Bagaimana Transformasi Digital Mengubah Manajemen Proyek

Diterbitkan: 2021-06-17

Secara global, bisnis tradisional telah lama menyadari bahwa transformasi digital adalah jalan ke depan untuk berkembang di dunia yang bergerak cepat.

Transformasi digital mengacu pada integrasi teknologi digital ke dalam semua bidang bisnis. Ini secara mendasar mengubah cara seseorang beroperasi dan memberikan nilai kepada pelanggan. Ini meningkatkan efisiensi, meningkatkan transparansi, memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik, keterlibatan karyawan, dan budaya, serta menghemat waktu dan biaya.

Digitalisasi menjadi semakin penting di era pasca-Covid-19 karena pandemi telah mengganggu proses bisnis tradisional. Akibatnya, semakin banyak perusahaan non-TI yang secara agresif mendigitalkan proses tradisional mereka dan merestrukturisasi produk dan layanan.

Transformasi Digital

Ada banyak contoh perusahaan yang sangat diuntungkan dari digitalisasi. Best Buy adalah contohnya. Sekitar sembilan tahun yang lalu, ketika perusahaan berjuang, kebanyakan orang, termasuk karyawan dan pelanggannya, mengira perusahaan itu sekarat dan tidak akan bertahan di pasar yang didominasi oleh seperti Amazon.

Namun, digitalisasi membalikkan nasib Best Buy dan mengubahnya menjadi pemimpin digital dalam teknologi dari sekadar platform online untuk membeli CD. Kisah Best Buy menunjukkan bahwa digitalisasi dapat menciptakan keajaiban.

Hampir tidak ada area yang belum tersentuh atau diubah oleh digitalisasi dalam sebuah organisasi. Baik itu komunikasi, pemasaran, pengembangan bisnis, atau pengembangan produk, itu memainkan peran penting dalam pertumbuhan perusahaan.

Manajemen proyek adalah area kritis lain di mana digitalisasi telah membawa hasil yang luar biasa. Alat digital modern telah membawa proses manajemen proyek ke tingkat yang baru.

Dengan mengingat hal itu, berikut adalah lima hal utama yang telah dilakukan digitalisasi terhadap manajemen proyek.

Kolaborasi Menjadi Lebih Mudah

Alat manajemen tugas modern telah membuat kolaborasi antara anggota tim lebih mudah. Dengan alat yang tepat, manajer proyek dapat menetapkan tugas kepada anggota tim, yang pada gilirannya dapat menambahkan komentar, mengatur peringatan, dan mengatur dasbor, dll.

Tingkat kolaborasi yang mendalam ini mengarah pada hasil yang lebih baik dan membantu menumbuhkan lingkungan yang kooperatif dan sinergis.

Misalnya, permen Jerman Ritter Sport baru-baru ini mengintegrasikan solusi manajemen tugas MeisterTask ke dalam proses mereka.

Sekarang, tim memiliki akses yang lebih baik ke konten, dan manajer memiliki gambaran umum yang lebih baik tentang keseluruhan proses. Manajer juga dapat menugaskan pekerjaan kepada karyawan yang relevan dan memasukkan informasi rinci tentang apa yang perlu dilakukan dalam tugas itu sendiri.

“Kami menggunakan MeisterTask untuk proyek departemen, sebagai dasar untuk rapat Senin kami, untuk rapat manajemen lantai toko, dan banyak lagi. Dalam rapat ini, semua orang melaporkan tugas dan kemajuan terkini. Aspek dokumentasi sangat penting bagi kami. Saat kami memasukkan informasi ke dalam tugas, tidak ada yang terlupakan atau hilang,” kata Torsten Schlegel , Koordinator Proses di Ritter Sport.

Prosesnya Menjadi Lebih Berorientasi pada Hasil

Tugas manajemen proyek tradisional seperti penjadwalan telah menjadi otomatis dengan adopsi alat digital. Ini telah sangat mengurangi waktu dan upaya manajer proyek. Ini berarti mereka sekarang dapat mengalihkan fokus mereka ke tujuan inti mereka: pengoptimalan strategi dan penyampaian proyek.

Selain itu, manajer proyek juga dapat menyelaraskan setiap proyek dengan strategi dan tujuan organisasi. Hal ini memungkinkan mereka untuk memberikan hasil yang lebih sukses.

Komunikasi Tim Menjadi Efisien

Area vital di mana alat digital modern mendefinisikan ulang manajemen proyek adalah komunikasi. Dengan pertemuan fisik dan ngerumpi menjadi hampir tidak mungkin mengingat pandemi Covid-19, komunikasi virtual real-time menjadi penting.

Sampai saat ini, email digunakan sebagai alat utama untuk komunikasi tim. Namun, email terbukti tidak memadai dalam hal kolaborasi. Mereka tidak dirancang untuk dialog waktu nyata. Pesan mungkin tidak dibaca atau tidak dijaga, terutama jika beberapa email masuk ke kotak masuk seseorang dan jika jaringan belum mengintegrasikan sistem peringatan email. Hal ini sering menyebabkan miskomunikasi dan kesalahpahaman.

Kedatangan alat manajemen kerja kolaboratif seperti Slack dan Chanty telah meningkatkan proses komunikasi. Alat ini memungkinkan anggota tim dan rekan kerja di seluruh departemen untuk terlibat, terhubung, dan berinteraksi secara real-time. Mereka juga membuat berbagi file dan dokumen (tertulis, gambar, dan video) lebih mudah dan lebih cepat.

Ini secara signifikan mengurangi kekacauan email dan menghemat banyak waktu bagi mereka yang bekerja di tim manajemen proyek.

Komunikasi Jarak Jauh yang Ditingkatkan

Dengan banyak bagian dunia yang masih terkunci dalam satu atau lain bentuk, organisasi telah meminta karyawan untuk bekerja dari rumah. Ini secara signifikan mempengaruhi cara orang berkomunikasi satu sama lain.

Munculnya alat komunikasi real-time zaman baru telah mengubah banyak hal menjadi lebih baik dan rekan kerja sekarang dapat terhubung dan berkolaborasi dari seluruh dunia.

Namun, dari sudut pandang manajer proyek, ini membawa beberapa tantangan, seperti bagaimana mengelola tim dalam jarak yang jauh, mengalokasikan sumber daya yang sesuai, berkomunikasi dengan pekerja jarak jauh , dan memeriksa kemajuannya.

Alat manajemen sumber daya telah banyak membantu manajer proyek untuk mengatasi tantangan ini. Alat tersebut dapat memberikan visualisasi penuh atas sumber daya yang tersebar di jarak yang jauh secara real time. Dengan cara ini, mereka memiliki kontrol yang lebih baik terhadap tim.

Alat-alat ini juga memungkinkan mereka untuk melihat apa yang terjadi di mana dan mengapa; dan jika terjadi kesalahan, mereka dapat segera bertindak. Manajer proyek juga dapat mengomunikasikan perubahan dalam jadwal dan proses proyek kepada anggota tim mereka secara instan.

Solusi konferensi video berbasis cloud adalah alat lain yang membuat hidup manajer proyek lebih mudah di era pasca-Covid-19. Banyak dari mereka memiliki fitur yang mudah digunakan, menampung puluhan orang sekaligus, dan memungkinkan penjadwalan rapat.

Platform manajemen proyek digital, dikombinasikan dengan konferensi video, berarti peningkatan besar dalam pekerjaan jarak jauh.

Membantu dalam Membuat Keputusan Berdasarkan Data

Digitalisasi proses berarti manajer proyek sekarang dapat melacak dan mengukur semua yang dilakukan anggota tim mereka. Laporan analitik yang lebih baik membantu mereka menjaga proyek tetap pada jalurnya dan menganggarkan analisis biaya dan tenaga kerja secara efektif.

Kumpulan data juga dapat dengan mudah dipecah untuk pemangku kepentingan dan eksekutif. Ini memberi manajer proyek wawasan yang lebih baik tentang dampak bisnis dan ROI pada setiap proyek. Hal ini memungkinkan mereka untuk merencanakan inisiatif masa depan dan membuat keputusan strategis yang kritis.

Hal ini pada akhirnya meningkatkan hasil proyek dan tingkat keberhasilan.

Teknologi modern seperti Kecerdasan Buatan juga membantu manajer proyek menggunakan data ini secara lebih kreatif.

Transformasi digital lebih dari sekadar kata kunci. Ini adalah salah satu megatren yang secara signifikan mengubah bisnis saat ini. Manajemen proyek tidak terkecuali dari tren ini.

Gambar: Depositphotos