Manualul angajaților: Ghidul complet pentru HR și manageri în 2023

Nu este un secret pentru nimeni că prima zi a unui angajat la un nou loc de muncă poate fi o experiență copleșitoare, și nu doar pentru noul angajat, ci și pentru manageri.

Înveți pe cineva un nou rol și îi faci tranziția în cultura companiei și în mediul de lucru. Poate fi mult de asumat.

Așa că asigurați-vă că pregătirea dvs. de îmbarcare poate ameliora agitația din prima zi în emoție. Cum este posibil acest lucru? Cu manualul perfect al angajatului, desigur!

Adesea, a avea un manual pentru angajați nu este ceva la care majoritatea companiilor se gândesc până când există o nevoie presantă. Indiferent dacă încercați să abordați o problemă de cultură de birou sau doriți să construiți una ca element de bază, elaborarea unui manual pentru angajați necesită pregătire și atenție.

Ce este un manual al angajatului?

Este o documentație care ajută la pregătirea noului angajat pentru noul loc de muncă și responsabilitățile respective, dar ajută și să-i facă confortabil și să se simtă bineveniți în afacerea dvs.

Ce ar trebui să fie inclus într-un manual al angajaților?

Ei bine, pentru a răspunde pe deplin, este important să înțelegeți că un manual al angajaților trebuie să fie ținut la zi și ar trebui să fie accesibil în orice moment. Majoritatea manualelor includ următoarele:

• Cultura companiei, codul de conduită și o declarație de misiune
• Resurse umane și informații juridice
• Politicile companiei privind prezența, timpul de vacanță, zilele de boală, nediscriminarea etc.
• Demisia si rezilierea
• Și altele

Este important să ne amintim că, în era digitală de astăzi, nu este nevoie să aveți un manual fizic al angajaților.

Mutați manualul angajaților în digital

Connecteam este instrumentul de instruire digital lider! Vă oferă posibilitatea de a integra angajații direct din aplicație. Acest lucru asigură că angajații dvs. au întotdeauna cea mai actualizată versiune, este accesibilă în orice moment și este foarte ușor de utilizat și de navigat.

Cu Connecteam, poți fi întotdeauna sigur că angajații tăi au instrumentele de care au nevoie pentru a lucra productiv și eficient.

• Acces desktop și mobil

• Notificări și alerte automate

• Cursuri de formare personalizabile

• Adăugați videoclipuri, link-uri, imagini, PDF-uri etc.

• Distribuiți chestionare pentru a asigura conformitatea

Acestea fiind spuse, nu este nevoie să căutați toate acestea pe cont propriu, am creat un șablon de manual pentru angajați ușor și eficient, astfel încât să puteți crea cel mai bun manual pentru angajați pentru afacerea dvs.

Ghidul complet pentru manualul angajatului dvs

Noțiuni de bază ale manualului angajaților

Introducere și declarație de bun venit.

Descrieți istoria companiei dvs., din ziua în care ați fost fondat, de către cine și de ce. Adaugă declarația de misiune și cultura companiei tale. Asigurați-vă că vorbiți despre de ce contează compania dvs. și de ce noul dvs. angajat ar trebui să fie entuziasmat acum că fac parte din ea.

O diagramă ierarhică.

Acest lucru indică clar cine este cine, începând de sus până în jos. Dacă puteți include imagini, asta vă va ajuta să puneți o față numelui, deoarece noii angajați pot fi copleșiți de toate fețele noi pe care le întâlnesc!

Tipuri de contracte de munca.

Definiți următoarele: angajați cu normă întreagă și cu normă parțială și nu uitați de stagiari, ucenici, personal sezonier și alți lucrători pe care compania dvs. îi angajează.

Ocuparea cu șanse egale.

Aceasta este o necesitate, și nu doar în scopuri legale, ci și pentru a crea o cultură a companiei de meritocrație și respect.

Proces de recrutare și selecție.

Aveți o secțiune care explică procesul de angajare al companiei dvs. și, dacă faceți verificări înainte de angajare, explicați în mod clar modul în care managerii de angajare pot comanda aceste verificări și cum să le gestioneze. În plus, dacă aveți recompense de recomandare, aici puteți descrie procedura și liniile directoare aferente.

Prezența.

Explicați clar ce este necesar pentru prezență: de la elementele de bază, cum ar fi ce trebuie să facă angajații atunci când nu pot veni la serviciu sau în ce circumstanțe puteți scuza o absență neraportată. Includeți care sunt regulile privind absenteismul.

Descărcați șablonul nostru gratuit de politică de prezență a angajaților pentru a începe

Politici la locul de muncă

Confidențialitate și protecția datelor.

Luați în considerare toate legile care se aplică companiei dvs. Menționați care sunt legile și cum vă asigurați că le respectați, plus ce vă așteptați să facă angajații în aceste cazuri.

Descărcați șablonul nostru gratuit de confidențialitate a angajaților pentru a începe

Hărțuire și violență.

Se știe că respectul față de și față de colegi este cheia pentru crearea armoniei la locul de muncă, așa că asigurați-vă că vă declarați angajamentul de a elimina hărțuirea și violența la locul de muncă. Subliniați ceea ce este considerat hărțuire și posibilele repercusiuni dacă cineva încalcă astfel de reguli.

Securitatea și sănătatea la locul de muncă.

Informați angajații care sunt regulile pentru a crea un loc de muncă sănătos și sigur. Discutați despre modul în care compania dvs. respectă legile privind sănătatea și securitatea în muncă și cum îi protejați pe angajații în locuri de muncă periculoase sau în situații de urgență.

Codul de conduită

Cod vestimentar.

Explicați clar care este codul vestimentar, chiar dacă nu aveți unul. Angajații trebuie să știe ce pot și ce nu pot purta. Fii cât mai clar posibil, cum ar fi care este codul vestimentar business casual pentru compania ta?

Descărcați șablonul nostru gratuit de politică privind codul vestimentar

Securitate cibernetică și dispozitive digitale.

Aceasta se referă la utilizarea internetului, telefoanele mobile ale companiei, e-mailul corporativ și utilizarea rețelelor sociale (corporative și personale). Stabiliți orientări clare care să permită o oarecare libertate angajaților, atâta timp cât respectă regulile de securitate și protecție a datelor.

Conflict de interese.

Fiți clar ce constituie un conflict de interese, ce pot face angajații dacă se confruntă cu unul și ce consecințe vor apărea dacă cineva încalcă legile relevante sau regulile companiei.

Relații cu angajații și fraternizare.

Deși, desigur, angajații pot deveni prieteni sau chiar se pot întâlni, asigurați-vă că includeți câteva reguli pentru a evita bârfele sau o scenă neprofesională.

Angajarea rudelor.

Este important să evitați acuzațiile de nepotism și favoritism. Planificați în mod clar liniile directoare specifice despre relațiile de muncă permise între rudele din compania dumneavoastră.

Vizitatorii la locul de muncă.

Descrieți procesul pentru când angajații doresc să aducă vizitatori la sediul companiei, deoarece doriți să-i mențineți pe toți profesioniști, alerti și responsabili.

Solicitare și distribuire.

Menționați încercările făcute de persoane din afară sau de angajați pentru a solicita sau distribui pliante, produse sau servicii și discutați despre modul în care angajații pot gestiona aceste cazuri.

Compensare

Starea compensației și statul de plată .

Deși această parte este destinată în principal companiilor din SUA, care au legi privind angajații scutiți și neexceptați, este totuși important să știți dacă se referă și la dvs. Explicați cadrul legal și clarificați regulile orelor suplimentare. Anunțați angajații în ce zi își vor primi salariul sau salariul.

Includeți informații despre salariul minim și regulile de respectare a mesei și a pauzei.

Managementul performantei.

Asigurați-vă că angajații dvs. înțeleg cum le va fi evaluată performanța și pregătiți managerii pentru sarcinile manageriale. Discutați despre obiectivele evaluărilor de performanță și despre modul în care vă așteptați ca managerii să-și conducă echipa.

Formarea și dezvoltarea angajaților.

Acesta este modul în care vă puteți prezenta planurile de reținere a angajaților, astfel încât angajații să se poată îmbunătăți mereu personal și profesional. Dacă există oportunități de formare și bugete pentru educație, discutați despre asta aici.

Beneficii

Sănătatea angajaților .

Menționați dacă includeți asigurări private de sănătate, abonament la sală de sport, programe de wellness etc. Discutați despre legile relevante, cum ar fi FMLA și COBRA. Puteți include chiar și sfaturi despre gestionarea stresului.

Compensarea lucrătorilor.

Subliniați care este procesul pentru angajați dacă sunt răniți la locul de muncă și ce beneficii oferiți.

Lucrați de acasă .

Acesta este un beneficiu popular, așa că explicați modul în care angajații dvs. pot solicita lucru la distanță și ce reguli trebuie să respecte (cum ar fi securitatea cibernetică la domiciliu). În plus, stabiliți reguli pentru cei care sunt lucrători permanenți la distanță.

Cheltuielile angajaților.

Enumerați ce cheltuieli legate de muncă veți acoperi și care este procesul pentru a solicita rambursarea.

Mașină de firmă.

Dacă oferiți mașini de companie, spuneți angajaților cum vă așteptați să se comporte atunci când utilizați mașina companiei și ce cheltuieli veți acoperi, cum ar fi benzina, curățarea mașinii și taxele de trecere.

Descărcați șablonul nostru gratuit de politică auto de companie

Parcare.

Dacă aveți parcare gratuită, informați angajații cum trebuie să își gestioneze spațiul alocat. Dacă există un număr limitat de locuri de parcare, enumerați criteriile pe care le veți utiliza pentru alocarea acestor locuri.

Echipamente emise de companie.

Dacă oferiți echipamente angajaților (cum ar fi telefoane, laptopuri etc.), informați angajații cum ar trebui să aibă grijă de el. Spuneți-i ce să facă dacă acel echipament este furat sau deteriorat.

Program de lucru, PTO și concediu

Program de lucru și timp liber plătit (PTO).

Stabiliți care sunt orele de lucru la nivelul întregii companii și ce așteptări aveți. Explicați numărul de zile libere plătite și care este procesul de solicitare a PTO.

Descărcați șablonul nostru gratuit pentru timp liber plătit.

Sărbători.

Enumerați toate sărbătorile pe care compania dumneavoastră le observă și spuneți angajaților cum îi veți compensa dacă trebuie să lucreze în aceste zile.

Concediu medical.

Explicați ce vă obligă legea să oferiți angajaților aici și includeți orice beneficii suplimentare de concediu medical pe care le oferiți. Definiți care sunt definițiile bolii pe termen scurt și pe termen lung.

Concediul de doliu.

Oferiți zile (suma totală depinde de dvs.) de concediu pentru deces angajaților care pierd o persoană dragă - acesta este mai mult un avantaj plin de compasiune care ajută la crearea încrederii angajaților.

Funcția juriului și votul.

Descrieți care este legea pentru cei care trebuie să plece pentru îndatoriri civice și ce documente trebuie să aducă.

Concediul parental.

Aceasta se referă la concediile de paternitate și maternitate impuse de lege sau sunt sponsorizate de companie pentru angajații care au sau adoptă un copil. Menționați beneficii privind alocațiile parentale, cum ar fi plecarea devreme pentru a participa la întâlnirile școlare.

Demisia și rezilierea angajaților

Disciplina progresiva.

Descrieți pașii procesului de disciplină progresivă și modul în care vă așteptați ca managerii să-l gestioneze.

Demisie.

Dacă un angajat demisionează, ar trebui să știe care este perioada de preaviz și ce include procesul de demisie.

Încetarea.

Specificați legile aplicabile și propriul proces intern atunci când desființați angajații. Enumerați condițiile de acordare a indemnizației de concediere și modul în care veți compensa orice concediu rămase și concediu medical.

Descărcați șablonul nostru gratuit de scrisoare de reziliere a angajaților

Referințe.

Spuneți cum sau dacă veți face referiri la angajații care au demisionat sau au fost concediați.

Pagina de semnătură

Încheiați manualul angajatului cu o pagină de semnătură, astfel încât să puteți confirma că noul angajat a primit manualul și acționează ca un stimulent pentru fiecare angajat să citească totul înainte de a semna. În plus, dacă vă confruntați cu un proces de reziliere abuzivă, vă poate ajuta la apărarea.

Rezumatul Ghidului manual al angajaților

Există mai multe subiecte cheie pe care trebuie să le includeți în manualul angajaților companiei dvs. În primul rând, elementele de bază. Faceți angajații să se simtă confortabil cu o introducere și o declarație de bun venit. Includeți o diagramă ierarhică, astfel încât angajații să poată contacta cu ușurință sau să intre în contact cu alți angajați. Creați diferite tipuri de contracte pentru angajați cu normă întreagă, cu normă parțială, stagiari și așa mai departe. Asigurați-vă că angajații sunt conștienți că oferiți șanse egale de angajare pentru fiecare candidat. În plus, explicați noilor angajați cum decurge procesul de recrutare și selecție și ce se așteaptă de la ei în ceea ce privește prezența.

Asigurați-vă că toți angajații sunt la zi și sunt la curent cu politicile la locul de muncă, cum ar fi confidențialitatea, hărțuirea și securitatea și sănătatea la locul de muncă. Mai mult, creați un cod de conduită clar și complet care să abordeze anumite aspecte ale comportamentului la locul de muncă. De exemplu, codul vestimentar al companiei, securitatea cibernetică și dispozitivele digitale la locul de muncă, conflictele de interese, relațiile cu angajații, angajarea rudelor și vizitatorii la locul de muncă.

Asigurați-vă că angajații dvs. sunt conștienți de compensația și beneficiile oferite de compania dvs. De exemplu, beneficiile de sănătate ale angajaților dvs., compensațiile angajaților, beneficiile pentru munca de la domiciliu, cheltuielile angajaților, mașina companiei și parcare. De asemenea, trebuie să includeți modul în care ați stabilit politicile companiei dvs. privind programul de lucru, PTO, vacanțe, concediu medical și concediu pentru doliu. Demisia și rezilierea angajaților este un alt subiect care trebuie inclus în manualul companiei dumneavoastră.

Modificați-vă manualul pentru lucrătorii de la distanță și angajații din prima linie, fără birou.

Deveniți digital cu Connecteam

Încărcați manualul angajaților și faceți actualizări în timp real din mers.

Aflați mai multe