Manuale dei dipendenti: la guida completa per le risorse umane e i manager nel 2023
Pubblicato: 2022-10-31Non è un segreto che il primo giorno di un dipendente in un nuovo lavoro può essere un'esperienza travolgente, e non solo per il nuovo assunto, ma anche per i manager.
Stai insegnando a qualcuno un nuovo ruolo e lo stai inserendo nella cultura aziendale e nell'ambiente di lavoro. Può essere molto da affrontare.
Quindi assicurati che la tua preparazione per l'onboarding possa invece alleviare quei nervosismi del primo giorno nell'eccitazione. Com'è possibile? Ovviamente con il perfetto manuale per i dipendenti!
Spesso avere un manuale per i dipendenti non è qualcosa a cui la maggior parte delle aziende pensa fino a quando non c'è un bisogno urgente. Sia che tu stia tentando di affrontare un problema di cultura dell'ufficio o sia interessato a costruirne uno come elemento fondamentale, la creazione di un manuale per i dipendenti richiede preparazione e ponderatezza.
Che cos'è un Manuale del dipendente?
È una documentazione che aiuta a preparare il nuovo assunto per il nuovo lavoro e le rispettive responsabilità, ma aiuta anche a metterli a proprio agio e sentirsi i benvenuti nella tua attività.
Cosa dovrebbe essere incluso in un manuale del dipendente?
Bene, per rispondere in modo completo, è importante capire che un manuale del dipendente deve essere tenuto aggiornato e dovrebbe essere accessibile in qualsiasi momento. La maggior parte dei manuali include quanto segue:
- Cultura aziendale, codice di condotta e una dichiarazione di intenti
- Risorse umane e informazioni legali
- Politiche aziendali in materia di presenze, ferie, giorni di malattia, non discriminazione, ecc.
- Dimissioni e licenziamento
- E altro ancora
È importante ricordare che nell'era digitale di oggi non c'è bisogno di avere un manuale fisico per i dipendenti.
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Detto questo, non è necessario cercare tutto questo da soli, abbiamo creato un modello di manuale per i dipendenti facile ed efficiente in modo da poter creare il miglior manuale per i dipendenti per la tua azienda.
La guida completa per il manuale dei dipendenti
Nozioni di base sul manuale del dipendente
Introduzione e dichiarazione di benvenuto.
Descrivi la storia della tua azienda, dal giorno in cui è stata fondata, da chi e perché. Aggiungi la missione e la cultura aziendale della tua azienda. Assicurati di parlare del motivo per cui la tua azienda è importante e perché il tuo nuovo assunto dovrebbe essere entusiasta ora che ne fanno parte.
Un grafico gerarchico.
Questo traccia chiaramente chi è chi, partendo dall'alto verso il basso. Se puoi includere immagini, ciò contribuirà a dare un volto al nome poiché i nuovi assunti possono essere sopraffatti da tutti i nuovi volti che incontrano!
Tipi di contratto di lavoro.
Definisci quanto segue: dipendenti a tempo pieno e part-time e non dimenticare stagisti, apprendisti, personale stagionale e altri lavoratori impiegati dalla tua azienda.
Pari opportunità di lavoro.
Questo è un must, non solo ai fini legali, ma per creare una cultura aziendale di meritocrazia e rispetto.
Processo di reclutamento e selezione.
Disponi di una sezione che spieghi il processo di assunzione della tua azienda e, se esegui i controlli pre-assunzione, spiega chiaramente come i responsabili delle assunzioni possono ordinare questi assegni e come gestirli. Inoltre, se disponi di premi per i referral, qui è dove puoi delineare la procedura e le relative linee guida.
Presenze.
Spiega chiaramente cosa è richiesto per la frequenza: dalle basi, come cosa devono fare i dipendenti quando non possono entrare al lavoro o in quali circostanze potresti scusare un'assenza non dichiarata. Includi quali sono le regole sull'assenteismo.
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Politiche sul posto di lavoro
Riservatezza e protezione dei dati.
Tieni conto di tutte le leggi applicabili alla tua azienda. Indica quali sono le leggi e come ti assicuri di rispettarle, oltre a cosa ti aspetti che i dipendenti facciano in questi casi.
Scarica il nostro modello gratuito per la riservatezza dei dipendenti per iniziare
Molestie e violenze.
È noto che il rispetto da e verso i colleghi è fondamentale per creare armonia sul posto di lavoro, quindi assicurati di dichiarare il tuo impegno per eliminare le molestie e la violenza sul posto di lavoro. Descrivi cosa è considerato molestia e le possibili ripercussioni in caso di violazione di tali regole.
Sicurezza e salute sul lavoro.
Fai sapere ai dipendenti quali sono le linee guida per creare un ambiente di lavoro sano e sicuro. Parla di come la tua azienda rispetta le leggi sulla salute e sicurezza sul lavoro e di come proteggi i dipendenti in lavori pericolosi o dalle emergenze.
Codice di comportamento
Codice di abbigliamento.
Spiega chiaramente qual è il dress code, anche se non ne hai uno. I dipendenti devono sapere cosa possono e cosa non possono indossare. Sii il più chiaro possibile, ad esempio qual è il codice di abbigliamento business casual per la tua azienda?
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Sicurezza informatica e dispositivi digitali.
Ciò riguarda l'utilizzo di Internet, i telefoni cellulari aziendali, l'e-mail aziendale e l'utilizzo dei social media (aziendali e personali). Stabilire linee guida chiare che consentano una certa libertà ai dipendenti, purché seguano le linee guida sulla sicurezza e sulla protezione dei dati.
Conflitto d'interesse.
Essere chiari su cosa costituisce un conflitto di interessi, cosa possono fare i dipendenti se affrontati e quali conseguenze si verificheranno se si violano le leggi o le regole aziendali pertinenti.
Rapporti di lavoro e fraternizzazione.
Mentre i dipendenti ovviamente possono diventare amici o addirittura uscire insieme, assicurati di includere alcune regole in modo da evitare pettegolezzi o scene non professionali.
Impiego di parenti.
È importante evitare accuse di nepotismo e favoritismo. Traccia chiaramente linee guida specifiche su quali rapporti di lavoro sono consentiti tra parenti nella tua azienda.
Visitatori sul posto di lavoro.
Delineare il processo per quando i dipendenti vogliono portare i visitatori nei locali dell'azienda, poiché si desidera mantenere tutti professionali, vigili e responsabili.
Sollecitazione e distribuzione.
Citare i tentativi compiuti da estranei o dipendenti per sollecitare o distribuire volantini, prodotti o servizi e parlare di come i dipendenti possono gestire questi casi.
Compensazione
Stato retributivo e buste paga .
Sebbene questa parte sia principalmente per le società statunitensi, che hanno leggi sui dipendenti esenti e non esenti, è comunque importante sapere se si riferisce anche a te. Spiegare il quadro giuridico e chiarire le regole sugli straordinari. Fai sapere ai dipendenti in quale giorno riceveranno lo stipendio o lo stipendio.
Includere informazioni sul salario minimo e regole di conformità ai pasti e alle pause.
Gestione delle prestazioni.
Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano come verranno valutate le loro prestazioni e prepari i manager per compiti manageriali. Parla degli obiettivi delle revisioni delle prestazioni e di come ti aspetti che i manager guidino il loro team.
Formazione e sviluppo dei dipendenti.
Questo è il modo in cui puoi mostrare i tuoi piani di fidelizzazione dei dipendenti in modo che i tuoi dipendenti possano sempre migliorare personalmente e professionalmente. Se ci sono opportunità di formazione e budget per l'istruzione, parlane qui.
Benefici
Salute dei dipendenti .
Indica se includi un'assicurazione sanitaria privata, l'abbonamento a una palestra, programmi di benessere, ecc. Parla delle leggi pertinenti, come FMLA e COBRA. Puoi anche includere suggerimenti sulla gestione dello stress.
Indennità dei lavoratori.
Descrivi qual è il processo per i dipendenti in caso di infortunio sul lavoro e quali vantaggi offri.
Lavoro da casa .
Questo è un vantaggio popolare, quindi spiega come i tuoi dipendenti possono richiedere il lavoro a distanza e quali regole devono seguire (come la sicurezza informatica a casa). Inoltre, stabilisci regole per coloro che sono lavoratori a distanza permanenti.
Spese per i dipendenti.
Elenca le spese relative al lavoro che coprirai e qual è la procedura per richiedere il rimborso.
Auto aziendale.
Se offri auto aziendali, fai sapere ai dipendenti come ti aspetti che si comportino quando utilizzano l'auto aziendale e quali spese coprirai, come gas, pulizia dell'auto e pedaggi.
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Parcheggio.
Se hai un parcheggio gratuito, fai sapere ai dipendenti come devono gestire lo spazio assegnato. Se il numero di posti auto è limitato, elenca i criteri che utilizzerai per assegnarli.
Attrezzatura rilasciata dall'azienda.
Se fornisci attrezzature ai dipendenti (come telefoni, laptop, ecc.), informa i dipendenti come dovrebbero prendersene cura. Fai sapere loro cosa fare se l'attrezzatura viene rubata o danneggiata.
Orario di lavoro, presa di forza e ferie
Orario di lavoro e permessi retribuiti (PTO).
Stabilisci quali sono gli orari di lavoro a livello aziendale e quali aspettative hai. Spiegare il numero di giorni liberi retribuiti e qual è la procedura per richiedere la PTO.
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Vacanze.
Elenca tutte le festività osservate dalla tua azienda e fai sapere ai dipendenti come li compenserai se hanno bisogno di lavorare in questi giorni.
Congedo per malattia.
Spiega cosa la legge ti obbliga a offrire ai dipendenti qui e includi eventuali sussidi extra per congedi per malattia che offri. Definire quali sono le definizioni di malattia a breve e lungo termine.
Congedo di lutto.
Offri giorni (l'importo totale dipende da te) di congedo per lutto ai dipendenti che perdono una persona cara: questo è più un vantaggio compassionevole che aiuta a creare fiducia con i dipendenti.
Giuria e votazione.
Descrivi cos'è la legge per chi deve partire per doveri civici e quali documenti devono portare.
Congedo parentale.
Questo si riferisce al congedo di paternità e maternità imposto dalla legge o sponsorizzato dall'azienda per i dipendenti che hanno o adottano un bambino. Citare i vantaggi relativi agli assegni parentali, come l'abbandono anticipato per partecipare alle riunioni scolastiche.
Dimissioni e licenziamento dei dipendenti
Disciplina progressiva.
Delinea i passaggi del tuo processo di disciplina progressiva e come ti aspetti che i manager lo gestiscano.
Dimissioni.
Se un dipendente si dimette, dovrebbe sapere qual è il periodo di preavviso e cosa include il processo di dimissioni.
Cessazione.
Specificare le leggi applicabili e il proprio processo interno al momento del licenziamento dei dipendenti. Elenca le condizioni per l'erogazione dell'indennità di fine rapporto e come compenserai le ferie e le assenze per malattia rimanenti.
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Riferimenti.
Indica come, o se, fornirai riferimenti ai dipendenti che hanno rassegnato le dimissioni o sono stati licenziati.
Pagina della firma
Avvolgi il manuale del dipendente con una pagina della firma in modo da poter confermare che il nuovo assunto ha ricevuto il manuale e funge da incentivo per ogni dipendente a leggerlo tutto prima di firmare. Inoltre, se ti ritrovi a dover affrontare una causa di licenziamento illegittimo, può aiutarti con la tua difesa.
Riassumendo le linee guida del manuale dei dipendenti
Ci sono diversi argomenti chiave che devi includere nel manuale del dipendente della tua azienda. Innanzitutto, le basi. Fai sentire i dipendenti a proprio agio con un'introduzione e una dichiarazione di benvenuto. Includere un grafico gerarchico in modo che i dipendenti possano facilmente contattare o entrare in contatto con altri dipendenti. Crea diversi tipi di contratto per dipendenti a tempo pieno, part-time, stagisti e così via. Assicurati che i dipendenti siano consapevoli che offri pari opportunità di lavoro a ogni candidato. Inoltre, spiegare ai nuovi dipendenti come procede il processo di reclutamento e selezione e cosa ci si aspetta da loro in termini di presenze.
Assicurati che tutti i dipendenti siano aggiornati e consapevoli delle politiche sul posto di lavoro come riservatezza, molestie, sicurezza sul lavoro e salute. Inoltre, creare un codice di condotta chiaro e completo che affronti determinati aspetti della condotta sul posto di lavoro. Ad esempio, codice di abbigliamento aziendale, sicurezza informatica e dispositivi digitali sul posto di lavoro, conflitti di interesse, relazioni con i dipendenti, parenti dipendenti e visitatori del posto di lavoro.
Assicurati che i tuoi dipendenti siano a conoscenza della retribuzione e dei vantaggi offerti dalla tua azienda. Ad esempio, benefici per la salute dei dipendenti, indennità per i lavoratori, vantaggi per il lavoro da casa, spese per i dipendenti, auto aziendale e parcheggio. Devi anche includere il modo in cui imposti le politiche della tua azienda su orario di lavoro, PTO, ferie, congedo per malattia e congedo per lutto. Le dimissioni e il licenziamento dei dipendenti sono un altro argomento che deve essere incluso nel manuale aziendale.
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