Como a transformação digital está mudando o gerenciamento de projetos

Globalmente, as empresas tradicionais há muito reconhecem que a transformação digital é o caminho a seguir para prosperar em um mundo acelerado.

A transformação digital refere-se à integração da tecnologia digital em todas as áreas de um negócio. Muda fundamentalmente como se opera e entrega valor aos clientes. Melhora a eficiência, aumenta a transparência, oferece melhor experiência do cliente, envolvimento dos funcionários e cultura, além de economizar tempo e custos.

A digitalização tornou-se ainda mais crucial na era pós-Covid-19, pois a pandemia interrompeu os processos de negócios tradicionais. Como resultado, cada vez mais empresas que não são de TI estão digitalizando agressivamente seus processos tradicionais e reestruturando produtos e serviços.

Transformação Digital

Há muitos bons exemplos de empresas que se beneficiaram imensamente da digitalização. A Best Buy é um exemplo disso. Cerca de nove anos atrás, quando a empresa lutava, a maioria das pessoas, incluindo seus funcionários e clientes, achava que estava morrendo e que não sobreviveria em um mercado dominado por empresas como a Amazon.

No entanto, a digitalização mudou a sorte da Best Buy e a transformou em líder digital em tecnologia de apenas uma plataforma online para comprar CDs. A história da Best Buy mostra que a digitalização pode criar maravilhas.

Praticamente não há áreas em que a digitalização não tenha tocado ou transformado uma organização. Seja comunicação, marketing, desenvolvimento de negócios ou desenvolvimento de produtos, está desempenhando um papel crucial no crescimento de uma empresa.

O gerenciamento de projetos é outra área crítica em que a digitalização trouxe ótimos resultados. As ferramentas digitais modernas levaram o processo de gerenciamento de projetos a um novo nível.

Com isso em mente, aqui estão as cinco principais coisas que a digitalização fez no gerenciamento de projetos.

A colaboração ficou mais fácil

As ferramentas modernas de gerenciamento de tarefas facilitaram a colaboração entre os membros da equipe. Com a ferramenta certa, os gerentes de projeto podem atribuir tarefas aos membros da equipe, que podem, por sua vez, adicionar comentários, definir alertas e organizar painéis, etc.

Esse nível profundo de colaboração leva a melhores resultados e ajuda a promover um ambiente cooperativo e sinérgico.

Por exemplo, a confeitaria alemã Ritter Sport integrou recentemente a solução de gerenciamento de tarefas da MeisterTask em seus processos.

Agora, a equipe tem melhor acesso ao conteúdo e os gerentes têm uma visão melhor de todo o processo. Os gerentes também podem atribuir trabalho aos funcionários relevantes e incluir informações detalhadas sobre o que precisa ser feito na própria tarefa.

“Usamos o MeisterTask para projetos departamentais, como base para nossas reuniões de segunda-feira, para reuniões de gerenciamento de chão de fábrica e muito mais. Nessas reuniões, todos relatam tarefas e progressos atuais. O aspecto da documentação é muito importante para nós. Quando colocamos informações em tarefas, nada é esquecido ou perdido”, disse Torsten Schlegel , Coordenador de Processos da Ritter Sport.

O processo tornou-se mais orientado para resultados

Tarefas tradicionais de gerenciamento de projetos, como agendamento, tornaram-se automatizadas com a adoção de ferramentas digitais. Isso reduziu consideravelmente o tempo e os esforços dos gerentes de projeto. Isso significa que agora eles podem se concentrar em seus objetivos principais: otimização da estratégia e entrega do projeto.

Além disso, os gerentes de projeto também podem alinhar cada projeto com as estratégias e metas da organização. Isso permite que eles forneçam resultados mais bem-sucedidos.

A comunicação da equipe se tornou eficiente

Uma área vital onde as ferramentas digitais modernas estão redefinindo o gerenciamento de projetos é a comunicação. Com reuniões e encontros físicos se tornando quase impossíveis devido à pandemia de Covid-19, a comunicação virtual em tempo real tornou-se essencial.

Até recentemente, o e-mail era usado como uma ferramenta importante para a comunicação da equipe. No entanto, os e-mails se mostraram inadequados quando se tratava de colaboração. Eles não são projetados para o diálogo em tempo real. As mensagens podem ser deixadas sem serem lidas ou não atendidas, especialmente se vários e-mails chegarem à caixa de entrada e se a rede não tiver integrado um sistema de alerta por e-mail. Isso muitas vezes leva a falhas de comunicação e mal-entendidos.

A chegada de ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo como Slack e Chanty aprimorou o processo de comunicação. Essas ferramentas permitem que membros da equipe e colegas de trabalho em todos os departamentos se envolvam, se conectem e interajam em tempo real. Eles também tornam o compartilhamento de arquivos e documentos (escrito, imagem e vídeo) mais fácil e rápido.

Isso reduziu significativamente a confusão de e-mails e economizou muito tempo para aqueles que trabalham nas equipes de gerenciamento de projetos.

Comunicação Remota Aprimorada

Com muitas partes do mundo ainda bloqueadas de uma forma ou de outra, as organizações pediram aos funcionários que trabalhassem em casa. Isso afetou significativamente a forma como as pessoas se comunicam umas com as outras.