Mitarbeiterhandbuch: Der vollständige Leitfaden für HR & Manager im Jahr 2023
Veröffentlicht: 2022-10-31Es ist kein Geheimnis, dass der erste Tag eines Mitarbeiters in einem neuen Job eine überwältigende Erfahrung sein kann, und zwar nicht nur für den neuen Mitarbeiter, sondern auch für Manager.
Sie vermitteln jemandem eine neue Rolle und führen ihn in die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld ein. Es kann viel auf sich nehmen.
Stellen Sie also sicher, dass Ihre Onboarding-Vorbereitung diese Nervosität am ersten Tag stattdessen in Aufregung umwandeln kann. Wie ist das möglich? Natürlich mit dem perfekten Mitarbeiterhandbuch!
Oft denken die meisten Unternehmen nicht darüber nach, ein Mitarbeiterhandbuch zu haben, bis ein dringender Bedarf besteht. Unabhängig davon, ob Sie versuchen, ein Problem der Bürokultur anzugehen oder daran interessiert sind, eines als grundlegendes Element zu erstellen, erfordert die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs Vorbereitung und Überlegung.
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?
Es ist eine Dokumentation, die dabei hilft, den neuen Mitarbeiter auf seine neue Stelle und die jeweiligen Verantwortlichkeiten vorzubereiten, aber es hilft ihm auch dabei, sich wohl zu fühlen und sich in Ihrem Unternehmen willkommen zu fühlen.
Was gehört in ein Mitarbeiterhandbuch?
Nun, um das vollständig zu beantworten, ist es wichtig zu verstehen, dass ein Mitarbeiterhandbuch auf dem neuesten Stand gehalten werden muss und jederzeit zugänglich sein sollte. Die meisten Handbücher enthalten Folgendes:
- Unternehmenskultur, Verhaltenskodex und Leitbild
- Personal- und Rechtsinformationen
- Unternehmensrichtlinien in Bezug auf Anwesenheit, Urlaubszeit, Krankheitstage, Nichtdiskriminierung usw.
- Rücktritt und Kündigung
- Und mehr
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es im heutigen digitalen Zeitalter kaum noch notwendig ist, ein physisches Mitarbeiterhandbuch zu haben.
Stellen Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch auf digital um
Connecteam ist das führende digitale Trainingstool! Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Mitarbeiter direkt aus der App einzuarbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter immer über die aktuellste Version verfügen, sie jederzeit zugänglich ist und super einfach zu bedienen und zu navigieren ist.
Mit Connecteam können Sie immer sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter über die Tools verfügen, die sie benötigen, um produktiv und effizient zu arbeiten.
Davon abgesehen besteht keine Notwendigkeit, all dies selbst nachzuschlagen. Wir haben eine einfache und effiziente Vorlage für Mitarbeiterhandbücher erstellt, damit Sie das beste Mitarbeiterhandbuch für Ihr Unternehmen erstellen können.
Der vollständige Leitfaden für Ihr Mitarbeiterhandbuch
Mitarbeiterhandbuch Grundlagen
Einführung und Willkommensgruß.
Beschreiben Sie die Geschichte Ihres Unternehmens vom Gründungstag an, von wem und warum. Fügen Sie das Leitbild und die Unternehmenskultur Ihres Unternehmens hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie darüber sprechen, warum Ihr Unternehmen wichtig ist und warum Ihr neuer Mitarbeiter jetzt begeistert sein sollte, dass er ein Teil davon ist.
Ein Hierarchiediagramm.
So ist klar dargestellt, wer wer ist, von oben bis ganz unten. Wenn Sie Bilder einfügen können, hilft dies, dem Namen ein Gesicht zu geben, da neue Mitarbeiter von all den neuen Gesichtern, die sie treffen, überwältigt sein können!
Arten von Arbeitsverträgen.
Definieren Sie Folgendes: Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte, und vergessen Sie nicht Praktikanten, Auszubildende, Saisonkräfte und andere Arbeitnehmer, die Ihr Unternehmen beschäftigt.
Chancengleiche Beschäftigung.
Dies ist ein Muss, und zwar nicht nur aus rechtlichen Gründen, sondern um eine Unternehmenskultur der Leistungsbereitschaft und des Respekts zu schaffen.
Rekrutierungs- und Auswahlverfahren.
Haben Sie einen Abschnitt, der den Einstellungsprozess Ihres Unternehmens erklärt, und wenn Sie Voreinstellungsprüfungen durchführen, erklären Sie klar, wie Personalchefs diese Prüfungen anordnen können und wie sie damit umgehen. Wenn Sie Empfehlungsprämien haben, können Sie hier außerdem das Verfahren und die zugehörigen Richtlinien erläutern.
Teilnahme.
Erklären Sie klar, was für die Anwesenheit erforderlich ist: von den Grundlagen, wie z. B. was Mitarbeiter tun müssen, wenn sie nicht zur Arbeit kommen können, oder unter welchen Umständen Sie eine nicht gemeldete Abwesenheit entschuldigen können. Geben Sie an, welche Regeln für Fehlzeiten gelten.
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Arbeitsplatzrichtlinien
Vertraulichkeit und Datenschutz.
Berücksichtigen Sie alle Gesetze, die für Ihr Unternehmen gelten. Erwähnen Sie, was die Gesetze sind und wie Sie sicherstellen, dass Sie sie einhalten, und was Sie von den Mitarbeitern in diesen Fällen erwarten.
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Belästigung und Gewalt.
Es ist bekannt, dass Respekt gegenüber und von Kollegen der Schlüssel zur Schaffung von Harmonie am Arbeitsplatz ist. Bekunden Sie daher unbedingt Ihr Engagement für die Beseitigung von Belästigung und Gewalt am Arbeitsplatz. Skizzieren Sie, was als Belästigung angesehen wird, und mögliche Konsequenzen, wenn Sie gegen diese Regeln verstoßen.
Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz.
Informieren Sie die Mitarbeiter über die Richtlinien zur Schaffung eines gesunden und sicheren Arbeitsplatzes. Sprechen Sie darüber, wie Ihr Unternehmen die Arbeitsschutzgesetze einhält und wie Sie Mitarbeiter bei gefährlichen Jobs oder vor Notfällen schützen.
Verhaltenskodex
Kleiderordnung.
Erklären Sie deutlich, was die Kleiderordnung ist, auch wenn Sie keine haben. Mitarbeiter müssen wissen, was sie tragen dürfen und was nicht. Seien Sie so klar wie möglich, wie lautet die Business-Casual-Kleiderordnung für Ihr Unternehmen?
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Cybersicherheit und digitale Geräte.
Dies bezieht sich auf die Internetnutzung, Firmenhandys, Firmen-E-Mails und die Nutzung sozialer Medien (firmenintern und privat). Legen Sie klare Richtlinien fest, die den Mitarbeitern einen gewissen Freiraum lassen, solange sie die Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien befolgen.
Interessenkonflikt.
Machen Sie sich klar, was einen Interessenkonflikt darstellt, was Mitarbeiter tun können, wenn sie mit einem solchen konfrontiert sind, und welche Konsequenzen ein Verstoß gegen geltende Gesetze oder Unternehmensregeln hat.
Mitarbeiterbeziehungen und Verbrüderung.
Während Mitarbeiter natürlich Freunde werden oder sogar ausgehen können, stellen Sie sicher, dass Sie einige Regeln einbeziehen, damit Sie Klatsch oder eine unprofessionelle Szene vermeiden können.
Beschäftigung von Angehörigen.
Es ist wichtig, dass Sie Vorwürfe der Vetternwirtschaft und Günstlingswirtschaft vermeiden. Legen Sie klare Richtlinien darüber fest, welche Arbeitsbeziehungen zwischen Verwandten in Ihrem Unternehmen zulässig sind.
Besucher am Arbeitsplatz.
Skizzieren Sie den Prozess, wenn Mitarbeiter Besucher auf das Firmengelände bringen möchten, da Sie alle professionell, wachsam und verantwortungsbewusst halten möchten.
Aufforderung und Verteilung.
Erwähnen Sie Versuche von Außenstehenden oder Mitarbeitern, Flyer, Produkte oder Dienstleistungen zu erbitten oder zu verteilen, und sprechen Sie darüber, wie Mitarbeiter mit diesen Fällen umgehen können.
Vergütung
Vergütungsstatus und Gehaltsabrechnung .
Obwohl dieser Teil hauptsächlich für US-Unternehmen bestimmt ist, die Gesetze zu steuerbefreiten und nicht steuerbefreiten Mitarbeitern haben, ist es dennoch wichtig zu wissen, ob er auch Sie betrifft. Erläutern Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen und klären Sie die Überstundenregelungen. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, an welchem Tag sie ihr Gehalt oder ihren Lohn erhalten.
Fügen Sie Informationen zum Mindestlohn und zum Essen hinzu und brechen Sie die Compliance-Regeln.
Leistungsmanagement.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie ihre Leistung bewertet wird, und bereiten Sie Manager auf Führungsaufgaben vor. Sprechen Sie über die Ziele von Leistungsbeurteilungen und darüber, wie Sie von Managern erwarten, dass sie ihr Team führen.
Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter.
So präsentieren Sie Ihre Pläne zur Mitarbeiterbindung, damit sich Ihre Mitarbeiter persönlich und beruflich immer weiter verbessern können. Wenn es Schulungsmöglichkeiten und Bildungsbudgets gibt, sprechen Sie hier darüber.
Vorteile
Gesundheit der Mitarbeiter .
Erwähnen Sie, ob Sie eine private Krankenversicherung, eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio, Wellnessprogramme usw. einbeziehen. Sprechen Sie über relevante Gesetze wie FMLA und COBRA. Sie können sogar Tipps zum Stressmanagement hinzufügen.
Arbeiter Entschädigung.
Beschreiben Sie, wie der Prozess für Mitarbeiter aussieht, wenn sie bei der Arbeit verletzt werden, und welche Leistungen Sie anbieten.
Arbeiten Sie von zu Hause aus .
Dies ist ein beliebter Vorteil, also erklären Sie, wie Ihre Mitarbeiter um Remote-Arbeit bitten können und welche Regeln sie befolgen müssen (z. B. Cybersicherheit zu Hause). Legen Sie außerdem Regeln für diejenigen fest, die dauerhafte Telearbeiter sind.
Mitarbeiterausgaben.
Listen Sie auf, welche arbeitsbezogenen Ausgaben Sie übernehmen werden und wie das Verfahren zur Beantragung einer Erstattung aussieht.
Firmenwagen.
Wenn Sie Firmenwagen anbieten, teilen Sie den Mitarbeitern mit, wie sie sich bei der Nutzung des Firmenwagens verhalten sollen und welche Kosten Sie übernehmen, wie z. B. Benzin, Autoreinigung und Maut.
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Parken.
Wenn Sie kostenlose Parkplätze haben, teilen Sie den Mitarbeitern mit, wie sie den zugewiesenen Platz verwalten müssen. Wenn die Anzahl der Parkplätze begrenzt ist, listen Sie die Kriterien auf, nach denen Sie diese Plätze zuweisen werden.
Vom Unternehmen ausgestellte Ausrüstung.
Wenn Sie Mitarbeitern Geräte (z. B. Telefone, Laptops usw.) geben, informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wie sie damit umgehen sollen. Lassen Sie sie wissen, was zu tun ist, wenn diese Ausrüstung gestohlen oder beschädigt wird.
Arbeitszeiten, PTO und Urlaub
Arbeitszeit und bezahlte Freizeit (PTO).
Legen Sie fest, wie Ihre unternehmensweiten Arbeitszeiten sind und welche Erwartungen Sie haben. Erklären Sie die Anzahl der bezahlten freien Tage und wie der Prozess zur Beantragung von PTO ist.
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Feiertage.
Listen Sie alle Feiertage auf, die Ihr Unternehmen einhält, und teilen Sie den Mitarbeitern mit, wie Sie sie entschädigen, wenn sie an diesen Tagen arbeiten müssen.
Krankenstand.
Erklären Sie hier, wozu Sie gesetzlich verpflichtet sind, Ihren Mitarbeitern anzubieten, und geben Sie alle zusätzlichen Krankengeldleistungen an, die Sie anbieten. Definieren Sie, was die Definitionen von kurzfristiger und langfristiger Krankheit sind.
Trauerurlaub.
Bieten Sie Mitarbeitern, die einen geliebten Menschen verlieren, Tage (der Gesamtbetrag liegt bei Ihnen) des Trauerurlaubs an – dies ist eher ein mitfühlender Vorteil, der dazu beiträgt, Vertrauen bei den Mitarbeitern zu schaffen.
Jurypflicht und Abstimmung.
Beschreiben Sie, welche Gesetze für diejenigen gelten, die wegen Bürgerpflichten ausreisen müssen, und welche Dokumente sie mitbringen müssen.
Elternzeit.
Dies bezieht sich auf den gesetzlich vorgeschriebenen oder vom Unternehmen geförderten Vaterschafts- und Mutterschaftsurlaub für Mitarbeiter, die ein Baby bekommen oder adoptieren. Erwähnen Sie Vorteile beim Elterngeld, wie z. B. die vorzeitige Abreise zur Teilnahme an Schulversammlungen.
Arbeitnehmerkündigung und -kündigung
Progressive Disziplin.
Skizzieren Sie die Schritte Ihres progressiven Disziplinierungsprozesses und wie Sie von den Managern erwarten, dass sie damit umgehen.
Rücktritt.
Wenn ein Mitarbeiter kündigt, sollte er wissen, wie lange seine Kündigungsfrist ist und was das Kündigungsverfahren beinhaltet.
Beendigung.
Geben Sie geltende Gesetze und Ihren eigenen internen Prozess an, wenn Sie Mitarbeiter kündigen. Führen Sie die Bedingungen für die Gewährung von Abfindungen auf und wie Sie verbleibenden Urlaub und Krankenstand kompensieren.
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Verweise.
Geben Sie an, wie oder ob Sie Mitarbeitern, die gekündigt haben oder denen gekündigt wurde, Referenzen geben werden.
Unterschriftsseite
Schließen Sie das Mitarbeiterhandbuch mit einer Unterschriftsseite ab, damit Sie bestätigen können, dass der neue Mitarbeiter das Handbuch erhalten hat, und es dient als Anreiz für jeden Mitarbeiter, es vor der Unterzeichnung vollständig durchzulesen. Darüber hinaus kann es bei Ihrer Verteidigung hilfreich sein, wenn Sie mit einer Klage wegen unrechtmäßiger Kündigung konfrontiert werden.
Zusammenfassung der Richtlinien für das Mitarbeiterhandbuch
Es gibt mehrere Schlüsselthemen, die Sie in das Mitarbeiterhandbuch Ihres Unternehmens aufnehmen müssen. Zuerst die Grundlagen. Sorgen Sie dafür, dass sich die Mitarbeiter mit einer Einführung und einem Willkommensstatement wohlfühlen. Fügen Sie ein Hierarchiediagramm hinzu, damit Mitarbeiter andere Mitarbeiter leicht kontaktieren oder mit ihnen in Kontakt treten können. Erstellen Sie unterschiedliche Vertragsarten für Vollzeit-, Teilzeitbeschäftigte, Praktikanten etc. Stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter bewusst sind, dass Sie jedem Kandidaten die gleiche Beschäftigungsmöglichkeit bieten. Erklären Sie neuen Mitarbeitern außerdem, wie der Einstellungs- und Auswahlprozess abläuft und was von ihnen in Bezug auf Anwesenheit erwartet wird.
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind und sich der Arbeitsplatzrichtlinien wie Vertraulichkeit, Belästigung sowie Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz bewusst sind. Erstellen Sie außerdem einen klaren und gründlichen Verhaltenskodex, der bestimmte Aspekte des Verhaltens am Arbeitsplatz anspricht. Zum Beispiel Kleiderordnung des Unternehmens, Cybersicherheit und digitale Geräte am Arbeitsplatz, Interessenkonflikte, Mitarbeiterbeziehungen, Beschäftigung von Verwandten und Besucher am Arbeitsplatz.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Vergütungen und Leistungen kennen, die Ihr Unternehmen anbietet. Zum Beispiel Ihre Gesundheitsleistungen für Mitarbeiter, Arbeitnehmerentschädigung, Leistungen für die Arbeit von zu Hause aus, Mitarbeiterausgaben, Firmenwagen und Parkplätze. Sie müssen auch angeben, wie Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens zu Arbeitszeiten, PTO, Urlaub, Krankheitsurlaub und Trauerurlaub festlegen. Arbeitnehmerkündigung und -kündigung ist ein weiteres Thema, das unbedingt in Ihr Firmenhandbuch aufgenommen werden muss.
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