Wie die digitale Transformation das Projektmanagement verändert

Weltweit haben traditionelle Unternehmen seit langem erkannt, dass die digitale Transformation der Weg nach vorne ist, um in einer schnelllebigen Welt erfolgreich zu sein.

Digitale Transformation bezeichnet die Integration digitaler Technologien in alle Bereiche eines Unternehmens. Es verändert grundlegend, wie man arbeitet und Kunden einen Mehrwert bietet. Es verbessert die Effizienz, erhöht die Transparenz, bietet ein besseres Kundenerlebnis, Mitarbeiterengagement und -kultur und spart Zeit und Kosten.

Die Digitalisierung ist in der Ära nach Covid-19 noch wichtiger geworden, da die Pandemie traditionelle Geschäftsprozesse gestört hat. Infolgedessen digitalisieren immer mehr Nicht-IT-Unternehmen aggressiv ihre traditionellen Prozesse und restrukturieren Produkte und Dienstleistungen.

Digitale Transformation

Es gibt viele großartige Beispiele von Unternehmen, die immens von der Digitalisierung profitiert haben. Best Buy ist ein typisches Beispiel. Vor etwa neun Jahren, als das Unternehmen zu kämpfen hatte, dachten die meisten Menschen, einschließlich seiner Mitarbeiter und Kunden, dass es sterben würde und dass es in einem von Amazon dominierten Markt nicht überleben würde.

Die Digitalisierung drehte das Schicksal von Best Buy jedoch um und verwandelte es von einer Online-Plattform zum Kauf von CDs in einen digitalen Technologieführer. Die Geschichte von Best Buy zeigt, dass die Digitalisierung Wunder bewirken kann.

Es gibt praktisch keinen Bereich, in dem die Digitalisierung eine Organisation nicht berührt oder verändert hat. Ob Kommunikation, Marketing, Geschäftsentwicklung oder Produktentwicklung, es spielt eine entscheidende Rolle für das Wachstum eines Unternehmens.

Das Projektmanagement ist ein weiterer kritischer Bereich, in dem die Digitalisierung großartige Ergebnisse gebracht hat. Moderne digitale Tools haben den Projektmanagementprozess auf eine neue Ebene gehoben.

Vor diesem Hintergrund sind hier die fünf wichtigsten Dinge, die die Digitalisierung für das Projektmanagement bewirkt hat.

Die Zusammenarbeit ist einfacher geworden

Moderne Task-Management-Tools haben die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern vereinfacht. Mit dem richtigen Tool können Projektmanager Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, die wiederum Kommentare hinzufügen, Warnungen festlegen und Dashboards organisieren können usw.

Diese intensive Zusammenarbeit führt zu besseren Ergebnissen und trägt zur Förderung eines kooperativen, synergetischen Umfelds bei.

Beispielsweise hat die deutsche Konditorei Ritter Sport kürzlich die Aufgabenverwaltungslösung von MeisterTask in ihre Prozesse integriert.

Jetzt hat das Team einen besseren Zugriff auf Inhalte und Manager haben einen besseren Überblick über den gesamten Prozess. Manager können den entsprechenden Mitarbeitern auch Arbeit zuweisen und detaillierte Informationen darüber, was zu tun ist, in die Aufgabe selbst aufnehmen.

„Wir nutzen MeisterTask für Abteilungsprojekte, als Grundlage für unsere Montagsbesprechungen, für Shopfloor-Management-Meetings und vieles mehr. In diesen Meetings berichten alle über aktuelle To-Dos und Fortschritte. Der Dokumentationsaspekt ist uns sehr wichtig. Wenn wir Informationen in Aufgaben packen, wird nichts vergessen oder geht verloren“, sagt Torsten Schlegel , Prozesskoordinator bei Ritter Sport.

Der Prozess ist ergebnisorientierter geworden

Traditionelle Projektmanagementaufgaben wie Terminplanung wurden durch die Einführung digitaler Tools automatisiert. Dies hat den Zeit- und Arbeitsaufwand der Projektmanager erheblich reduziert. Das bedeutet, dass sie sich jetzt auf ihre Kernziele konzentrieren können: Strategieoptimierung und Projektabwicklung.

Darüber hinaus können Projektmanager jedes Projekt auch an den Strategien und Zielen der Organisation ausrichten. Dadurch können sie erfolgreichere Ergebnisse erzielen.

Die Teamkommunikation ist effizient geworden

Ein wichtiger Bereich, in dem moderne digitale Tools das Projektmanagement neu definieren, ist die Kommunikation. Da physische Meetings und Huddles angesichts der Covid-19-Pandemie nahezu unmöglich geworden sind, ist virtuelle Kommunikation in Echtzeit unverzichtbar geworden.

Bis vor kurzem wurde E-Mail als wichtiges Tool für die Teamkommunikation verwendet. E-Mails erwiesen sich jedoch als unzureichend, wenn es um die Zusammenarbeit ging. Sie sind nicht für den Echtzeitdialog ausgelegt. Nachrichten können ungelesen oder unbeaufsichtigt bleiben, insbesondere wenn mehrere E-Mails den Posteingang erreichen und wenn das Netzwerk kein E-Mail-Warnsystem integriert hat. Dies führt oft zu Fehlkommunikation und Missverständnissen.

Die Einführung kollaborativer Arbeitsmanagement-Tools wie Slack und Chanty hat den Kommunikationsprozess verbessert. Diese Tools ermöglichen es Teammitgliedern und Mitarbeitern abteilungsübergreifend, sich in Echtzeit zu engagieren, zu verbinden und zu interagieren. Sie machen auch das Teilen von Dateien und Dokumenten (schriftlich, Bild und Video) einfacher und schneller.

Dies hat das E-Mail-Wirrwarr erheblich reduziert und den Mitarbeitern in den Projektmanagementteams viel Zeit gespart.

Verbesserte Fernkommunikation

Da viele Teile der Welt immer noch in der einen oder anderen Form abgeriegelt sind, haben Organisationen ihre Mitarbeiter gebeten, von zu Hause aus zu arbeiten. Dies hat die Art und Weise, wie Menschen miteinander kommunizieren, erheblich beeinflusst.