Comment la transformation numérique change la gestion de projet

À l'échelle mondiale, les entreprises traditionnelles reconnaissent depuis longtemps que la transformation numérique est la voie à suivre pour prospérer dans un monde en évolution rapide.

La transformation numérique fait référence à l'intégration de la technologie numérique dans tous les domaines d'une entreprise. Cela change fondamentalement la façon dont on fonctionne et offre de la valeur aux clients. Il améliore l'efficacité, augmente la transparence, offre une meilleure expérience client, l'engagement des employés et la culture, et permet d'économiser du temps et de l'argent.

La numérisation est devenue encore plus cruciale dans l'ère post-Covid-19, car la pandémie a perturbé les processus commerciaux traditionnels. En conséquence, de plus en plus d'entreprises non informatiques numérisent de manière agressive leurs processus traditionnels et restructurent leurs produits et services.

Transformation numérique

Il existe de nombreux exemples d'entreprises qui ont immensément bénéficié de la numérisation. Best Buy en est un bon exemple. Il y a environ neuf ans, lorsque l'entreprise était en difficulté, la plupart des gens, y compris ses employés et ses clients, pensaient qu'elle était en train de mourir et qu'elle ne survivrait pas dans un marché dominé par Amazon.

Cependant, la numérisation a bouleversé la fortune de Best Buy et l'a transformé en un leader numérique de la technologie à partir d'une simple plate-forme en ligne pour acheter des CD. L'histoire de Best Buy montre que la numérisation peut créer des merveilles.

Il n'y a pratiquement aucun domaine que la numérisation n'a pas touché ou transformé une organisation. Qu'il s'agisse de communication, de marketing, de développement commercial ou de développement de produits, il joue un rôle crucial dans la croissance d'une entreprise.

La gestion de projet est un autre domaine critique dans lequel la numérisation a apporté d'excellents résultats. Les outils numériques modernes ont porté le processus de gestion de projet à un nouveau niveau.

Dans cet esprit, voici les cinq éléments clés que la numérisation a apportés à la gestion de projet.

La collaboration est devenue plus facile

Les outils modernes de gestion des tâches ont facilité la collaboration entre les membres de l'équipe. Avec le bon outil en place, les chefs de projet peuvent assigner des tâches aux membres de l'équipe, qui peuvent, à leur tour, ajouter des commentaires, définir des alertes, organiser des tableaux de bord, etc.

Ce niveau de collaboration approfondi conduit à de meilleurs résultats et contribue à favoriser un environnement coopératif et synergique.

Par exemple, la confiserie allemande Ritter Sport a récemment intégré la solution de gestion des tâches de MeisterTask dans ses processus.

Désormais, l'équipe a un meilleur accès au contenu et les responsables ont une meilleure vue d'ensemble de l'ensemble du processus. Les responsables peuvent également attribuer du travail aux employés concernés et inclure des informations détaillées sur ce qui doit être fait dans la tâche elle-même.

« Nous utilisons MeisterTask pour les projets de service, comme base pour nos réunions du lundi, pour les réunions de gestion d'atelier, et bien plus encore. Lors de ces réunions, tout le monde rend compte des tâches en cours et des progrès. L'aspect documentation est très important pour nous. Lorsque nous mettons des informations dans des tâches, rien n'est oublié ou perdu », a déclaré Torsten Schlegel , coordinateur des processus chez Ritter Sport.

Le processus est devenu plus axé sur les résultats

Les tâches traditionnelles de gestion de projet telles que la planification sont devenues automatisées avec l'adoption d'outils numériques. Cela a considérablement réduit le temps et les efforts des chefs de projet. Cela signifie qu'ils peuvent désormais se concentrer sur leurs objectifs principaux : l'optimisation de la stratégie et la livraison du projet.

De plus, les chefs de projet peuvent également aligner chaque projet sur les stratégies et les objectifs de l'organisation. Cela leur permet d'obtenir des résultats plus réussis.

La communication d'équipe est devenue efficace

Un domaine vital où les outils numériques modernes redéfinissent la gestion de projet est la communication. Les réunions physiques et les caucus devenant presque impossibles en raison de la pandémie de Covid-19, la communication virtuelle en temps réel est devenue essentielle.

Jusqu'à récemment, le courrier électronique était utilisé comme un outil majeur pour la communication d'équipe. Cependant, les e-mails se sont avérés insuffisants en matière de collaboration. Ils ne sont pas conçus pour le dialogue en temps réel. Les messages peuvent être laissés non lus ou sans surveillance, en particulier si plusieurs e-mails arrivent dans la boîte de réception et si le réseau n'a pas intégré de système d'alerte par e-mail. Cela conduit souvent à des malentendus et à des malentendus.

L'arrivée d'outils de gestion du travail collaboratif comme Slack et Chanty a amélioré le processus de communication. Ces outils permettent aux membres de l'équipe et aux collègues de tous les services de s'engager, de se connecter et d'interagir en temps réel. Ils facilitent et accélèrent également le partage de fichiers et de documents (écrits, images et vidéos).

Cela a considérablement réduit l'encombrement des e-mails et fait gagner beaucoup de temps aux personnes travaillant dans les équipes de gestion de projet.

Communication à distance améliorée

Alors que de nombreuses régions du monde sont toujours confinées sous une forme ou une autre, les organisations ont demandé aux employés de travailler à domicile. Cela a considérablement affecté la façon dont les gens communiquent entre eux.