Manuel de l'employé : le guide complet pour les RH et les gestionnaires en 2023

Ce n'est un secret pour personne que le premier jour d'un employé à un nouvel emploi peut être une expérience bouleversante, et pas seulement pour la nouvelle recrue mais aussi pour les managers.

Vous apprenez à quelqu'un un nouveau rôle et vous l'intégrez à la culture et à l'environnement de travail de l'entreprise. Cela peut être beaucoup à assumer.

Assurez-vous donc que votre préparation à l'embarquement peut plutôt transformer la nervosité du premier jour en excitation. Comment est-ce possible? Avec le parfait manuel de l'employé bien sûr !

Souvent, avoir un manuel de l'employé n'est pas quelque chose auquel la plupart des entreprises pensent jusqu'à ce qu'il y ait un besoin pressant. Que vous tentiez de résoudre un problème de culture de bureau ou que vous souhaitiez en créer un en tant qu'élément fondamental, l'élaboration d'un manuel de l'employé nécessite de la préparation et de la réflexion.

Qu'est-ce qu'un manuel de l'employé ?

Il s'agit d'une documentation qui aide à préparer le nouvel employé à son nouvel emploi et à ses responsabilités respectives, mais qui aide également à le mettre à l'aise et à se sentir bienvenu dans votre entreprise.

Qu'est-ce qui devrait être inclus dans un manuel de l'employé ?

Eh bien, pour répondre pleinement à cette question, il est important de comprendre qu'un manuel de l'employé doit être tenu à jour et doit être accessible à tout moment. La plupart des manuels incluent les éléments suivants :

• Culture d'entreprise, code de conduite et énoncé de mission
• Ressources humaines et informations juridiques
• Politiques de l'entreprise concernant l'assiduité, les vacances, les congés de maladie, la non-discrimination, etc.
• Démission et résiliation
• Et plus

Il est important de se rappeler qu'à l'ère numérique d'aujourd'hui, il n'est pas nécessaire d'avoir un manuel physique de l'employé.

Déplacez votre manuel de l'employé vers le numérique

Connecteam est le premier outil de formation numérique ! Il vous offre la possibilité d'intégrer des employés directement depuis l'application. Cela garantit que vos employés disposent toujours de la version la plus à jour, qu'elle est accessible à tout moment et qu'elle est très facile à utiliser et à naviguer.

Avec Connecteam, vous pouvez toujours être sûr que vos employés disposent des outils dont ils ont besoin pour travailler de manière productive et efficace.

• Accès de bureau et mobile

• Notifications et alertes automatisées

• Des formations personnalisables

• Ajoutez des vidéos, des liens, des images, des PDF, etc.

• Partagez des questionnaires pour garantir la conformité

Cela étant dit, il n'est pas nécessaire de rechercher tout cela par vous-même, nous avons créé un modèle de manuel de l'employé simple et efficace afin que vous puissiez créer le meilleur manuel de l'employé pour votre entreprise.

Le guide complet pour votre manuel de l'employé

Principes de base du manuel de l'employé

Introduction et mot de bienvenue.

Décrivez l'histoire de votre entreprise, depuis le jour où vous avez été fondée, par qui et pourquoi. Ajoutez l'énoncé de mission et la culture d'entreprise de votre entreprise. Assurez-vous d'expliquer pourquoi votre entreprise est importante et pourquoi votre nouvelle recrue devrait être excitée maintenant qu'elle en fait partie.

Un tableau hiérarchique.

Cela définit clairement qui est qui, du haut vers le bas. Si vous pouvez inclure des photos, cela aidera à mettre un visage sur le nom, car les nouvelles recrues peuvent être submergées par tous les nouveaux visages qu'elles rencontrent !

Types de contrat de travail.

Définissez les éléments suivants : employés à temps plein et à temps partiel, et n'oubliez pas les stagiaires, les apprentis, le personnel saisonnier et les autres travailleurs que votre entreprise emploie.

Emploi à chances égales.

C'est un must, et pas seulement à des fins juridiques, mais afin de créer une culture d'entreprise de méritocratie et de respect.

Processus de recrutement et de sélection.

Ayez une section qui explique le processus d'embauche de votre entreprise et, si vous effectuez des vérifications préalables à l'embauche, expliquez clairement comment les responsables du recrutement peuvent commander ces vérifications et comment les gérer. De plus, si vous avez des récompenses de parrainage, c'est ici que vous pouvez décrire la procédure et les directives associées.

Présence.

Expliquez clairement ce qui est requis pour l'assiduité : depuis les bases, comme ce que les employés doivent faire lorsqu'ils ne peuvent pas venir travailler ou dans quelles circonstances vous pouvez excuser une absence non signalée. Inclure quelles sont les règles sur l'absentéisme.

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Politiques en milieu de travail

Confidentialité et protection des données.

Tenez compte de toutes les lois qui s'appliquent à votre entreprise. Mentionnez quelles sont les lois et comment vous vous assurez de les respecter, ainsi que ce que vous attendez des employés dans ces cas.

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Harcèlement et violence.

Il est connu que le respect envers et de la part des collègues est essentiel pour créer l'harmonie sur le lieu de travail, alors assurez-vous de déclarer votre engagement à éliminer le harcèlement et la violence au travail. Décrivez ce qui est considéré comme du harcèlement et les répercussions possibles si l'on enfreint ces règles.

Sécurité et santé au travail.

Faites savoir aux employés quelles sont les directives pour créer un milieu de travail sain et sécuritaire. Expliquez comment votre entreprise se conforme aux lois sur la santé et la sécurité au travail et comment vous protégez les employés dans des emplois dangereux ou en cas d'urgence.

Code de conduite

Code vestimentaire.

Expliquez clairement quel est le code vestimentaire, même si vous n'en avez pas. Les employés doivent savoir ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas porter. Soyez aussi clair que possible, par exemple quel est le code vestimentaire décontracté de votre entreprise ?

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Cybersécurité et appareils numériques.

Cela concerne l'utilisation d'Internet, les téléphones portables de l'entreprise, le courrier électronique de l'entreprise et l'utilisation des médias sociaux (entreprise et personnel). Établissez des directives claires qui permettent une certaine liberté aux employés, tant qu'ils respectent les directives de sécurité et de protection des données.

Conflit d'intérêt.

Soyez clair sur ce qui constitue un conflit d'intérêts, ce que les employés peuvent faire s'ils en sont confrontés et quelles conséquences se produiront si l'on enfreint les lois ou les règles de l'entreprise.

Relations avec les employés et fraternisation.

Bien que les employés puissent bien sûr devenir amis ou même sortir ensemble, assurez-vous d'inclure certaines règles afin d'éviter les commérages ou une scène non professionnelle.

Emploi des proches.

Il est important que vous évitiez les accusations de népotisme et de favoritisme. Définissez clairement les directives spécifiques sur les relations de travail autorisées entre proches dans votre entreprise.

Visiteurs du lieu de travail.

Décrivez le processus à suivre lorsque les employés souhaitent amener des visiteurs dans les locaux de l'entreprise, car vous souhaitez que tout le monde reste professionnel, alerte et responsable.

Sollicitation et diffusion.

Mentionnez les tentatives faites par des étrangers ou des employés pour solliciter ou distribuer des dépliants, des produits ou des services et expliquez comment les employés peuvent gérer ces cas.

Compensation

État de la rémunération et masse salariale .

Bien que cette partie soit principalement destinée aux entreprises américaines, qui ont des lois sur les employés exonérés et non exonérés, il est toujours important de savoir si cela vous concerne également. Expliquer le cadre légal et clarifier les règles des heures supplémentaires. Faites savoir aux employés le jour où ils recevront leur salaire ou salaire.

Inclure des informations sur le salaire minimum et les règles de conformité relatives aux repas et aux pauses.

Gestion des performances.

Assurez-vous que vos employés comprennent comment leur performance sera évaluée et préparez les gestionnaires aux fonctions de gestion. Parlez des objectifs des évaluations de performance et de la façon dont vous vous attendez à ce que les managers dirigent leur équipe.

Formation et développement des employés.

C'est ainsi que vous pouvez présenter vos plans de rétention des employés afin que vos employés puissent toujours s'améliorer personnellement et professionnellement. S'il existe des opportunités de formation et des budgets d'éducation, parlez-en ici.

Avantages

Santé des employés .

Mentionnez si vous incluez une assurance maladie privée, un abonnement à un gymnase, des programmes de bien-être, etc. Parlez des lois pertinentes, telles que FMLA et COBRA. Vous pouvez même inclure des conseils sur la gestion du stress.

L'indemnisation des travailleurs.

Décrivez ce que le processus est pour les employés s'ils sont blessés au travail et quels avantages vous offrez.

Travail à domicile .

Il s'agit d'un avantage populaire, alors expliquez comment vos employés peuvent demander du travail à distance et quelles règles ils doivent suivre (comme la cybersécurité à la maison). De plus, établissez des règles pour ceux qui sont des télétravailleurs permanents.

Dépenses des employés.

Énumérez les dépenses liées au travail que vous couvrirez et la procédure à suivre pour demander un remboursement.

Voiture de société.

Si vous proposez des voitures de société, faites savoir aux employés comment vous vous attendez à ce qu'ils se comportent lorsqu'ils utilisent la voiture de société et quelles dépenses vous couvrirez, telles que l'essence, le nettoyage de la voiture et les péages.

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Parking.

Si vous disposez d'un parking gratuit, informez les employés de la manière dont ils doivent gérer l'espace qui leur est attribué. S'il y a un nombre limité de places de stationnement, indiquez les critères que vous utiliserez pour attribuer ces places.

Équipement fourni par l'entreprise.

Si vous donnez de l'équipement aux employés (tels que des téléphones, des ordinateurs portables, etc.), informez les employés de la manière dont ils doivent en prendre soin. Faites-leur savoir quoi faire si cet équipement est volé ou endommagé.

Heures de travail, prise de force et vacances

Horaires de travail et congés payés (PTO).

Déterminez quelles sont vos heures de travail à l'échelle de l'entreprise et quelles sont vos attentes. Expliquez le nombre de jours de congé payés et quel est le processus de demande de prise de force.

Téléchargez notre modèle gratuit de congés payés.

Vacances.

Dressez la liste de tous les jours fériés observés par votre entreprise et faites savoir aux employés comment vous allez les indemniser s'ils doivent travailler ces jours-là.

Congé de maladie.

Expliquez ce que la loi vous oblige à offrir aux employés ici et incluez tous les avantages supplémentaires en matière de congé de maladie que vous offrez. Définir quelles sont les définitions des maladies à court terme et à long terme.

Un congé de deuil.

Offrez des jours (le montant total dépend de vous) de congé de deuil aux employés qui perdent un être cher - il s'agit davantage d'un avantage compatissant qui aide à créer la confiance avec les employés.

Fonction de jury et vote.

Décrivez quelle est la loi pour ceux qui doivent partir pour des devoirs civiques et quels documents ils doivent apporter.

Congé parental.

Il s'agit des congés de paternité et de maternité imposés par la loi ou pris en charge par l'entreprise pour les salariés qui ont ou adoptent un bébé. Mentionnez les avantages liés aux allocations parentales, comme le fait de partir tôt pour assister aux réunions scolaires.

Démission et licenciement des employés

Discipline progressive.

Décrivez les étapes de votre processus de discipline progressive et comment vous vous attendez à ce que les gestionnaires le gèrent.

Démission.

Si un employé démissionne, il doit savoir quelle est sa période de préavis et ce que comprend le processus de démission.

Résiliation.

Précisez les lois applicables et votre propre processus interne lors du licenciement des employés. Énumérez les conditions d'octroi d'une indemnité de départ et comment vous compenserez les vacances et les congés de maladie restants.

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Références.

Indiquez comment, ou si, vous donnerez des références aux employés qui ont démissionné ou ont été licenciés.

Page des signatures

Concluez le manuel de l'employé avec une page de signature afin que vous puissiez confirmer que le nouvel employé a reçu le manuel, et cela incite chaque employé à le lire en entier avant de signer. De plus, si vous vous trouvez face à une poursuite pour licenciement abusif, cela peut vous aider à vous défendre.

Résumé des lignes directrices du manuel de l'employé

Il y a plusieurs sujets clés que vous devez inclure dans le manuel de l'employé de votre entreprise. Tout d'abord, les bases. Mettez les employés à l'aise avec une introduction et une déclaration de bienvenue. Incluez un tableau hiérarchique afin que les employés puissent facilement contacter ou entrer en contact avec d'autres employés. Créez différents types de contrats pour les employés à temps plein, à temps partiel, les stagiaires, etc. Assurez-vous que les employés savent que vous offrez l'égalité des chances à chaque candidat. De plus, expliquez aux nouveaux employés comment se déroule le processus de recrutement et de sélection et ce que l'on attend d'eux en termes d'assiduité.

Assurez-vous que tous les employés sont à jour et au courant des politiques du lieu de travail telles que la confidentialité, le harcèlement et la sécurité et la santé au travail. De plus, créez un code de conduite clair et complet qui traite de certains aspects de la conduite sur le lieu de travail. Par exemple, le code vestimentaire de l'entreprise, la cybersécurité et les appareils numériques sur le lieu de travail, les conflits d'intérêts, les relations avec les employés, l'emploi de parents et les visiteurs sur le lieu de travail.

Assurez-vous que vos employés sont au courant de la rémunération et des avantages offerts par votre entreprise. Par exemple, les prestations de santé de vos employés, l'indemnisation des accidents du travail, les prestations de travail à domicile, les dépenses des employés, la voiture de société et le stationnement. Vous devez également inclure la manière dont vous définissez les politiques de votre entreprise en matière d'heures de travail, de prise de force, de congés, de congés de maladie et de congés de deuil. La démission et le licenciement des employés sont un autre sujet qui doit être inclus dans le manuel de votre entreprise.

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