Как цифровая трансформация меняет управление проектами

Опубликовано: 2021-06-17

Во всем мире традиционные предприятия давно осознали, что цифровая трансформация — это путь к процветанию в быстро меняющемся мире.

Цифровая трансформация означает интеграцию цифровых технологий во все сферы бизнеса. Это коренным образом меняет то, как человек работает и обеспечивает ценность для клиентов. Это повышает эффективность, повышает прозрачность, обеспечивает лучшее обслуживание клиентов, вовлеченность сотрудников и культуру, а также экономит время и затраты.

Цифровизация стала еще более важной в эпоху после Covid-19, поскольку пандемия нарушила традиционные бизнес-процессы. В результате все больше и больше компаний, не связанных с ИТ, активно оцифровывают свои традиционные процессы и реструктуризируют продукты и услуги.

Цифровая трансформация

Есть много замечательных примеров компаний, которые получили огромную выгоду от цифровизации. Best Buy — тому пример. Около девяти лет назад, когда компания боролась с трудностями, большинство людей, включая ее сотрудников и клиентов, думали, что она умирает и не выживет на рынке, где доминируют такие компании, как Amazon.

Однако цифровизация перевернула судьбу Best Buy и превратила ее в лидера цифровых технологий, превратив ее из простой онлайн-платформы для покупки компакт-дисков. История Best Buy показывает, что цифровизация может творить чудеса.

Практически нет областей, которых цифровизация не коснулась или не трансформировала в организации. Будь то коммуникация, маркетинг, развитие бизнеса или разработка продукта, все это играет решающую роль в росте компании.

Управление проектами — еще одна важная область, в которой цифровизация принесла отличные результаты. Современные цифровые инструменты вывели процесс управления проектами на новый уровень.

Имея это в виду, вот пять ключевых вещей, которые цифровизация сделала с управлением проектами.

Сотрудничество стало проще

Современные инструменты управления задачами упростили сотрудничество между членами команды. Имея нужный инструмент, менеджеры проектов могут назначать задачи членам команды, которые, в свою очередь, могут добавлять комментарии, устанавливать оповещения, организовывать информационные панели и т. д.

Этот глубокий уровень сотрудничества приводит к лучшим результатам и помогает создать совместную синергетическую среду.

Например, немецкая кондитерская компания Ritter Sport недавно интегрировала решение MeisterTask для управления задачами в свои процессы.

Теперь команда имеет лучший доступ к контенту, а менеджеры лучше видят весь процесс. Менеджеры также могут назначать работу соответствующим сотрудникам и включать подробную информацию о том, что необходимо сделать, в саму задачу.

«Мы используем MeisterTask для проектов отделов, в качестве основы для наших совещаний по понедельникам, для совещаний руководителей цехов и многого другого. На этих встречах все сообщают о текущих задачах и прогрессе. Аспект документации очень важен для нас. Когда мы помещаем информацию в задачи, ничто не забывается и не теряется», — сказал Торстен Шлегель , координатор процессов в Ritter Sport.

Процесс стал более ориентированным на результат

Традиционные задачи управления проектами, такие как планирование, стали автоматизированными с внедрением цифровых инструментов. Это значительно сократило время и усилия руководителей проектов. Это означает, что теперь они могут сосредоточиться на своих основных целях: оптимизации стратегии и реализации проекта.

Кроме того, руководители проектов также могут привести каждый проект в соответствие со стратегиями и целями организации. Это позволяет им добиваться более успешных результатов.

Коммуникация в команде стала эффективной

Жизненно важной областью, в которой современные цифровые инструменты переопределяют управление проектами, является коммуникация. Поскольку физические встречи и встречи становятся почти невозможными из-за пандемии Covid-19, виртуальное общение в режиме реального времени стало необходимым.

До недавнего времени электронная почта использовалась как основной инструмент командного общения. Однако электронные письма оказались недостаточными, когда дело дошло до сотрудничества. Они не предназначены для диалога в реальном времени. Сообщения могут остаться непрочитанными или без присмотра, особенно если в папку «Входящие» попало несколько писем и если в сеть не встроена система оповещения по электронной почте. Это часто приводит к недопониманию и непониманию.

Появление инструментов управления совместной работой, таких как Slack и Chanty , улучшило процесс общения. Эти инструменты позволяют членам команды и коллегам из разных отделов взаимодействовать, подключаться и взаимодействовать в режиме реального времени. Они также упрощают и ускоряют обмен файлами и документами (письменными, изображениями и видео).

Это значительно сократило беспорядок в электронной почте и сэкономило массу времени тем, кто работает в командах по управлению проектами.

Расширенная удаленная связь

Поскольку многие части мира все еще находятся в той или иной форме в изоляции, организации просят сотрудников работать из дома. Это существенно повлияло на то, как люди общаются друг с другом.

Появление новейших средств связи в реальном времени изменило ситуацию к лучшему, и теперь коллеги могут общаться и сотрудничать со всего мира.

Однако с точки зрения менеджеров проектов это привело к ряду проблем, например, как управлять командами, находящимися на больших расстояниях, соответствующим образом распределять ресурсы, общаться с удаленными работниками и проверять прогресс.

Инструменты управления ресурсами в значительной степени помогли руководителям проектов решить эти проблемы. Такие инструменты могут обеспечить полную визуализацию ресурсов, разбросанных на большие расстояния, в режиме реального времени. Таким образом, они лучше контролируют команду.

Эти инструменты также позволяют им видеть, что происходит, где и почему; и если что-то пойдет не так, они могут действовать немедленно. Менеджеры проектов также могут мгновенно сообщать об изменениях в расписаниях и процессах проекта членам своей команды.

Облачные решения для видеоконференций — это еще один инструмент, который облегчил жизнь руководителям проектов в эпоху после пандемии Covid-19. Многие из них имеют удобные функции, вмещающие десятки человек одновременно и позволяющие планировать встречи.

Цифровые платформы управления проектами в сочетании с видеоконференциями привели к значительному увеличению удаленной работы.

Помогает в принятии решений на основе данных

Цифровизация процесса означает, что руководители проектов теперь могут отслеживать и оценивать все, что делают члены их команды. Улучшенные аналитические отчеты помогают им отслеживать проекты и эффективно планировать затраты и трудозатраты.

Наборы данных также могут быть легко разделены для заинтересованных сторон и руководителей. Это дает руководителям проектов лучшее представление о влиянии на бизнес и окупаемости каждого проекта. Это позволяет им планировать будущие инициативы и принимать важные стратегические решения.

Это в конечном итоге повышает результаты проекта и уровень успеха.

Современные технологии, такие как искусственный интеллект, также помогают руководителям проектов более творчески использовать эти данные.

Цифровая трансформация — это больше, чем просто модное слово. Это один из мегатрендов, который сейчас существенно меняет бизнес. Управление проектами не является исключением из этой тенденции.

Изображение: Depositphotos