So wählen Sie das richtige CRM-System aus

Veröffentlicht: 2021-06-28

Ein Customer Relationship Management (CRM) verwaltet die Interaktionen Ihres Kleinunternehmens mit Kunden. Das richtige CRM verfügt über die Tools und Funktionen, die Lead-Tracking, Kontaktverwaltung und andere Elemente umfassen.

Was ist ein CRM-System?

Diese Software für Ihr Unternehmen führt Interessenten durch die Verkaufspipeline. Es stehen verschiedene Pläne und Pakete zur Auswahl. Das Sortieren von CRM-Lösungen bedeutet, zwischen Paketen auf Unternehmensebene und kleineren Versionen mit weniger Optionen zu wählen.

Die Wahl eines CRM bedeutet, die Tools und Pakete an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Wählen Sie den Typ, der diese Anforderungen erfüllt.

Cloud- und On-Premises-CRM-Systeme: Was ist der Unterschied?

Eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen müssen, ist die zwischen Cloud- und On-Premise-CRM-Systemen. Wie der Name schon sagt, befindet sich das On-Premise-CRM unter Ihrem Firmendach und wird von Ihren Mitarbeitern verwaltet.

Einer der Boni hier ist die Sicherheit. Bei lokalen Lösungen ist die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen geringer. Sie benötigen jedoch einen eigenen Server und ein eigenes IT-Team.

Kleine Unternehmen können CRM-Lösungen auch unter dem Banner Software as a Service (SaaS) kaufen. Ein zentraler Server hostet die Software und Ihr Unternehmen bezahlt den Zugriff über ein Abonnement.

Mit diesen Typen können Sie überall über WLAN auf Informationen zugreifen. Die Cloud-basierten Anwendungen hier können einfach heruntergeladen werden.

So wählen Sie ein CRM-System aus: 17 Top-Tipps für Ihre Entscheidungsfindung

Die Auswahl der richtigen CRM-Software ist ein Prozess. Hier sind 17 Kästchen, die Sie ankreuzen sollten, um Ihrem Unternehmen zu helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie ein CRM-System mit allen Funktionen wählen, die Sie benötigen

Es gibt viele verschiedene CRM-Software zur Auswahl. Und jede Menge Business-Features. Kleinunternehmer müssen einen Plan haben, um das richtige Produkt auszuwählen. Für viele Unternehmen steht das Kontaktmanagement ganz oben auf der Wunschliste. Aber es gibt noch andere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten. Hier ist ein Weg zur Auswahl eines CRM, das die von Ihnen benötigten Artikel bereitstellt.

2. Denken Sie über Ihre allgemeinen Geschäftsziele nach

Ein Brainstorming, was Sie von einer CRM-Lösung erwarten, ist der erste Schritt. Sie sollten Ihre Geschäftsziele an den Funktionen verschiedener CRM-Unternehmen ausrichten. Bessere Kundenbeziehungen sollten ganz oben auf der Liste stehen. Ein weiteres Ziel sollte die Rationalisierung des Verkaufsprozesses sein, um das Unternehmenswachstum zu fördern

3. Stellen Sie sicher, dass das System Ihnen Zeit spart und Geschäftsprozesse optimiert

Ein gutes CRM sollte die Dinge für Ihr Vertriebsteam rationalisieren. CRM-Tools, die sich auf den Verkauf konzentrieren, sollten Tools zur Bestandsverfolgung enthalten. Tools zur Leistungsverfolgung sind ebenfalls wichtig. Suchen Sie nach einem automatisierten Verkaufskontakttyp, der Telefonanrufe, Texte und E-Mails in das Geschäftsmodell einbezieht.

4. Überlegen Sie, wie viele Benutzer auf das System zugreifen müssen

Maßstab ist wichtig. Die richtige CRM-Software kann es Ihrer Service-, Marketing- und Vertriebsabteilung ermöglichen, auf einer Plattform zu arbeiten. Je mehr Teams Sie einbeziehen, desto mehr Daten müssen Sie analysieren. CRM-Software kann Ihrem Unternehmen helfen, zu wachsen, während Sie skalieren. Das Geschäftswachstum in Ihrem Markt ist ein wichtiger Schritt, den Sie berücksichtigen sollten.

5. Finden Sie ein Programm, das die richtige Kommunikationsstrategie schnell bestimmen kann

Jede effektive CRM-Lösung konzentriert sich auf eine qualitativ hochwertige Kundenkommunikation. Eine gute Strategie berücksichtigt die Demografie Ihrer Kunden. Senioren reagieren zum Beispiel am besten auf persönliche E-Mails und Telefonanrufe. Untersuchungen zeigen, dass Millennials E-Mails bevorzugen. Textnachrichten sind eine hervorragende Methode, um alle über Meetings zu informieren. Auch die Integration eines CRM-Systems mit Social Media funktioniert.

6. Überprüfen Sie das Niveau des vom CRM-Anbieter bereitgestellten Kundensupports

Der Kundenservice unterscheidet ein gutes CRM-System von einem schlechten. Ein Unternehmen sollte nach einer Lösung suchen, die eine Multichannel-Kommunikation mit all Ihren Kunden von CRM-Anbietern ermöglicht.

Wichtig ist auch der persönliche Service. Deshalb sucht das smarte Unternehmen nach einer 360°-Kundensicht.

Um Ihre Kunden zufrieden zu stellen, müssen Sie schnell und effizient sein. Die Routineaufgaben Ihrer Servicemitarbeiter sollten daher automatisiert werden.

Die Fallverwaltung ist eine weitere Funktion, auf die Sie in einem guten CRM achten sollten. Effiziente Bereitstellungsmethoden sind unerlässlich.

Detaillierte Dashboards und Berichte sollten in dieser Software für Ihr Unternehmen enthalten sein. Sie müssen alle Fragen beantworten, die der Vertrieb zu potenziellen Kunden hat.

7. Investieren Sie in eine CRM-Software, die der Benutzererfahrung Priorität einräumt

Eine reaktionsschnelle Benutzererfahrung muss eine weitere Priorität sein. Stellen Sie also sicher, dass Sie über ein mobiles CRM verfügen, damit das Vertriebsteam Kampagnen und Benachrichtigungen auf Smartphones erhalten kann. Suchen Sie nach einem System, das auch über eine E-Mail-Client-Integrationsfunktion verfügt. Alles Wichtige für Ihren Markt.

Das macht es einfach, frühere Interaktionen abzurufen, wenn ein Kunde den Support anruft. Diese Typen sind essentiell.

8. Stellen Sie sicher, dass das System mit Ihrer aktuellen Software kompatibel ist

Die Software muss kompatibel sein. Cloud Computing ermöglicht es Ihnen, einen Dienst zu kaufen. Dies kann die Lösung nahtlos machen. Kompatibilität bedeutet einfaches Teilen von Dokumenten, E-Mail-Verfolgung und sogar einen Live-Chat.

9. Nutzen Sie die kostenlose Testversion oder Demonstration

Testen Sie ein Kundenbeziehungsmanagement-Tool mit einer kostenlosen Testversion. Einige der Branchenführer wie HubSpot bieten einen an. Die Demonstration kann Ihrem Unternehmen zeigen, welche Funktionen und Features die Lösung hat. Nicht nur, dass es Ihrem Verkaufsteam zeigen kann, wie sie geliefert werden.

10. Denken Sie darüber nach, wie die Funktionen Ihren Vertrieb und Ihr Lead-Management verbessern werden

Jedes System, für das Sie sich entscheiden, muss den Verkauf und das Lead-Management ankurbeln. Zunächst einmal hängt der Erfolg von CRM davon ab, dass Sie Ihr Team zusammenbringen. Suchen Sie nach einer Demo, die Schulungen anbietet. Automatisierung ist großartig, um den Geschäftsbetrieb zu verbessern. Aber nicht zu viel.

Vergessen Sie nicht die menschliche Note. Abschlussgespräche sollten nicht automatisiert werden. Gute Funktionen werden Ihre Marketingkampagnen und Verkaufsteams aufeinander abstimmen.

11. Priorisieren Sie Programme, mit denen Sie Kommunikationssysteme anpassen können

Sie sollten in der Lage sein, drei Abteilungen zu integrieren, um CRM-Software anzupassen. Kundenbeziehungen, Vertrieb und Marketing sollten für Unternehmen unter einem Dach zusammenkommen.

Eine gute CRM-Lösung kann schlüsselfertig oder von Grund auf neu erstellt werden. Eine kundenspezifische Entwicklung kann einem Unternehmen mit spezifischen Anforderungen gerecht werden. Suchen Sie nach einer Lösung, die alle Fragen beantworten kann.

12. Vergewissern Sie sich, dass der Preis stimmt, und vergleichen Sie die Preise

Bei der Suche nach dem richtigen CRM-System geht es darum, die Preise und Funktionen zu vergleichen. Es ist hilfreich, eine Website zu finden, die Ihnen mit Analystenbewertungen wie dieser weiterhilft. Sie können die Preise auch manuell überprüfen. Beginnen Sie mit der Entscheidung, ob Sie ein Cloud- oder ein On-Premise-CRM wünschen. Preise zu vergleichen bedeutet, sich verschiedene Merkmale anzusehen. Datenmigration, Anpassungsoptionen und E-Mail-Integration sind drei. Vergessen Sie nicht zu vergleichen, was der Support für Mobilgeräte kostet.

13. Vermeiden Sie versteckte Kosten

Jedes kleine Unternehmen möchte das Beste für sein Geld bekommen, wenn es um eine CRM-Lösung geht. Deshalb sollten Sie nach diesen versteckten Kosten suchen.

  • Vermeiden Sie Opportunitätskosten. Dazu können die Kosten für externe Berater gehören. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht für ungenutzte CRM-Lizenzen bezahlen.
  • Ohne ein internes IT-Team kann die Anpassung schwierig sein. Die Integration über alle Unternehmensbereiche hinweg ist die Herausforderung. Einige Schätzungen beziffern die Kosten hier auf 40 Stunden.
  • Die Implementierung kann ein weiterer versteckter Kostenfaktor sein. Cloud-basierte Systeme könnten einen Berater benötigen. Vermeiden Sie diese Kosten, indem Sie das richtige CRM-System auswählen.

Finden Sie einen, der dies für Sie erledigt.

14. Stellen Sie sicher, dass Sie die Software problemlos verwenden können

Die Suche nach einem benutzerfreundlichen CRM-Tool ist wichtig. Finden Sie einen, der über ein detailliertes Statistik- und Prognose-Dashboard verfügt. Das macht es einfach, die Leistung der Teammitglieder zu messen. Benutzerfreundliche CRM-Optionen umfassen auch die Kombination von Teamzusammenarbeit, Projektmanagement und Kundenkommunikation.

Jede benutzerfreundliche Lösung sollte eine hohe Benutzerakzeptanz aufweisen. Designelemente für jedes CRM müssen nahtlos mit der Implementierung zusammenarbeiten. Die Dokumenten- und E-Mail-Verfolgung sollte einfach zu bedienen sein. Alle mobilen App-Funktionen sollten gleich sein.

15. Suchen Sie nach Integrationsmöglichkeiten

Ein gutes CRM-Tool (Customer Relationship Management) muss mit dem Rest Ihrer Technologie zusammenarbeiten. Kurz gesagt bedeutet dies, dass die CRM-Software mit Anwendungen von Drittanbietern verbunden werden muss. Die besten haben automatisierte Tools, die nicht viel Code benötigen.

Integrationen mit den Telefonsystemen sind wichtig. Ebenso für die CRM-Integration mit Chatbots. Vergessen Sie nicht, nach einem Produkt zu suchen, das mit Ihrem E-Mail-System funktioniert.

16. Denken Sie über Ihre Kundendienstanforderungen nach

Ein CRM sollte sowohl im Marketing- als auch im Kundenservicebereich funktionieren. Stellen Sie sicher, dass diejenige, an die Sie denken, mit Ihrem Unternehmen skalieren kann. Eine gute CRM-Lösung ermöglicht Ihrem Vertriebsteam auch den sofortigen Zugriff auf Kundeninformationen.

Ein gutes Produkt listet auch Ihre Marketing-Tools auf. Vor allem, welche bei jedem Kunden verwendet wurden. Auf diese Weise verdoppeln Sie E-Mail-Marketing und andere Bemühungen nicht.

17. Wählen Sie ein CRM-System, das zur Verbesserung der Kundenbeziehungen beiträgt.

Ein wachsendes Unternehmen hat eine wachsende Kundendatenbank. Eines Ihrer Geschäftsziele während Ihres Wachstums sind bessere Kundenbeziehungen. Aus diesem Grund ist eine gute Kontaktverwaltung eine Funktion, die Benutzer bevorzugen. Andere sind:

  • Die Fähigkeit, Interaktionen zu verfolgen
  • Gute E-Mail zum Nachverfolgen von Leads
  • Integration mit anderen Plattformen
  • Verkaufsautomatisierung

Die Kundenbindung wird durch die Art der von Ihnen gewählten CRMs beeinflusst. Hier sind einige Zahlen, die das belegen.

Funktionen, auf die Sie in Customer Relationship Management-Software für kleine Unternehmen achten sollten

Eine CRM-Software für kleine Unternehmen muss einige Besonderheiten aufweisen. Jeder der folgenden Punkte ist wichtig, um ihnen dabei zu helfen, Kunden zu gewinnen und zu halten.

Integration mit E-Commerce-Plattformen

E-Commerce-CRM-Plattformen konzentrieren sich auf Kundenerlebnisse und Verkäufe. Diese sollten in der Lage sein, Kundendaten wie herkömmliche CRM-Tools zu speichern und aufzuzeichnen. Sie müssen sich jedoch andere Metriken wie die Produkte und Dienstleistungen ansehen, an denen Kunden interessiert sind.

Klickraten und Konversionsraten sind wichtig. Suchen Sie nach Opt-in-Tools für E-Mail-Abonnements.

Call Center

Callcenter-CRM-Lösungen stellen Mitarbeitern sofort Kundenhistorie und -informationen zur Verfügung. Sie erhalten relevante Informationen in Echtzeit. Suchen Sie nach einem Unternehmen, das alle Informationen auf einem einzigen Bildschirm bereitstellen kann.

Künstliche Intelligenz

Die Suche nach einem CRM, das künstliche Intelligenz sinnvoll nutzt, ist ein guter Schritt. Es kann Verkäufern helfen, ihre Beziehungen zu Kunden zu verbessern. Beispielsweise kann KI prädiktive Algorithmen und Analysen verwenden, um Leads zu konvertieren.

Dateninterpretation

Schlechte Daten können Unternehmen schaden. Tatsächlich sind schmutzige Daten für Unterbrechungen in Vertriebspipelines verantwortlich. Ein Unternehmen kann dadurch sogar Reputationsschäden erleiden.

Jedes CRM-Produkt sollte in der Lage sein, Ihnen dabei zu helfen, die Zahlen zu verstehen. Auch nachdem sie analysiert, gesammelt und Ihrem kleinen Unternehmen präsentiert wurden.

Cloudbasierte Zusammenarbeit

Mit dieser Funktion bietet Ihre Internetverbindung Zugriff auf Geschäftsinformationen. Die Daten werden in der Cloud auf dort befindlichen Servern gehostet. Dies ist eine sichere CRM-Funktion. Sie möchten jedoch nur einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern Zugriff gewähren.

DSGVO zur Verwaltung von Kundendaten

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung rund um den Datenschutz. Es versucht, den Menschen die Kontrolle über ihre persönlichen Daten zu geben, sodass Unternehmen und CRMs sich dessen bewusst sein müssen. CRMs müssen sich über die Datenerfassung und die Dauer der Speicherung von Informationen im Klaren sein.

Diese Regelungen traten am 25. Mai 2018 in Kraft.

Buchhaltungssoftware

Fachleute wie Buchhalter und Buchhalter können viel von guten CRMs profitieren. Diese eignen sich gut für Buchhalter, die Kundenbeziehungen überwachen und pflegen möchten.

Hier sind einige CRM-Optionen, die gute Funktionen skizzieren

CRM-Softwarefunktionen, die kleine Unternehmen nicht benötigen

Es gibt viele verschiedene CRM-Pakete für kleine Unternehmen. Die meisten Funktionen sind nützlich, aber einige spielen keine Rolle. Die folgenden Punkte sind nicht wirklich schlecht fürs Geschäft, sie sind einfach notwendig.

Projektmanagement

Einfach ausgedrückt gibt es einige Unterschiede zwischen CRM-Software und Projektmanagement-Software. Die Projektmanagement-Tools befassen sich mit Projekten mit Budgetbeschränkungen, klaren Ergebnissen und Start- und Enddaten.

CRMs bieten Benutzern weitere Funktionen wie Kundensupport und Besucherverfolgung. CRMs konzentrieren sich auf langfristige Kundenziele. Projektmanagement-Tools sind für Projekte mit Start- und Enddatum.

Automatisierung

Das CRM-Tool mit zu viel Automatisierung macht die persönliche Note überflüssig. Vertriebsmitarbeiter müssen wissen, wie sie die Informationen sammeln und wann sie persönlich Kontakt aufnehmen können. Unternehmen können die Automatisierung für das Marketing nutzen, um Kunden zu gewinnen. Aber Geschäfte müssen mit direktem menschlichen Kontakt abgeschlossen werden.

Lead-Bewertung

Einige CRMs bieten Lead-Scoring-Tools an. Diese funktionieren, indem sie jedem Lead einen Zahlenwert zuweisen. Dieses System ist nicht jedermanns Sache. Der Umzug anderer CRM führt durch verschiedene Phasen, in denen Sie weitere Informationen erhalten.

Salesforce verfügt jedoch über ein benutzerdefiniertes Lead-Score-Tool. Sie können eine einzigartige Formel auswählen, um gute Informationen zu erhalten.

E-Mail-Marketing-Kampagnen

Ein kleines Unternehmen, das nach einem CRM sucht, könnte von E-Mail-Marketingkampagnen in Versuchung geführt werden. Sie brauchen nicht beides. Die Kombination der beiden Tools bedeutet, dass Sie automatische Benachrichtigungen senden können, wenn ein Anruf geplant wird. Ein gutes CRM verfügt über integriertes E-Mail-Marketing.

Sie müssen keine separaten E-Mail-Marketingkampagnen einrichten. Zu den guten Funktionen gehört die Möglichkeit, Bedingungen wie Wartezeiten festzulegen, bevor eine E-Mail gesendet wird.

Wie viel kostet eine CRM-Software?

Wie zu erwarten, variieren die Kosten für CRM-Software stark. Eine schnelle Umfrage zeigt, dass Sie eine am unteren Ende für 12 US-Dollar pro Benutzer und Monat erhalten können. Die Kosten belaufen sich auf 49 US-Dollar pro Monat für bis zu 25 Mitarbeiter. Das andere Ende der Skala liegt bei 130 US-Dollar pro Benutzer und Monat.

Wie sieht ein gutes CRM aus?

Ein gutes CRM hat Funktionen, die Sie brauchen, und andere, die Sie nicht brauchen. Gleich zu Beginn stehen Unterschiede zur Auswahl. On-Premise- oder Cloud-basierte Lösungen sind zwei der ersten Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Die Nutzung der kostenlosen Testversion ist eine großartige Möglichkeit, um loszulegen. Auf diese Weise wird Ihr Unternehmen sehen, welche Funktionen es benötigt.

Vermeiden Sie versteckte Kosten und achten Sie auf andere Punkte wie Benutzerfreundlichkeit. Das Ankreuzen der hier aufgeführten Kästchen hilft Ihnen, die richtige Entscheidung zu treffen.

Wie lange läuft ein CRM-Vertrag?

Berücksichtigen Sie Abonnementpreise für Cloud-basierte Software. Und/oder eine anfängliche Lizenzgebühr für etwas, das Sie vor Ort verwenden. Ein Vertrag für Ihr CRM muss auch Gebühren und Preise enthalten. Verträge beginnen mit der Installation und enden mit deren Fertigstellung. Achten Sie darauf, nicht in einem kontinuierlichen Zyklus mit automatischen Verlängerungsklauseln gefangen zu sein, um häufige CRM-Probleme zu vermeiden. Diese kommen in Zeitrahmen in der Regel 60 oder 90 Tage im Voraus.

Vergessen Sie nicht, eine Kopie der Vereinbarung mit dem Verkäufer anzufordern. In der Regel laufen die Verträge ein ganzes Jahr. Sie können jedoch pro Monat und Benutzer abgerechnet werden.

Was sind die Top 5 CRM-Systeme?

Die Wahl des richtigen CRM-Systems bedeutet, alles zu berücksichtigen, was wir hier aufgelistet haben. Sobald Sie Ihr Budget und Ihre Bedürfnisse verstanden haben, können Sie mit dem Einkaufen beginnen. Im Folgenden finden Sie fünf der branchenführenden CRM-Systeme, um Ihnen einen guten Ausgangspunkt zu geben.

Nextiva

Dieses Tool bietet integrierte Geschäftsanalysen und eine große Zeichenfunktion. Es verspricht auch, dass Benutzer die Automatisierung verwalten können, und bietet Echtzeitdaten. Sie haben sogar ein spezielles Kundenservice-CRM-Paket.

Zoho CRM

Kleine Unternehmen können mit diesem Tool ihre Daten für eine schnelle Notfallwiederherstellung archivieren. Auch eine Synchronisation mit anderen Datenbanken ist möglich.

HubSpot-CRM

Dieser ist aus mehreren Gründen ein Branchenführer. Es enthält die Standardfunktionen für Vertrieb, Service und Marketing. Aber HubSpot fügt dem Mix auch Website-Management-Tools hinzu.

Zwangsversteigerung

Salesforce ist ein weiterer Branchenführer mit einem hervorragenden CRM-Paket. Das Unternehmen verfügt über fortschrittliche Analysen, die Datensätze aktualisieren und Dashboards teilen.

Pipedrive

Berechnen Sie Ihre durchschnittliche Konversionsrate mit diesem CRM. Sie erhalten auch Echtzeitberichte.

Was ist die beste CRM-Strategie?

Dies ist im Grunde ein Geschäftsplan, der sich auf die Verbesserung des Umsatzes und des Kundenerlebnisses konzentriert. Es kümmert sich um verschiedene Funktionen wie Kundenservice, Marketing und Vertrieb. Eine gute CRM-Strategie bietet eine gute Übersicht über Ihre Verkaufspipeline. Sie sollten eine Kundenpersönlichkeit einbeziehen und mit Ihren Unternehmenszielen beginnen. Beziehen Sie Ihr gesamtes Team ein, damit Ihre Strategie es einfach macht, gute Leads mit soliden CRM-Best-Practices zu identifizieren und zu verfolgen.

Bild: Depositphotos

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