Cómo la transformación digital está cambiando la gestión de proyectos

A nivel mundial, las empresas tradicionales han reconocido durante mucho tiempo que la transformación digital es el camino a seguir para prosperar en un mundo acelerado.

La transformación digital se refiere a la integración de la tecnología digital en todas las áreas de un negocio. Cambia fundamentalmente la forma en que uno opera y ofrece valor a los clientes. Mejora la eficiencia, aumenta la transparencia, brinda una mejor experiencia del cliente, compromiso de los empleados y cultura, y ahorra tiempo y costos.

La digitalización se ha vuelto aún más crucial en la era posterior a Covid-19, ya que la pandemia ha interrumpido los procesos comerciales tradicionales. Como resultado, cada vez más empresas que no son de TI están digitalizando agresivamente sus procesos tradicionales y reestructurando productos y servicios.

Transformación Digital

Hay muchos buenos ejemplos de empresas que se beneficiaron inmensamente de la digitalización. Best Buy es un buen ejemplo. Hace unos nueve años, cuando la empresa tenía problemas, la mayoría de las personas, incluidos sus empleados y clientes, pensaban que se estaba muriendo y que no sobreviviría en un mercado dominado por empresas como Amazon.

Sin embargo, la digitalización cambió la fortuna de Best Buy y la transformó en un líder digital en tecnología de solo una plataforma en línea para comprar CD. La historia de Best Buy muestra que la digitalización puede crear maravillas.

Prácticamente no hay áreas que la digitalización no haya tocado o transformado en una organización. Ya sea comunicación, marketing, desarrollo comercial o desarrollo de productos, está desempeñando un papel crucial en el crecimiento de una empresa.

La gestión de proyectos es otra área crítica en la que la digitalización ha dado grandes resultados. Las herramientas digitales modernas han llevado el proceso de gestión de proyectos a un nuevo nivel.

Con eso en mente, aquí están las cinco cosas clave que la digitalización ha hecho a la gestión de proyectos.

La colaboración se ha vuelto más fácil

Las modernas herramientas de gestión de tareas han facilitado la colaboración entre los miembros del equipo. Con la herramienta adecuada, los gerentes de proyecto pueden asignar tareas a los miembros del equipo, quienes pueden, a su vez, agregar comentarios, configurar alertas y organizar tableros, etc.

Este profundo nivel de colaboración conduce a mejores resultados y ayuda a fomentar un entorno cooperativo y sinérgico.

Por ejemplo, la confitería alemana Ritter Sport integró recientemente la solución de gestión de tareas de MeisterTask en sus procesos.

Ahora, el equipo tiene mejor acceso al contenido y los gerentes tienen una mejor visión general de todo el proceso. Los gerentes también pueden asignar trabajo a los empleados relevantes e incluir información detallada sobre lo que se debe hacer en la tarea misma.

“Utilizamos MeisterTask para proyectos departamentales, como base para nuestras reuniones de los lunes, para reuniones de gestión de planta y mucho más. En estas reuniones, todos informan sobre las tareas actuales y el progreso. El aspecto de la documentación es muy importante para nosotros. Cuando ponemos información en las tareas, nada se olvida ni se pierde”, dijo Torsten Schlegel , coordinador de procesos de Ritter Sport.

El proceso se ha vuelto más orientado a los resultados

Las tareas tradicionales de gestión de proyectos, como la programación, se han automatizado con la adopción de herramientas digitales. Esto ha reducido considerablemente el tiempo y los esfuerzos de los directores de proyecto. Esto significa que ahora pueden centrar su atención en sus objetivos principales: optimización de estrategias y entrega de proyectos.

Además, los gerentes de proyecto también pueden alinear cada proyecto con las estrategias y metas de la organización. Esto les permite ofrecer resultados más exitosos.

La comunicación del equipo se ha vuelto eficiente

Un área vital donde las herramientas digitales modernas están redefiniendo la gestión de proyectos es la comunicación. Dado que las reuniones y reuniones físicas se vuelven casi imposibles en vista de la pandemia de Covid-19, la comunicación virtual en tiempo real se ha vuelto esencial.

Hasta hace poco tiempo, el correo electrónico se utilizaba como una herramienta importante para la comunicación del equipo. Sin embargo, los correos electrónicos resultaron inadecuados en lo que respecta a la colaboración. No están diseñados para el diálogo en tiempo real. Los mensajes pueden dejarse sin leer o desatendidos, especialmente si varios correos electrónicos llegan a la bandeja de entrada y si la red no ha integrado un sistema de alerta por correo electrónico. Esto a menudo conduce a falta de comunicación y malentendidos.

La llegada de herramientas de gestión del trabajo colaborativo como Slack y Chanty ha mejorado el proceso de comunicación. Estas herramientas permiten a los miembros del equipo y compañeros de trabajo de todos los departamentos participar, conectarse e interactuar en tiempo real. También hacen que compartir archivos y documentos (escritos, imágenes y videos) sea más fácil y rápido.

Esto ha reducido significativamente el desorden del correo electrónico y ha ahorrado mucho tiempo a quienes trabajan en los equipos de gestión de proyectos.

Comunicación remota mejorada

Con muchas partes del mundo aún bloqueadas de una forma u otra, las organizaciones han pedido a los empleados que trabajen desde casa. Esto ha afectado significativamente la forma en que las personas se comunican entre sí.