Manual do funcionário: o guia completo para RH e gerentes em 2023

Não é nenhum segredo que o primeiro dia de um funcionário em um novo emprego pode ser uma experiência avassaladora, não apenas para o novo contratado, mas também para os gerentes.

Você está ensinando a alguém um novo papel e está fazendo a transição para a cultura da empresa e o ambiente de trabalho. Pode ser muito para assumir.

Portanto, certifique-se de que sua preparação de integração possa aliviar o nervosismo do primeiro dia em emoção. Como isso é possível? Com o manual do funcionário perfeito, é claro!

Muitas vezes, ter um manual do funcionário não é algo que a maioria das empresas pensa até que haja uma necessidade urgente. Se você está tentando resolver um problema de cultura de escritório ou está interessado em construir um como um elemento fundamental, elaborar um manual do funcionário requer preparação e consideração.

O que é um Manual do Funcionário?

É a documentação que ajuda a preparar o novo contratado para o seu novo trabalho e respetivas responsabilidades, mas também ajuda a deixá-lo confortável e a sentir-se bem-vindo no seu negócio.

O que deve ser incluído em um manual do funcionário?

Bem, para responder a isso completamente, é importante entender que um manual do funcionário precisa ser mantido atualizado e deve estar acessível a qualquer momento. A maioria dos manuais inclui o seguinte:

• Cultura da empresa, código de conduta e uma declaração de missão
• Recursos humanos e informações jurídicas
• Políticas da empresa em relação à presença, férias, dias de doença, não discriminação, etc.
• Demissão e rescisão
• E mais

É importante lembrar que, na era digital de hoje, há pouca necessidade de ter um manual físico do funcionário.

Mova seu manual do funcionário para o digital

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Com o Connecteam, você sempre pode ter certeza de que seus funcionários têm as ferramentas necessárias para trabalhar de forma produtiva e eficiente.

• Acesso desktop e móvel

• Notificações e alertas automatizados

• Cursos de treinamento personalizáveis

• Adicione vídeos, links, imagens, PDFs, etc.

• Compartilhe questionários para garantir a conformidade

Com isso dito, não há necessidade de procurar tudo isso por conta própria, criamos um modelo de manual do funcionário fácil e eficiente para que você possa criar o melhor manual do funcionário para o seu negócio.

O Guia Completo para o Manual do Seu Funcionário

Fundamentos do Manual do Funcionário

Introdução e declaração de boas-vindas.

Descreva a história da sua empresa, desde o dia em que você foi fundada, por quem e por quê. Adicione a declaração de missão da sua empresa e a cultura da empresa. Certifique-se de falar sobre por que sua empresa é importante e por que seu novo contratado deve estar animado agora que faz parte dela.

Um gráfico de hierarquia.

Isso mapeia claramente quem é quem, começando de cima para baixo. Se você puder incluir fotos, isso ajudará a dar um rosto ao nome, pois os novos contratados podem ficar sobrecarregados com todos os novos rostos que conhecem!

Tipos de contrato de trabalho.

Defina o seguinte: funcionários em tempo integral e meio período, e não se esqueça dos estagiários, aprendizes, funcionários sazonais e outros trabalhadores que sua empresa emprega.

Emprego de oportunidades iguais.

Esta é uma obrigação, e não apenas para fins legais, mas para criar uma cultura empresarial de meritocracia e respeito.

Processo de recrutamento e seleção.

Tenha uma seção que explique o processo de contratação da sua empresa e, se você fizer verificações pré-contratação, explique claramente como os gerentes de contratação podem solicitar essas verificações e como lidar com elas. Além disso, se você tiver recompensas por indicação, é aqui que você pode descrever o procedimento e as diretrizes relacionadas.

Comparecimento.

Explique claramente o que é necessário para a assiduidade: desde o básico, como o que os funcionários precisam fazer quando não podem ir ao trabalho ou em quais circunstâncias você pode justificar uma ausência não relatada. Inclua quais são as regras sobre absenteísmo.

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Políticas do local de trabalho

Confidencialidade e proteção de dados.

Considere todas e quaisquer leis que se apliquem à sua empresa. Mencione quais são as leis e como você garante o cumprimento delas, além do que você espera que os funcionários façam nesses casos.

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Assédio e violência.

Sabe-se que o respeito aos colegas de trabalho é fundamental para criar harmonia no local de trabalho, portanto, certifique-se de declarar seu compromisso com a eliminação do assédio e da violência no local de trabalho. Descreva o que é considerado assédio e as possíveis repercussões se alguém violar essas regras.

Segurança e saúde no trabalho.

Informe aos funcionários quais são as diretrizes para criar um local de trabalho saudável e seguro. Fale sobre como sua empresa cumpre as leis de saúde e segurança ocupacional e como você protege os funcionários em trabalhos perigosos ou de emergências.

Código de Conduta

Código de roupa.

Explique claramente qual é o código de vestimenta, mesmo que você não tenha um. Os funcionários precisam saber o que podem e o que não podem usar. Seja o mais claro possível, como qual é o código de vestimenta casual de negócios para sua empresa?

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Segurança cibernética e dispositivos digitais.

Isso está relacionado ao uso da internet, telefones celulares da empresa, e-mail corporativo e uso de mídia social (corporativa e pessoal). Estabeleça diretrizes claras que permitam alguma liberdade aos funcionários, desde que sigam as diretrizes de segurança e proteção de dados.

Conflito de interesses.

Seja claro sobre o que constitui um conflito de interesses, o que os funcionários podem fazer se confrontados com um e quais consequências ocorrerão se alguém infringir as leis relevantes ou as regras da empresa.

Relacionamento e confraternização dos funcionários .

Embora os funcionários, é claro, possam se tornar amigos ou até namorar, certifique-se de incluir algumas regras para evitar fofocas ou uma cena não profissional.

Emprego de parentes.

É importante evitar acusações de nepotismo e favoritismo. Mapeie claramente diretrizes específicas sobre quais relações de trabalho são permitidas entre parentes em sua empresa.

Visitantes do local de trabalho.

Descreva o processo para quando os funcionários quiserem trazer visitantes para as instalações da empresa, pois você deseja manter todos profissionais, alertas e responsáveis.

Solicitação e distribuição.

Mencione tentativas feitas por pessoas de fora ou funcionários para solicitar ou distribuir panfletos, produtos ou serviços e fale sobre como os funcionários podem lidar com esses casos.

Compensação

Status de remuneração e folha de pagamento .

Embora esta parte seja principalmente para empresas dos EUA, que têm leis sobre funcionários isentos e não isentos, ainda é importante saber se também se refere a você. Explicar o quadro legal e esclarecer as regras de horas extras. Informe os funcionários em que dia eles receberão seu salário ou salário.

Inclua informações sobre salário mínimo e refeição e quebre as regras de conformidade.

Gestão de desempenho.

Certifique-se de que seus funcionários entendam como seu desempenho será avaliado e prepare os gerentes para funções gerenciais. Fale sobre os objetivos das avaliações de desempenho e como você espera que os gerentes liderem sua equipe.

Treinamento e desenvolvimento de funcionários.

É assim que você pode mostrar seus planos de retenção de funcionários para que seus funcionários possam sempre melhorar pessoal e profissionalmente. Se houver oportunidades de treinamento e orçamentos de educação, fale sobre isso aqui.

Benefícios

Saúde do empregado .

Mencione se você inclui seguro de saúde privado, academia, programas de bem-estar, etc. Fale sobre as leis relevantes, como FMLA e COBRA. Você pode até incluir dicas sobre gerenciamento de estresse.

Indenização dos trabalhadores.

Descreva qual é o processo para os funcionários se sofrerem lesões no trabalho e quais benefícios você oferece.

Trabalhe em casa .

Esse é um benefício popular, então explique como seus funcionários podem solicitar trabalho remoto e quais regras eles precisam seguir (como segurança cibernética em casa). Além disso, estabeleça regras para aqueles que são trabalhadores remotos permanentes.

Despesas com funcionários.

Liste quais despesas relacionadas ao trabalho você cobrirá e qual é o processo para solicitar o reembolso.

Carro da empresa.

Se você oferecer carros da empresa, informe aos funcionários como você espera que eles se comportem ao usar o carro da empresa e quais despesas você cobrirá, como gasolina, limpeza do carro e pedágios.

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Estacionamento.

Se você tiver estacionamento gratuito, informe aos funcionários como eles precisam gerenciar o espaço alocado. Se houver um número limitado de vagas de estacionamento, liste os critérios que você usará para alocar essas vagas.

Equipamentos emitidos pela empresa.

Se você fornecer equipamentos aos funcionários (como telefones, laptops etc.), informe aos funcionários como eles devem cuidar deles. Deixe-os saber o que fazer se esse equipamento for roubado ou danificado.

Horário de Trabalho, PTO e Férias

Horas de trabalho e folga remunerada (PTO).

Estabeleça quais são as horas de trabalho em toda a empresa e quais são as expectativas que você tem. Explique o número de dias de folga pagos e qual é o processo para solicitar o PTO.

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Feriados.

Liste todos os feriados que sua empresa observa e informe aos funcionários como você os compensará se precisarem trabalhar nesses dias.

Atestado médico.

Explique o que a lei o obriga a oferecer aos funcionários aqui e inclua quaisquer benefícios extras de licença médica que você oferecer. Defina quais são as definições de doença de curto e longo prazo.

Licença de luto.

Ofereça dias (o valor total fica por sua conta) de licença por luto aos funcionários que perdem um ente querido – isso é mais um privilégio compassivo que ajuda a criar confiança com os funcionários.

Dever de júri e votação.

Descreva qual é a lei para quem precisa sair para cumprir deveres cívicos e quais documentos eles precisam trazer.

Licença parental.

Refere-se à licença de paternidade e maternidade exigida por lei ou patrocinada pela empresa para funcionários que têm ou adotam um bebê. Mencionar benefícios relativos ao abono parental, como sair mais cedo para participar de reuniões escolares.

Demissão e Rescisão de Empregado

Disciplina progressiva.

Descreva as etapas de seu processo de disciplina progressiva e como você espera que os gerentes lidem com isso.

Renúncia.

Se um funcionário se demitir, ele deve saber qual é o período de aviso prévio e o que o processo de demissão inclui.

Terminação.

Especifique as leis aplicáveis ​​e seu próprio processo interno ao demitir funcionários. Liste as condições de pagamento de indenização e como você compensará quaisquer férias restantes e licença médica.

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Referências.

Indique como, ou se, você dará referências a funcionários que se demitiram ou foram demitidos.

Página de assinatura

Embrulhe o manual do funcionário com uma página de assinatura para que você possa confirmar que o novo contratado recebeu o manual, e isso funciona como um incentivo para que cada funcionário leia tudo antes de assinar. Além disso, se você estiver lidando com uma ação judicial de rescisão indevida, isso pode ajudar na sua defesa.

Resumindo as Diretrizes do Manual do Funcionário

Existem vários tópicos importantes que você deve incluir no manual do funcionário da sua empresa. Primeiro, o básico. Faça os funcionários se sentirem à vontade com uma introdução e uma declaração de boas-vindas. Inclua um gráfico de hierarquia para que os funcionários possam entrar em contato ou entrar em contato com outros funcionários facilmente. Crie diferentes tipos de contrato para funcionários em tempo integral, meio período, estagiários e assim por diante. Certifique-se de que os funcionários estejam cientes de que você oferece oportunidades iguais de emprego para todos os candidatos. Além disso, explicar aos novos funcionários como é o processo de recrutamento e seleção e o que se espera deles em termos de atendimento.

Certifique-se de que todos os funcionários estejam atualizados e cientes das políticas do local de trabalho, como confidencialidade, assédio e segurança e saúde no local de trabalho. Além disso, crie um código de conduta claro e completo que aborde certos aspectos da conduta no local de trabalho. Por exemplo, código de vestimenta da empresa, segurança cibernética e dispositivos digitais no local de trabalho, conflitos de interesse, relacionamentos com funcionários, parentes que empregam e visitantes do local de trabalho.

Certifique-se de que seus funcionários estejam cientes da remuneração e dos benefícios que sua empresa oferece. Por exemplo, seus benefícios de saúde de funcionários, compensação de trabalhadores, benefícios de trabalho em casa, despesas de funcionários, carro da empresa e estacionamento. Você também deve incluir como define as políticas de sua empresa sobre horário de trabalho, PTO, feriados, licença médica e licença por luto. A demissão e rescisão de funcionários é outro tópico que deve constar no manual da sua empresa.

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