Buku Panduan Karyawan: Panduan Lengkap Untuk SDM & Manajer Tahun 2023

Bukan rahasia lagi bahwa hari pertama seorang karyawan di pekerjaan baru bisa menjadi pengalaman yang luar biasa, dan tidak hanya untuk karyawan baru tetapi juga untuk manajer.

Anda sedang mengajari seseorang peran baru dan mentransisikannya ke dalam budaya perusahaan dan lingkungan kerja. Ini bisa menjadi banyak hal untuk diambil.

Jadi, pastikan persiapan orientasi Anda dapat meredakan kegugupan hari pertama itu menjadi kegembiraan. Bagaimana ini mungkin? Dengan buku pegangan karyawan yang sempurna tentunya!

Seringkali memiliki buku pegangan karyawan bukanlah sesuatu yang kebanyakan bisnis pikirkan sampai ada kebutuhan yang mendesak. Apakah Anda mencoba untuk mengatasi masalah budaya kantor atau tertarik untuk membangunnya sebagai elemen dasar, menyusun buku pegangan karyawan membutuhkan persiapan dan perhatian.

Apa itu Buku Pegangan Karyawan?

Ini adalah dokumentasi yang membantu mempersiapkan karyawan baru untuk pekerjaan baru mereka dan tanggung jawab masing-masing, tetapi juga membantu membuat mereka nyaman dan merasa diterima di bisnis Anda.

Apa yang Harus Disertakan dalam Buku Pegangan Karyawan?

Nah untuk menjawabnya sepenuhnya, penting untuk dipahami bahwa buku pegangan karyawan harus selalu diperbarui dan dapat diakses kapan saja. Sebagian besar buku pegangan mencakup yang berikut:

• Budaya perusahaan, kode etik, dan pernyataan misi
• Sumber daya manusia dan informasi hukum
• Kebijakan perusahaan mengenai kehadiran, waktu liburan, hari sakit, non-diskriminasi, dll.
• Pengunduran diri dan pemutusan hubungan kerja
• Dan banyak lagi

Penting untuk diingat bahwa di era digital saat ini, tidak banyak kebutuhan untuk memiliki buku pegangan fisik karyawan.

Pindahkan Buku Pegangan Karyawan Anda Ke Digital

Connecteam adalah alat pelatihan digital terkemuka! Ini memberi Anda kemampuan untuk merekrut karyawan langsung dari aplikasi. Ini memastikan karyawan Anda selalu memiliki versi terbaru, dapat diakses kapan saja dan sangat mudah digunakan dan dinavigasi.

Dengan Connecteam, Anda selalu dapat memastikan bahwa karyawan Anda memiliki alat yang mereka butuhkan untuk bekerja secara produktif dan efisien.

• Akses desktop dan seluler

• Notifikasi & peringatan otomatis

• Kursus pelatihan yang dapat disesuaikan

• Tambahkan video, tautan, gambar, PDF, dll.

• Bagikan kuis untuk memastikan kepatuhan

Dengan itu, tidak perlu mencari semua ini sendiri, kami membuat template buku pegangan karyawan yang mudah dan efisien sehingga Anda dapat membuat buku pegangan karyawan terbaik untuk bisnis Anda.

Panduan Lengkap Buku Pegangan Karyawan Anda

Dasar-dasar Buku Pegangan Karyawan

Pendahuluan dan sambutan.

Jelaskan sejarah perusahaan Anda, dari hari Anda didirikan, oleh siapa, dan mengapa. Tambahkan pernyataan misi dan budaya perusahaan Anda. Pastikan Anda berbicara tentang mengapa perusahaan Anda penting, dan mengapa karyawan baru Anda harus bersemangat sekarang karena mereka adalah bagian darinya.

Sebuah diagram hierarki.

Ini dengan jelas memetakan siapa siapa, mulai dari atas hingga paling bawah. Jika Anda dapat menyertakan gambar, itu akan membantu menonjolkan nama karena karyawan baru dapat kewalahan dengan semua wajah baru yang mereka temui!

Jenis kontrak kerja.

Tentukan yang berikut: karyawan penuh waktu dan paruh waktu, dan jangan lupa tentang pekerja magang, magang, staf musiman, dan pekerja lain yang dipekerjakan perusahaan Anda.

Kesempatan kerja yang sama.

Ini adalah suatu keharusan, dan bukan hanya untuk tujuan hukum tetapi untuk menciptakan budaya meritokrasi dan rasa hormat perusahaan.

Proses rekrutmen dan seleksi.

Miliki bagian yang menjelaskan proses perekrutan perusahaan Anda, dan jika Anda melakukan pemeriksaan pra-kerja, jelaskan dengan jelas bagaimana manajer perekrutan dapat memesan pemeriksaan ini dan cara menanganinya. Selain itu, jika Anda memiliki hadiah rujukan, di sinilah Anda dapat menguraikan prosedur dan pedoman terkait.

Kehadiran.

Jelaskan dengan jelas apa yang diperlukan untuk kehadiran: dari dasar-dasarnya, seperti apa yang perlu dilakukan karyawan ketika mereka tidak dapat masuk kerja atau dalam keadaan apa Anda dapat memaafkan ketidakhadiran yang tidak dilaporkan. Cantumkan peraturan tentang absensi.

Unduh templat kebijakan kehadiran karyawan gratis kami untuk memulai

Kebijakan Tempat Kerja

Kerahasiaan dan perlindungan data.

Perhitungkan setiap dan semua undang-undang yang berlaku untuk perusahaan Anda. Sebutkan apa itu undang-undang dan bagaimana Anda memastikan Anda mematuhinya, ditambah apa yang Anda harapkan dilakukan karyawan dalam kasus ini.

Unduh templat kerahasiaan karyawan gratis kami untuk memulai

Pelecehan dan kekerasan.

Diketahui bahwa rasa hormat kepada dan dari rekan kerja adalah kunci untuk menciptakan keharmonisan di tempat kerja, jadi pastikan untuk menyatakan komitmen Anda untuk menghilangkan pelecehan dan kekerasan di tempat kerja. Uraikan apa yang dianggap sebagai pelecehan dan kemungkinan akibatnya jika seseorang melanggar aturan tersebut.

Keselamatan dan kesehatan kerja.

Beri tahu karyawan apa pedoman untuk menciptakan tempat kerja yang sehat dan aman. Bicarakan tentang bagaimana perusahaan Anda mematuhi undang-undang kesehatan dan keselamatan kerja, dan bagaimana Anda melindungi karyawan dalam pekerjaan berbahaya atau dari keadaan darurat.

Kode etik

Aturan berbusana.

Jelaskan dengan jelas apa itu dress code, bahkan jika Anda tidak memilikinya. Karyawan perlu tahu apa yang boleh dan tidak boleh mereka kenakan. Jelaskan sejelas mungkin, seperti apa aturan berpakaian kasual bisnis untuk perusahaan Anda?

Unduh templat kebijakan kode berpakaian gratis kami

Keamanan siber dan perangkat digital.

Hal ini berkaitan dengan penggunaan internet, telepon seluler perusahaan, email perusahaan, dan penggunaan media sosial (korporat dan pribadi). Tetapkan pedoman yang jelas yang memungkinkan beberapa kebebasan bagi karyawan, selama mereka mengikuti pedoman keamanan dan perlindungan data.

Konflik kepentingan.

Jelaskan dengan jelas apa yang merupakan konflik kepentingan, apa yang dapat dilakukan karyawan jika menghadapinya, dan konsekuensi apa yang akan terjadi jika seseorang melanggar undang-undang atau peraturan perusahaan yang relevan.

Hubungan dan persaudaraan karyawan.

Meskipun karyawan tentu saja dapat menjadi teman atau bahkan berkencan, pastikan untuk menyertakan beberapa aturan sehingga Anda dapat menghindari gosip atau adegan yang tidak profesional.

Pekerjaan kerabat.

Adalah penting bahwa Anda menghindari tuduhan nepotisme dan pilih kasih. Petakan dengan jelas pedoman khusus tentang hubungan kerja apa yang diperbolehkan antara kerabat di perusahaan Anda.

Pengunjung tempat kerja.

Uraikan proses kapan karyawan ingin membawa pengunjung ke lokasi perusahaan, karena Anda ingin membuat semua orang tetap profesional, waspada, dan bertanggung jawab.

Permohonan dan distribusi.

Sebutkan upaya yang dilakukan oleh orang luar atau karyawan untuk meminta atau mendistribusikan brosur, produk, atau layanan dan bicarakan bagaimana karyawan dapat menangani kasus ini.

Kompensasi

Status kompensasi dan penggajian .

Meskipun bagian ini terutama untuk perusahaan AS, yang memiliki undang-undang tentang karyawan yang dikecualikan dan tidak dikecualikan, tetap penting untuk mengetahui apakah itu juga terkait dengan Anda. Menjelaskan kerangka hukum dan memperjelas aturan lembur. Beri tahu karyawan pada hari apa mereka akan menerima gaji atau upah mereka.

Sertakan informasi upah minimum dan makan dan melanggar aturan kepatuhan.

Manajemen kinerja.

Pastikan karyawan Anda memahami bagaimana kinerja mereka akan dievaluasi, dan siapkan manajer untuk tugas manajerial. Bicara tentang tujuan tinjauan kinerja dan bagaimana Anda mengharapkan manajer untuk memimpin tim mereka.

Pelatihan dan pengembangan karyawan.

Ini adalah bagaimana Anda dapat menunjukkan rencana retensi karyawan Anda sehingga karyawan Anda selalu dapat meningkat secara pribadi dan profesional. Jika ada peluang pelatihan dan anggaran pendidikan, bicarakan di sini.

Manfaat

Kesehatan karyawan .

Sebutkan jika Anda menyertakan asuransi kesehatan swasta, keanggotaan gym, program kesehatan, dll. Bicara tentang undang-undang yang relevan, seperti FMLA dan COBRA. Anda bahkan dapat memasukkan tips tentang manajemen stres.

Kompensasi pekerja.

Uraikan apa prosesnya bagi karyawan jika mereka terluka di tempat kerja dan manfaat apa yang Anda tawarkan.

Bekerja dari rumah .

Ini adalah manfaat yang populer, jadi jelaskan bagaimana karyawan Anda dapat meminta pekerjaan jarak jauh dan aturan apa yang harus mereka ikuti (seperti, keamanan dunia maya di rumah). Plus, tetapkan aturan bagi mereka yang merupakan pekerja jarak jauh permanen.

Biaya karyawan.

Buat daftar pengeluaran terkait pekerjaan yang akan Anda tanggung dan prosesnya untuk mengklaim penggantian.

Mobil perusahaan.

Jika Anda menawarkan mobil perusahaan, beri tahu karyawan bagaimana Anda mengharapkan mereka berperilaku saat menggunakan mobil perusahaan dan pengeluaran apa yang akan Anda tanggung, seperti bensin, pembersihan mobil, dan tol.

Unduh templat kebijakan mobil perusahaan gratis kami

Parkir.

Jika Anda memiliki parkir gratis, beri tahu karyawan bagaimana mereka perlu mengelola ruang yang dialokasikan. Jika jumlah ruang parkir terbatas, buatlah daftar kriteria yang akan Anda gunakan untuk mengalokasikan ruang-ruang ini.

Peralatan yang dikeluarkan perusahaan.

Jika Anda memberikan peralatan kepada karyawan (seperti telepon, laptop, dll.), beri tahu karyawan bagaimana mereka harus merawatnya. Beri tahu mereka apa yang harus dilakukan jika peralatan itu dicuri atau rusak.

Jam Kerja, PTO dan Liburan

Jam kerja dan cuti berbayar (PTO).

Tetapkan jam kerja di seluruh perusahaan Anda dan ekspektasi apa yang Anda miliki. Jelaskan jumlah hari libur yang dibayar dan bagaimana proses pengajuan PTO.

Unduh templat waktu luang berbayar gratis kami.

Liburan.

Buat daftar semua hari libur yang diamati perusahaan Anda dan beri tahu karyawan bagaimana Anda akan memberi kompensasi kepada mereka jika mereka perlu bekerja pada hari-hari ini.

Cuti sakit.

Jelaskan apa yang diwajibkan undang-undang untuk Anda tawarkan kepada karyawan di sini dan sertakan tunjangan cuti sakit tambahan yang Anda tawarkan. Jelaskan apa yang dimaksud dengan penyakit jangka pendek dan jangka panjang.

Cuti duka.

Menawarkan hari (jumlah total terserah Anda) cuti berkabung kepada karyawan yang kehilangan orang yang dicintai — ini lebih merupakan tunjangan penuh kasih yang membantu menciptakan kepercayaan dengan karyawan.

Tugas juri dan voting.

Jelaskan apa hukum bagi mereka yang harus pergi untuk tugas sipil dan dokumen apa yang perlu mereka bawa.

Cuti orang tua.

Ini mengacu pada cuti hamil dan melahirkan yang diamanatkan oleh undang-undang atau disponsori perusahaan untuk karyawan yang memiliki atau mengadopsi bayi. Sebutkan manfaat tunjangan orang tua, seperti berangkat lebih awal untuk menghadiri rapat sekolah.

Pengunduran Diri dan Pemberhentian Karyawan

Disiplin progresif.

Uraikan langkah-langkah proses disiplin progresif Anda dan bagaimana Anda mengharapkan manajer menanganinya.

Pengunduran diri.

Jika seorang karyawan mengundurkan diri, mereka harus tahu apa periode pemberitahuan mereka dan apa yang termasuk dalam proses pengunduran diri.

Penghentian.

Tentukan hukum yang berlaku dan proses internal Anda sendiri saat memberhentikan karyawan. Sebutkan syarat-syarat pemberian uang pesangon dan bagaimana Anda akan memberikan kompensasi untuk sisa liburan dan cuti sakit.

Unduh templat surat pemberhentian karyawan gratis kami

Referensi.

Nyatakan bagaimana, atau jika, Anda akan memberikan referensi kepada karyawan yang mengundurkan diri atau diberhentikan.

Halaman tanda tangan

Bungkus buku pegangan karyawan dengan halaman tanda tangan sehingga Anda dapat mengonfirmasi bahwa karyawan baru telah menerima buku pegangan, dan ini berfungsi sebagai insentif bagi setiap karyawan untuk membaca semuanya sebelum menandatangani. Selain itu, jika Anda mendapati diri Anda berurusan dengan gugatan pemutusan hubungan kerja yang salah, itu dapat membantu pembelaan Anda.

Menyimpulkan Pedoman Buku Pegangan Karyawan

Ada beberapa topik utama yang harus Anda sertakan dalam buku pegangan karyawan bisnis Anda. Pertama, dasar-dasarnya. Buat karyawan merasa nyaman dengan perkenalan dan pernyataan sambutan. Sertakan bagan hierarki sehingga karyawan dapat dengan mudah menghubungi atau berhubungan dengan karyawan lain. Buat berbagai jenis kontrak untuk karyawan penuh waktu, paruh waktu, magang, dan sebagainya. Pastikan karyawan sadar bahwa Anda menawarkan kesempatan kerja yang sama untuk setiap kandidat. Selain itu, jelaskan kepada karyawan baru bagaimana proses rekrutmen dan seleksi berjalan dan apa yang diharapkan dari mereka dalam hal kehadiran.

Pastikan semua karyawan mengetahui informasi terbaru dan mengetahui kebijakan tempat kerja seperti kerahasiaan, pelecehan dan keselamatan kerja, serta kesehatan. Selanjutnya, buat kode etik yang jelas dan menyeluruh yang membahas aspek-aspek tertentu dari perilaku di tempat kerja. Misalnya, aturan berpakaian perusahaan, keamanan siber, dan perangkat digital di tempat kerja, konflik kepentingan, hubungan karyawan, kerabat yang mempekerjakan, dan pengunjung tempat kerja.

Pastikan bahwa karyawan Anda mengetahui kompensasi dan manfaat yang ditawarkan perusahaan Anda. Misalnya, tunjangan kesehatan karyawan Anda, kompensasi pekerja, tunjangan bekerja dari rumah, pengeluaran karyawan, mobil perusahaan, dan parkir. Anda juga harus menyertakan bagaimana Anda menetapkan kebijakan perusahaan Anda tentang jam kerja, PTO, hari libur, cuti sakit, dan cuti berkabung. Pengunduran diri dan pemutusan hubungan kerja adalah topik lain yang harus disertakan dalam buku pegangan perusahaan Anda.

Ubah buku pegangan Anda untuk pekerja jarak jauh dan garis depan, karyawan tanpa meja.

Go Digital Dengan Connecteam

Unggah buku pegangan karyawan Anda dan buat pembaruan waktu nyata saat bepergian.

Belajarlah lagi