Jak transformacja cyfrowa zmienia zarządzanie projektami

Na całym świecie tradycyjne firmy od dawna zdały sobie sprawę, że transformacja cyfrowa jest sposobem na rozwój w szybko zmieniającym się świecie.

Transformacja cyfrowa odnosi się do integracji technologii cyfrowej we wszystkich obszarach działalności. Zasadniczo zmienia sposób działania i zapewnia klientom wartość. Poprawia wydajność, zwiększa przejrzystość, zapewnia lepszą obsługę klienta, zaangażowanie pracowników i kulturę oraz oszczędza czas i koszty.

Cyfryzacja stała się jeszcze ważniejsza w erze po Covid-19, ponieważ pandemia zakłóciła tradycyjne procesy biznesowe. W rezultacie coraz więcej firm spoza branży IT agresywnie digitalizuje swoje tradycyjne procesy oraz restrukturyzuje produkty i usługi.

Transformacja cyfrowa

Istnieje wiele świetnych przykładów firm, które ogromnie skorzystały na cyfryzacji. Best Buy jest tego przykładem. Mniej więcej dziewięć lat temu, kiedy firma walczyła z problemami, większość ludzi, w tym jej pracownicy i klienci, myślała, że ​​umiera i że nie przetrwa na rynku zdominowanym przez Amazon.

Jednak cyfryzacja odwróciła losy Best Buy i przekształciła go w cyfrowego lidera w technologii z tylko platformy internetowej do kupowania płyt CD. Historia Best Buy pokazuje, że cyfryzacja może zdziałać cuda.

Praktycznie nie ma obszarów, których cyfryzacja nie dotknęła lub nie przekształciła organizacji. Czy to komunikacja, marketing, rozwój biznesu, czy rozwój produktów, odgrywa kluczową rolę w rozwoju firmy.

Zarządzanie projektami to kolejny krytyczny obszar, w którym cyfryzacja przyniosła wspaniałe rezultaty. Nowoczesne narzędzia cyfrowe przeniosły proces zarządzania projektami na nowy poziom.

Mając to na uwadze, oto pięć kluczowych rzeczy, które cyfryzacja wpłynęła na zarządzanie projektami.

Współpraca stała się łatwiejsza

Nowoczesne narzędzia do zarządzania zadaniami ułatwiły współpracę między członkami zespołu. Dysponując odpowiednim narzędziem, kierownicy projektów mogą przypisywać zadania członkom zespołu, którzy z kolei mogą dodawać komentarze, ustawiać alerty, organizować pulpity nawigacyjne itp.

Ten głęboki poziom współpracy prowadzi do lepszych wyników i pomaga wspierać kooperatywne, synergiczne środowisko.

Na przykład niemiecka cukiernia Ritter Sport wdrożyła ostatnio rozwiązanie do zarządzania zadaniami MeisterTask w swoich procesach.

Teraz zespół ma lepszy dostęp do treści, a menedżerowie mają lepszy przegląd całego procesu. Menedżerowie mają również możliwość przypisania pracy do odpowiednich pracowników i zawarcia szczegółowych informacji o tym, co należy zrobić w samym zadaniu.

„Używamy MeisterTask do projektów działów, jako podstawy naszych poniedziałkowych spotkań, spotkań kierownictwa hali produkcyjnej i wielu innych. Na tych spotkaniach wszyscy informują o bieżących zadaniach i postępach. Aspekt dokumentacyjny jest dla nas bardzo ważny. Kiedy umieszczamy informacje w zadaniach, nic nie zostaje zapomniane ani utracone” — powiedział Torsten Schlegel , koordynator procesu w Ritter Sport.

Proces stał się bardziej zorientowany na wyniki

Tradycyjne zadania związane z zarządzaniem projektami, takie jak planowanie, zostały zautomatyzowane dzięki zastosowaniu narzędzi cyfrowych. To znacznie ograniczyło czas i wysiłek kierowników projektów. Oznacza to, że mogą teraz skupić się na swoich podstawowych celach: optymalizacji strategii i realizacji projektów.

Ponadto kierownicy projektów mogą również dostosować każdy projekt do strategii i celów organizacji. Dzięki temu mogą osiągać lepsze wyniki.

Komunikacja zespołowa stała się skuteczna

Ważnym obszarem, w którym nowoczesne narzędzia cyfrowe redefiniują zarządzanie projektami, jest komunikacja. Ponieważ fizyczne spotkania i narady stają się prawie niemożliwe w obliczu pandemii Covid-19, wirtualna komunikacja w czasie rzeczywistym stała się niezbędna.

Do niedawna e-mail był używany jako główne narzędzie komunikacji zespołowej. Jednak e-maile okazały się niewystarczające, jeśli chodzi o współpracę. Nie są przeznaczone do dialogu w czasie rzeczywistym. Wiadomości mogą pozostać nieprzeczytane lub pozostawione bez nadzoru, zwłaszcza jeśli do skrzynki odbiorczej trafia wiele e-maili, a sieć nie ma zintegrowanego systemu ostrzegania e-mail. To często prowadzi do nieporozumień i nieporozumień.

Pojawienie się narzędzi do zarządzania współpracą, takich jak Slack i Chanty , usprawniło proces komunikacji. Narzędzia te umożliwiają członkom zespołu i współpracownikom z różnych działów angażowanie się, łączenie i interakcję w czasie rzeczywistym. Sprawiają również, że udostępnianie plików i dokumentów (pisemnych, obrazów i wideo) jest łatwiejsze i szybsze.

To znacznie zmniejszyło bałagan e-mailowy i zaoszczędziło mnóstwo czasu osobom pracującym w zespołach zarządzających projektami.

Ulepszona komunikacja zdalna

Ponieważ wiele części świata wciąż jest zamkniętych w takiej czy innej formie, organizacje poprosiły pracowników o pracę w domu. To znacząco wpłynęło na sposób, w jaki ludzie komunikują się ze sobą.