従業員ハンドブック: 2023 年の人事およびマネージャー向けの完全ガイド
公開: 2022-10-31従業員の新しい職場での初日が、新入社員だけでなくマネージャーにとっても圧倒的な経験になることは周知の事実です。
あなたは誰かに新しい役割を教え、彼らを会社の文化と職場環境に移行させています。 多くのことを引き受けることができます。
そのため、オンボーディングの準備で、初日の緊張を和らげ、興奮に変えられるようにしてください。 これはどのように可能ですか？ もちろん充実の社員手帳付き！
多くの場合、従業員ハンドブックを持つことは、差し迫った必要性があるまでほとんどの企業が考えることではありません。 オフィス文化の問題に対処しようとしている場合でも、基本的な要素として構築することに関心がある場合でも、従業員ハンドブックを作成するには準備と思慮深さが必要です。
従業員ハンドブックとは何ですか？
新しい仕事とそれぞれの責任のために新入社員を準備するのに役立つ文書ですが、それはまた、彼らが快適になり、あなたのビジネスで歓迎されていると感じるのにも役立ちます.
従業員ハンドブックには何を含める必要がありますか?
それに完全に答えるには、従業員ハンドブックを最新の状態に保ち、いつでもアクセスできるようにする必要があることを理解することが重要です。 ほとんどのハンドブックには、次の内容が含まれています。
- 企業文化、行動規範、ミッション ステートメント
- 人事・法務情報
- 出勤、休暇、病欠、差別の禁止などに関する会社の方針。
- 辞任と終了
- もっと
今日のデジタル時代では、物理的な従業員ハンドブックを用意する必要はほとんどないことを覚えておくことが重要です。
従業員ハンドブックをデジタルに移行
Connecteam は、業界をリードするデジタル トレーニング ツールです。 アプリから直接従業員をオンボーディングする機能を提供します。 これにより、従業員は常に最新バージョンを利用でき、いつでもアクセスでき、非常に使いやすくナビゲートしやすくなります。
Connecteam を使用すると、従業員が生産的かつ効率的に作業するために必要なツールを常に利用できるようになります。
そうは言っても、これらすべてを自分で調べる必要はありません。簡単で効率的な従業員ハンドブック テンプレートを作成したので、ビジネスに最適な従業員ハンドブックを作成できます。
従業員ハンドブックの完全ガイド
従業員ハンドブックの基本
紹介と歓迎の言葉。
あなたの会社の歴史、あなたが設立された日から、誰によって、そしてその理由を説明してください。 会社のミッション ステートメントと企業文化を追加します。 なぜあなたの会社が重要なのか、なぜあなたの新入社員がその一員になった今、興奮するべきなのかについて話し合うようにしてください.
階層図。
これにより、上から下まで、誰が誰であるかが明確に示されます。 写真を含めることができれば、新入社員が出会うすべての新しい顔に圧倒される可能性があるため、名前に顔を付けるのに役立ちます!
雇用契約の種類。
次のように定義します: フルタイムおよびパートタイムの従業員。インターン、見習い、季節労働者、および会社が雇用するその他の従業員についても忘れないでください。
機会均等雇用。
これは法的な目的のためだけでなく、実力主義と尊敬の企業文化を築くためにも必須です。
募集および選考プロセス。
あなたの会社の採用プロセスを説明するセクションを用意し、雇用前のチェックを行う場合は、採用マネージャーがこれらのチェックをどのように注文し、どのように処理するかを明確に説明してください. さらに、紹介報酬がある場合は、ここで手順と関連するガイドラインの概要を説明できます。
出席。
従業員が出勤できないときに何をする必要があるか、どのような状況で報告されていない欠勤を許すことができるかなど、基本から出勤に必要なものを明確に説明します。 欠勤に関する規則を含めます。
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職場の方針
機密性とデータ保護。
あなたの会社に適用されるありとあらゆる法律を考慮してください。 法律とは何か、法律を確実に遵守する方法に加えて、これらの場合に従業員に何を期待するかについて言及してください。
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ハラスメントと暴力。
同僚への敬意と同僚からの敬意が、職場で調和を生み出す鍵であることは知られているため、職場での嫌がらせや暴力を排除するという約束を必ず表明してください。 ハラスメントと見なされるものと、そのような規則に違反した場合に起こりうる影響の概要を説明します。
職場の安全と健康。
健康で安全な職場を作るためのガイドラインを従業員に知らせます。 あなたの会社が労働安全衛生法をどのように遵守しているか、危険な仕事や緊急事態から従業員をどのように保護しているかについて話してください。
行動規範
ドレスコード。
ドレスコードがない場合でも、ドレスコードを明確に説明してください。 従業員は、着用できるものとできないものを知る必要があります。 あなたの会社のビジネスカジュアルのドレスコードは何ですか?など、できるだけ明確にしてください。
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サイバー セキュリティとデジタル デバイス。
これは、インターネットの使用、会社の携帯電話、会社の電子メール、およびソーシャル メディアの使用 (会社および個人) に関連しています。 セキュリティとデータ保護のガイドラインに従う限り、従業員にある程度の自由を与える明確なガイドラインを確立します。
利益相反。
何が利益相反を構成するか、利益相反に直面した場合に従業員ができること、関連する法律や社内規則に違反した場合にどのような結果が生じるかを明確にしてください。
従業員の関係と友愛。
もちろん、従業員は友達になったり、デートしたりすることもできますが、ゴシップや専門外のシーンを避けるために、いくつかのルールを含めるようにしてください.
親戚の雇用。
縁故主義やえこひいきの告発を避けることが重要です。 社内の親族間で許可される仕事上の関係について、具体的なガイドラインを明確に計画します。
職場訪問者。
従業員が会社の敷地内に訪問者を連れて行きたい場合のプロセスを概説します。これは、全員がプロフェッショナルで、注意を払い、責任を持っている必要があるためです。
勧誘と配布。
チラシ、製品、またはサービスを勧誘または配布するために部外者または従業員が行った試みに言及し、従業員がこれらのケースにどのように対処できるかについて話します。
補償
報酬状況と給与。
この部分は主に、免除された従業員と免除されていない従業員に関する法律がある米国企業を対象としていますが、それがあなたにも関係するかどうかを知ることは依然として重要です. 法的枠組みを説明し、残業ルールを明確にします。 給与または賃金を受け取る日を従業員に知らせます。
最低賃金情報と食事と休憩のコンプライアンス規則を含めます。
パフォーマンス管理。
従業員が自分のパフォーマンスがどのように評価されるかを理解していることを確認し、マネージャーが管理職に就く準備を整えます。 パフォーマンス レビューの目的と、マネージャーがチームをどのようにリードすることを期待しているかについて話します。
従業員のトレーニングと開発。
これは、従業員が個人的にも専門的にも常に向上できるように、従業員の定着計画を示す方法です。 トレーニングの機会や教育予算がある場合は、ここで話してください。
利点
従業員の健康。
民間の健康保険、ジムのメンバーシップ、ウェルネス プログラムなどを含めるかどうかについて言及します。FMLA や COBRA などの関連法について話します。 ストレス管理のヒントを含めることもできます。
労災補償。
従業員が仕事中に怪我をした場合のプロセスと、提供する福利厚生の概要を説明します。
在宅勤務。
これは人気のある特典なので、従業員がリモートワークを依頼する方法と、従業員が従う必要のある規則 (自宅でのサイバーセキュリティなど) を説明してください。 さらに、常勤のリモート ワーカーに対するルールを確立します。
従業員の費用。
あなたがカバーする仕事関連の費用と、払い戻しを請求するためのプロセスをリストしてください.
社用車。
社用車を提供する場合は、従業員が社用車を使用する際にどのように行動することを期待しているか、およびガス、車の清掃、通行料などの費用を負担することを従業員に知らせてください。
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パーキング。
無料駐車場がある場合は、割り当てられたスペースを管理する方法を従業員に知らせてください。 駐車スペースの数が限られている場合は、これらのスペースを割り当てるために使用する基準を挙げてください。
会社支給の備品。
従業員に機器 (電話、ラップトップなど) を渡す場合は、従業員にその取り扱い方法を知らせてください。 その機器が盗まれたり破損したりした場合の対処方法を彼らに知らせてください。
労働時間、有給休暇、有給休暇
労働時間と有給休暇（PTO）。
あなたの会社全体の労働時間と、あなたが期待するものを確立してください。 有給休暇の日数と PTO を申請するプロセスについて説明します。
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休日。
会社の祝日をすべてリストアップし、これらの日に働く必要がある場合にどのように補償するかを従業員に知らせます。
病気休暇。
ここで従業員に提供することが法律で義務付けられていることを説明し、提供している追加の病気休暇給付を含めてください。 短期および長期の病気の定義を定義します。
忌引き休暇。
愛する人を亡くした従業員に忌引き休暇を数日間提供します (合計金額はあなた次第です)。これは、従業員との信頼関係を築くのに役立つ思いやりのある特典です。
陪審員の義務と投票。
公務のために出国する必要がある人のための法律と、どのような書類を持参する必要があるかを説明してください。
育児休暇。
これは、法律で義務付けられている、または会社が後援する、出産または養子縁組の従業員のための父親および出産休暇を指します。 学校の会合に出席するために早退するなど、保護者手当に関する特典について言及します。
従業員の退職および解雇
進歩的な規律。
漸進的な規律プロセスの手順と、マネージャーがそれをどのように処理することを期待しているかを概説します。
辞任。
従業員が辞任する場合、通知期間と退職プロセスに含まれるものを知っておく必要があります。
終了。
従業員を解雇する場合は、適用される法律と独自の内部プロセスを指定してください。 退職金を提供する条件と、残りの休暇や病気休暇をどのように補償するかをリストします。
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参考文献。
退職または解雇された従業員に言及する方法、または言及するかどうかを述べてください。
署名ページ
従業員ハンドブックを署名ページでまとめて、新入社員がハンドブックを受け取ったことを確認できるようにします。これは、各従業員が署名する前にすべてを読むインセンティブとして機能します。 さらに、不当な解雇訴訟に対処していることに気付いた場合、それはあなたの弁護に役立ちます.
従業員ハンドブックのガイドラインの要約
ビジネスの従業員ハンドブックに含めなければならない重要なトピックがいくつかあります。 まず、基本。 自己紹介とウェルカム ステートメントで、従業員が安心できるようにします。 従業員が他の従業員と簡単に連絡したり連絡を取ったりできるように、階層図を含めます。 正社員、アルバイト、インターンなど、さまざまな契約タイプを作成します。 すべての候補者に機会均等の雇用を提供していることを従業員が認識していることを確認してください。 さらに、新入社員には、採用と選考プロセスがどのように進行するか、および出席に関して期待されることを説明してください。
すべての従業員が機密保持、嫌がらせ、職場の安全、健康などの職場のポリシーを最新の状態に保ち、認識していることを確認してください。 さらに、職場での行動の特定の側面に対処する明確で完全な行動規範を作成します。 たとえば、会社の服装規定、サイバー セキュリティ、職場のデジタル デバイス、利益相反、従業員の関係、親族の雇用、職場の訪問者などです。
従業員が会社が提供する報酬と福利厚生を認識していることを確認してください。 たとえば、従業員の健康給付、労災補償、在宅勤務給付、従業員経費、社用車、駐車場などです。 また、勤務時間、有給休暇、休日、病気休暇、忌引休暇に関する会社のポリシーの設定方法も含める必要があります。 従業員の退職と解雇は、会社のハンドブックに含めなければならないもう 1 つのトピックです。
リモート ワーカーと最前線のデスクレス ワーカー向けにハンドブックを変更します。
コネクトチームでデジタル化
従業員ハンドブックをアップロードして、外出先でリアルタイムの更新を行います。
