คู่มือพนักงาน: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้จัดการในปี 2023

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่วันแรกของพนักงานในงานใหม่อาจเป็นประสบการณ์ที่ท่วมท้น ไม่ใช่แค่สำหรับพนักงานใหม่เท่านั้น แต่สำหรับผู้จัดการด้วย

คุณกำลังสอนบทบาทใหม่ให้กับใครบางคน และกำลังเปลี่ยนพวกเขาไปสู่วัฒนธรรมของบริษัทและสภาพแวดล้อมในการทำงาน สามารถทำได้หลายอย่าง

ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเตรียมความพร้อมในการเริ่มต้นใช้งานสามารถบรรเทาความกระวนกระวายใจในวันแรกให้เป็นความตื่นเต้นแทนได้ เป็นไปได้อย่างไร? ด้วยคู่มือพนักงานที่สมบูรณ์แบบแน่นอน!

การมีคู่มือพนักงานมักไม่ใช่สิ่งที่ธุรกิจส่วนใหญ่นึกถึง จนกว่าจะมีความจำเป็นเร่งด่วน ไม่ว่าคุณจะพยายามแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับวัฒนธรรมในสำนักงานหรือสนใจที่จะสร้างปัญหาดังกล่าวให้เป็นองค์ประกอบพื้นฐาน การสร้างคู่มือพนักงานจำเป็นต้องมีการเตรียมตัวและความรอบคอบ

คู่มือพนักงานคืออะไร?

เป็นเอกสารที่ช่วยเตรียมพนักงานใหม่สำหรับงานใหม่และความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้อง แต่ยังช่วยให้พวกเขารู้สึกสบายใจและรู้สึกยินดีกับธุรกิจของคุณ

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในคู่มือพนักงาน?

เพื่อตอบคำถามนั้นอย่างเต็มที่ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคู่มือพนักงานจำเป็นต้องได้รับการอัปเดตอยู่เสมอและควรเข้าถึงได้ทุกเมื่อ คู่มือส่วนใหญ่มีดังต่อไปนี้:

• วัฒนธรรมองค์กร จรรยาบรรณ และพันธกิจ
• ข้อมูลทรัพยากรบุคคลและกฎหมาย
• นโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการเข้างาน เวลาพักร้อน วันลาป่วย การไม่เลือกปฏิบัติ ฯลฯ
• การลาออกและการเลิกจ้าง
• และอื่น ๆ

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าในยุคดิจิทัลในปัจจุบัน ไม่จำเป็นต้องมีคู่มือพนักงานจริง

ย้ายคู่มือพนักงานของคุณไปสู่ดิจิทัล

Connecteam เป็นเครื่องมือฝึกอบรมดิจิทัลชั้นนำ! ให้คุณสามารถออนบอร์ดพนักงานได้โดยตรงจากแอพ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณมีเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ เข้าถึงได้ทุกเมื่อ และใช้งานง่ายและนำทางได้ง่ายมาก

ด้วย Connecteam คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิผล

• การเข้าถึงเดสก์ท็อปและมือถือ

• การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ

• หลักสูตรการฝึกอบรมที่ปรับแต่งได้

• เพิ่มวิดีโอ ลิงก์ รูปภาพ PDF ฯลฯ

• แบ่งปันแบบทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม

อย่างที่กล่าวไปแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาทั้งหมดนี้ด้วยตัวเอง เราได้สร้างเทมเพลตคู่มือพนักงานที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้คุณสามารถสร้างคู่มือพนักงานที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับคู่มือพนักงานของคุณ

คู่มือพนักงานเบื้องต้น

บทนำและคำกล่าวต้อนรับ

อธิบายประวัติบริษัทของคุณ ตั้งแต่วันที่คุณก่อตั้ง โดยใคร และเพราะเหตุใด เพิ่มพันธกิจและวัฒนธรรมองค์กรของบริษัทของคุณ อย่าลืมพูดถึงเหตุผลที่บริษัทของคุณมีความสำคัญ และเหตุผลที่พนักงานใหม่ของคุณควรจะรู้สึกตื่นเต้นที่พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของมัน

แผนภูมิลำดับชั้น

นี่แสดงให้เห็นชัดเจนว่าใครเป็นใคร โดยเริ่มจากบนลงล่าง หากคุณใส่รูปภาพเข้าไปได้ นั่นจะช่วยทำให้เห็นชื่อได้ เนื่องจากพนักงานใหม่อาจเต็มไปด้วยใบหน้าใหม่ๆ ที่พวกเขาพบ!

ประเภทสัญญาจ้างงาน

กำหนดสิ่งต่อไปนี้: พนักงานเต็มเวลาและนอกเวลา และอย่าลืมเกี่ยวกับการฝึกงาน เด็กฝึกงาน พนักงานตามฤดูกาล และพนักงานอื่นๆ ที่บริษัทของคุณจ้าง

การจ้างงานที่เท่าเทียมกัน

นี่เป็นสิ่งที่จำเป็น ไม่ใช่เพียงเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายเท่านั้น แต่เพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กรในเรื่องคุณธรรมและความเคารพ

กระบวนการสรรหาและคัดเลือก

มีส่วนที่อธิบายกระบวนการจ้างงานของบริษัทของคุณ และหากคุณทำการตรวจสอบก่อนการจ้างงาน ให้อธิบายให้ชัดเจนว่าผู้จัดการการว่าจ้างสามารถสั่งการตรวจสอบเหล่านี้ได้อย่างไรและจะจัดการอย่างไร นอกจากนี้ หากคุณมีรางวัลจากการแนะนำ คุณสามารถสรุปขั้นตอนและแนวทางที่เกี่ยวข้องได้ที่นี่

การเข้าร่วม.

อธิบายให้ชัดเจนถึงสิ่งที่จำเป็นสำหรับการเข้างาน: จากพื้นฐาน เช่น สิ่งที่พนักงานต้องทำเมื่อไม่สามารถเข้ามาทำงานได้ หรือในสถานการณ์ใดที่คุณอาจขอแก้ตัวหากขาดงานโดยไม่ได้รายงาน รวมสิ่งที่มีกฎเกี่ยวกับการขาดงาน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนโยบายการเข้างานของพนักงานฟรีเพื่อเริ่มต้น

นโยบายสถานที่ทำงาน

การรักษาความลับและการปกป้องข้อมูล

บัญชีสำหรับกฎหมายใดๆ และทั้งหมดที่ใช้กับบริษัทของคุณ พูดถึงกฎหมายว่าอย่างไรและคุณมั่นใจได้อย่างไรว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมาย บวกกับสิ่งที่คุณคาดหวังให้พนักงานทำในกรณีเหล่านี้

ดาวน์โหลดเทมเพลตการรักษาความลับของพนักงานฟรีเพื่อเริ่มต้น

การล่วงละเมิดและความรุนแรง

เป็นที่ทราบกันดีว่าการเคารพและนับถือจากเพื่อนร่วมงานเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความสามัคคีในที่ทำงาน ดังนั้นอย่าลืมระบุความมุ่งมั่นของคุณที่จะขจัดการล่วงละเมิดและความรุนแรงในที่ทำงาน ร่างสิ่งที่ถือว่าเป็นการล่วงละเมิดและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นหากมีการละเมิดกฎดังกล่าว

ความปลอดภัยในสถานที่ทำงานและอาชีวอนามัย

แจ้งให้พนักงานทราบถึงแนวทางปฏิบัติในการสร้างสถานที่ทำงานที่ปลอดภัยและปลอดภัย พูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่บริษัทของคุณปฏิบัติตามกฎหมายอาชีวอนามัยและความปลอดภัย และวิธีปกป้องพนักงานในงานที่เป็นอันตรายหรือจากเหตุฉุกเฉิน

จรรยาบรรณ

การแต่งกาย.

อธิบายให้ชัดเจนว่าการแต่งกายคืออะไร แม้ว่าคุณจะไม่มี พนักงานจำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขาสามารถและไม่สามารถสวมใส่ได้ ให้ชัดเจนที่สุด เช่น การแต่งกายแบบลำลองสำหรับธุรกิจของบริษัทคุณเป็นอย่างไร

ดาวน์โหลดเทมเพลตนโยบายการแต่งกายฟรีของเรา

ความปลอดภัยทางไซเบอร์และอุปกรณ์ดิจิทัล

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการใช้อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์มือถือของบริษัท อีเมลของบริษัท และการใช้โซเชียลมีเดีย (องค์กรและส่วนบุคคล) กำหนดแนวทางที่ชัดเจนเพื่อให้พนักงานมีอิสระ ตราบใดที่ปฏิบัติตามแนวทางการรักษาความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูล

ขัดผลประโยชน์.

มีความชัดเจนในสิ่งที่ก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ สิ่งที่พนักงานสามารถทำได้หากต้องเผชิญกับสิ่งใด และผลที่ตามมาจะเป็นอย่างไรหากบุคคลใดฝ่าฝืนกฎหมายหรือกฎเกณฑ์ของบริษัทที่เกี่ยวข้อง

ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน และความเป็นพี่น้องกัน

แม้ว่าพนักงานสามารถเป็นเพื่อนหรือออกเดทได้ แต่อย่าลืมใส่กฎเกณฑ์บางอย่างเพื่อหลีกเลี่ยงการนินทาหรือฉากที่ไม่เป็นมืออาชีพ

การจ้างญาติ.

เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องหลีกเลี่ยงข้อกล่าวหาเรื่องการเลือกที่รักมักที่ชังและการเล่นพรรคเล่นพวก กำหนดแนวทางเฉพาะเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในการทำงานที่อนุญาตระหว่างญาติในบริษัทของคุณอย่างชัดเจน

ผู้เข้าชมงาน.

ร่างกระบวนการเมื่อพนักงานต้องการนำผู้เข้าชมมายังสถานที่ของบริษัท เนื่องจากคุณต้องการให้ทุกคนมีความเป็นมืออาชีพ ตื่นตัว และมีความรับผิดชอบ

การชักชวนและแจกจ่าย

กล่าวถึงความพยายามของบุคคลภายนอกหรือพนักงานเพื่อเรียกร้องหรือแจกจ่ายใบปลิว ผลิตภัณฑ์ หรือบริการ และพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานสามารถจัดการกับกรณีเหล่านี้ได้

ค่าตอบแทน

สถานะ ค่าตอบแทน และ เงินเดือน

แม้ว่าส่วนนี้มีไว้สำหรับบริษัทในสหรัฐอเมริกาเป็นหลัก ซึ่งมีกฎหมายว่าด้วยพนักงานที่ได้รับการยกเว้นและไม่ได้รับการยกเว้น สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าเกี่ยวข้องกับคุณหรือไม่ อธิบายกรอบกฎหมายและชี้แจงกฎการทำงานล่วงเวลา แจ้งพนักงานว่าจะได้รับเงินเดือนหรือค่าจ้างวันไหน

รวมข้อมูลค่าจ้างขั้นต่ำและอาหาร และฝ่าฝืนกฎการปฏิบัติตาม

การจัดการประสิทธิภาพ.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณเข้าใจว่าจะประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างไร และเตรียมผู้จัดการให้พร้อมสำหรับหน้าที่การบริหาร พูดคุยเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบประสิทธิภาพและวิธีที่คุณคาดหวังให้ผู้จัดการเป็นผู้นำทีม

การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน

นี่คือวิธีที่คุณสามารถแสดงแผนการรักษาพนักงานเพื่อให้พนักงานของคุณสามารถปรับปรุงตนเองและเป็นมืออาชีพได้เสมอ หากมีโอกาสในการฝึกอบรมและงบประมาณด้านการศึกษา ให้พูดถึงที่นี่

ประโยชน์

สุขภาพพนักงาน .

กล่าวถึงหากคุณรวมการประกันสุขภาพส่วนบุคคล การเป็นสมาชิกโรงยิม โปรแกรมเพื่อสุขภาพ ฯลฯ พูดคุยเกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เช่น FMLA และ COBRA คุณยังสามารถใส่เคล็ดลับในการจัดการความเครียดได้อีกด้วย

ค่าตอบแทนแรงงาน.

ร่างกระบวนการสำหรับพนักงานหากพวกเขาได้รับบาดเจ็บในที่ทำงานและผลประโยชน์ที่คุณมอบให้

ทำงานที่บ้าน .

นี่เป็นประโยชน์ที่ได้รับความนิยม ดังนั้นโปรดอธิบายว่าพนักงานของคุณสามารถของานทางไกลได้อย่างไรและต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ใดบ้าง (เช่น ความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่บ้าน) นอกจากนี้ ให้กำหนดกฎเกณฑ์สำหรับผู้ที่ทำงานระยะไกลอย่างถาวร

ค่าใช้จ่ายพนักงาน

ระบุค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานที่คุณจะครอบคลุมและขั้นตอนในการเรียกร้องการชำระเงินคืน

รถ บริษัท.

หากคุณเสนอรถยนต์ของบริษัท ให้พนักงานรู้ว่าคุณคาดหวังให้พวกเขาประพฤติตัวอย่างไรเมื่อใช้รถของบริษัท และค่าใช้จ่ายที่คุณจะต้องจ่าย เช่น ค่าน้ำมัน ค่าทำความสะอาดรถ และค่าผ่านทาง

ดาวน์โหลดเทมเพลตนโยบายรถยนต์ของบริษัทฟรีของเรา

ที่จอดรถ

หากคุณมีที่จอดรถฟรี แจ้งให้พนักงานทราบว่าต้องจัดการพื้นที่ที่จัดสรรอย่างไร หากมีที่จอดรถจำกัด ให้ระบุเกณฑ์ที่คุณจะใช้ในการจัดสรรพื้นที่เหล่านี้

อุปกรณ์ที่บริษัทออกให้

หากคุณให้อุปกรณ์กับพนักงาน (เช่น โทรศัพท์ แล็ปท็อป ฯลฯ) ให้แจ้งพนักงานว่าควรดูแลอย่างไร แจ้งให้พวกเขาทราบว่าต้องทำอย่างไรหากอุปกรณ์นั้นถูกขโมยหรือเสียหาย

ชั่วโมงการทำงาน ส่งกำลังออก และวันหยุด

ชั่วโมงการทำงานและเวลาว่างที่ได้รับค่าจ้าง (PTO)

กำหนดชั่วโมงทำงานทั่วทั้งบริษัทของคุณและความคาดหวังที่คุณมี อธิบายจำนวนวันหยุดที่ได้รับค่าจ้างและขั้นตอนในการขอส่ง PTO คืออะไร

ดาวน์โหลดเทมเพลตการลาพักร้อนแบบเสียเงินฟรีของเรา

วันหยุด

ระบุวันหยุดทั้งหมดที่บริษัทของคุณสังเกตเห็น และแจ้งให้พนักงานทราบว่าคุณจะชดเชยพวกเขาอย่างไรหากจำเป็นต้องทำงานในวันเหล่านี้

ลาป่วย.

อธิบายสิ่งที่กฎหมายกำหนดให้คุณต้องเสนอพนักงานที่นี่ และรวมผลประโยชน์การลาป่วยเพิ่มเติมที่คุณเสนอ กำหนดคำจำกัดความของการเจ็บป่วยระยะสั้นและระยะยาว

การจากลา.

วันเสนอ (จำนวนเงินทั้งหมดขึ้นอยู่กับคุณ) สำหรับการลาเพื่อไว้อาลัยให้กับพนักงานที่สูญเสียคนที่คุณรัก - นี่เป็นผลประโยชน์ที่เห็นอกเห็นใจที่ช่วยสร้างความไว้วางใจให้กับพนักงาน

หน้าที่ของคณะลูกขุนและการออกเสียงลงคะแนน

อธิบายว่ากฎหมายมีไว้เพื่ออะไรสำหรับผู้ที่ต้องออกจากราชการและต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง

ลาพ่อแม่.

หมายถึงการลาเพื่อความเป็นพ่อและการลาคลอดตามกฎหมายหรือได้รับการสนับสนุนจากบริษัทสำหรับพนักงานที่มีหรือรับบุตรบุญธรรม กล่าวถึงผลประโยชน์เกี่ยวกับเงินช่วยเหลือผู้ปกครอง เช่น ออกจากโรงเรียนก่อนเวลาเพื่อไปประชุมที่โรงเรียน

การลาออกและการเลิกจ้างพนักงาน

วินัยก้าวหน้า.

ร่างขั้นตอนของกระบวนการวินัยที่ก้าวหน้าของคุณและวิธีที่คุณคาดหวังให้ผู้จัดการจัดการกับมัน

การลาออก

หากพนักงานลาออก พวกเขาควรรู้ว่าระยะเวลาที่แจ้งให้ทราบคืออะไรและกระบวนการลาออกนั้นรวมถึงอะไรบ้าง

การสิ้นสุด

ระบุกฎหมายที่บังคับใช้และกระบวนการภายในของคุณเองเมื่อเลิกจ้างพนักงาน ระบุเงื่อนไขการจ่ายเงินชดเชยและวิธีชดเชยการลาพักร้อนและการลาป่วยที่เหลืออยู่

ดาวน์โหลดเทมเพลตจดหมายเลิกจ้างพนักงานฟรีของเรา

ข้อมูลอ้างอิง

ระบุว่าคุณจะให้การอ้างอิงถึงพนักงานที่ลาออกหรือถูกเลิกจ้างอย่างไรหรืออย่างไร

หน้าลายเซ็น

สรุปคู่มือพนักงานด้วยหน้าลายเซ็นเพื่อให้คุณสามารถยืนยันได้ว่าผู้จ้างใหม่ได้รับคู่มือ และทำหน้าที่เป็นแรงจูงใจให้พนักงานแต่ละคนอ่านข้อมูลทั้งหมดก่อนลงนาม นอกจากนี้ หากคุณพบว่าตัวเองกำลังเผชิญกับคดีการเลิกจ้างโดยมิชอบ คดีนี้สามารถช่วยคุณแก้ต่างได้

สรุปแนวทางคู่มือพนักงาน

มีหัวข้อสำคัญหลายประการที่คุณต้องรวมไว้ในคู่มือพนักงานของธุรกิจของคุณ ขั้นแรกให้พื้นฐาน ทำให้พนักงานรู้สึกสบายใจด้วยการแนะนำและกล่าวต้อนรับ รวมแผนภูมิลำดับชั้นเพื่อให้พนักงานสามารถติดต่อหรือติดต่อกับพนักงานคนอื่นได้อย่างง่ายดาย สร้างสัญญาประเภทต่างๆ สำหรับพนักงานเต็มเวลา พนักงานนอกเวลา ผู้ฝึกงาน และอื่นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทราบว่าคุณเสนอการจ้างงานที่เท่าเทียมกันสำหรับผู้สมัครทุกคน นอกจากนี้ ให้อธิบายกับพนักงานใหม่ว่ากระบวนการสรรหาและคัดเลือกดำเนินไปอย่างไร และสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาในแง่ของการเข้างาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุดและตระหนักถึงนโยบายในสถานที่ทำงาน เช่น การรักษาความลับ การล่วงละเมิดและความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน และสุขภาพ นอกจากนี้ ให้สร้างหลักจรรยาบรรณที่ชัดเจนและทั่วถึงซึ่งกล่าวถึงลักษณะบางประการของความประพฤติในที่ทำงาน ตัวอย่างเช่น การแต่งกายของบริษัท การรักษาความปลอดภัยในโลกไซเบอร์ และอุปกรณ์ดิจิทัลในที่ทำงาน ผลประโยชน์ทับซ้อน ความสัมพันธ์กับพนักงาน การจ้างญาติ และผู้มาเยี่ยมที่ทำงาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณตระหนักถึงค่าตอบแทนและผลประโยชน์ที่บริษัทของคุณเสนอให้ ตัวอย่างเช่น ผลประโยชน์ด้านสุขภาพของพนักงาน ค่าตอบแทนพนักงาน ผลประโยชน์การทำงานจากที่บ้าน ค่าใช้จ่ายพนักงาน รถยนต์ของบริษัท และที่จอดรถ คุณต้องระบุวิธีที่คุณกำหนดนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับชั่วโมงทำงาน PTO วันหยุด การลาป่วย และการลาเพื่อไว้อาลัย การลาออกและการเลิกจ้างของพนักงานเป็นอีกหัวข้อหนึ่งที่ต้องรวมอยู่ในคู่มือบริษัทของคุณ

เปลี่ยนคู่มือของคุณสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลและพนักงานหน้างานที่ไม่มีโต๊ะ

ก้าวสู่ดิจิทัลด้วย Connecteam

อัปโหลดคู่มือพนักงานของคุณและอัปเดตแบบเรียลไทม์ได้ทุกที่

เรียนรู้เพิ่มเติม