Cum schimbă transformarea digitală managementul proiectelor

Publicat: 2021-06-17

La nivel global, afacerile tradiționale au recunoscut de mult că transformarea digitală este calea de urmat pentru a prospera într-o lume cu ritm rapid.

Transformarea digitală se referă la integrarea tehnologiei digitale în toate domeniile unei afaceri. Schimbă fundamental modul în care o persoană funcționează și oferă valoare clienților. Îmbunătățește eficiența, crește transparența, oferă o experiență mai bună pentru clienți, implicarea angajaților și cultură și economisește timp și costuri.

Digitalizarea a devenit și mai crucială în era post-Covid-19, deoarece pandemia a perturbat procesele tradiționale de afaceri. Drept urmare, tot mai multe companii non-IT își digitalizează în mod agresiv procesul tradițional și își restructuratează produsele și serviciile.

Transformare digitală

Există multe exemple grozave de companii care au beneficiat enorm de pe urma digitalizării. Best Buy este un exemplu. În urmă cu aproximativ nouă ani, când compania se lupta, majoritatea oamenilor, inclusiv angajații și clienții săi, credeau că moare și că nu va supraviețui pe o piață dominată de oameni precum Amazon.

Cu toate acestea, digitalizarea a schimbat averea Best Buy și a transformat-o într-un lider digital în tehnologie, de la doar o platformă online pentru cumpărarea de CD-uri. Povestea Best Buy arată că digitalizarea poate crea minuni.

Practic, nu există domenii în care digitalizarea să nu fi atins sau transformat o organizație. Fie că este vorba de comunicare, marketing, dezvoltare de afaceri sau dezvoltare de produse, acesta joacă un rol crucial în creșterea unei companii.

Managementul proiectelor este un alt domeniu critic în care digitalizarea a adus rezultate excelente. Instrumentele digitale moderne au dus procesul de management al proiectelor la un nou nivel.

Având în vedere acest lucru, iată cele cinci lucruri cheie pe care digitalizarea le-a făcut managementului de proiect.

Colaborarea a devenit mai ușoară

Instrumentele moderne de management al sarcinilor au făcut colaborarea între membrii echipei mai ușoară. Cu instrumentul potrivit, managerii de proiect pot atribui sarcini membrilor echipei, care pot, la rândul lor, să adauge comentarii, să stabilească alerte și să organizeze tablouri de bord etc.

Acest nivel profund de colaborare duce la rezultate mai bune și ajută la promovarea unui mediu cooperant, sinergic.

De exemplu, cofetăria germană Ritter Sport a integrat recent soluția de gestionare a sarcinilor MeisterTask în procesele lor.

Acum, echipa are un acces mai bun la conținut, iar managerii au o imagine de ansamblu mai bună asupra întregului proces. Managerii pot, de asemenea, să atribuie muncă angajaților relevanți și să includă informații detaliate despre ceea ce trebuie făcut în sarcina în sine.

„Folosim MeisterTask pentru proiecte departamentale, ca bază pentru întâlnirile noastre de luni, pentru întâlnirile de management al atelierului și multe altele. În aceste întâlniri, toată lumea raportează sarcinile actuale și progresul. Aspectul de documentare este foarte important pentru noi. Când punem informații în sarcini, nimic nu este uitat sau pierdut”, a spus Torsten Schlegel , coordonator de proces la Ritter Sport.

Procesul a devenit mai orientat spre rezultate

Sarcinile tradiționale de management de proiect, cum ar fi programarea, au devenit automatizate odată cu adoptarea instrumentelor digitale. Acest lucru a redus considerabil timpul și eforturile managerilor de proiect. Aceasta înseamnă că acum își pot concentra atenția către obiectivele lor principale: optimizarea strategiei și livrarea proiectelor.

În plus, managerii de proiect pot alinia fiecare proiect cu strategiile și obiectivele organizației. Acest lucru le permite să ofere rezultate mai reușite.

Comunicarea în echipă a devenit eficientă

Un domeniu vital în care instrumentele digitale moderne redefinesc managementul de proiect este comunicarea. În condițiile în care întâlnirile fizice și înghesuirile devin aproape imposibile în contextul pandemiei de Covid-19, comunicarea virtuală în timp real a devenit esențială.

Până de curând, e-mailul a fost folosit ca instrument major pentru comunicarea în echipă. Cu toate acestea, e-mailurile s-au dovedit inadecvate când a fost vorba de colaborare. Nu sunt concepute pentru dialog în timp real. Mesajele pot fi lăsate necitite sau nesupravegheate, mai ales dacă mai multe e-mailuri ajung în căsuța de e-mail și dacă rețeaua nu are integrat un sistem de alertă prin e-mail. Acest lucru duce adesea la comunicare greșită și neînțelegeri.

Apariția instrumentelor colaborative de management al muncii precum Slack și Chanty a îmbunătățit procesul de comunicare. Aceste instrumente permit membrilor echipei și colegilor din departamente să se implice, să se conecteze și să interacționeze în timp real. De asemenea, facilitează și mai rapid partajarea fișierelor și documentelor (scrise, imagini și video).

Acest lucru a redus semnificativ aglomerația de e-mail și a economisit mult timp pentru cei care lucrează în echipele de management de proiect.

Comunicare la distanță îmbunătățită

Cu multe părți ale lumii încă blocate într-o formă sau alta, organizațiile le-au cerut angajaților să lucreze de acasă. Acest lucru a afectat semnificativ modul în care oamenii comunică între ei.

Apariția instrumentelor de comunicare în timp real din noua era a schimbat lucrurile în bine, iar colegii se pot conecta și colabora din întreaga lume.

Cu toate acestea, din punctul de vedere al managerilor de proiect, acest lucru a adus mai multe provocări, cum ar fi modul de gestionare a echipelor pe distanțe mari, alocarea resurselor în consecință, comunicarea cu lucrătorii de la distanță și verificarea progresului.

Instrumentele de management al resurselor i-au ajutat pe managerii de proiect să abordeze aceste provocări în mare măsură. Astfel de instrumente pot oferi o vizualizare completă a resurselor răspândite pe distanțe mari în timp real. Astfel, ei au un control mai bun asupra echipei.

Aceste instrumente le permit, de asemenea, să vadă ce se întâmplă unde și de ce; iar dacă ceva nu merge bine, ei pot acționa imediat. Managerii de proiect pot comunica, de asemenea, modificările în programul și procesele proiectului membrilor echipei lor instantaneu.

Soluțiile de videoconferință bazate pe cloud sunt celelalte instrumente care au ușurat viața unui manager de proiect în era post-Covid-19. Multe dintre ele au funcții ușor de utilizat, care găzduiesc zeci de persoane simultan și permit programarea întâlnirilor.

Platformele digitale de management de proiect, combinate cu videoconferința, au însemnat o creștere semnificativă a muncii la distanță.

Ajută la luarea deciziilor bazate pe date

Digitalizarea procesului înseamnă că managerii de proiect pot acum urmări și cuantifica tot ceea ce fac membrii echipei lor. Rapoartele analitice mai bune îi ajută să mențină proiectele pe drumul cel bun și să bugeteze eficient analizele costurilor și forței de muncă.

Seturile de date pot fi de asemenea ușor defalcate pentru părțile interesate și directori. Acest lucru oferă managerilor de proiect o perspectivă mai bună asupra impactului asupra afacerii și rentabilitatea investiției pentru fiecare proiect. Acest lucru le permite să planifice inițiative viitoare și să ia decizii strategice critice.

Acest lucru îmbunătățește în cele din urmă rezultatele proiectului și rata de succes.

Tehnologiile moderne precum inteligența artificială îi ajută și pe managerii de proiect să utilizeze aceste date într-un mod mai creativ.

Transformarea digitală este mai mult decât un cuvânt la modă. Este unul dintre megatendințele care schimbă semnificativ afacerile în acest moment. Managementul proiectelor nu este în afara acestei tendințe.

Imagine: Depositphotos