Avantajele mesageriei instantanee pentru afacerea dvs

Simți vreodată că afacerea ta se mișcă cu viteza luminii? Nu ești doar tu. Cu toții avem de-a face cu tone de informații în fiecare zi, iar viteza cu care putem obține datele de care avem nevoie are un impact mare asupra succesului afacerii.

În același timp, afacerile se pot extinde acum pe distanțe lungi. Multe organizații au contractanți și angajați la distanță din întreaga lume.

Zilele de plimbare la biroul unui coleg pentru a obține un dosar sau de a putea aștepta două zile pentru numerele de vânzări s-au încheiat pentru mulți dintre noi.

Introduceți mesageria instantanee pentru afaceri.

Mesageria instantanee există încă din 1971, când a fost creată pentru computerele guvernului SUA. Le-a permis oamenilor să trimită mesaje text digitale unul altuia în timp real.

Astăzi, este un instrument puternic care poate transforma modul în care funcționează organizația dvs., permițându-vă să trimiteți nu doar mesaje, ci și fișiere, actualizări de stare, linkuri și mențiuni.

Să aruncăm o privire la motivul pentru care ați putea dori să luați în considerare mesageria instantanee pentru afaceri, ce beneficii oferă și cum o puteți utiliza cu succes.

Care sunt avantajele mesageriei instantanee pentru afacerea dvs.?

Mesageria instantanee poate fi folosită pentru a rămâne conectat cu echipa dvs. și chiar cu clienții dvs., indiferent dacă aceștia sunt pe teren sau la biroul următor. Iată doar câteva moduri în care îl puteți folosi:

• Comunicarea cu clienții și oferirea de servicii sau suport tehnic
• Trimiterea de mementouri clienților și membrilor echipei despre întâlniri sau întâlniri
• Colaborarea la proiecte prin trimiterea de fișiere și actualizări în timp real - mai ales la îndemână dacă echipa ta nu este toată într-un singur loc
• Sondajul membrilor echipei sau le cere idei sau opinii
• Verificarea cu angajații, inclusiv cu lucrătorii fără birou, pentru a vedea cum se descurcă și dacă au nevoie de sprijin în munca lor

Deci, de ce ai vrea să folosești mesageria instantanee în loc de e-mail sau altă opțiune? Această tehnologie oferă câteva beneficii mari pentru tine și angajații tăi.

Mesageria instantanee este flexibilă

Tehnologia de astăzi vă permite să lăsați note vocale, să trimiteți fișiere sau să trimiteți text simplu. Mesajele pot fi citite instantaneu sau atunci când un lucrător are un minut de liber. Dacă un angajat are grijă de un client sau se află în raza de acțiune a unui turn de telefonie mobilă, de exemplu, își poate accesa cu ușurință mesajele și poate răspunde atunci când este din nou disponibil.

IM poate înlocui e-mailul și alte forme de comunicare. Angajații nu trebuie să se uite la o căsuță de e-mail sau să verifice o platformă – mesajele apar adesea vizibil pe un ecran. Acestea pot fi accesate de pe aproape orice dispozitiv mobil sau computer cu conexiune la internet.

Mesageria instantanee asigură conectivitate pentru lucrătorii de la distanță și hibrid

Dacă aveți lucrători fără birou, lucrători la distanță sau doar lucrători care ies uneori la prânz sau se îndreaptă către un alt birou al companiei, IM vă permite să păstrați legătura. Puteți ajunge oricând la angajați atunci când aveți nevoie și, cu o soluție de chat pentru angajați precum Connecteam, puteți chiar să verificați dacă aceștia au primit și au citit mesajul dvs.

Mesageria instantanee îi ține pe toți la curent

Uneori, trebuie să pivotați. Poate un client a anulat un proiect mare, sau conducerea a decis să ia o nouă direcție cu un departament. Nu vă faceți griji - IM vă va permite să comunicați actualizări importante cu toți cei afectați, trimițând notificări push către persoane sau chiar echipe întregi simultan. Aveți chiar și o urmă digitală a cui ați contactat, astfel încât nimeni să nu fie lăsat afară.

Mesageria instantanee vă poate menține echipa în siguranță

Să presupunem că gestionați o echipă de lucrători din utilități și veți afla că o furtună mare se îndreaptă. Dacă o parte din echipa dvs. este pe teren, puteți utiliza IM pentru a trimite un mesaj direct pe telefoanele lor, avertizându-i să ajungă la Siguranță. Prin urmare, IM poate fi o parte importantă a planului dumneavoastră de sănătate și siguranță atunci când timpul este adesea esențial.

Mesageria instantanee vă economisește timp

Doriți ca clienții să vă poată contacta astfel încât să puteți rezolva rapid problemele? Ai o întrebare rapidă pentru un coleg, dar nu vrei să fii prins într-o discuție mai lungă? Cu IM, nu trebuie să deschideți un e-mail, să mergeți la biroul cuiva sau să jucați eticheta telefonului. Cu câteva glisări ale unui ecran și câteva cuvinte, puteți obține răspunsurile de care aveți nevoie pentru a finaliza sarcinile.

Mesageria instantanee te face mai productiv

Imaginați-vă că aveți un întreg server de informații în buzunar. Cu un dispozitiv mobil și o platformă IM bună, exact de asta se pot bucura angajații tăi. Echipa dvs. poate partaja cu ușurință fișiere, imagini, liste de verificare, videoclipuri și aproape tot ce are nevoie pentru un loc de muncă, direct de pe un telefon mobil.

De asemenea, puteți face mai multe în mici fragmente de timp cu mesageria instantanee. Indiferent unde vă aflați sau indiferent de oră, puteți petrece câteva minute pentru a vă ocupa de întrebările clienților sau pentru a face următorul pas într-un proiect - locul de muncă este chiar acolo, în telefon.

Mesageria instantanee poate îmbunătăți încrederea în echipă și calitatea comunicării dvs

Cercetările o demonstrează. Un studiu de la Universitatea City din Hong Kong, realizat de Carol Xiaojuan Ou și Robert M. Davison, a chestionat 253 de angajați, concluzionand că avantajele mesageriei instantanee depășesc dezavantajele. Mai exact, studiul a constatat că IM imită comunicarea în persoană (în parte pentru că este în timp real) și acest lucru ajută la construirea încrederii și îmbunătățește calitatea comunicării.

Mesageria instantanee vă poate face afacerea mai incluzivă

Telefoanele și aplicațiile IM au caracteristici uimitoare de accesibilitate, de la recunoașterea vocală la capacitatea de a mări sau de a crește luminozitatea și sunetul ecranului. Pentru oricine care trăiește cu deficiențe vizuale sau auditive, aceste caracteristici pot face mesajele instantanee mai ușor de citit decât documentele pe hârtie sau alte forme de comunicare. Iar pentru angajații și clienții neurodiverși, utilizarea IM poate fi mai puțin intimidantă decât vorbirea în persoană sau la telefon.

Mesageria instantanee vă poate ajuta să vă construiți cultura companiei

IM nu este util doar pentru a face treaba. De asemenea, poate ajuta la consolidarea culturii companiei. Doriți să trimiteți un mesaj de naștere unui membru al echipei? Puteți face acest lucru cu un meme (și un link către un card cadou) prin IM. Trebuie să verificați un coleg cu multe în farfurie? Un mesaj instantaneu rapid face totul. IM nu este grozav doar pentru afaceri. Poate fi bun și pentru coeziunea și moralul echipei.

Mesageria instantanee vă poate îmbunătăți profitul

Aproximativ 73% dintre clienți preferă chatul live atunci când comunică cu companiile, iar clienții care folosesc chatul live cheltuiesc cu 60% mai mult decât cei care nu o fac. Pentru clienți, chatul poate fi o alternativă atractivă pentru a rămâne în așteptare la telefon pentru o perioadă lungă de timp.

Cu IM, chatul live poate ajunge direct la telefoanele angajatului tău, astfel încât aceștia să poată răspunde clienților în timp real. Acest lucru vă poate ajuta să închideți mai multe vânzări și să îmbunătățiți satisfacția și încrederea clienților. Când clienții vă pot contacta cu ușurință și instantaneu echipa, vă promovează, de asemenea, afacerea ca o organizație sinceră și transparentă. La urma urmei, clienții nu sunt transferați de la un departament la altul la telefon sau nu așteaptă un răspuns prin e-mail.

Mesageria instantanee poate îmbunătăți creativitatea echipei

Deoarece este atât de flexibil, IM poate fi o modalitate de a încuraja inovația și creativitatea în organizația dvs. Să presupunem că întâmpinați o problemă la un proiect. Cu IM, puteți crea un chat în echipă sau chiar puteți trimite un mesaj întregii companii, cerând idei. În timp real, lucrătorii pot să-și spună gândurile, iar echipa ta poate căuta prin jurnalul de chat pentru a capta cele mai bune soluții. În acest fel, IM poate acționa cu ușurință ca o sesiune de brainstorming sau o tablă mobilă.

Natura obișnuită a comunicării IM poate ajuta, de asemenea. Spre deosebire de un raport oficial sau de o sesiune de brainstorming în persoană, în care oamenii sunt rugați să vorbească în fața unei camere, mesageria instant poate fi o modalitate de a contribui cu presiune redusă. Membrii echipei pot adăuga rapid un fragment dintr-o idee atunci când se simt inspirați. Informalitatea poate face, de asemenea, mai ușor pentru angajați să împărtășească idei care nu sunt încă complet formate. Și nu știi niciodată când scânteia uneia dintre aceste idei este exact ceea ce ai căutat.

Mesageria instantanee vă ajută să păstrați înregistrări

Ați avut vreodată o conversație în persoană și ți-ai dorit să poți apăsa derulare înapoi pentru a capta o idee sau a revizui un termen important? IM păstrează un traseu digital pentru tine. Indiferent dacă doriți să informați un nou membru al echipei despre ceea ce ați vorbit într-o întâlnire sau dacă aveți nevoie de o evidență a interacțiunilor dvs. cu un client în scopuri de conformitate, mesageria instantanee păstrează un jurnal. Puteți chiar să îl salvați și să îl încărcați dacă este necesar.

Care sunt cele mai bune practici pentru mesageria instantanee de afaceri?

Doar descărcarea unei aplicații care promiță mesagerie instantanee gratuită pentru afaceri nu este suficientă. Trebuie să vă asigurați că alegeți tehnologia potrivită și apoi o utilizați corect. Iată cum.

• Nu exagera. Dacă echipa ta trimite în mod constant mesaje instantanee, ea nu se poate concentra pe munca lor. Mai rău, după un timp, ei pot începe să ignore mesajele dacă sunt prea multe. Ar putea pierde date cruciale. Înainte de a apăsa Trimite, întreabă întotdeauna dacă un mesaj instantaneu trebuie să fie, ei bine, instantaneu. Ar funcționa mai târziu această parte de comunicare într-un e-mail sau combinată cu alte câteva informații într-un singur mesaj? Salvează IM pentru lucruri urgente pe care echipa ta trebuie să le știe chiar acum.
• Folosiți o singură opțiune de tehnologie de mesagerie instantanee pentru afaceri. Dacă angajații dvs. primesc mesaje instantanee pe trei platforme diferite, lucrurile vor cădea prin fisuri. Încercați să utilizați o singură platformă de echipă. Aplicația Connecteam vă permite să trimiteți mesaje instantanee și să discutați cu echipa dvs., dar include și un antrenament puternic pentru a vă ajuta să utilizați aplicația. În plus, aplicația vă permite să vă creați propriile materiale educaționale pentru echipa dvs., inclusiv antrenament video. Include chiar și stocarea documentelor, programare și alte caracteristici. Este o soluție all-in-one pentru a vă menține echipele conectate.
• Stabiliți câteva reguli de bază privind comportamentul acceptabil. IM poate fi ocazional, dar ceea ce se întâmplă cu mesageria instantanee de afaceri ar trebui să fie în continuare profesional. Creați și împărtășiți o politică scrisă cu echipa dvs., subliniind ceea ce este și ce nu este permis. De exemplu, ați putea dori o regulă „fără înjurături” sau ați putea solicita ca managerii să fie incluși în toate chaturile cu clienții pentru a asigura o experiență excelentă pentru clienți.
• Asigurați-vă că regulile de confidențialitate online se aplică și mesajelor instantanee. Unele companii stabilesc reguli cu privire la fișierele și informațiile care pot și nu pot fi partajate online, pentru a se asigura că informațiile confidențiale, cum ar fi informațiile de contact ale clienților, sunt păstrate în siguranță. Asigurați-vă că angajații sunt clari că acest lucru este valabil și pentru IM.
• Antrenează-ți echipa. Nu presupuneți că toți cei care lucrează pentru dvs. știu cum să folosească cele mai recente platforme IM. Oferiți întotdeauna instruire atunci când lansați o nouă platformă IM sau când platforma dvs. suferă o actualizare majoră. Instruirea înseamnă că toată lumea are o înțelegere egală a modului de utilizare a tehnologiei. De asemenea, vă face echipa și mai eficientă, deoarece pot învăța cum să folosească toate caracteristicile interesante și mai puțin cunoscute ale platformei dvs. Connecteam are un centru de ajutor care vă ghidează prin aplicația Connecteam sau puteți utiliza instruirea Connecteam pentru a crea materiale educaționale care să vă ajute echipa să navigheze prin cele mai bune practici de IM.

Obținerea mesajului despre mesageria instantanee

Iată veștile grozave despre IM pentru companii: tehnologia este mai integrată decât oricând. Astăzi, puteți face mai mult decât să trimiteți mesaje text. De asemenea, puteți trimite fișiere, liste de verificare, meme-uri, link-uri și multe altele. Utilizați IM pentru a vă conecta cu clienții și echipele, îmbunătățind eficiența, vânzările și gestionarea timpului. Totul începe cu câteva atingeri și glisări ale unui ecran pentru a surprinde toate beneficiile mesageriei instantanee pentru afacerea dvs.!