كيف يغير التحول الرقمي إدارة المشروع

على الصعيد العالمي ، أدركت الشركات التقليدية منذ فترة طويلة أن التحول الرقمي هو الطريق إلى الأمام لتحقيق الازدهار في عالم سريع الخطى.

يشير التحول الرقمي إلى دمج التكنولوجيا الرقمية في جميع مجالات الأعمال. إنه يغير بشكل جذري كيفية عمل المرء ويقدم قيمة للعملاء. إنه يحسن الكفاءة ، ويزيد من الشفافية ، ويوفر تجربة أفضل للعملاء ، ومشاركة الموظفين ، والثقافة ، ويوفر الوقت والتكاليف.

أصبحت الرقمنة أكثر أهمية في حقبة ما بعد Covid-19 حيث تسبب الوباء في تعطيل العمليات التجارية التقليدية. ونتيجة لذلك ، فإن المزيد والمزيد من الشركات غير العاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات تقوم برقمنة عملياتها التقليدية وإعادة هيكلة منتجاتها وخدماتها.

التحول الرقمي

هناك العديد من الأمثلة الرائعة للشركات التي استفادت بشكل كبير من الرقمنة. أفضل شراء هو مثال على ذلك. منذ حوالي تسع سنوات ، عندما عانت الشركة ، اعتقد معظم الناس ، بمن فيهم موظفوها وعملائها ، أنها تحتضر ولن تنجو في سوق تهيمن عليه أمثال أمازون.

ومع ذلك ، حولت الرقمنة ثروات Best Buy وحولتها إلى شركة رقمية رائدة في التكنولوجيا من مجرد منصة عبر الإنترنت لشراء الأقراص المدمجة. توضح قصة Best Buy أن الرقمنة يمكن أن تخلق العجائب.

لا توجد فعليًا مجالات لم تمسها الرقمنة أو تحولها. سواء كان الأمر يتعلق بالاتصال أو التسويق أو تطوير الأعمال أو تطوير المنتجات ، فإنه يلعب دورًا مهمًا في نمو الشركة.

تعد إدارة المشاريع مجالًا مهمًا آخر حقق فيه الرقمنة نتائج عظيمة. أخذت الأدوات الرقمية الحديثة عملية إدارة المشروع إلى مستوى جديد.

مع أخذ ذلك في الاعتبار ، إليك الأشياء الخمسة الرئيسية التي فعلتها الرقمنة لإدارة المشاريع.

أصبح التعاون أسهل

جعلت أدوات إدارة المهام الحديثة التعاون بين أعضاء الفريق أسهل. باستخدام الأداة الصحيحة في مكانها الصحيح ، يمكن لمديري المشاريع تعيين المهام لأعضاء الفريق ، والذين يمكنهم بدورهم إضافة التعليقات وتعيين التنبيهات وتنظيم لوحات المعلومات ، إلخ.

يؤدي هذا المستوى العميق من التعاون إلى نتائج أفضل ويساعد في تعزيز بيئة تعاونية وتآزرية.

على سبيل المثال ، قامت شركة الحلويات الألمانية Ritter Sport مؤخرًا بدمج حل إدارة المهام الخاص بـ MeisterTask في عملياتها.

الآن ، يتمتع الفريق بوصول أفضل إلى المحتوى ، ويتمتع المديرون بنظرة عامة أفضل على العملية برمتها. يمكن للمديرين أيضًا تعيين العمل للموظفين المعنيين وتضمين معلومات مفصلة حول ما يجب القيام به في المهمة نفسها.

"نحن نستخدم MeisterTask لمشاريع الإدارات ، كأساس لاجتماعات يوم الاثنين ، ولاجتماعات إدارة قاعات المتاجر ، وغير ذلك الكثير. في هذه الاجتماعات ، يقوم الجميع بالإبلاغ عن المهام الحالية والتقدم المحرز. جانب التوثيق مهم جدًا بالنسبة لنا. قال Torsten Schlegel ، منسق العمليات في Ritter Sport : "عندما نضع المعلومات في المهام ، لا يتم نسيان أي شيء أو فقده" .

أصبحت العملية أكثر تركيزًا على النتائج

أصبحت مهام إدارة المشاريع التقليدية مثل الجدولة مؤتمتة مع اعتماد الأدوات الرقمية. وقد أدى ذلك إلى تقليل وقت وجهود مديري المشاريع بشكل كبير. هذا يعني أنه يمكنهم الآن تحويل تركيزهم إلى أهدافهم الأساسية: تحسين الإستراتيجية وتسليم المشروع.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمديري المشاريع أيضًا مواءمة كل مشروع مع استراتيجيات المنظمة وأهدافها. هذا يسمح لهم بتقديم نتائج أكثر نجاحًا.

أصبح التواصل الجماعي فعالاً

مجال حيوي حيث الأدوات الرقمية الحديثة تعيد تعريف إدارة المشروع هو الاتصال. نظرًا لأن الاجتماعات والتجمعات المادية أصبحت شبه مستحيلة في ضوء جائحة Covid-19 ، فقد أصبح الاتصال الافتراضي في الوقت الفعلي أمرًا ضروريًا.

حتى وقت قريب ، تم استخدام البريد الإلكتروني كأداة رئيسية للاتصال الجماعي. ومع ذلك ، ثبت أن رسائل البريد الإلكتروني غير كافية عندما يتعلق الأمر بالتعاون. لم يتم تصميمها للحوار في الوقت الحقيقي. قد تُترك الرسائل غير مقروءة أو غير مراقبة ، خاصةً إذا وصلت عدة رسائل بريد إلكتروني إلى صندوق الوارد الخاص بك وإذا لم تكن الشبكة قد دمجت نظام تنبيه بالبريد الإلكتروني. هذا غالبا ما يؤدي إلى سوء الفهم وسوء الفهم.

أدى وصول أدوات إدارة العمل التعاوني مثل Slack و Chanty إلى تعزيز عملية الاتصال. تسمح هذه الأدوات لأعضاء الفريق وزملاء العمل عبر الأقسام بالمشاركة والتواصل والتفاعل في الوقت الفعلي. كما أنها تجعل مشاركة الملفات والمستندات (المكتوبة والصور والفيديو) أسهل وأسرع.

وقد أدى ذلك إلى تقليل فوضى البريد الإلكتروني بشكل كبير وتوفير الكثير من الوقت لأولئك الذين يعملون في فرق إدارة المشروع.

تحسين الاتصال عن بعد

نظرًا لأن العديد من أجزاء العالم لا تزال قيد الإغلاق بشكل أو بآخر ، فقد طلبت المنظمات من الموظفين العمل من المنزل. لقد أثر هذا بشكل كبير على طريقة تواصل الناس مع بعضهم البعض.