Como escolher o sistema de CRM certo

Publicados: 2021-06-28

Um gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) gerencia suas interações de pequenas empresas com os clientes. O CRM certo tem as ferramentas e recursos que incluem rastreamento de leads, gerenciamento de contatos e outros itens.

O que é um sistema de CRM?

Este software para o seu negócio orienta os clientes potenciais através do pipeline de vendas. Existem diferentes planos e pacotes para escolher. Classificar através de soluções de CRM significa escolher entre pacotes de nível empresarial e versões menores com menos opções.

Escolher um CRM significa combinar as ferramentas e os pacotes com os requisitos do seu negócio. Escolha o tipo que atende a essas necessidades.

Sistemas de CRM em nuvem versus locais: qual é a diferença?

Uma das maiores decisões que você precisará tomar é entre os sistemas de CRM na nuvem e no local. Como o nome sugere, o CRM local fica sob o teto de sua empresa e é gerenciado por seus funcionários.

Um dos bônus aqui é a segurança. As soluções locais são menos propensas a serem violadas. No entanto, você precisará ter seu próprio servidor e equipe de TI.

Pequenas empresas também podem comprar soluções de CRM sob a bandeira de software como serviço (SaaS). Um servidor central hospeda o software e sua empresa paga pelo acesso por meio de uma assinatura.

Esses tipos permitem que você acesse informações em qualquer lugar por meio de WiFi. Os aplicativos baseados em nuvem aqui são fáceis de baixar.

Como escolher um sistema de CRM: 17 dicas para orientar sua tomada de decisão

Escolher o software de CRM certo é um processo. Aqui estão 17 caixas para marcar para ajudar sua empresa a tomar a decisão certa.

1. Certifique-se de escolher um sistema de CRM com todos os recursos necessários

Há muitos softwares de CRM diferentes para escolher. E muitos recursos de negócios. Os proprietários de pequenas empresas precisam ter um plano para escolher o produto certo. Para muitas empresas, o gerenciamento de contatos está no topo da lista de desejos. Mas há outros aspectos que você deve considerar. Aqui está um caminho para escolher um CRM que forneça os itens que você precisa.

2. Pense em seus objetivos gerais de negócios

Fazer um brainstorming do que você precisa que uma solução de CRM faça é o primeiro passo. Você deve alinhar seus objetivos de negócios com os recursos disponíveis de diferentes empresas de CRM. Melhores relacionamentos com os clientes devem estar perto do topo da lista. Agilizar o processo de vendas para promover o crescimento dos negócios deve ser outro objetivo

3. Certifique-se de que o sistema economize seu tempo e otimize os processos de negócios

Um bom CRM deve agilizar as coisas para sua equipe de vendas. As ferramentas de CRM com foco em vendas devem ter ferramentas de rastreamento de estoque As ferramentas de rastreamento de desempenho também são importantes. Procure um tipo de alcance de vendas automatizado que inclua mensagens de texto e e-mails de chamadas telefônicas no modelo de negócios.

4. Considere quantos usuários precisarão acessar o sistema

A escala é importante. O software de CRM certo pode permitir que seu departamento de serviços, marketing e vendas trabalhe em uma plataforma. Quanto mais equipes você incluir, mais dados terá que analisar. O software de CRM pode ajudar sua empresa a crescer à medida que você cresce. O crescimento dos negócios em seu mercado é um passo importante a ser considerado.

5. Encontre um programa que possa determinar rapidamente a estratégia de comunicação correta

Qualquer solução de CRM eficaz se concentra na comunicação de alta qualidade com o cliente. Uma boa estratégia considera a demografia de seu cliente. Por exemplo, os idosos reagem melhor a e-mails pessoais e telefonemas. Pesquisas mostram que clientes millennials preferem e-mails. As mensagens de texto são um excelente método para contar a todos sobre as reuniões. Integrar um sistema de CRM com mídias sociais também funciona.

6. Verifique o nível de suporte ao cliente fornecido pelo fornecedor de CRM

O atendimento ao cliente separa um bom sistema de CRM de um ruim. Uma empresa deve procurar uma solução que forneça comunicação multicanal com todos os seus clientes de fornecedores de CRM.

O atendimento personalizado também é importante. É por isso que a empresa inteligente busca uma visão 360° do cliente.

Manter seus clientes satisfeitos significa ser rápido e eficiente. As tarefas de rotina dos seus agentes de serviço devem, portanto, ser automatizadas.

O gerenciamento de casos é outro recurso a ser buscado em um bom CRM. Métodos de implantação eficientes são essenciais.

Painéis e relatórios detalhados devem ser incluídos neste software para o seu negócio. Eles precisam responder a quaisquer perguntas que as vendas tenham sobre os clientes em potencial.

7. Invista em um software de CRM que priorize a experiência do usuário

Uma experiência de usuário responsiva precisa ser outra prioridade. Isso significa garantir que você tenha um CRM móvel para que a equipe de vendas possa receber campanhas e alertas em smartphones. Procure um sistema que também tenha um recurso de integração de cliente de e-mail. Todas as coisas importantes para o seu mercado.

Isso facilita a chamada de interações anteriores quando um cliente solicita suporte. Esses tipos são essenciais.

8. Certifique-se de que o sistema é compatível com seu software atual

O software precisa ser compatível. A computação em nuvem permite que você compre um serviço. Isso pode tornar a solução perfeita. Compatibilidade significa fácil compartilhamento de documentos, rastreamento de e-mail e até um bate-papo ao vivo.

9. Faça uso do Teste Gratuito ou Demonstração

Teste uma ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente com uma avaliação gratuita. Alguns dos líderes do setor, como o HubSpot, oferecem um. A demonstração pode mostrar ao seu negócio quais funções e recursos a solução possui. Não apenas isso pode mostrar à sua equipe de vendas como eles são entregues.

10. Pense em como os recursos melhorarão suas vendas e gerenciamento de leads

Qualquer sistema que você escolher precisa aumentar as vendas e o gerenciamento de leads. Em primeiro lugar, o sucesso do CRM depende de conseguir que sua equipe se enquadre. Procure uma demonstração que forneça treinamento. A automação é ótima para melhorar as operações de negócios. Mas não muito.

Não se esqueça do toque humano. O fechamento de chamadas não deve ser automatizado. Bons recursos alinharão suas campanhas de marketing e equipes de vendas.

11. Priorize programas que permitem personalizar sistemas de comunicação

Você deve ser capaz de integrar três departamentos para personalizar o software de CRM. Relacionamento com o cliente, vendas e marketing devem se unir sob uma bandeira para as empresas.

Uma boa solução de CRM pode ser pronta para uso ou construída do zero. O desenvolvimento personalizado pode atender a uma empresa que tenha necessidades específicas. Procure uma solução que possa responder a quaisquer perguntas.

12. Verifique se o preço está certo e compare os preços

Obter o sistema de CRM certo é comparar os preços e os recursos. Encontrar um site que o ajude com análises de analistas como este é útil. Você também pode verificar os preços manualmente. Comece decidindo se deseja um CRM na nuvem ou no local. Comparar preços significa olhar para recursos diferentes. Migração de dados, opções de personalização e integração de e-mail são três. Não se esqueça de comparar os custos de suporte para dispositivos móveis.

13. Evite Custos Ocultos

Qualquer pequena empresa deseja obter o máximo de seu dinheiro quando se trata de uma solução de CRM. É por isso que você deve procurar esses custos ocultos.

Evite custos de oportunidade. Estes podem incluir o custo de consultores externos. Verifique se você não está pagando por nenhuma licença de crm não utilizada.
A personalização pode ser difícil sem uma equipe interna de TI. A integração em todos os departamentos de negócios é o desafio. Algumas estimativas colocam o custo aqui em 40 horas.
A implementação pode ser outro custo oculto. Sistemas baseados em nuvem podem precisar de um consultor. Evite esse custo selecionando o sistema de CRM certo.

Encontre um que faça isso para você.

14. Certifique-se de que você pode usar facilmente o software

Procurar uma ferramenta de CRM amigável é importante. Encontre um que tenha estatísticas detalhadas e painel de previsão. Isso facilita a avaliação do desempenho dos membros da equipe. As opções de CRM amigáveis também incluem a combinação de colaboração em equipe, gerenciamento de projetos e comunicação com o cliente.

Qualquer solução fácil de usar deve ter uma alta porcentagem de adoção do usuário. Os itens de design para qualquer necessidade de CRM funcionam perfeitamente com a implementação. O rastreamento de documentos e e-mails deve ser fácil de usar. Qualquer recurso de aplicativo móvel deve ser o mesmo.

15. Analise as oportunidades de integração

Uma boa ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) precisa funcionar com o restante de sua tecnologia. Em poucas palavras, isso significa que ele precisa conectar o software CRM com aplicativos de terceiros. Os melhores têm ferramentas automatizadas que não precisam de muito código.

As integrações com os sistemas telefônicos são importantes. Da mesma forma para integração de CRM com chatbots. Não se esqueça de procurar um produto que funcione com seu sistema de e-mail.

16. Pense nas suas necessidades de atendimento ao cliente

Um CRM deve funcionar nas áreas de marketing e atendimento ao cliente. Certifique-se de que o que você está pensando pode escalar para cima e para baixo com o seu negócio. Uma boa solução de CRM também permitirá que sua equipe de vendas tenha acesso instantâneo às informações do cliente.

Um bom produto também listará suas ferramentas de marketing. Especialmente quais foram usados em cada cliente. Dessa forma, você não duplicará o marketing por e-mail e outros esforços.

17. Escolha um sistema de CRM que ajude a melhorar o relacionamento com o cliente.

Uma empresa em crescimento tem um banco de dados de clientes em expansão. Um dos seus objetivos de negócios à medida que você cresce é melhorar o relacionamento com os clientes. É por isso que um bom gerenciamento de contatos é um recurso que os usuários preferem. Outros incluem:

A capacidade de rastrear interações
Bom e-mail para acompanhar leads
Integração com outras plataformas
Automação de vendas

A retenção de clientes é afetada pelo tipo de CRM que você escolhe. Aqui estão alguns números para confirmar isso.

Recursos a serem procurados no software de gerenciamento de relacionamento com o cliente para pequenas empresas

Um software de CRM para pequenas empresas precisa ter alguns recursos especiais. Cada um dos itens a seguir é importante para ajudá-los a obter e manter clientes.

Integração com plataformas de comércio eletrônico

As plataformas de CRM de comércio eletrônico se concentram nas experiências e vendas do cliente. Eles devem ser capazes de armazenar e registrar dados de clientes como as ferramentas tradicionais de CRM. No entanto, eles precisam analisar outras métricas, como os produtos e serviços nos quais os clientes estão interessados.

As taxas de cliques e as taxas de conversão são importantes. Procure ferramentas opt-in relacionadas a assinaturas de e-mail.

Central de Atendimento

As soluções de CRM de call center fornecem aos funcionários o histórico e as informações do cliente instantaneamente. Eles obtêm informações relevantes em tempo real. Procure uma empresa que possa entregar todas as informações em uma única tela.

Inteligência artificial

Procurar um CRM que faça bom uso da inteligência artificial é uma boa jogada. Ele pode ajudar os vendedores a melhorar seu relacionamento com os clientes. Por exemplo, a IA pode usar algoritmos e análises preditivas para ajudar a converter leads.

Interpretação dos dados

Dados ruins podem prejudicar as empresas. Na verdade, dados sujos são responsáveis por interrupções nos pipelines de vendas. Uma empresa pode até sofrer danos à reputação por causa disso.

Qualquer produto de CRM deve ser capaz de ajudá-lo a entender os números. Mesmo depois de analisados, coletados e apresentados à sua pequena empresa.

Colaboração baseada em nuvem

Com esse recurso, sua conexão com a Internet fornece acesso a informações comerciais. Os dados são hospedados na nuvem em servidores localizados lá. Este é um recurso de CRM seguro. No entanto, você só deseja conceder acesso a um número limitado de funcionários.

GDPR para gerenciar dados de clientes

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) é um regulamento que envolve a proteção de dados. Ele busca dar às pessoas controle sobre seus dados pessoais para que as empresas e os CRMs precisem estar cientes disso. Os CRMs precisam ser claros sobre a coleta de dados e por quanto tempo eles armazenam informações.

Esses regulamentos entraram em vigor a partir de 25 de maio de 2018.

Software de contabilidade

Profissionais como contadores e guarda-livros podem obter muito com bons CRMs. Eles funcionam bem para contadores que desejam monitorar e nutrir os relacionamentos com os clientes.

Aqui estão algumas opções de CRM que descrevem bons recursos

Recursos de software de CRM que as pequenas empresas não precisam

Existem muitos pacotes diferentes de CRM disponíveis para pequenas empresas. A maioria dos recursos são úteis, mas alguns não importam. Os itens a seguir não são realmente ruins para os negócios, eles apenas são necessários.

Gerenciamento de Projetos

Simplificando, existem algumas diferenças entre o software de CRM e o software de gerenciamento de projetos. As ferramentas de gerenciamento de projetos lidam com projetos que possuem restrições orçamentárias, entregas claras e datas de início e término.

Os CRMs oferecem aos usuários outras funções, como suporte ao cliente e rastreamento de visitantes. Os CRMs se concentram nos objetivos de longo prazo do cliente. As ferramentas de gerenciamento de projetos são para projetos com datas de início e término.

Automação

A ferramenta de CRM com muita automação acaba com o toque pessoal. Os vendedores precisam saber como coletar as informações e quando entrar em contato pessoalmente. As empresas podem usar a automação de marketing para atrair clientes. Mas os negócios precisam ser fechados com contato humano direto.

Pontuação de Leads

Alguns CRMs oferecem ferramentas de pontuação de leads. Eles funcionam atribuindo um valor numérico a cada lead. Este sistema não é para todos. A movimentação de outros CRMs leva a diferentes estágios em que você obtém mais informações.

No entanto, a salesforce tem uma ferramenta personalizada de pontuação de leads. Você pode escolher uma fórmula única para obter boas informações.

Campanhas de e-mail marketing

Uma pequena empresa que procura um CRM pode ser tentada por campanhas de marketing por e-mail. Você não precisa de ambos. Combinar as duas ferramentas significa que você pode enviar alertas automatizados quando uma chamada é agendada. Um bom CRM tem e-mail marketing embutido.

Você não precisa configurar campanhas de marketing por e-mail separadas. Bons recursos incluem a capacidade de definir condições como tempos de espera antes que um e-mail seja enviado.

Quanto custa o software de CRM?

Como você pode esperar, o custo do software de CRM varia muito. Uma pesquisa rápida revela que você pode obter um de baixo custo por US $ 12 por usuário por mês. Os custos chegam a US$ 49 por mês para até 25 funcionários. A outra extremidade da escala é de US$ 130 por usuário por mês.

Como é um bom CRM?

Um bom CRM tem recursos que você precisa e outros que você não precisa. Existem diferenças para escolher logo no início. Soluções no local ou baseadas em nuvem são duas das primeiras decisões a serem tomadas. Aproveitar a avaliação gratuita é uma ótima maneira de começar. Dessa forma, sua empresa poderá ver quais recursos eles precisam.

Evite custos ocultos e procure outros itens como facilidade de uso. Marcar as caixas que listamos aqui ajudará você a tomar a decisão certa.

Quanto tempo dura um contrato de CRM?

Considere as taxas de assinatura para software baseado em nuvem. E ou uma taxa de licenciamento inicial para algo que você usa no local. Um contrato para o seu CRM também precisa incluir taxas e preços. Os contratos começam com a instalação e terminam quando são concluídos. Fique atento para ficar preso em um ciclo contínuo com cláusulas de renovação automática para evitar problemas comuns de CRM. Estes vêm em prazos geralmente 60 ou 90 dias de antecedência.

Não se esqueça de pedir uma cópia do contrato de qualquer fornecedor. Normalmente, os contratos duram um ano inteiro. Mas eles podem ser cobrados por mês por usuário.

Quais são os 5 principais sistemas de CRM?

Escolher o sistema de CRM certo significa levar em conta tudo o que listamos aqui. Depois de entender seu orçamento e necessidades, você pode começar a fazer compras. A seguir estão cinco dos sistemas de CRM líderes do setor para fornecer um bom ponto de partida.

Nextiva

Esta ferramenta oferece análises de negócios integradas e possui um grande recurso de desenho. Ele também promete que os usuários podem gerenciar a automação e oferece dados em tempo real. Eles ainda têm um pacote específico de CRM de atendimento ao cliente.

Zoho CRM

Pequenas empresas podem arquivar seus dados para uma rápida recuperação de desastres com esta ferramenta. A sincronização também é possível com outros bancos de dados.

HubSpot CRM

Este é um líder da indústria por várias razões. Inclui os recursos padrão de vendas, serviços e marketing. Mas o HubSpot também adiciona ferramentas de gerenciamento de sites à mistura.

Força de vendas

A Salesforce é outra líder do setor com um excelente pacote de CRM. A empresa possui análises avançadas que atualizam registros e compartilham painéis.

Pipedrive

Calcule sua taxa de conversão média com este CRM. Você também recebe relatórios em tempo real.

Qual é a melhor estratégia de CRM?

Este é basicamente um plano de negócios com foco em melhorar as vendas e a experiência do cliente. Ele cuida de diferentes recursos, como atendimento ao cliente, marketing e vendas. Uma boa estratégia de CRM fornecerá um bom mapa do seu pipeline de vendas. Você deve incluir uma persona do cliente e começar com os objetivos da sua empresa. Inclua toda a sua equipe para que sua estratégia facilite a identificação e o rastreamento de bons leads com práticas recomendadas sólidas de CRM.

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