دليل الموظف: الدليل الكامل للموارد البشرية والمديرين في عام 2023
نشرت: 2022-10-31لا يخفى على أحد أن أول يوم للموظف في وظيفة جديدة يمكن أن يكون تجربة ساحقة ، ليس فقط للتعيين الجديد ولكن للمديرين أيضًا.
أنت تعلم شخصًا دورًا جديدًا وتقوم بنقله إلى ثقافة الشركة وبيئة العمل. يمكن أن يكون هناك الكثير لتوليه.
لذا تأكد من أن إعدادك على متن الطائرة يمكن أن يخفف التوتر في اليوم الأول من الإثارة بدلاً من ذلك. كيف يكون هذا ممكنا؟ مع كتيب الموظف المثالي بالطبع!
غالبًا لا يكون الحصول على دليل الموظف شيئًا تفكر فيه معظم الشركات حتى تكون هناك حاجة ملحة. سواء كنت تحاول معالجة مشكلة ثقافة المكتب أو كنت مهتمًا ببناء واحدة كعنصر أساسي ، فإن صياغة دليل الموظف يتطلب التحضير والتفكير.
ما هو دليل الموظف؟
إنها الوثائق التي تساعد في إعداد الموظف الجديد لوظيفته الجديدة والمسؤوليات ذات الصلة ولكنه يساعد أيضًا في جعله مرتاحًا ويشعر بالترحيب في عملك.
ما الذي يجب تضمينه في دليل الموظف؟
حسنًا للإجابة على ذلك بشكل كامل ، من المهم أن نفهم أن كتيب الموظف يحتاج إلى التحديث ويجب أن يكون متاحًا في أي وقت. تتضمن معظم الكتيبات ما يلي:
- ثقافة الشركة وقواعد السلوك وبيان المهمة
- الموارد البشرية والمعلومات القانونية
- سياسات الشركة المتعلقة بالحضور ووقت الإجازة والأيام المرضية وعدم التمييز وما إلى ذلك.
- الاستقالة والإنهاء
- و اكثر
من المهم أن تتذكر أنه في العصر الرقمي اليوم ، ليست هناك حاجة كبيرة لوجود دليل موظف فعلي.
انقل كتيب الموظف الخاص بك إلى رقمي
Connecteam هي أداة التدريب الرقمية الرائدة! يوفر لك القدرة على إعداد الموظفين مباشرة من التطبيق. يضمن ذلك حصول موظفيك دائمًا على أحدث إصدار ، ويمكن الوصول إليه في أي وقت ، كما أنه سهل الاستخدام والتنقل.
مع Connecteam ، يمكنك دائمًا التأكد من أن موظفيك لديهم الأدوات التي يحتاجونها للعمل بشكل منتج وفعال.
مع ما يقال ، ليست هناك حاجة للبحث عن كل هذا بنفسك ، لقد أنشأنا نموذجًا سهلًا وفعالًا لدليل الموظف حتى تتمكن من إنشاء أفضل دليل موظف لعملك.
الدليل الكامل لكتيب الموظف الخاص بك
أساسيات دليل الموظف
مقدمة وبيان ترحيبي.
صِف تاريخ شركتك ، من يوم التأسيس ومن قبل من ولماذا. أضف بيان مهمة شركتك وثقافة الشركة. تأكد من أنك تتحدث عن سبب أهمية شركتك ، ولماذا يجب أن يكون موظفك الجديد متحمسًا الآن بعد أن أصبحوا جزءًا منها.
مخطط هرمي.
يوضح هذا بوضوح من هو من ، بدءًا من الأعلى إلى الأسفل. إذا كان بإمكانك تضمين الصور ، فسيساعد ذلك في وضع وجه للاسم حيث يمكن أن يغرق الموظفون الجدد بكل الوجوه الجديدة التي يقابلونها!
أنواع عقود العمل.
حدد ما يلي: الموظفون بدوام كامل وبدوام جزئي ، ولا تنس المتدربين والمتدربين والموظفين الموسميين والعاملين الآخرين الذين توظفهم شركتك.
فرص عمل متكافئة.
هذا أمر لا بد منه ، ليس فقط للأغراض القانونية ولكن من أجل خلق ثقافة الشركة القائمة على الجدارة والاحترام.
عملية التوظيف والاختيار.
لديك قسم يشرح عملية التوظيف في شركتك ، وإذا قمت بإجراء فحوصات ما قبل التوظيف ، اشرح بوضوح كيف يمكن لمديري التوظيف طلب هذه الفحوصات وكيفية التعامل معها. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لديك مكافآت إحالة ، فهذا هو المكان الذي يمكنك فيه تحديد الإجراءات والإرشادات ذات الصلة.
حضور.
اشرح بوضوح ما هو مطلوب للحضور: من الأساسيات ، مثل ما يجب على الموظفين القيام به عندما لا يستطيعون القدوم إلى العمل أو في أي ظروف قد تبرر الغياب غير المبلغ عنه. قم بتضمين القواعد الخاصة بالتغيب عن العمل.
قم بتنزيل نموذج سياسة حضور الموظف المجاني لتبدأ
سياسات مكان العمل
السرية وحماية البيانات.
ضع في اعتبارك أي وجميع القوانين التي تنطبق على شركتك. اذكر القوانين وكيف تتأكد من التزامك بها ، بالإضافة إلى ما تتوقع أن يفعله الموظفون في هذه الحالات.
قم بتنزيل قالب خصوصية الموظف المجاني لتبدأ
التحرش والعنف.
من المعروف أن الاحترام من وإلى زملاء العمل هو المفتاح لتحقيق الانسجام في مكان العمل ، لذا تأكد من ذكر التزامك بالقضاء على التحرش والعنف في مكان العمل. حدد ما يعتبر تحرشًا وعواقبه المحتملة إذا خالف المرء هذه القواعد.
السلامة والصحة في مكان العمل.
دع الموظفين يعرفون ما هي الإرشادات لإنشاء مكان عمل صحي وآمن. تحدث عن كيفية امتثال شركتك لقوانين الصحة والسلامة المهنية ، وكيف تحمي الموظفين في الوظائف الخطرة أو من حالات الطوارئ.
القواعد السلوكية
اللباس الواجب ارتداؤه.
اشرح بوضوح ما هي قواعد اللباس ، حتى لو لم يكن لديك واحدة. يحتاج الموظفون إلى معرفة ما يمكنهم ارتدائه وما لا يمكنهم ارتدائه. كن واضحًا قدر الإمكان ، مثل ما هو رمز اللباس غير الرسمي للعمل لشركتك؟
قم بتنزيل قالب سياسة قواعد اللباس المجاني الخاص بنا
الأمن السيبراني والأجهزة الرقمية.
يتعلق هذا باستخدام الإنترنت ، والهواتف المحمولة للشركة ، والبريد الإلكتروني للشركة ، واستخدام الوسائط الاجتماعية (للشركات والأفراد). ضع إرشادات واضحة تسمح ببعض الحرية للموظفين ، طالما أنهم يتبعون إرشادات الأمان وحماية البيانات.
تضارب المصالح.
كن واضحًا بشأن ما يشكل تضاربًا في المصالح ، وما الذي يمكن للموظفين فعله إذا واجهوه ، وما هي العواقب التي ستحدث إذا خالف أحدهم القوانين أو قواعد الشركة ذات الصلة.
علاقات الموظفين والأخوة.
بينما يمكن للموظفين بالطبع أن يصبحوا أصدقاء أو حتى يتواعدون ، تأكد من تضمين بعض القواعد حتى تتمكن من تجنب القيل والقال أو المشهد غير المهني.
توظيف الأقارب.
من المهم أن تتجنب اتهامات المحسوبية والمحسوبية. ضع بوضوح إرشادات محددة حول علاقات العمل المسموح بها بين الأقارب في شركتك.
زوار مكان العمل.
حدد العملية عندما يرغب الموظفون في جلب الزوار إلى مقر الشركة ، حيث تريد أن تبقي كل شخص محترفًا ومتنبهًا ومسؤولًا.
الاستدراج والتوزيع.
اذكر المحاولات التي قام بها أشخاص خارجيون أو موظفون لطلب أو توزيع منشورات أو منتجات أو خدمات والتحدث عن كيفية تعامل الموظفين مع هذه الحالات.
تعويض
حالة التعويض والرواتب .
في حين أن هذا الجزء مخصص بشكل أساسي للشركات الأمريكية ، التي لديها قوانين بشأن الموظفين المعفيين وغير المعفيين ، إلا أنه لا يزال من المهم معرفة ما إذا كان يتعلق بك أيضًا. اشرح الإطار القانوني ووضح قواعد العمل الإضافي. أخبر الموظفين في أي يوم سيحصلون فيه على رواتبهم أو أجورهم.
قم بتضمين معلومات الحد الأدنى للأجور والوجبات وقواعد الامتثال.
ادارة الأداء.
تأكد من فهم موظفيك لكيفية تقييم أدائهم ، وإعداد المديرين للواجبات الإدارية. تحدث عن أهداف مراجعات الأداء وكيف تتوقع من المديرين قيادة فريقهم.
تدريب وتطوير الموظفين.
هذه هي الطريقة التي يمكنك بها عرض خططك للاحتفاظ بالموظفين حتى يتمكن موظفوك دائمًا من التحسن على المستوى الشخصي والمهني. إذا كانت هناك أي فرص تدريب وميزانيات تعليمية ، فتحدث عنها هنا.
فوائد
صحة الموظف .
اذكر ما إذا كنت تقوم بتضمين التأمين الصحي الخاص ، وعضوية الصالة الرياضية ، وبرامج الصحة ، وما إلى ذلك. تحدث عن القوانين ذات الصلة ، مثل FMLA و COBRA. يمكنك حتى تضمين نصائح حول إدارة الإجهاد.
تعويضات العمال.
حدد ما هي العملية بالنسبة للموظفين إذا أصيبوا في العمل وما هي الفوائد التي تقدمها.
العمل من المنزل .
هذه فائدة شائعة ، لذا اشرح كيف يمكن لموظفيك أن يطلبوا العمل عن بعد وما هي القواعد التي يجب عليهم اتباعها (مثل ، الأمن السيبراني في المنزل). بالإضافة إلى ذلك ، ضع قواعد لأولئك الذين يعملون عن بعد بشكل دائم.
نفقات الموظفين.
اذكر المصاريف المتعلقة بالعمل التي ستغطيها وما هي عملية المطالبة بالتعويض.
سيارة الشركة.
إذا كنت تقدم سيارات للشركة ، دع الموظفين يعرفون كيف تتوقع منهم أن يتصرفوا عند استخدام سيارة الشركة وما هي المصاريف التي ستغطيها ، مثل الغاز وتنظيف السيارة ورسوم العبور.
قم بتنزيل قالب سياسة السيارة الخاص بشركتنا مجانًا
موقف سيارات.
إذا كان لديك موقف سيارات مجاني ، دع الموظفين يعرفون كيف يحتاجون إلى إدارة المساحة المخصصة لهم. إذا كان هناك عدد محدود من أماكن وقوف السيارات ، فقم بإدراج المعايير التي ستستخدمها لتخصيص هذه المساحات.
المعدات التي تصدرها الشركة.
إذا أعطيت معدات للموظفين (مثل الهواتف وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وما إلى ذلك) ، فأخبر الموظفين بكيفية العناية بها. دعهم يعرفون ماذا يفعلون في حالة سرقة هذه المعدات أو تلفها.
ساعات العمل ، PTO والعطلة
ساعات العمل والإجازات المدفوعة (PTO).
حدد ساعات العمل على مستوى شركتك وما التوقعات التي لديك. اشرح عدد أيام الإجازة المدفوعة وما هي عملية طلب PTO.
قم بتنزيل قالب الإجازة المدفوعة مجانًا.
العطل.
ضع قائمة بجميع الإجازات التي تحتفل بها شركتك ودع الموظفين يعرفون كيف ستعوضهم إذا احتاجوا إلى العمل في هذه الأيام.
أجازة مرضية.
اشرح ما يُلزمك القانون بتقديمه للموظفين هنا وقم بتضمين أي مزايا إجازة مرضية إضافية تقدمها. حدد تعريفات المرض قصير الأمد وطويل الأمد.
إجازة الفجيعة.
عرض أيام (المبلغ الإجمالي متروك لك) من إجازة الفجيعة للموظفين الذين فقدوا أحد أفراد أسرتهم - وهذا أكثر من مكافأة عطوفة تساعد على بناء الثقة مع الموظفين.
واجب لجنة التحكيم والتصويت.
صف ما هو القانون بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى المغادرة لأداء واجبات مدنية وما هي المستندات التي يحتاجون إلى إحضارها.
اجازة امومة.
يشير هذا إلى إجازة الأبوة والأمومة التي يفرضها القانون أو التي ترعاها الشركة للموظفين الذين لديهم طفل أو يتبنون طفلًا. اذكر المزايا المتعلقة بعلاوات الوالدين ، مثل المغادرة مبكرًا لحضور اجتماعات المدرسة.
استقالة الموظف وإنهاء الخدمة
الانضباط التدريجي.
حدد خطوات عملية الانضباط التدريجي وكيف تتوقع من المديرين التعامل معها.
تسجيل.
إذا استقال الموظف ، يجب أن يعرف ما هي فترة الإخطار وما هي عملية الاستقالة.
نهاية.
حدد القوانين المعمول بها والعملية الداخلية الخاصة بك عند إنهاء خدمة الموظفين. اذكر شروط تقديم مكافأة نهاية الخدمة وكيف ستعوض عن أي إجازة وإجازة مرضية متبقية.
قم بتنزيل قالب خطاب إنهاء الموظف المجاني
مراجع.
اذكر كيف أو إذا كنت ستقدم إشارات للموظفين الذين استقالوا أو تم إنهاء خدمتهم.
صفحة التوقيع
اختتم كتيب الموظف بصفحة التوقيع حتى تتمكن من تأكيد أن الموظف الجديد تلقى الكتيب ، وهو بمثابة حافز لكل موظف لقراءته كلها قبل التوقيع. بالإضافة إلى ذلك ، إذا وجدت نفسك تتعامل مع دعوى إنهاء خاطئة ، فيمكن أن يساعدك ذلك في دفاعك.
تلخيص إرشادات دليل الموظف
هناك العديد من الموضوعات الرئيسية التي يجب عليك تضمينها في دليل الموظف الخاص بعملك. أولاً ، الأساسيات. اجعل الموظفين يشعرون بالراحة من خلال مقدمة وبيان ترحيب. قم بتضمين مخطط هرمي بحيث يمكن للموظفين الاتصال أو التواصل بسهولة مع الموظفين الآخرين. قم بإنشاء أنواع مختلفة من العقود للموظفين بدوام كامل ، وبدوام جزئي ، والمتدربين ، وما إلى ذلك. تأكد من أن الموظفين على دراية بأنك تقدم فرص عمل متساوية لكل مرشح. بالإضافة إلى ذلك ، اشرح للموظفين الجدد كيف تسير عملية التوظيف والاختيار وما هو متوقع منهم من حيث الحضور.
تأكد من تحديث جميع الموظفين وإدراكهم لسياسات مكان العمل مثل السرية والتحرش وسلامة مكان العمل والصحة. علاوة على ذلك ، قم بإنشاء مدونة سلوك واضحة وشاملة تتناول جوانب معينة من السلوك في مكان العمل. على سبيل المثال ، قواعد ملابس الشركة ، والأمن السيبراني ، والأجهزة الرقمية في مكان العمل ، وتضارب المصالح ، وعلاقات الموظفين ، وتوظيف الأقارب ، وزوار مكان العمل.
تأكد من أن موظفيك على دراية بالتعويضات والمزايا التي تقدمها شركتك. على سبيل المثال ، المزايا الصحية للموظفين وتعويضات العمال ومزايا العمل من المنزل ونفقات الموظفين وسيارة الشركة ومواقف السيارات. يجب عليك أيضًا تضمين كيفية تعيين سياسات شركتك فيما يتعلق بساعات العمل ، و PTO ، والعطلات ، والإجازات المرضية ، وإجازة الفجيعة. استقالة الموظف وإنهاء الخدمة هو موضوع آخر يجب تضمينه في دليل شركتك.
قم بتعديل الكتيب الخاص بك للعمال عن بعد والموظفين في الخطوط الأمامية والموظفين الذين ليس لديهم مكاتب.
انتقل إلى النظام الرقمي مع Connecteam
قم بتحميل دليل الموظف الخاص بك وقم بإجراء تحديثات في الوقت الفعلي أثناء التنقل.
