lo strumento giusto in atto, i project manager possono assegnare attività ai membri del team, che a loro volta possono aggiungere commenti, impostare avvisi e organizzare dashboard, ecc.

Questo profondo livello di collaborazione porta a risultati migliori e aiuta a promuovere un ambiente collaborativo e sinergico.

Ad esempio, la confetteria tedesca Ritter Sport ha recentemente integrato la soluzione di gestione delle attività di MeisterTask nei propri processi.

Ora, il team ha un migliore accesso ai contenuti e i manager hanno una migliore panoramica dell'intero processo. I manager sono anche in grado di assegnare il lavoro ai dipendenti interessati e includere informazioni dettagliate su ciò che deve essere fatto nell'attività stessa.

“Utilizziamo MeisterTask per i progetti dipartimentali, come base per le nostre riunioni del lunedì, per le riunioni di gestione dell'officina e molto altro ancora. In queste riunioni, tutti riportano le cose da fare e i progressi attuali. L'aspetto della documentazione è molto importante per noi. Quando inseriamo le informazioni nelle attività, nulla viene dimenticato o perso", ha affermato Torsten Schlegel , coordinatore del processo presso Ritter Sport.

Il processo è diventato più orientato ai risultati

Le tradizionali attività di gestione dei progetti come la pianificazione sono diventate automatizzate con l'adozione di strumenti digitali. Ciò ha notevolmente ridotto il tempo e gli sforzi dei project manager. Ciò significa che ora possono concentrarsi sui loro obiettivi principali: ottimizzazione della strategia e consegna del progetto.

Inoltre, i project manager possono anche allineare ogni progetto con le strategie e gli obiettivi dell'organizzazione. Ciò consente loro di ottenere risultati di maggior successo.

La comunicazione del team è diventata efficiente

Un'area vitale in cui i moderni strumenti digitali stanno ridefinendo la gestione dei progetti è la comunicazione. Con le riunioni fisiche e le riunioni che diventano quasi impossibili in vista della pandemia di Covid-19, la comunicazione virtuale in tempo reale è diventata essenziale.

Fino a poco tempo, l'e-mail è stata utilizzata come uno strumento importante per la comunicazione del team. Tuttavia, le e-mail si sono rivelate inadeguate quando si trattava di collaborazione. Non sono progettati per il dialogo in tempo reale. I messaggi possono essere lasciati non letti o incustoditi, soprattutto se più e-mail raggiungono la propria casella di posta e se la rete non ha integrato un sistema di avviso e-mail. Questo porta spesso a problemi di comunicazione e incomprensioni.

L'arrivo di strumenti di gestione del lavoro collaborativo come Slack e Chanty ha migliorato il processo di comunicazione. Questi strumenti consentono ai membri del team e ai colleghi di tutti i reparti di impegnarsi, connettersi e interagire in tempo reale. Inoltre, rendono più semplice e veloce la condivisione di file e documenti (scritti, immagini e video).

Ciò ha notevolmente ridotto il disordine delle e-mail e risparmiato un sacco di tempo per coloro che lavorano nei team di gestione del progetto.

Comunicazione remota migliorata

Con molte parti del mondo ancora sotto blocco in una forma o nell'altra, le organizzazioni hanno chiesto ai dipendenti di lavorare da casa. Ciò ha influenzato in modo significativo il modo in cui le persone comunicano tra loro.