Podręcznik dla pracowników: Kompletny przewodnik dla kadr i menedżerów w 2023 r.

Nie jest tajemnicą, że pierwszy dzień pracownika w nowej pracy może być przytłaczającym doświadczeniem nie tylko dla nowozatrudnionego, ale także dla menedżerów.

Uczysz kogoś nowej roli i przenosisz go do kultury firmy i środowiska pracy. To może być dużo do zniesienia.

Dlatego upewnij się, że Twoje przygotowania do wdrożenia mogą zamiast tego uwolnić te dreszcze pierwszego dnia w ekscytację. Jak to jest możliwe? Oczywiście z doskonałym podręcznikiem dla pracowników!

Często posiadanie podręcznika dla pracowników nie jest czymś, o czym większość firm myśli, dopóki nie pojawi się nagląca potrzeba. Niezależnie od tego, czy próbujesz rozwiązać problem związany z kulturą biurową, czy chcesz ją zbudować jako fundamentalny element, stworzenie podręcznika dla pracowników wymaga przygotowania i przemyślenia.

Co to jest podręcznik dla pracowników?

Jest to dokumentacja, która pomaga przygotować nowego pracownika do nowej pracy i obowiązków, ale także pomaga mu poczuć się mile widzianym w Twojej firmie.

Co należy zawrzeć w podręczniku pracownika?

Cóż, aby w pełni odpowiedzieć, ważne jest, aby zrozumieć, że podręcznik pracownika musi być aktualizowany i powinien być dostępny w dowolnym momencie. Większość podręczników zawiera:

• Kultura firmy, kodeks postępowania i misja
• Zasoby ludzkie i informacje prawne
• Zasady firmy dotyczące obecności, urlopów, zwolnień chorobowych, niedyskryminacji itp.
• Rezygnacja i wypowiedzenie
• I więcej

Należy pamiętać, że w dzisiejszej erze cyfrowej nie ma potrzeby posiadania fizycznego podręcznika pracownika.

Przenieś swój podręcznik dla pracowników do wersji cyfrowej

Connecteam to wiodące cyfrowe narzędzie szkoleniowe! Zapewnia możliwość dołączania pracowników bezpośrednio z aplikacji. Zapewnia to, że Twoi pracownicy zawsze mają najnowszą wersję, jest ona dostępna w dowolnym momencie i jest bardzo łatwa w użyciu i nawigacji.

Dzięki Connecteam zawsze możesz mieć pewność, że Twoi pracownicy mają narzędzia, których potrzebują do produktywnej i wydajnej pracy.

• Dostęp stacjonarny i mobilny

• Zautomatyzowane powiadomienia i alerty

• Konfigurowalne kursy szkoleniowe

• Dodaj filmy, linki, obrazy, pliki PDF itp.

• Udostępniaj quizy, aby zapewnić zgodność

Mając to na uwadze, nie ma potrzeby samodzielnego sprawdzania tego wszystkiego, stworzyliśmy łatwy i wydajny szablon podręcznika dla pracowników, dzięki czemu możesz stworzyć najlepszy podręcznik dla pracowników dla swojej firmy.

Kompletny przewodnik dla podręcznika pracownika

Podstawy podręcznika pracownika

Wprowadzenie i oświadczenie powitalne.

Opisz historię swojej firmy, od dnia jej założenia, przez kogo i dlaczego. Dodaj misję swojej firmy i kulturę firmy. Upewnij się, że rozmawiasz o tym, dlaczego Twoja firma jest ważna i dlaczego nowy pracownik powinien być podekscytowany teraz, gdy jest jej częścią.

Wykres hierarchii.

To wyraźnie pokazuje, kto jest kim, zaczynając od góry do samego dołu. Jeśli możesz dołączyć zdjęcia, pomoże to w umieszczeniu twarzy w nazwisku, ponieważ nowo zatrudnieni mogą być przytłoczeni wszystkimi nowymi twarzami, które spotkają!

Rodzaje umów o pracę.

Zdefiniuj: pracowników pełnoetatowych i niepełnoetatowych oraz nie zapomnij o stażystów, praktykantach, pracownikach sezonowych i innych pracownikach, których zatrudnia Twoja firma.

Zatrudnienie równych szans.

Jest to konieczne i to nie tylko ze względów prawnych, ale w celu stworzenia kultury firmowej merytokracji i szacunku.

Proces rekrutacji i selekcji.

Przygotuj sekcję, która wyjaśnia proces rekrutacji w Twojej firmie, a jeśli przeprowadzasz kontrole przed zatrudnieniem, jasno wyjaśnij, w jaki sposób menedżerowie ds. Zatrudnienia mogą zamówić te kontrole i jak sobie z nimi radzić. Dodatkowo, jeśli masz nagrody za polecenie, tutaj możesz przedstawić procedurę i powiązane wytyczne.

Frekwencja.

Jasno wyjaśnij, co jest wymagane do obecności: od podstaw, na przykład, co pracownicy muszą zrobić, gdy nie mogą przyjść do pracy lub w jakich okolicznościach możesz usprawiedliwić niezgłoszoną nieobecność. Podaj, jakie są zasady dotyczące absencji.

Pobierz nasz bezpłatny szablon polityki obecności pracowników, aby rozpocząć

Zasady dotyczące miejsca pracy

Poufność i ochrona danych.

Uwzględnij wszelkie przepisy obowiązujące w Twojej firmie. Wspomnij, jakie są przepisy prawa i w jaki sposób zapewniasz ich przestrzeganie, a także czego oczekujesz od pracowników w takich przypadkach.

Pobierz nasz bezpłatny szablon poufności pracowników, aby rozpocząć

Molestowanie i przemoc.

Wiadomo, że szacunek dla i od współpracowników jest kluczem do tworzenia harmonii w miejscu pracy, więc pamiętaj, aby wyrazić swoje zaangażowanie w eliminację nękania i przemocy w miejscu pracy. Przedstaw, co jest uważane za nękanie i możliwe reperkusje w przypadku naruszenia takich zasad.

Bezpieczeństwo i zdrowie w miejscu pracy.

Poinformuj pracowników, jakie są wytyczne, aby stworzyć zdrowe i bezpieczne miejsce pracy. Porozmawiaj o tym, jak Twoja firma przestrzega przepisów BHP i jak chronisz pracowników wykonujących niebezpieczne prace lub w sytuacjach awaryjnych.

Kodeks postępowania

Kodeks ubioru.

Jasno wyjaśnij, co to jest dress code, nawet jeśli go nie masz. Pracownicy muszą wiedzieć, co mogą, a czego nie mogą nosić. Wyraź się tak jasno, jak to możliwe, na przykład jaki jest casualowy strój biznesowy dla Twojej firmy?

Pobierz nasz darmowy szablon zasad ubioru

Cyberbezpieczeństwo i urządzenia cyfrowe.

Odnosi się to do korzystania z Internetu, firmowych telefonów komórkowych, firmowej poczty e-mail i korzystania z mediów społecznościowych (korporacyjnych i osobistych). Ustal jasne wytyczne, które zapewnią pracownikom pewną swobodę, o ile przestrzegają wytycznych dotyczących bezpieczeństwa i ochrony danych.

Konflikt interesów.

Jasno określ, co stanowi konflikt interesów, co pracownicy mogą zrobić w obliczu takiego konfliktu i jakie będą konsekwencje, jeśli ktoś złamie odpowiednie przepisy lub zasady firmy.

Relacje pracownicze i braterstwo.

Chociaż pracownicy mogą oczywiście zostać przyjaciółmi, a nawet umawiać się na randki, pamiętaj o podaniu pewnych zasad, aby uniknąć plotek lub nieprofesjonalnej sceny.

Zatrudnienie krewnych.

Ważne jest, abyś unikał oskarżeń o nepotyzm i faworyzowanie. Jasno określ konkretne wytyczne dotyczące tego, jakie relacje robocze są dozwolone między krewnymi w Twojej firmie.

Odwiedzający miejsce pracy.

Opisz proces, w którym pracownicy chcą przyprowadzać gości do siedziby firmy, ponieważ chcesz, aby wszyscy byli profesjonalni, czujni i odpowiedzialni.

Pozyskiwanie i dystrybucja.

Wspomnij o próbach podejmowanych przez osoby z zewnątrz lub pracowników w celu pozyskania lub rozpowszechniania ulotek, produktów lub usług oraz porozmawiaj o tym, jak pracownicy mogą radzić sobie z takimi przypadkami.

Odszkodowanie

Status odszkodowań i listy płac .

Chociaż ta część jest przeznaczona głównie dla firm amerykańskich, które mają przepisy dotyczące zwolnionych i niezwolnionych pracowników, nadal ważne jest, aby wiedzieć, czy dotyczy to również Ciebie. Wyjaśnij ramy prawne i wyjaśnij zasady dotyczące nadgodzin. Poinformuj pracowników, kiedy otrzymają wynagrodzenie lub wynagrodzenie.

Uwzględnij informacje o płacy minimalnej i posiłkach oraz złam zasady zgodności.

Zarządzanie wydajnością.

Upewnij się, że Twoi pracownicy rozumieją, jak będą oceniane ich wyniki, i przygotuj menedżerów do pełnienia obowiązków kierowniczych. Porozmawiaj o celach przeglądów wyników i o tym, jak oczekujesz od menedżerów, aby kierowali swoim zespołem.

Szkolenia i rozwój pracowników.

W ten sposób możesz zaprezentować swoje plany retencji pracowników, aby Twoi pracownicy zawsze mogli poprawić się osobiście i zawodowo. Jeśli są jakieś możliwości szkoleniowe i budżety na edukację, porozmawiaj o tym tutaj.

Korzyści

Zdrowie pracowników .

Wskaż, czy uwzględniasz prywatne ubezpieczenie zdrowotne, członkostwo na siłowni, programy odnowy biologicznej itp. Porozmawiaj o odpowiednich przepisach, takich jak FMLA i COBRA. Możesz nawet dołączyć wskazówki dotyczące radzenia sobie ze stresem.

Kompensacja pracowników.

Opisz, jaki jest proces dla pracowników, jeśli doznają obrażeń w pracy i jakie świadczenia oferujesz.

Praca z domu .

Jest to popularna korzyść, więc wyjaśnij, w jaki sposób Twoi pracownicy mogą poprosić o pracę zdalną i jakich zasad muszą przestrzegać (np. Cyberbezpieczeństwo w domu). Ponadto ustal zasady dla osób, które są stałymi pracownikami zdalnymi.

Wydatki pracownicze.

Wymień, jakie wydatki związane z pracą pokryjesz i jaki jest proces ubiegania się o zwrot kosztów.

Samochód służbowy.

Jeśli oferujesz samochody służbowe, poinformuj pracowników, jak oczekujesz od nich zachowania podczas korzystania z samochodu służbowego i jakie koszty pokryjesz, takie jak paliwo, czyszczenie samochodu i opłaty za przejazd.

Pobierz nasz darmowy szablon polisy na samochód służbowy

Parking.

Jeśli masz bezpłatny parking, poinformuj pracowników, jak muszą zarządzać przydzieloną przestrzenią. Jeśli liczba miejsc parkingowych jest ograniczona, wymień kryteria, których użyjesz do przydzielenia tych miejsc.

Sprzęt wydany przez firmę.

Jeśli przekazujesz pracownikom sprzęt (np. telefony, laptopy itp.), poinformuj pracowników, jak mają się tym zająć. Poinformuj ich, co zrobić, jeśli sprzęt zostanie skradziony lub uszkodzony.

Godziny pracy, WOM i wakacje

Godziny pracy i płatny czas wolny (PTO).

Ustal, jakie są godziny pracy w całej firmie i jakie masz oczekiwania. Wyjaśnij liczbę płatnych dni wolnych i jak wygląda proces wnioskowania o PTO.

Pobierz nasz darmowy szablon płatnego urlopu.

Wakacje.

Wypisz wszystkie święta przestrzegane przez Twoją firmę i poinformuj pracowników, w jaki sposób zrekompensujesz im, jeśli będą musieli pracować w te dni.

Zwolnienie lekarskie.

Wyjaśnij, co prawo zobowiązuje Cię do oferowania pracownikom tutaj i uwzględnij wszelkie oferowane przez Ciebie dodatkowe zasiłki chorobowe. Zdefiniuj definicje krótkotrwałej i długotrwałej choroby.

Urlop żałobny.

Zaoferuj dni (całkowita kwota zależy od Ciebie) urlopu osieroconego pracownikom, którzy stracili ukochaną osobę — jest to raczej przywilej współczucia, który pomaga budować zaufanie wśród pracowników.

Obowiązki jury i głosowanie.

Opisz, jakie prawo obowiązuje tych, którzy muszą wyjechać na obowiązki obywatelskie i jakie dokumenty muszą przynieść.

Urlop rodzicielski.

Dotyczy to urlopów ojcowskich i macierzyńskich przewidzianych prawem lub sponsorowanych przez firmę dla pracowników, którzy mają lub adoptują dziecko. Wspomnij o korzyściach związanych z zasiłkami rodzicielskimi, takimi jak wcześniejsze pójście na zebrania szkolne.

Rezygnacja i wypowiedzenie pracownika

Postępująca dyscyplina.

Nakreśl etapy procesu progresywnej dyscypliny i sposób, w jaki menedżerowie sobie z tym poradzą.

Rezygnacja.

W przypadku rezygnacji pracownik powinien wiedzieć, jaki jest jego okres wypowiedzenia i co obejmuje proces rezygnacji.

Zakończenie.

Określ obowiązujące przepisy prawa i własny proces wewnętrzny podczas zwalniania pracowników. Wymień warunki wypłaty odpraw oraz sposób zrekompensowania pozostałych urlopów i zwolnienia chorobowego.

Pobierz nasz bezpłatny szablon listu do wypowiedzenia przez pracownika

Bibliografia.

Określ, w jaki sposób lub czy będziesz odnosić się do pracowników, którzy zrezygnowali lub zostali zwolnieni.

Strona podpisu

Owiń podręcznik pracownika stroną z podpisami, aby potwierdzić, że nowy pracownik otrzymał podręcznik, i działa jako zachęta dla każdego pracownika do przeczytania go przed podpisaniem. Ponadto, jeśli znajdziesz się w bezprawnym procesie o rozwiązanie umowy, może to pomóc w Twojej obronie.

Podsumowanie wytycznych dotyczących podręcznika pracownika

Istnieje kilka kluczowych tematów, które należy uwzględnić w podręczniku pracownika firmy. Po pierwsze, podstawy. Spraw, aby pracownicy czuli się komfortowo dzięki wprowadzeniu i powitaniu. Dołącz wykres hierarchii, aby pracownicy mogli łatwo kontaktować się lub kontaktować z innymi pracownikami. Twórz różne typy umów dla pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, stażystów i tak dalej. Upewnij się, że pracownicy są świadomi, że oferujesz równe szanse zatrudnienia każdemu kandydatowi. Ponadto wyjaśnij nowym pracownikom, jak przebiega proces rekrutacji i selekcji oraz czego oczekuje się od nich w zakresie frekwencji.

Upewnij się, że wszyscy pracownicy są na bieżąco i są świadomi zasad obowiązujących w miejscu pracy, takich jak poufność, nękanie oraz bezpieczeństwo i zdrowie w miejscu pracy. Ponadto stwórz jasny i dokładny kodeks postępowania, który odnosi się do pewnych aspektów postępowania w miejscu pracy. Na przykład firmowy strój, bezpieczeństwo cybernetyczne i urządzenia cyfrowe w miejscu pracy, konflikty interesów, relacje z pracownikami, zatrudnianie krewnych i osoby odwiedzające miejsce pracy.

Upewnij się, że Twoi pracownicy są świadomi wynagrodzeń i korzyści oferowanych przez Twoją firmę. Na przykład świadczenia zdrowotne dla pracowników, odszkodowania pracownicze, świadczenia z pracy w domu, wydatki pracownicze, samochód służbowy i parking. Musisz również podać, w jaki sposób ustalasz zasady swojej firmy dotyczące godzin pracy, PTO, urlopów, zwolnień chorobowych i urlopu osieroconego. Rezygnacja i wypowiedzenie pracownika to kolejny temat, który musi znaleźć się w podręczniku firmy.

Zmień swój podręcznik dla pracowników zdalnych i pracowników pierwszej linii, pracujących bez biurka.

Przejdź na technologię cyfrową z Connecteam

Prześlij swój podręcznik dla pracowników i aktualizuj w czasie rzeczywistym, gdziekolwiek jesteś.

Ucz się więcej