Cómo elegir el sistema de CRM adecuado

Publicado: 2021-06-28

Una gestión de relaciones con el cliente (CRM) gestiona las interacciones de su pequeña empresa con los clientes. El CRM correcto tiene las herramientas y funciones que incluyen el seguimiento de clientes potenciales, la gestión de contactos y otros elementos.

¿Qué es un Sistema CRM?

Este software para su negocio guía a los prospectos a través del canal de ventas. Hay diferentes planes y paquetes para elegir. Clasificar las soluciones de CRM significa elegir entre paquetes de nivel empresarial y versiones más pequeñas con menos opciones.

Elegir un CRM significa hacer coincidir las herramientas y los paquetes con los requisitos de su negocio. Elija el tipo que satisfaga estas necesidades.

Sistemas de CRM en la nube y en las instalaciones: ¿cuál es la diferencia?

Una de las decisiones más importantes que deberá tomar es entre la nube y los sistemas de CRM locales. Como sugiere el nombre, el CRM local se encuentra bajo el techo de su empresa y es administrado por sus empleados.

Una de las ventajas aquí es la seguridad. Las soluciones locales tienen menos probabilidades de ser violadas. Sin embargo, deberá tener su propio servidor y equipo de TI.

Las pequeñas empresas también pueden comprar soluciones de CRM bajo el lema de software como servicio (SaaS). Un servidor central aloja el software y su empresa paga el acceso a través de una suscripción.

Estos tipos le permiten acceder a la información en cualquier lugar a través de WiFi. Las aplicaciones basadas en la nube aquí son fáciles de descargar.

Cómo elegir un sistema de CRM: 17 consejos principales para guiar su toma de decisiones

Elegir el software de CRM correcto es un proceso. Aquí hay 17 casillas para marcar para ayudar a su empresa a tomar la decisión correcta.

1. Asegúrese de elegir un sistema CRM con todas las funciones que necesita

Hay muchos software CRM diferentes para elegir. Y muchas características comerciales. Los propietarios de pequeñas empresas deben tener un plan para elegir el producto adecuado. Para muchas empresas, la gestión de contactos está en lo más alto de su lista de deseos. Pero hay otros aspectos que debes considerar. Este es un camino para elegir un CRM que suministre los elementos que necesita.

2. Piense en sus objetivos comerciales generales

Hacer una lluvia de ideas sobre lo que necesita una solución de CRM es el primer paso. Debe alinear sus objetivos comerciales con las características disponibles de diferentes empresas de CRM. Las mejores relaciones con los clientes deben estar en la parte superior de la lista. Agilizar el proceso de ventas para fomentar el crecimiento del negocio debería ser otro objetivo

3. Asegúrese de que el sistema le ahorre tiempo y optimice los procesos comerciales

Un buen CRM debería simplificar las cosas para su equipo de ventas. Las herramientas de CRM que se centran en las ventas deben tener herramientas de seguimiento de inventario Las herramientas de seguimiento del rendimiento también son importantes. Busque un tipo de alcance de ventas automatizado que incluya llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos en el modelo comercial.

4. Considere cuántos usuarios necesitarán acceder al sistema

La escala es importante. El software de CRM adecuado puede permitir que su departamento de servicio, marketing y ventas trabaje en una sola plataforma. Cuantos más equipos incluya, más datos tendrá que analizar. El software de CRM puede ayudar a que su negocio crezca a medida que crece. El crecimiento del negocio en su mercado es un paso importante a considerar.

5. Encuentre un programa que pueda determinar rápidamente la estrategia de comunicación correcta

Cualquier solución de CRM eficaz se centra en la comunicación con el cliente de alta calidad. Una buena estrategia tiene en cuenta la demografía de su cliente. Por ejemplo, las personas mayores reaccionan mejor a los correos electrónicos personales y las llamadas telefónicas. La investigación muestra que los clientes millennials prefieren los correos electrónicos. Los mensajes de texto son un excelente método para informar a todos sobre las reuniones. La integración de un sistema CRM con las redes sociales también funciona.

6. Verifique el nivel de atención al cliente proporcionado por el proveedor de CRM

El servicio al cliente distingue un buen sistema de CRM de uno malo. Una empresa debe buscar una solución que proporcione comunicación multicanal con todos sus clientes de los proveedores de CRM.

El servicio personalizado también es importante. Es por eso que el negocio inteligente busca una vista del cliente de 360°.

Mantener contentos a sus clientes significa ser rápido y eficiente. Por lo tanto, las tareas rutinarias de sus agentes de servicio deben automatizarse.

La gestión de casos es otra característica a buscar en un buen CRM. Los métodos de implementación eficientes son esenciales.

Se deben incluir paneles e informes detallados en este software para su negocio. Necesitan responder cualquier pregunta que las ventas tengan sobre los prospectos.

7. Invierta en un software de CRM que priorice la experiencia del usuario

Una experiencia de usuario receptiva debe ser otra prioridad. Eso significa asegurarse de tener un CRM móvil para que el equipo de ventas pueda recibir campañas y alertas en los teléfonos inteligentes. Busque un sistema que también tenga una función de integración de cliente de correo electrónico. Todas las cosas importantes para su mercado.

Eso facilita la recuperación de interacciones anteriores cuando un cliente solicita soporte. Estos tipos son esenciales.

8. Asegúrese de que el sistema sea compatible con su software actual

El software debe ser compatible. La computación en la nube le permite comprar un servicio. Esto puede hacer que la solución sea perfecta. La compatibilidad significa compartir documentos fácilmente, rastrear correos electrónicos e incluso un chat en vivo.

9. Hacer uso de la prueba o demostración gratuita

Pruebe una herramienta de gestión de relaciones con los clientes con una prueba gratuita. Algunos de los líderes de la industria como HubSpot ofrecen uno. La demostración puede mostrarle a su negocio qué funciones y características tiene la solución. No solo eso, puede mostrarle a su equipo de ventas cómo se entregan.

10. Piense en cómo las funciones mejorarán sus ventas y la gestión de clientes potenciales

Cualquier sistema que elija necesita impulsar las ventas y la gestión de clientes potenciales. En primer lugar, el éxito de CRM depende de que su equipo esté al día. Busque una demostración que brinde capacitación. La automatización es excelente para mejorar las operaciones comerciales. Pero no demasiado.

No te olvides del toque humano. Las llamadas de cierre no deben automatizarse. Las buenas características alinearán sus campañas de marketing y equipos de ventas.

11. Priorice los programas que le permiten personalizar los sistemas de comunicación

Debería poder integrar tres departamentos para personalizar el software CRM. Las relaciones con los clientes, las ventas y el marketing deben unirse bajo un mismo estandarte para las empresas.

Una buena solución de CRM puede ser llave en mano o construirse desde cero. El desarrollo personalizado puede atender a una empresa que tiene necesidades específicas. Busque una solución que pueda responder cualquier pregunta.

12. Asegúrese de que el precio sea correcto y compare precios

Conseguir el sistema crm correcto se trata de comparar los precios y las características. Es útil encontrar un sitio web que lo ayude con revisiones de analistas como esta. También puede consultar los precios manualmente. Comience por decidir si desea un CRM en la nube o local. Comparar precios significa mirar diferentes características. La migración de datos, las opciones de personalización y la integración de correo electrónico son tres. No olvides comparar lo que cuesta el soporte para dispositivos móviles.

13. Evite los costos ocultos

Cualquier pequeña empresa quiere aprovechar al máximo su dinero cuando se trata de una solución de CRM. Es por eso que debe buscar estos costos ocultos.

Evitar costes de oportunidad. Estos pueden incluir el costo de consultores externos. Asegúrese de no pagar por licencias CRM no utilizadas.
La personalización puede ser difícil sin un equipo de TI interno. La integración en todos los departamentos comerciales es el desafío. Algunas estimaciones ubican el costo aquí en 40 horas.
La implementación puede ser otro costo oculto. Los sistemas basados en la nube podrían necesitar un consultor. Evite este costo seleccionando el sistema de CRM correcto.

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14. Asegúrese de que puede usar fácilmente el software

Es importante buscar una herramienta CRM fácil de usar. Encuentre uno que tenga estadísticas detalladas y un panel de pronósticos. Eso facilita medir el desempeño de los miembros del equipo. Las opciones de CRM fáciles de usar también incluyen la combinación de colaboración en equipo, gestión de proyectos y comunicación con el cliente.

Cualquier solución que sea fácil de usar debe tener un alto porcentaje de adopción por parte de los usuarios. Los elementos de diseño para cualquier necesidad de CRM funcionen a la perfección con la implementación. El seguimiento de documentos y correos electrónicos debe ser fácil de usar. Cualquier capacidad de la aplicación móvil debe ser la misma.

15. Busque oportunidades de integración

Una buena herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) debe funcionar con el resto de su tecnología. En pocas palabras, eso significa que necesita conectar el software CRM con aplicaciones de terceros. Los mejores tienen herramientas automatizadas que no necesitan mucho código.

Las integraciones con los sistemas telefónicos son importantes. Asimismo para la integración de CRM con chatbots. No olvide buscar un producto que pueda funcionar con su sistema de correo electrónico.

16. Piense en sus necesidades de servicio al cliente

Un crm debe funcionar tanto en el área de marketing como en la de servicio al cliente. Asegúrese de que el que está pensando pueda escalar hacia arriba y hacia abajo con su negocio. Una buena solución de CRM también le permitirá a su equipo de ventas tener acceso instantáneo a la información del cliente.

Un buen producto también enumerará sus herramientas de marketing. Especialmente cuáles se han utilizado en cada cliente. De esa manera, no duplicará el marketing por correo electrónico y otros esfuerzos.

17. Elija un sistema de CRM que ayude a mejorar las relaciones con los clientes.

Una empresa en crecimiento tiene una base de datos de clientes en expansión. Uno de sus objetivos comerciales a medida que crece es mejorar las relaciones con los clientes. Es por eso que una buena gestión de contactos es una función preferida por los usuarios. Otros incluyen:

La capacidad de rastrear interacciones.
Buen correo electrónico para el seguimiento de clientes potenciales
Integración con otras plataformas
Automatización de ventas

La retención de clientes se ve afectada por el tipo de CRM que elija. Aquí hay algunos números para respaldar eso.

Características que debe buscar en el software de gestión de relaciones con los clientes para pequeñas empresas

Un software de CRM para pequeñas empresas debe tener algunas características especiales. Cada uno de los siguientes elementos es importante para ayudarlos a obtener y conservar clientes.

Integración con plataformas de comercio electrónico

Las plataformas CRM de comercio electrónico se centran en las experiencias de los clientes y las ventas. Estos deberían poder almacenar y registrar datos de clientes como las herramientas tradicionales de CRM. Sin embargo, deben observar otras métricas, como los productos y servicios en los que están interesados los clientes.

Las tasas de clics y las tasas de conversión son importantes. Busque herramientas de suscripción relacionadas con las suscripciones de correo electrónico.

Centro de llamadas

Las soluciones de CRM para centros de llamadas brindan a los empleados información e historial de clientes al instante. Obtienen información relevante en tiempo real. Busque una empresa que pueda entregar toda la información en una sola pantalla.

Inteligencia artificial

Buscar un CRM que haga un buen uso de la inteligencia artificial es una buena jugada. Puede ayudar a los vendedores a mejorar sus relaciones con los clientes. Por ejemplo, la IA puede usar algoritmos predictivos y análisis para ayudar a convertir clientes potenciales.

Interpretación de datos

Los datos erróneos pueden perjudicar a las empresas. De hecho, los datos sucios son responsables de las interrupciones en los canales de ventas. Una empresa puede incluso experimentar daños en la reputación a causa de ello.

Cualquier producto de CRM debería poder ayudarlo a entender los números. Incluso después de que hayan sido analizados, recopilados y presentados a su pequeña empresa.

Colaboración basada en la nube

Con esta función, su conexión a Internet proporciona acceso a la información comercial. Los datos están alojados en la nube en servidores ubicados allí. Esta es una característica segura de CRM. Sin embargo, solo querrá otorgar acceso a un número limitado de empleados.

GDPR para administrar los datos del cliente

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es una regulación que rodea la protección de datos. Busca dar a las personas el control sobre sus datos personales, por lo que las empresas y los CRM deben estar al tanto. Los CRM deben ser claros sobre la recopilación de datos y cuánto tiempo almacenan la información.

Estas normas entraron en vigor a partir del 25 de mayo de 2018.

Programa de contabilidad

Profesionales como contadores y tenedores de libros pueden obtener mucho de buenos CRM. Estos funcionan bien para los contadores que buscan monitorear y fomentar las relaciones con los clientes.

Aquí hay algunas opciones de CRM que describen buenas características

Características del software CRM que las pequeñas empresas no necesitan

Hay muchos paquetes diferentes de CRM disponibles para pequeñas empresas. La mayoría de las funciones son útiles, pero algunas no importan. Los siguientes son elementos que no son realmente malos para los negocios, simplemente son necesarios.

Gestión de proyectos

En pocas palabras, existen algunas diferencias entre el software CRM y el software de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos se ocupan de proyectos que tienen restricciones presupuestarias, entregas claras y fechas de inicio y finalización.

Los CRM ofrecen a los usuarios otras funciones como atención al cliente y seguimiento de visitantes. Los CRM se centran en los objetivos del cliente a largo plazo. Las herramientas de gestión de proyectos son para proyectos con fechas de inicio y finalización.

Automatización

La herramienta CRM con demasiada automatización acaba con el toque personal. Los vendedores necesitan saber cómo recopilar la información y cuándo comunicarse personalmente. Las empresas pueden utilizar la automatización del marketing para atraer clientes. Pero los tratos deben cerrarse con contacto humano directo.

Valoración de prospectos

Algunos CRM ofrecen herramientas de puntuación de clientes potenciales. Estos funcionan asignando un valor numérico a cada cliente potencial. Este sistema no es para todos. El movimiento de otros CRM conduce a través de diferentes etapas en las que obtiene más información.

Sin embargo, Salesforce tiene una herramienta de puntuación de clientes potenciales personalizada. Puede elegir una fórmula única para obtener buena información.

Campañas de marketing por correo electrónico

Una pequeña empresa que busca un CRM podría verse tentada por las campañas de marketing por correo electrónico. No necesitas ambos. La combinación de las dos herramientas significa que puede enviar alertas automáticas cuando se programa una llamada. Un buen CRM tiene incorporado el marketing por correo electrónico.

No necesita configurar campañas de marketing por correo electrónico separadas. Las buenas funciones incluyen la posibilidad de establecer condiciones como tiempos de espera antes de que se envíe un correo electrónico.

¿Cuánto cuesta el software CRM?

Como es de esperar, el costo del software de CRM varía mucho. Una encuesta rápida revela que puede obtener uno en el extremo inferior por $ 12 por usuario por mes. Los costos suben a $ 49 por mes para hasta 25 empleados. El otro extremo de la escala es $130 por usuario por mes.

¿Cómo es un buen CRM?

Un buen CRM tiene características que necesitas y otras que no. Hay diferencias para elegir desde el principio. Las soluciones locales o basadas en la nube son dos de las primeras decisiones que se deben tomar. Aprovechar la prueba gratuita es una excelente manera de comenzar. De esa manera, su empresa podrá ver qué funciones necesita.

Evite costos ocultos y busque otros elementos como la facilidad de uso. Marcar las casillas que hemos enumerado aquí lo ayudará a tomar la decisión correcta.

¿Cuánto dura un contrato de CRM?

Considere las tarifas de suscripción para el software basado en la nube. O una tarifa de licencia inicial para algo que usa en las instalaciones. Un contrato para su CRM también debe incluir tarifas y precios. Los contratos comienzan con la instalación y finalizan cuando se completan. Tenga cuidado con quedar atrapado en un ciclo continuo con cláusulas de renovación automática para evitar problemas comunes de CRM. Estos vienen en marcos de tiempo por lo general 60 o 90 días de antelación.

No olvide solicitar una copia del acuerdo de cualquier proveedor. Por lo general, los contratos tienen una duración de un año completo. Pero se pueden cobrar mensualmente por usuario.

¿Cuáles son los 5 mejores sistemas de CRM?

Elegir el sistema de CRM correcto significa tener en cuenta todo lo que hemos enumerado aquí. Una vez que comprenda su presupuesto y necesidades, puede comenzar a comprar. Los siguientes son cinco de los sistemas CRM líderes en la industria para brindarle un buen punto de partida.

Nextiva

Esta herramienta ofrece análisis de negocios integrados y tiene una gran función de dibujo. También promete que los usuarios pueden administrar la automatización y ofrece datos en tiempo real. Incluso tienen un paquete específico de CRM de atención al cliente.

CRM de Zoho

Las pequeñas empresas pueden archivar sus datos para una rápida recuperación ante desastres con esta herramienta. La sincronización también es posible con otras bases de datos.

CRM de HubSpot

Este es un líder de la industria por varias razones. Incluye las funciones estándar de ventas, servicio y marketing. Pero HubSpot también agrega herramientas de administración de sitios web a la mezcla.

Fuerza de ventas

Salesforce es otro líder de la industria con un excelente paquete de CRM. La empresa cuenta con análisis avanzados que actualizan registros y comparten paneles.

Pipedrive

Calcula tu tasa de conversión promedio con este CRM. También obtienes informes en tiempo real.

¿Cuál es la mejor estrategia CRM?

Este es básicamente un plan de negocios que se enfoca en mejorar las ventas y la experiencia del cliente. Cuida diferentes características como servicio al cliente, marketing y ventas. Una buena estrategia de CRM proporcionará un buen mapa de su flujo de ventas. Debe incluir una persona del cliente y comenzar con los objetivos de su empresa. Incluya a todo su equipo para que su estrategia facilite la identificación y el seguimiento de buenos clientes potenciales con prácticas recomendadas sólidas de CRM.

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