Manual del empleado: la guía completa para recursos humanos y gerentes en 2023
Publicado: 2022-10-31No es ningún secreto que el primer día de un empleado en un nuevo trabajo puede ser una experiencia abrumadora, y no solo para el nuevo empleado, sino también para los gerentes.
Le está enseñando a alguien un nuevo rol y lo está introduciendo en la cultura y el entorno laboral de la empresa. Puede ser mucho para asumir.
Así que asegúrese de que su preparación para la incorporación pueda aliviar el nerviosismo del primer día y convertirlo en entusiasmo. ¿Cómo es esto posible? ¡Con el manual del empleado perfecto, por supuesto!
A menudo, tener un manual del empleado no es algo en lo que la mayoría de las empresas piensen hasta que surge una necesidad apremiante. Ya sea que esté tratando de abordar un problema de cultura de la oficina o esté interesado en crear uno como elemento fundamental, la elaboración de un manual del empleado requiere preparación y consideración.
¿Qué es un Manual del Empleado?
Es documentación que ayuda a preparar al nuevo empleado para su nuevo trabajo y sus respectivas responsabilidades, pero también ayuda a que se sienta cómodo y bienvenido en su negocio.
¿Qué debe incluirse en un manual del empleado?
Bueno, para responder eso completamente, es importante comprender que un manual del empleado debe mantenerse actualizado y debe estar accesible en cualquier momento. La mayoría de los manuales incluyen lo siguiente:
- Cultura de la empresa, código de conducta y declaración de misión
- Recursos humanos e información legal
- Las políticas de la empresa con respecto a la asistencia, el tiempo de vacaciones, los días de enfermedad, la no discriminación, etc.
- Renuncia y terminación
- Y más
Es importante recordar que en la era digital actual, hay poca necesidad de tener un manual físico para empleados.
Mueva su manual del empleado a formato digital
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Con Connecteam, siempre puede estar seguro de que sus empleados tienen las herramientas que necesitan para trabajar de manera productiva y eficiente.
Dicho esto, no hay necesidad de buscar todo esto por su cuenta, creamos una plantilla de manual del empleado fácil y eficiente para que pueda crear el mejor manual del empleado para su negocio.
La guía completa para su manual del empleado
Conceptos básicos del manual del empleado
Introducción y mensaje de bienvenida.
Describa la historia de su empresa, desde el día en que fue fundada, por quién y por qué. Agregue la declaración de misión y la cultura de la empresa de su empresa. Asegúrese de hablar sobre por qué su empresa es importante y por qué su nuevo empleado debería estar emocionado ahora que es parte de ella.
Un gráfico de jerarquía.
Esto mapea claramente quién es quién, comenzando desde arriba hasta abajo. Si puede incluir imágenes, eso ayudará a poner una cara al nombre, ya que los nuevos empleados pueden sentirse abrumados con todas las caras nuevas que conocen.
Tipos de contrato de trabajo.
Defina lo siguiente: empleados de tiempo completo y de medio tiempo, y no se olvide de los pasantes, aprendices, personal de temporada y otros trabajadores que emplea su empresa.
Igualdad de oportunidades laborales.
Esto es imprescindible, y no solo por motivos legales, sino también para crear una cultura empresarial de meritocracia y respeto.
Proceso de reclutamiento y selección.
Tenga una sección que explique el proceso de contratación de su empresa y, si realiza verificaciones previas al empleo, explique claramente cómo los gerentes de contratación pueden solicitar estas verificaciones y cómo manejarlas. Además, si tiene recompensas por recomendación, aquí es donde puede describir el procedimiento y las pautas relacionadas.
Asistencia.
Explique claramente lo que se requiere para la asistencia: desde lo básico, como lo que los empleados deben hacer cuando no pueden ir al trabajo o en qué circunstancias puede excusar una ausencia no informada. Incluya cuáles son las reglas sobre el ausentismo.
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Políticas del lugar de trabajo
Confidencialidad y protección de datos.
Tenga en cuenta todas y cada una de las leyes que se aplican a su empresa. Mencione cuáles son las leyes y cómo se asegura de cumplirlas, además de lo que espera que hagan los empleados en estos casos.
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Acoso y violencia.
Se sabe que el respeto hacia y desde los compañeros de trabajo es clave para crear armonía en el lugar de trabajo, así que asegúrese de declarar su compromiso de eliminar el acoso y la violencia en el lugar de trabajo. Resuma lo que se considera acoso y las posibles repercusiones si uno viola tales reglas.
Seguridad y salud en el trabajo.
Informe a los empleados cuáles son las pautas para crear un lugar de trabajo saludable y seguro. Hable sobre cómo su empresa cumple con las leyes de seguridad y salud ocupacional, y cómo protege a los empleados en trabajos peligrosos o de emergencias.
Código de conducta
Código de vestimenta.
Explique claramente cuál es el código de vestimenta, incluso si no tiene uno. Los empleados necesitan saber qué pueden y qué no pueden usar. Sea lo más claro posible, como ¿cuál es el código de vestimenta casual de negocios para su empresa?
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Ciberseguridad y dispositivos digitales.
Esto se relaciona con el uso de Internet, los teléfonos celulares de la empresa, el correo electrónico corporativo y el uso de las redes sociales (corporativas y personales). Establezca pautas claras que permitan cierta libertad a los empleados, siempre que sigan las pautas de seguridad y protección de datos.
Conflicto de intereses.
Sea claro sobre lo que constituye un conflicto de intereses, qué pueden hacer los empleados si se enfrentan a uno y qué consecuencias se producirán si se infringen las leyes pertinentes o las normas de la empresa.
Relaciones con los empleados y confraternización.
Si bien los empleados, por supuesto, pueden hacerse amigos o incluso tener citas, asegúrese de incluir algunas reglas para evitar chismes o una escena poco profesional.
Empleo de familiares.
Es importante que evite las acusaciones de nepotismo y favoritismo. Establezca claramente pautas específicas sobre las relaciones laborales permitidas entre familiares en su empresa.
Visitantes del lugar de trabajo.
Describa el proceso para cuando los empleados quieran traer visitantes a las instalaciones de la empresa, ya que desea mantener a todos profesionales, alertas y responsables.
Solicitud y distribución.
Mencione los intentos realizados por personas ajenas o empleados para solicitar o distribuir volantes, productos o servicios y hable sobre cómo los empleados pueden manejar estos casos.
Compensación
Estado de compensación y nómina .
Si bien esta parte es principalmente para empresas de EE. UU., que tienen leyes sobre empleados exentos y no exentos, es importante saber si también se relaciona con usted. Explicar el marco legal y aclarar las reglas de horas extras. Informe a los empleados en qué día recibirán su salario o salario.
Incluya información sobre el salario mínimo y las reglas de cumplimiento de comidas y descansos.
Gestión del rendimiento.
Asegúrese de que sus empleados entiendan cómo se evaluará su desempeño y prepare a los gerentes para las funciones gerenciales. Habla sobre los objetivos de las revisiones de desempeño y cómo esperas que los gerentes lideren su equipo.
Formación y desarrollo de los empleados.
Así es como puedes mostrar tus planes de retención de empleados para que tus empleados siempre puedan mejorar personal y profesionalmente. Si hay oportunidades de capacitación y presupuestos para educación, coméntelo aquí.
Beneficios
Salud de los empleados .
Mencione si incluye seguro de salud privado, membresía de gimnasio, programas de bienestar, etc. Hable sobre leyes relevantes, como FMLA y COBRA. Incluso puede incluir consejos sobre el manejo del estrés.
Compensación de los trabajadores.
Describa cuál es el proceso para los empleados si se lesionan en el trabajo y qué beneficios ofrece.
Trabaja desde casa .
Este es un beneficio popular, así que explique cómo sus empleados pueden solicitar trabajo remoto y qué reglas deben seguir (como, seguridad cibernética en el hogar). Además, establece reglas para aquellos que son trabajadores remotos permanentes.
Gastos de empleados.
Enumere qué gastos relacionados con el trabajo cubrirá y cuál es el proceso para reclamar el reembolso.
Vehículo de la empresa.
Si ofrece automóviles de la empresa, informe a los empleados cómo espera que se comporten cuando usen el automóvil de la empresa y qué gastos cubrirá, como gasolina, limpieza del automóvil y peajes.
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Estacionamiento.
Si tiene estacionamiento gratuito, infórmeles a los empleados cómo necesitan administrar su espacio asignado. Si hay un número limitado de espacios de estacionamiento, enumere los criterios que utilizará para asignar estos espacios.
Equipo emitido por la empresa.
Si entrega equipos a los empleados (como teléfonos, computadoras portátiles, etc.), infórmeles cómo deben cuidarlos. Hágales saber qué hacer si ese equipo es robado o dañado.
Jornada Laboral, PTO y Vacaciones
Horas de trabajo y tiempo libre pagado (PTO).
Establezca cuáles son las horas de trabajo de su empresa y qué expectativas tiene. Explique la cantidad de días libres pagados y cuál es el proceso para solicitar PTO.
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Días festivos.
Enumere todos los días festivos que observa su empresa e informe a los empleados cómo los compensará si necesitan trabajar en estos días.
Baja por enfermedad.
Explique lo que la ley le obliga a ofrecer a los empleados aquí e incluya cualquier beneficio adicional de licencia por enfermedad que ofrezca. Definir cuáles son las definiciones de enfermedad a corto y largo plazo.
Licencia por duelo.
Ofrezca días (el monto total depende de usted) de licencia por duelo a los empleados que pierden a un ser querido; este es más un beneficio compasivo que ayuda a crear confianza con los empleados.
Servicio de jurado y votación.
Describa cuál es la ley para aquellos que necesitan salir por deberes cívicos y qué documentos deben traer.
Licencia parental.
Esto se refiere a las licencias de paternidad y maternidad exigidas por la ley o patrocinadas por la empresa para los empleados que tienen o adoptan un bebé. Mencione los beneficios relacionados con las asignaciones de los padres, como salir temprano para asistir a las reuniones escolares.
Renuncia y despido de empleados
Disciplina progresiva.
Describa los pasos de su proceso de disciplina progresiva y cómo espera que los gerentes lo manejen.
Resignación.
Si un empleado renuncia, debe saber cuál es su período de preaviso y qué incluye el proceso de renuncia.
Terminación.
Especifique las leyes aplicables y su propio proceso interno al despedir empleados. Enumere las condiciones para proporcionar la indemnización por despido y cómo compensará las vacaciones restantes y la licencia por enfermedad.
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Referencias.
Indique cómo, o si, dará referencias a los empleados que renunciaron o fueron despedidos.
Página de firma
Envuelva el manual del empleado con una página de firma para que pueda confirmar que el nuevo empleado recibió el manual, y actúa como un incentivo para que cada empleado lo lea todo antes de firmar. Además, si se encuentra lidiando con una demanda por despido injustificado, puede ayudarlo con su defensa.
Resumen de las pautas del manual del empleado
Hay varios temas clave que debe incluir en el manual del empleado de su empresa. Primero, lo básico. Haga que los empleados se sientan cómodos con una presentación y una declaración de bienvenida. Incluya un gráfico de jerarquía para que los empleados puedan comunicarse fácilmente o ponerse en contacto con otros empleados. Cree diferentes tipos de contratos para empleados a tiempo completo, a tiempo parcial, en prácticas, etc. Asegúrese de que los empleados sepan que usted ofrece igualdad de oportunidades de empleo para todos los candidatos. Además, explique a los nuevos empleados cómo va el proceso de reclutamiento y selección y qué se espera de ellos en términos de asistencia.
Asegúrese de que todos los empleados estén actualizados y sean conscientes de las políticas del lugar de trabajo, como la confidencialidad, el acoso y la seguridad y salud en el lugar de trabajo. Además, cree un código de conducta claro y completo que aborde ciertos aspectos de la conducta en el lugar de trabajo. Por ejemplo, el código de vestimenta de la empresa, la seguridad cibernética y los dispositivos digitales en el lugar de trabajo, los conflictos de intereses, las relaciones con los empleados, los familiares empleados y los visitantes del lugar de trabajo.
Asegúrese de que sus empleados conozcan la compensación y los beneficios que ofrece su empresa. Por ejemplo, los beneficios de salud de sus empleados, la compensación de trabajadores, los beneficios de trabajo desde el hogar, los gastos de los empleados, el automóvil de la empresa y el estacionamiento. También debe incluir cómo establece las políticas de su empresa sobre horas de trabajo, PTO, días festivos, licencia por enfermedad y licencia por duelo. La renuncia y el despido de empleados es otro tema que debe incluirse en el manual de su empresa.
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