Çalışan El Kitabı: 2023'te İK ve Yöneticiler İçin Eksiksiz Kılavuz

Bir çalışanın yeni bir işteki ilk gününün, sadece yeni işe alınanlar için değil, yöneticiler için de ezici bir deneyim olabileceği bir sır değil.

Birine yeni bir rol öğretiyorsunuz ve onları şirket kültürü ve çalışma ortamına aktarıyorsunuz. Almak için çok şey olabilir.

Bu nedenle, işe başlama hazırlığınızın, ilk günkü endişelerinizi yerine heyecana dönüştürdüğünden emin olun. Bu nasıl mümkün olabilir? Tabii ki mükemmel çalışan el kitabıyla!

Çoğu zaman bir çalışan el kitabına sahip olmak, çoğu işletmenin acil bir ihtiyaç olana kadar düşündüğü bir şey değildir. İster bir ofis kültürü sorununu çözmeye çalışıyor olun, ister temel bir unsur olarak bir tane oluşturmakla ilgileniyor olun, bir çalışan el kitabı hazırlamak, hazırlık ve düşünce gerektirir.

Çalışan El Kitabı nedir?

Yeni işe alınan kişiyi yeni işine ve ilgili sorumluluklarına hazırlamaya yardımcı olan belgelerdir, ancak aynı zamanda onları rahat ettirmeye ve işinizde hoş karşılanmış hissetmelerine de yardımcı olur.

Çalışan El Kitabında Neler Bulunmalıdır?

Buna tam olarak cevap verebilmek için, bir çalışan el kitabının güncel tutulması ve her an erişilebilir olması gerektiğini anlamak önemlidir. Çoğu el kitabı aşağıdakileri içerir:

• Şirket kültürü, davranış kuralları ve misyon beyanı
• İnsan kaynakları ve yasal bilgiler
• Devam, tatil zamanı, hastalık günleri, ayrımcılık yapmama vb. ile ilgili şirket politikaları.
• İstifa ve fesih
• Ve dahası

Günümüzün dijital çağında fiziksel bir çalışan el kitabına çok az ihtiyaç olduğunu hatırlamak önemlidir.

Çalışan El Kitabınızı Dijitale Taşıyın

Connecteam önde gelen dijital eğitim aracıdır! Size doğrudan uygulamadan çalışanları dahil etme olanağı sağlar. Bu, çalışanlarınızın her zaman en güncel sürüme sahip olmasını, her zaman erişilebilir olmasını ve kullanımı ve gezinmesi çok kolay olmasını sağlar.

Connecteam ile çalışanlarınızın üretken ve verimli çalışmak için ihtiyaç duydukları araçlara sahip olduğundan her zaman emin olabilirsiniz.

• Masaüstü ve mobil erişim

• Otomatik bildirimler ve uyarılar

• Özelleştirilebilir eğitim kursları

• Videolar, bağlantılar, resimler, PDF'ler vb. ekleyin.

• Uyumluluğu sağlamak için sınavları paylaşın

Bununla birlikte, tüm bunları kendi başınıza aramanıza gerek yok, işiniz için en iyi çalışan el kitabını oluşturabilmeniz için kolay ve verimli bir çalışan el kitabı şablonu oluşturduk.

Çalışan El Kitabınız İçin Eksiksiz Kılavuz

Çalışan El Kitabı Temelleri

Giriş ve karşılama beyanı.

Şirketinizin kurulduğu günden itibaren kim tarafından ve neden kurulduğunu açıklayın. Şirketinizin misyon beyanını ve şirket kültürünü ekleyin. Şirketinizin neden önemli olduğu ve yeni işe aldığınız kişinin artık bunun bir parçası oldukları için neden heyecanlanması gerektiği hakkında konuştuğunuzdan emin olun.

Bir hiyerarşi şeması.

Bu, yukarıdan aşağıya doğru kimin kim olduğunu açıkça ortaya koyuyor. Resimler ekleyebilirseniz, yeni işe alınanlar karşılaştıkları tüm yeni yüzlerle boğulmuş olabileceğinden, bu isme bir yüz koymanıza yardımcı olacaktır!

İş sözleşmesi türleri.

Şunları tanımlayın: tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanlar ve stajyerler, çıraklar, mevsimlik personel ve şirketinizin istihdam ettiği diğer çalışanları unutmayın.

Eşit fırsat istihdamı.

Bu sadece yasal amaçlar için değil, aynı zamanda bir liyakat ve saygıya dayalı şirket kültürü yaratmak için bir zorunluluktur.

İşe alım ve seçim süreci.

Şirketinizin işe alım sürecini açıklayan bir bölüme sahip olun ve işe alım öncesi kontroller yapıyorsanız, işe alım yöneticilerinin bu kontrolleri nasıl sipariş edebileceğini ve nasıl ele alınacağını açıkça açıklayın. Ek olarak, tavsiye ödülleriniz varsa, prosedürü ve ilgili yönergeleri burada özetleyebilirsiniz.

Katılım.

Devam etmek için neyin gerekli olduğunu net bir şekilde açıklayın: çalışanların işe gelemedikleri zaman ne yapmaları gerektiği veya hangi durumlarda bildirilmeyen bir devamsızlığı mazur görebileceğiniz gibi temel bilgilerden. Devamsızlıkla ilgili kuralların neler olduğunu ekleyin.

Başlamak için ücretsiz çalışan katılım politikası şablonumuzu indirin

İşyeri Politikaları

Gizlilik ve veri koruma.

Şirketiniz için geçerli olan tüm yasaların hesabını verin. Yasaların ne olduğundan ve bunlara uymanızı nasıl sağladığınızdan ve ayrıca bu durumlarda çalışanların ne yapmasını beklediğinizden bahsedin.

Başlamak için ücretsiz çalışan gizliliği şablonumuzu indirin

Taciz ve şiddet.

İş arkadaşlarınıza saygı duymanın ve onlara saygı duymanın işyerinde uyum sağlamanın anahtarı olduğu bilinmektedir, bu nedenle işyerinde taciz ve şiddeti ortadan kaldırma taahhüdünüzü belirttiğinizden emin olun. Taciz olarak kabul edilenleri ve bu tür kuralları ihlal ederse olası sonuçları ana hatlarıyla belirtin.

İşyeri güvenliği ve sağlığı.

Çalışanlara sağlıklı ve güvenli bir iş yeri yaratmak için yönergelerin neler olduğunu bildirin. Şirketinizin iş sağlığı ve güvenliği yasalarına nasıl uyduğundan ve tehlikeli işlerde veya acil durumlarda çalışanları nasıl koruduğunuzdan bahsedin.

Davranış kodu

Kıyafet kodu.

Kıyafet kodunuz olmasa bile, kıyafet kodunun ne olduğunu açıkça açıklayın. Çalışanların ne giyip giyemeyeceklerini bilmeleri gerekir. Mümkün olduğunca açık olun, örneğin şirketiniz için gündelik iş kıyafeti kuralları nelerdir?

Ücretsiz kıyafet yönetmeliği politika şablonumuzu indirin

Siber güvenlik ve dijital cihazlar.

Bu, internet kullanımı, şirket cep telefonları, kurumsal e-posta ve sosyal medya kullanımı (kurumsal ve kişisel) ile ilgilidir. Güvenlik ve veri koruma yönergelerine uydukları sürece, çalışanlara biraz özgürlük tanıyan açık yönergeler oluşturun.

Çıkar çatışması.

Nelerin çıkar çatışması oluşturduğu, çalışanların bir çıkar çatışması ile karşı karşıya kaldıklarında ne yapabilecekleri ve ilgili yasaları veya şirket kurallarını çiğnemesi durumunda ne gibi sonuçların ortaya çıkacağı konusunda net olun.

Çalışan ilişkileri ve kardeşlik.

Çalışanlar elbette arkadaş olabilir ve hatta flört edebilirken, dedikodudan veya profesyonel olmayan bir ortamdan kaçınmak için bazı kurallar eklediğinizden emin olun.

Akrabaların istihdamı.

Nepotizm ve adam kayırma suçlamalarından kaçınmanız önemlidir. Şirketinizdeki akrabalar arasında hangi iş ilişkilerine izin verildiğine ilişkin belirli yönergeleri net bir şekilde belirleyin.

İş yeri ziyaretçileri.

Herkesi profesyonel, tetikte ve sorumlu tutmak istediğiniz için, çalışanların şirket binalarına ziyaretçi getirmek istedikleri zaman için süreci özetleyin.

Talep ve dağıtım.

El ilanları, ürünler veya hizmetler istemek veya dağıtmak için dışarıdan kişiler veya çalışanlar tarafından yapılan girişimlerden bahsedin ve çalışanların bu vakaları nasıl ele alabilecekleri hakkında konuşun.

Tazminat

Tazminat durumu ve maaş bordrosu .

Bu bölüm esas olarak muaf ve muaf olmayan çalışanlarla ilgili yasaları olan ABD şirketleri için olsa da, sizinle ilgili olup olmadığını bilmek yine de önemlidir. Yasal çerçeveyi açıklayın ve fazla mesai kurallarını netleştirin. Çalışanlara maaşlarını veya ücretlerini hangi gün alacaklarını bildirin.

Asgari ücret bilgilerini ve yemeği dahil edin ve uyum kurallarını çiğneyin.

Performans Yönetimi.

Çalışanlarınızın performanslarının nasıl değerlendirileceğini anladığından emin olun ve yöneticileri yönetsel görevlere hazırlayın. Performans incelemelerinin hedeflerinden ve yöneticilerin takımlarına nasıl liderlik etmelerini beklediğinizden bahsedin.

Çalışan eğitimi ve gelişimi.

Çalışanlarınızın her zaman kişisel ve profesyonel olarak gelişebilmeleri için çalışanları elde tutma planlarınızı bu şekilde sergileyebilirsiniz. Eğitim imkanları ve eğitim bütçeleri varsa burada konuşun.

Faydalar

Çalışan sağlığı .

Özel sağlık sigortası, spor salonu üyeliği, sağlıklı yaşam programları vb. dahil edip etmediğinizi belirtin. FMLA ve COBRA gibi ilgili yasalar hakkında konuşun. Hatta stres yönetimiyle ilgili ipuçlarını da ekleyebilirsiniz.

İşçi tazminatı.

İşyerinde yaralanırlarsa çalışanlar için sürecin ne olduğunu ve ne gibi faydalar sunduğunuzu ana hatlarıyla belirtin.

Evden çalışın .

Bu popüler bir avantajdır, bu nedenle çalışanlarınızın uzaktan çalışmayı nasıl isteyebileceklerini ve hangi kurallara uymaları gerektiğini (evde siber güvenlik gibi) açıklayın. Ayrıca, kalıcı olarak uzaktan çalışanlar için kurallar belirleyin.

Çalışan giderleri.

Hangi işle ilgili masrafları karşılayacağınızı ve geri ödeme talep etme sürecinin ne olduğunu listeleyin.

Şirket arabası.

Şirket arabaları sunuyorsanız, şirket arabasını kullanırken onlardan nasıl davranmalarını beklediğinizi ve benzin, araba temizliği ve geçiş ücretleri gibi hangi masrafları karşılayacağınızı çalışanlara bildirin.

Ücretsiz şirket arabası politika şablonumuzu indirin

Otopark.

Ücretsiz park yeriniz varsa, çalışanlara kendilerine ayrılan alanı nasıl yönetmeleri gerektiğini bildirin. Sınırlı sayıda park yeri varsa, bu boşlukları tahsis etmek için kullanacağınız kriterleri listeleyin.

Şirket tarafından verilen ekipman.

Çalışanlara ekipman (telefon, dizüstü bilgisayar vb.) veriyorsanız, çalışanlara nasıl bakmaları gerektiği konusunda bilgi verin. Bu ekipmanın çalınması veya hasar görmesi durumunda ne yapacaklarını bilmelerini sağlayın.

Çalışma Saatleri, PTO ve Tatil

Çalışma saatleri ve Ücretli izin (PTO).

Şirket genelindeki çalışma saatlerinizi ve beklentilerinizi belirleyin. Ücretli izin günlerinin sayısını ve PTO talep etme sürecinin ne olduğunu açıklayın.

Ücretsiz ücretli izin şablonumuzu indirin.

Bayram.

Şirketinizin gözlemlediği tüm tatilleri listeleyin ve çalışanlara bu günlerde çalışmaları gerekiyorsa onları nasıl tazmin edeceğinizi bildirin.

Hastalık izni.

Kanunların sizi çalışanlara sunmakla neleri zorunlu kıldığını açıklayın ve sunduğunuz ekstra hastalık izni avantajlarını da ekleyin. Kısa süreli ve uzun süreli hastalık tanımlarının neler olduğunu tanımlayın.

Ölüm izni.

Sevdiklerini kaybeden çalışanlara yas izni günleri (toplam miktar size bağlıdır) sunun - bu, çalışanlarla güven oluşturmaya yardımcı olan daha şefkatli bir avantajdır.

Jüri görevi ve oylama.

Vatandaşlık görevleri için ayrılması gerekenler için yasanın ne olduğunu ve hangi belgeleri getirmeleri gerektiğini açıklayın.

Ebeveyn izni.

Bu, yasalarca zorunlu kılınan veya bebek sahibi olan veya evlat edinen çalışanlar için şirket sponsorluğunda verilen babalık ve analık izni anlamına gelir. Okul toplantılarına katılmak için erken ayrılmak gibi ebeveyn ödenekleriyle ilgili avantajlardan bahsedin.

Çalışan İstifası ve Fesih

İlerici disiplin.

Aşamalı disiplin sürecinizin adımlarını ve yöneticilerin bunu nasıl ele almasını beklediğinizi ana hatlarıyla belirtin.

istifa.

Bir çalışan istifa ederse, ihbar süresinin ne olduğunu ve istifa sürecinin neler içerdiğini bilmelidir.

Sonlandırma.

Çalışanları işten çıkarırken geçerli yasaları ve kendi iç sürecinizi belirtin. Kıdem tazminatı sağlama koşullarını ve kalan tatil ve hastalık iznini nasıl tazmin edeceğinizi listeleyin.

Ücretsiz çalışan fesih mektubu şablonumuzu indirin

Referanslar.

İstifa eden veya işine son verilen çalışanlara nasıl referans vereceğinizi veya vereceğinizi belirtin.

imza sayfası

Yeni işe alınan kişinin el kitabını aldığını onaylayabilmeniz için çalışan el kitabını bir imza sayfasıyla tamamlayın ve her çalışanın imzalamadan önce tamamını okuması için bir teşvik görevi görür. Ek olarak, kendinizi haksız bir fesih davasıyla uğraşırken bulursanız, savunmanıza yardımcı olabilir.

Çalışan El Kitabı Yönergelerini Özetleme

İşletmenizin çalışan el kitabına dahil etmeniz gereken birkaç temel konu vardır. İlk olarak, temel bilgiler. Bir giriş ve karşılama beyanı ile çalışanların kendilerini rahat hissetmelerini sağlayın. Çalışanların diğer çalışanlarla kolayca iletişim kurabilmesi veya iletişim kurabilmesi için bir hiyerarşi şeması ekleyin. Tam zamanlı, yarı zamanlı çalışanlar, stajyerler vb. için farklı sözleşme türleri oluşturun. Çalışanların, her aday için eşit fırsat istihdamı sunduğunuzu bilmelerini sağlayın. Ek olarak, işe alım ve seçim sürecinin nasıl gittiğini ve katılım açısından onlardan ne beklendiğini yeni çalışanlara açıklayın.

Tüm çalışanların gizlilik, taciz ve işyeri güvenliği ve sağlık gibi işyeri politikalarından haberdar olduğundan ve güncel olduğundan emin olun. Ayrıca, işyeri davranışının belirli yönlerini ele alan açık ve kapsamlı bir davranış kuralları oluşturun. Örneğin şirket kıyafet yönetmeliği, siber güvenlik ve işyerindeki dijital cihazlar, çıkar çatışmaları, çalışan ilişkileri, çalışan akrabalar ve işyeri ziyaretçileri.

Çalışanlarınızın şirketinizin sunduğu ücret ve avantajlardan haberdar olmasını sağlayın. Örneğin, çalışanlarınızın sağlık yardımları, işçi tazminatları, evden çalışma yardımları, çalışan giderleri, şirket arabası ve park yeri. Ayrıca şirketinizin çalışma saatleri, PTO, tatiller, hastalık izni ve ölüm iznine ilişkin politikalarını nasıl belirlediğinizi de eklemelisiniz. Çalışanın istifası ve işten çıkarılması, şirket el kitabında mutlaka yer alması gereken bir diğer konudur.

Uzaktan çalışanlar ve ön saflarda, masasız çalışanlar için el kitabınızı değiştirin.

Connecteam ile Dijitalleşin

Çalışan el kitabınızı yükleyin ve hareket halindeyken gerçek zamanlı güncellemeler yapın.

Daha fazla bilgi edin