Cara Memilih Sistem CRM yang Tepat

Diterbitkan: 2021-06-28

Manajemen hubungan pelanggan (CRM) mengelola interaksi bisnis kecil Anda dengan klien. CRM yang tepat memiliki alat dan fitur yang mencakup pelacakan prospek, manajemen kontak, dan item lainnya.

Apa itu Sistem CRM?

Perangkat lunak untuk bisnis Anda ini memandu prospek melalui jalur penjualan. Ada berbagai rencana dan paket untuk dipilih. Menyortir melalui solusi CRM berarti memilih antara paket tingkat perusahaan dan versi yang lebih kecil dengan opsi yang lebih sedikit.

Memilih CRM berarti mencocokkan alat dan paket dengan kebutuhan bisnis Anda. Pilih jenis yang memenuhi kebutuhan tersebut.

Cloud vs Sistem CRM Lokal: Apa Bedanya?

Salah satu keputusan terbesar yang harus Anda buat adalah antara cloud versus sistem CRM on-premise. Seperti namanya, CRM on-premise ditempatkan di bawah atap bisnis Anda dan dikelola oleh karyawan Anda.

Salah satu bonus di sini adalah keamanan. Solusi lokal lebih kecil kemungkinannya untuk dilanggar. Namun, Anda harus memiliki server dan tim TI Anda sendiri.

Usaha kecil dapat membeli solusi CRM di bawah spanduk perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) juga. Server pusat menghosting perangkat lunak dan perusahaan Anda membayar akses melalui langganan.

Jenis ini memungkinkan Anda untuk mengakses informasi di mana saja melalui WiFi. Aplikasi berbasis cloud di sini mudah diunduh.

Cara Memilih Sistem CRM: 17 Tip Teratas untuk Memandu Pengambilan Keputusan Anda

Memilih perangkat lunak CRM yang tepat adalah sebuah proses. Berikut adalah 17 kotak yang harus dicentang untuk membantu bisnis Anda membuat keputusan yang tepat.

1. Pastikan Anda Memilih Sistem CRM dengan Semua Fitur yang Anda Butuhkan

Ada banyak perangkat lunak CRM yang berbeda untuk dipilih. Dan banyak fitur bisnis. Pemilik usaha kecil perlu memiliki rencana untuk memilih produk yang tepat. Bagi banyak perusahaan, manajemen kontak berada di urutan teratas daftar keinginan mereka. Tetapi ada aspek lain yang harus Anda pertimbangkan. Inilah jalan untuk memilih CRM yang memasok barang-barang yang Anda butuhkan.

2. Pikirkan Tentang Tujuan Bisnis Anda Secara Keseluruhan

Brainstorming apa yang Anda butuhkan untuk dilakukan solusi CRM adalah langkah pertama. Anda harus menyelaraskan tujuan bisnis Anda dengan fitur yang tersedia dari berbagai perusahaan CRM. Hubungan pelanggan yang lebih baik harus berada di dekat bagian atas daftar. Merampingkan proses penjualan untuk mendorong pertumbuhan bisnis harus menjadi tujuan lain

3. Pastikan Sistem Menghemat Waktu Anda dan Mengoptimalkan Proses Bisnis

CRM yang baik harus merampingkan hal-hal untuk tim penjualan Anda. Alat CRM yang berfokus pada penjualan harus memiliki alat pelacakan inventaris Alat pelacakan kinerja juga penting. Cari jenis penjangkauan penjualan otomatis yang menyertakan teks panggilan telepon dan email dalam model bisnis.

4. Pertimbangkan Berapa Banyak Pengguna yang Perlu Mengakses Sistem

Skala itu penting. Perangkat lunak CRM yang tepat dapat memungkinkan departemen layanan, pemasaran, dan penjualan Anda bekerja di satu platform. Semakin banyak tim yang Anda sertakan, semakin banyak data yang harus Anda analisis. Perangkat lunak CRM dapat membantu bisnis Anda berkembang seiring dengan peningkatan skala. Pertumbuhan bisnis di pasar Anda merupakan langkah penting untuk dipertimbangkan.

5. Temukan Program yang Dapat Menentukan Strategi Komunikasi yang Tepat Secara Cepat

Setiap solusi CRM yang efektif berfokus pada komunikasi klien berkualitas tinggi. Strategi yang baik mempertimbangkan demografi pelanggan Anda. Misalnya, manula bereaksi paling baik terhadap email pribadi dan panggilan telepon. Penelitian menunjukkan pelanggan milenial lebih menyukai email. Pesan teks adalah metode yang sangat baik untuk memberi tahu semua orang tentang rapat. Mengintegrasikan sistem CRM dengan media sosial juga berfungsi.

6. Periksa Tingkat Dukungan Pelanggan yang diberikan oleh Vendor CRM

Layanan pelanggan memisahkan sistem CRM yang baik dari yang buruk. Sebuah bisnis harus mencari solusi yang menyediakan komunikasi multichannel dengan semua pelanggan Anda dari vendor CRM.

Layanan yang dipersonalisasi juga penting. Itulah mengapa bisnis cerdas mencari pandangan pelanggan 360°.

Menjaga pelanggan Anda senang berarti menjadi cepat dan efisien. Oleh karena itu, tugas rutin agen layanan Anda harus otomatis.

Manajemen kasus adalah fitur lain yang harus dicari dalam CRM yang baik. Metode penyebaran yang efisien sangat penting.

Dasbor dan laporan terperinci harus disertakan dalam perangkat lunak ini untuk bisnis Anda. Mereka perlu menjawab pertanyaan apa pun yang dimiliki penjualan tentang prospek.

7. Berinvestasi dalam Perangkat Lunak CRM yang Memprioritaskan Pengalaman Pengguna

Pengalaman pengguna yang responsif perlu menjadi prioritas lain. Itu berarti memastikan Anda memiliki CRM seluler sehingga tim penjualan dapat menerima kampanye dan peringatan di ponsel cerdas. Cari sistem yang juga memiliki fitur integrasi klien email. Semua hal penting untuk pasar Anda.

Itu memudahkan untuk memanggil interaksi sebelumnya ketika pelanggan meminta dukungan. Jenis-jenis ini sangat penting.

8. Pastikan Sistem Kompatibel dengan Perangkat Lunak Anda Saat Ini

Perangkat lunak harus kompatibel. Komputasi awan memungkinkan Anda membeli layanan. Hal ini dapat membuat solusi mulus. Kompatibilitas berarti berbagi dokumen dengan mudah, pelacakan email, dan bahkan obrolan langsung.

9. Manfaatkan Uji Coba atau Demonstrasi Gratis

Uji coba alat manajemen hubungan pelanggan dengan uji coba gratis. Beberapa pemimpin industri seperti HubSpot menawarkannya. Demonstrasi dapat menunjukkan kepada bisnis Anda apa fungsi dan fitur yang dimiliki solusi tersebut. Tidak hanya itu dapat menunjukkan kepada tim penjualan Anda bagaimana mereka dikirim.

10. Pikirkan Tentang Bagaimana Fitur akan Meningkatkan Penjualan dan Manajemen Prospek Anda

Sistem apa pun yang Anda pilih perlu meningkatkan penjualan dan manajemen prospek. Pertama, kesuksesan crm tergantung pada bagaimana tim Anda berhasil. Cari demo yang menyediakan pelatihan. Otomatisasi sangat bagus untuk meningkatkan operasi bisnis. Tapi tidak terlalu banyak.

Jangan lupa tentang sentuhan manusia. Menutup panggilan tidak boleh otomatis. Fitur yang bagus akan menyelaraskan kampanye pemasaran dan tim penjualan Anda.

11. Prioritaskan Program yang Memungkinkan Anda Menyesuaikan Sistem Komunikasi

Anda harus dapat mengintegrasikan tiga departemen untuk menyesuaikan perangkat lunak CRM. Hubungan pelanggan, penjualan, dan pemasaran harus bersatu di bawah satu spanduk untuk bisnis.

Solusi CRM yang baik dapat bersifat turnkey atau dibangun dari awal. Pengembangan kustom dapat melayani perusahaan yang memiliki kebutuhan khusus. Carilah solusi yang dapat menjawab pertanyaan apa pun.

12. Pastikan Harganya Pas dan Bandingkan Harganya

Mendapatkan sistem CRM yang tepat adalah tentang membandingkan harga dan fitur. Menemukan situs web yang akan membantu Anda dengan ulasan analis seperti ini sangat membantu. Anda juga dapat memeriksa harga secara manual. Mulailah dengan memutuskan apakah Anda menginginkan cloud atau CRM di lokasi. Membandingkan harga berarti melihat fitur yang berbeda. Migrasi data, opsi penyesuaian, dan integrasi email adalah tiga. Jangan lupa untuk membandingkan biaya dukungan untuk perangkat seluler.

13. Hindari Biaya Tersembunyi

Setiap bisnis kecil ingin mendapatkan hasil maksimal dari uang mereka dalam hal solusi CRM. Itu sebabnya Anda harus mencari biaya tersembunyi ini.

Menghindari biaya peluang. Ini dapat mencakup biaya konsultan luar. Pastikan Anda tidak membayar untuk lisensi crm yang tidak digunakan.
Kustomisasi bisa menjadi sulit tanpa tim TI internal. Integrasi di semua departemen bisnis adalah tantangannya. Beberapa perkiraan menempatkan biaya di sini pada 40 jam.
Implementasi dapat menjadi biaya tersembunyi lainnya. Sistem berbasis cloud mungkin membutuhkan konsultan. Hindari biaya ini dengan memilih sistem CRM yang tepat.

Temukan satu yang melakukan ini untuk Anda.

14. Pastikan Anda Dapat Menggunakan Perangkat Lunak Dengan Mudah

Mencari alat CRM yang ramah pengguna adalah penting. Temukan yang memiliki statistik terperinci dan dasbor perkiraan. Itu memudahkan untuk mengukur kinerja anggota tim. Opsi CRM yang ramah pengguna juga termasuk menggabungkan kolaborasi tim, manajemen proyek, dan komunikasi klien.

Solusi apa pun yang mudah digunakan harus memiliki persentase adopsi pengguna yang tinggi. Item desain untuk CRM apa pun perlu bekerja dengan mulus dengan implementasi. Pelacakan dokumen dan email harus mudah digunakan. Kemampuan aplikasi seluler apa pun harus sama.

15. Lihatlah Peluang Integrasi

Alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang baik perlu bekerja dengan seluruh teknologi Anda. Singkatnya, itu berarti perlu menghubungkan perangkat lunak CRM dengan aplikasi pihak ketiga. Yang terbaik memiliki alat otomatis yang tidak memerlukan banyak kode.

Integrasi dengan sistem telepon adalah penting. Begitu juga untuk integrasi CRM dengan chatbots. Jangan lupa untuk mencari produk yang dapat bekerja dengan sistem email Anda.

16. Pikirkan Tentang Kebutuhan Layanan Pelanggan Anda

CRM harus bekerja di area pemasaran dan layanan pelanggan. Pastikan yang Anda pikirkan dapat ditingkatkan dan diturunkan dengan bisnis Anda. Solusi CRM yang baik juga akan membuat tim penjualan Anda memiliki akses cepat ke informasi pelanggan.

Produk yang bagus juga akan mencantumkan alat pemasaran Anda. Terutama yang telah digunakan pada setiap pelanggan. Dengan begitu Anda tidak akan menggandakan pemasaran email dan upaya lainnya.

17. Pilih Sistem CRM yang Akan Membantu Meningkatkan Hubungan Pelanggan.

Bisnis yang berkembang memiliki basis data pelanggan yang berkembang. Salah satu tujuan bisnis Anda saat Anda tumbuh adalah hubungan pelanggan yang lebih baik. Itu sebabnya manajemen kontak yang baik adalah fitur yang disukai pengguna. Lainnya termasuk:

Kemampuan untuk melacak interaksi
Email yang bagus untuk menindaklanjuti arahan
Integrasi dengan platform lain
Otomatisasi penjualan

Retensi pelanggan dipengaruhi oleh jenis CRM yang Anda pilih. Berikut adalah beberapa angka untuk mendukungnya.

Fitur yang Harus Dicari dalam Perangkat Lunak Manajemen Hubungan Pelanggan untuk Usaha Kecil

Perangkat lunak CRM untuk bisnis kecil perlu memiliki beberapa fitur khusus. Setiap item berikut ini penting untuk membantu mereka mendapatkan dan mempertahankan pelanggan.

Integrasi dengan Platform E-Commerce

Platform CRM e-niaga berfokus pada pengalaman dan penjualan pelanggan. Ini harus dapat menyimpan dan merekam data pelanggan seperti alat CRM tradisional. Namun, mereka perlu melihat metrik lain seperti produk dan layanan yang diminati pelanggan.

Rasio klik-tayang dan rasio konversi adalah penting. Cari alat keikutsertaan yang berkaitan dengan langganan email.

Pusat Panggilan

Solusi CRM pusat panggilan memberi karyawan riwayat dan informasi klien secara instan. Mereka mendapatkan informasi yang relevan secara real time. Cari perusahaan yang dapat menyampaikan semua informasi dalam satu layar.

Kecerdasan buatan

Mencari CRM yang memanfaatkan kecerdasan buatan dengan baik adalah langkah yang baik. Ini dapat membantu tenaga penjualan meningkatkan hubungan mereka dengan pelanggan. Misalnya, AI dapat menggunakan algoritme dan analitik prediktif untuk membantu mengonversi prospek.

Interpretasi data

Data yang buruk dapat merugikan perusahaan. Faktanya, data kotor bertanggung jawab atas gangguan pada jalur penjualan. Sebuah perusahaan bahkan dapat mengalami kerusakan reputasi karenanya.

Setiap produk CRM harus dapat membantu Anda memahami angka-angkanya. Bahkan setelah mereka dianalisis, dikumpulkan, dan dipresentasikan ke bisnis kecil Anda.

Kolaborasi Berbasis Cloud

Dengan fitur ini, koneksi Internet Anda menyediakan akses ke informasi bisnis. Data di-host di cloud pada server yang terletak di sana. Ini adalah fitur CRM yang aman. Namun, Anda hanya ingin memberikan akses ke sejumlah karyawan terbatas.

GDPR untuk Mengelola Data Pelanggan

Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) adalah peraturan seputar perlindungan data. Ini berusaha memberi orang kendali atas data pribadi mereka sehingga perusahaan dan kebutuhan CRM untuk menyadarinya. CRM harus jelas tentang pengumpulan data dan berapa lama mereka menyimpan informasi.

Peraturan ini mulai berlaku pada 25 Mei 2018.

Perangkat lunak akuntansi

Profesional seperti akuntan dan pemegang buku bisa mendapatkan banyak dari CRM yang baik. Ini bekerja dengan baik untuk akuntan yang ingin memantau dan memelihara hubungan klien.

Berikut adalah beberapa pilihan CRM yang menguraikan fitur-fitur bagus

Fitur Perangkat Lunak CRM Tidak Perlu Bisnis Kecil

Ada banyak paket CRM berbeda yang tersedia untuk bisnis kecil. Sebagian besar fitur berguna tetapi beberapa tidak penting. Berikut ini adalah barang-barang yang tidak terlalu buruk untuk bisnis, mereka hanya perlu.

Manajemen proyek

Sederhananya, ada beberapa perbedaan antara perangkat lunak CRM dan perangkat lunak manajemen proyek. Alat manajemen proyek menangani proyek yang memiliki batasan anggaran, hasil yang jelas, dan tanggal mulai dan berakhir.

CRM menawarkan kepada pengguna fungsi lain seperti dukungan pelanggan dan pelacakan pengunjung. CRM fokus pada tujuan pelanggan jangka panjang. Alat manajemen proyek adalah untuk proyek dengan tanggal mulai dan berakhir.

Otomatisasi

Alat CRM dengan terlalu banyak otomatisasi menghilangkan sentuhan pribadi. Tenaga penjualan perlu mengetahui cara mengumpulkan informasi dan kapan harus menghubungi secara pribadi. Perusahaan dapat menggunakan otomatisasi untuk pemasaran untuk mendorong pelanggan. Tetapi kesepakatan harus ditutup dengan kontak manusia langsung.

Skor Utama

Beberapa CRM menawarkan alat penilaian prospek. Ini bekerja dengan menetapkan nilai angka untuk setiap prospek. Sistem ini bukan untuk semua orang. Langkah CRM lainnya mengarah melalui berbagai tahap di mana Anda mendapatkan lebih banyak informasi.

Namun, tenaga penjualan memiliki alat skor prospek khusus. Anda dapat memilih formula yang unik untuk mendapatkan informasi yang baik.

Kampanye Pemasaran Email

Bisnis kecil yang mencari CRM mungkin tergoda oleh kampanye pemasaran email. Anda tidak membutuhkan keduanya. Menggabungkan dua alat berarti Anda dapat mengirim peringatan otomatis saat panggilan dijadwalkan. CRM yang baik memiliki pemasaran email bawaan.

Anda tidak perlu menyiapkan kampanye pemasaran email terpisah. Fitur bagus termasuk kemampuan untuk mengatur kondisi seperti waktu tunggu sebelum email dikirim.

Berapa Biaya Perangkat Lunak CRM?

Seperti yang Anda duga, biaya perangkat lunak CRM sangat bervariasi. Survei singkat mengungkapkan bahwa Anda bisa mendapatkannya di kelas bawah seharga $12 per pengguna per bulan. Biaya naik menjadi $49 per bulan untuk hingga 25 karyawan. Ujung skala lainnya adalah $130 per pengguna per bulan.

Seperti apa CRM yang baik itu?

CRM yang baik memiliki fitur yang Anda butuhkan dan fitur lain yang tidak Anda butuhkan. Ada perbedaan untuk memilih dari kanan di awal. Solusi lokal atau berbasis cloud adalah dua keputusan awal yang harus dibuat. Memanfaatkan uji coba gratis adalah cara yang bagus untuk memulai. Dengan begitu bisnis Anda akan dapat melihat fitur apa yang mereka butuhkan.

Hindari biaya tersembunyi dan cari item lain seperti kemudahan penggunaan. Mencentang kotak yang kami cantumkan di sini akan membantu Anda membuat keputusan yang tepat.

Berapa lama kontrak CRM?

Pertimbangkan tarif berlangganan untuk perangkat lunak berbasis cloud. Dan atau biaya lisensi awal untuk sesuatu yang Anda gunakan di tempat. Kontrak untuk CRM Anda juga perlu menyertakan biaya dan harga. Kontrak dimulai dengan instalasi dan berakhir ketika selesai. Hati-hati karena terjebak dalam siklus berkelanjutan dengan klausa pembaruan otomatis untuk menghindari masalah CRM umum. Ini datang dalam kerangka waktu biasanya 60 atau 90 hari sebelumnya.

Jangan lupa untuk meminta salinan perjanjian vendor mana pun. Biasanya, kontrak berlangsung selama satu tahun penuh. Tetapi mereka dapat dikenakan biaya per bulan per pengguna.

Apa saja 5 sistem CRM teratas?

Memilih sistem CRM yang tepat berarti mempertimbangkan semua yang kami cantumkan di sini. Setelah Anda memahami anggaran dan kebutuhan Anda, Anda dapat mulai berbelanja. Berikut adalah lima sistem CRM terkemuka di industri untuk memberi Anda titik awal yang baik.

selanjutnya

Alat ini menawarkan analisis bisnis terintegrasi yang memiliki fitur menggambar besar. Ini juga menjanjikan pengguna dapat mengelola otomatisasi dan menawarkan data waktu nyata. Mereka bahkan memiliki paket CRM layanan pelanggan tertentu.

Zoho CRM

Usaha kecil dapat mengarsipkan data mereka untuk pemulihan bencana yang cepat dengan alat ini. Sinkronisasi juga dimungkinkan dengan database lain.

HubSpot CRM

Yang satu ini adalah pemimpin industri karena beberapa alasan. Ini mencakup fitur penjualan, layanan, dan pemasaran standar. Tetapi HubSpot juga menambahkan alat manajemen situs web ke dalam campuran.

Tenaga penjualan

Salesforce adalah pemimpin industri lainnya dengan paket CRM yang sangat baik. Perusahaan memiliki analitik canggih yang memperbarui catatan dan berbagi dasbor.

penggerak pipa

Hitung tingkat konversi rata-rata Anda dengan CRM ini. Anda juga mendapatkan laporan waktu nyata.

Apa strategi CRM terbaik?

Ini pada dasarnya adalah rencana bisnis yang berfokus pada peningkatan penjualan dan pengalaman pelanggan. Itu terlihat setelah fitur yang berbeda seperti layanan pelanggan, pemasaran, dan penjualan. Strategi CRM yang baik akan memberikan peta yang baik tentang jalur penjualan Anda. Anda harus menyertakan persona pelanggan dan mulai dengan tujuan perusahaan Anda. Sertakan seluruh tim Anda sehingga strategi Anda memudahkan untuk mengidentifikasi dan melacak prospek yang baik dengan praktik terbaik CRM yang solid.

Gambar: Depositphotos