Справочник сотрудника: полное руководство для HR и менеджеров в 2023 году

Ни для кого не секрет, что первый день сотрудника на новой работе может быть потрясающим опытом, и не только для новичка, но и для менеджера.

Вы обучаете кого-то новой роли и переводите его в корпоративную культуру и рабочую среду. Можно многое взять на себя.

Так что убедитесь, что ваша подготовка к адаптации поможет вместо волнения первого дня превратить волнение в волнение. Как это возможно? Конечно же, с идеальным справочником сотрудников!

Часто наличие справочника для сотрудников не является чем-то, о чем большинство компаний думают, пока не возникнет острая необходимость. Независимо от того, пытаетесь ли вы решить проблему офисной культуры или заинтересованы в ее создании в качестве основополагающего элемента, создание справочника для сотрудников требует подготовки и вдумчивости.

Что такое справочник сотрудника?

Это документация, которая помогает подготовить новых сотрудников к их новой работе и соответствующим обязанностям, а также помогает им чувствовать себя комфортно и чувствовать себя желанными в вашем бизнесе.

Что должно быть в справочнике сотрудника?

Что ж, чтобы ответить на этот вопрос полностью, важно понимать, что руководство для сотрудников должно обновляться и быть доступным в любое время. Большинство справочников включают следующее:

• Корпоративная культура, кодекс поведения и миссия
• Кадровая и юридическая информация
• Политика компании в отношении посещаемости, времени отпуска, больничных, недискриминации и т. д.
• Отставка и увольнение
• И более

Важно помнить, что в сегодняшнюю цифровую эпоху нет необходимости иметь физический справочник для сотрудников.

Перенесите справочник сотрудников в цифровой формат

Connecteam — ведущий цифровой инструмент обучения! Он дает вам возможность нанимать сотрудников прямо из приложения. Это гарантирует, что у ваших сотрудников всегда будет самая последняя версия, доступ к ней в любое время и она очень проста в использовании и навигации.

С Connecteam вы всегда можете быть уверены, что у ваших сотрудников есть инструменты, необходимые им для продуктивной и эффективной работы.

• Десктопный и мобильный доступ

• Автоматические уведомления и оповещения

• Настраиваемые учебные курсы

• Добавляйте видео, ссылки, изображения, PDF-файлы и т. д.

• Делитесь викторинами, чтобы обеспечить соответствие

При этом нет необходимости искать все это самостоятельно, мы создали простой и эффективный шаблон справочника для сотрудников, чтобы вы могли создать лучший справочник для сотрудников для своего бизнеса.

Полное руководство для вашего справочника сотрудников

Основы руководства для сотрудников

Введение и приветственное заявление.

Опишите историю вашей компании, со дня ее основания, кем и почему. Добавьте миссию вашей компании и корпоративную культуру. Убедитесь, что вы говорите о том, почему ваша компания важна, и почему ваши новые сотрудники должны быть взволнованы теперь, когда они являются ее частью.

Диаграмма иерархии.

Это четко показывает, кто есть кто, начиная сверху и до самого низа. Если вы можете включить фотографии, это поможет представить имя в лицо, поскольку новые сотрудники могут быть перегружены всеми новыми лицами, которых они встречают!

Виды трудового договора.

Определите следующее: сотрудники, занятые полный и неполный рабочий день, и не забудьте о стажерах, учениках, сезонных сотрудниках и других работниках, которых нанимает ваша компания.

Равные возможности трудоустройства.

Это необходимо, и не только в юридических целях, но и для создания корпоративной культуры меритократии и уважения.

Процесс найма и отбора.

Имейте раздел, который объясняет процесс найма вашей компании, и если вы проводите проверки перед приемом на работу, четко объясните, как менеджеры по найму могут заказать эти проверки и как с ними справиться. Кроме того, если у вас есть реферальные вознаграждения, здесь вы можете описать процедуру и соответствующие рекомендации.

Посещаемость.

Четко объясните, что требуется для присутствия: от основ, например, что должны делать сотрудники, когда они не могут прийти на работу, или при каких обстоятельствах вы можете извинить незаявленное отсутствие. Включите то, что правила на невыходе на работу.

Загрузите наш бесплатный шаблон политики посещаемости сотрудников, чтобы начать работу

Политика на рабочем месте

Конфиденциальность и защита данных.

Учитывайте все законы, применимые к вашей компании. Упомяните, что такое законы и как вы обеспечиваете их соблюдение, а также то, что вы ожидаете от сотрудников в этих случаях.

Загрузите наш бесплатный шаблон конфиденциальности сотрудников, чтобы начать

Преследование и насилие.

Известно, что уважение к коллегам и со стороны коллег является ключом к созданию гармонии на рабочем месте, поэтому обязательно заявите о своей приверженности искоренению домогательств и насилия на рабочем месте. Опишите, что считается домогательством и возможные последствия нарушения таких правил.

Безопасность и здоровье на рабочем месте.

Сообщите сотрудникам, каковы принципы создания здорового и безопасного рабочего места. Расскажите о том, как ваша компания соблюдает законы об охране труда и технике безопасности и как вы защищаете сотрудников на опасных работах или в чрезвычайных ситуациях.

Нормы поведения

Дресс-код.

Четко объясните, что такое дресс-код, даже если у вас его нет. Сотрудники должны знать, что им можно и что нельзя носить. Будьте максимально ясны, например, каков деловой дресс-код вашей компании?

Загрузите наш бесплатный шаблон политики дресс-кода

Кибербезопасность и цифровые устройства.

Это касается использования Интернета, корпоративных мобильных телефонов, корпоративной электронной почты и использования социальных сетей (корпоративных и личных). Установите четкие правила, которые дают некоторую свободу сотрудникам, если они соблюдают правила безопасности и защиты данных.

Конфликт интересов.

Четко определите, что представляет собой конфликт интересов, что могут сделать сотрудники, если они столкнутся с ним, и какие последствия наступят, если кто-то нарушит соответствующие законы или правила компании.

Отношения между работниками и братство.

Хотя сотрудники, конечно, могут стать друзьями или даже встречаться, не забудьте включить некоторые правила, чтобы вы могли избежать сплетен или непрофессиональной сцены.

Трудоустройство родственников.

Важно избегать обвинений в кумовстве и фаворитизме. Четко наметьте конкретные правила относительно того, какие рабочие отношения разрешены между родственниками в вашей компании.

Посетители рабочего места.

Опишите процесс, когда сотрудники хотят приводить посетителей в помещения компании, поскольку вы хотите, чтобы все были профессиональны, бдительны и ответственны.

Вымогательство и распространение.

Упомяните о попытках, предпринятых посторонними лицами или сотрудниками, для получения или распространения листовок, продуктов или услуг, и расскажите о том, как сотрудники могут действовать в таких случаях.

Компенсация

Статус компенсации и начисление заработной платы .

Хотя эта часть предназначена в основном для американских компаний, в которых действуют законы об освобожденных и не освобожденных сотрудниках, все же важно знать, относится ли она и к вам. Объясните правовую основу и уточните правила сверхурочной работы. Сообщите сотрудникам, в какой день они получат свою зарплату или заработную плату.

Включите информацию о минимальной заработной плате и правилах соблюдения правил питания и нарушений.

Управление производительностью.

Убедитесь, что ваши сотрудники понимают, как будет оцениваться их эффективность, и подготовьте менеджеров к управленческим обязанностям. Расскажите о целях аттестации и о том, как вы ожидаете, что менеджеры будут руководить своей командой.

Обучение и развитие сотрудников.

Вот как вы можете продемонстрировать свои планы по удержанию сотрудников, чтобы ваши сотрудники всегда могли совершенствоваться в личном и профессиональном плане. Если есть какие-то возможности обучения и бюджеты на обучение, расскажите об этом здесь.

Преимущества

Здоровье работника .

Укажите, включаете ли вы частную медицинскую страховку, членство в тренажерном зале, оздоровительные программы и т. д. Расскажите о соответствующих законах, таких как FMLA и COBRA. Вы даже можете включить советы по управлению стрессом.

Компенсация рабочим.

Обрисуйте в общих чертах, каков процесс для сотрудников, если они получили травму на работе, и какие льготы вы предлагаете.

Работа из дома .

Это популярное преимущество, поэтому объясните, как ваши сотрудники могут запросить удаленную работу и какие правила они должны соблюдать (например, домашняя кибербезопасность). Плюс установить правила для тех, кто постоянно работает удаленно.

Расходы на сотрудников.

Перечислите, какие расходы, связанные с работой, вы покроете, и каков процесс получения возмещения.

Машина компании.

Если вы предлагаете служебные автомобили, сообщите сотрудникам, как вы ожидаете, что они будут вести себя при использовании служебного автомобиля, и какие расходы вы покроете, например, на бензин, чистку автомобиля и дорожные сборы.

Загрузите наш бесплатный шаблон полиса корпоративного автомобиля

Стоянка.

Если у вас есть бесплатная парковка, сообщите сотрудникам, как им нужно управлять выделенным пространством. Если количество парковочных мест ограничено, перечислите критерии, которые вы будете использовать для распределения этих мест.

Оборудование, выдаваемое компанией.

Если вы передаете оборудование сотрудникам (например, телефоны, ноутбуки и т. д.), сообщите сотрудникам, как они должны за ним ухаживать. Сообщите им, что делать, если это оборудование украдено или повреждено.

Рабочее время, ВОМ и отпуск

Рабочее время и оплачиваемый отпуск (PTO).

Определите, какое рабочее время в вашей компании и какие у вас ожидания. Объясните количество оплачиваемых выходных и каков процесс запроса отгулов.

Загрузите наш бесплатный шаблон оплачиваемого отпуска.

Каникулы.

Перечислите все праздники, которые отмечает ваша компания, и сообщите сотрудникам, как вы будете компенсировать им работу в эти дни.

Больничный.

Объясните, что закон обязывает вас предлагать работникам здесь, и укажите любые дополнительные пособия по болезни, которые вы предлагаете. Дайте определение краткосрочной и долгосрочной болезни.

Отпуск по утрате.

Предложите дни (общая сумма на ваше усмотрение) отпуска в связи с тяжелой утратой сотрудникам, которые потеряли любимого человека — это скорее льгота из сострадания, которая помогает создать доверительные отношения с сотрудниками.

Дежурство жюри и голосование.

Опишите, каков закон для тех, кому необходимо выехать по гражданским обязанностям и какие документы им необходимо принести.

Отпуск по уходу за ребенком.

Это относится к отпуску по уходу за ребенком и отпуску по беременности и родам, предусмотренному законом или спонсируемому компанией для сотрудников, родивших или усыновивших ребенка. Упомяните льготы в отношении родительских пособий, такие как ранний уход на школьные собрания.

Увольнение и увольнение сотрудника

Прогрессивная дисциплина.

Обрисуйте в общих чертах шаги вашего постепенного дисциплинарного процесса и то, как вы ожидаете, что менеджеры справятся с ним.

Отставка.

Если сотрудник уходит в отставку, он должен знать, каков его период уведомления и что включает в себя процесс увольнения.

Прекращение.

Укажите применимое законодательство и собственный внутренний процесс при увольнении сотрудников. Перечислите условия предоставления выходного пособия и то, как вы будете компенсировать оставшиеся отпуска и больничные.

Загрузите наш бесплатный шаблон письма об увольнении сотрудника

Использованная литература.

Укажите, как и если вы будете давать ссылки на сотрудников, которые уволились или были уволены.

Страница подписи

Оберните руководство для сотрудников страницей для подписи, чтобы вы могли подтвердить, что новый сотрудник получил руководство, и это послужит стимулом для каждого сотрудника прочитать его полностью перед тем, как подписать. Кроме того, если вы столкнулись с судебным процессом о незаконном увольнении, это может помочь в вашей защите.

Подведение итогов Руководство для сотрудников

Есть несколько ключевых тем, которые вы должны включить в руководство для сотрудников вашего бизнеса. Во-первых, основы. Сделайте так, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно с введением и приветственным заявлением. Включите иерархическую диаграмму, чтобы сотрудники могли легко связаться или связаться с другими сотрудниками. Создавайте различные типы контрактов для сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, стажеров и т. д. Убедитесь, что сотрудники знают, что вы предлагаете равные возможности трудоустройства для каждого кандидата. Кроме того, объясните новым сотрудникам, как проходит процесс найма и отбора и что от них ожидается в плане посещаемости.

Убедитесь, что все сотрудники в курсе последних событий и осведомлены о правилах на рабочем месте, таких как конфиденциальность, домогательства, безопасность на рабочем месте и здоровье. Кроме того, разработайте четкий и подробный кодекс поведения, который касается определенных аспектов поведения на рабочем месте. Например, дресс-код компании, кибербезопасность и цифровые устройства на рабочем месте, конфликты интересов, отношения между сотрудниками, наем родственников и посетителей на рабочем месте.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают о компенсациях и льготах, которые предлагает ваша компания. Например, пособия по болезни для ваших сотрудников, компенсация работникам, пособия по работе на дому, расходы на сотрудников, служебный автомобиль и парковка. Вы также должны указать, как вы устанавливаете политику своей компании в отношении рабочего времени, отгулов, праздников, отпуска по болезни и отпуска в связи с тяжелой утратой. Увольнение и увольнение сотрудников — еще одна тема, которая должна быть включена в руководство вашей компании.

Измените свой справочник для удаленных работников и передовых сотрудников без рабочего стола.

Переходите на цифровые технологии с Connecteam

Загрузите руководство для сотрудников и обновляйте его в режиме реального времени на ходу.

Учить больше