6 processos obrigatórios para escalar seu negócio de web design

Você já viu aquele filme de 2016 chamado O Fundador? É sobre Ray Croc, o cara que transformou o McDonald's em um gigante de fast-food nos Estados Unidos.

Embora ele possa não ser o modelo de negócios mais perfeito (spoiler: a cinebiografia afirma que ele praticamente roubou o McDonald's de seus fundadores originais), uma coisa é certa:

Nenhum de seu sucesso teria acontecido sem os processos corretos. Ele transformou uma barraca de hambúrguer popular em uma máquina bem lubrificada capaz de produzir hambúrgueres mais rápido do que qualquer pessoa no mundo.

Processos.

É o que revolucionou todos os tipos de indústrias – não apenas a restauração.

Sem um processo hermético, Henry Ford nunca teria construído seu império manufatureiro, e Arianna Huffington não teria virado o jornalismo de cabeça para baixo.

Processos.

Se você deseja expandir seus negócios de web design além de você mesmo, precisa de processos sólidos.

Simplificando, um processo é apenas uma maneira de realizar uma determinada tarefa. Em um negócio de web design, você pode ter processos explicando o que fazer quando:

• Um cliente liga para você
• Você começa a ficar com poucos clientes
• Um prazo se aproxima
• Você conclui um projeto

… e uma centena de outras coisas.

Por que processos?

Sem processos, você tem que reinventar a roda toda vez que surge uma situação comum.

Isso desperdiça tempo, esforço e dinheiro. E isso retarda o crescimento do seu negócio.

Então, hoje, quero compartilhar com você alguns dos processos de missão crítica que acredito que as empresas de web design devem se concentrar para escalar e ter sucesso.

Aqui estão eles:

1. Um processo de vendas para manter o dinheiro entrando

Sem um fluxo de caixa positivo, você não tem um negócio em mãos – você tem um hobby muito caro.

Isso significa que talvez seu processo mais crítico para o crescimento do seu negócio de web design seja obter clientes de web design.

Isso significa trabalhar em seu processo de vendas.

Vender ao acaso ou por coincidência não apoiará um negócio em escala. Confiar em referências boca a boca que podem ou não continuar no próximo mês é uma estratégia arriscada.

Em vez disso, você deve desenvolver um processo para vender seus serviços continuamente.

Pode ser tão simples quanto definir um horário em seu calendário todos os dias para fazer ligações de vendas, acompanhar leads de e-mail ou pesquisar em quadros de empregos.

Você pode ficar muito mais elaborado contratando um vendedor ou usando um software de automação como Mailshake ou Reply.io para dimensionar seus esforços de vendas. Muitas agências de web design também obtiveram grande sucesso com o software de funil de vendas. Vale a pena tentar qualquer um e todos eles para ver o que se encaixa com o seu negócio.

2. Um processo de integração do cliente para inspirar confiança

Uma vez que você tenha um fluxo constante de esforços de vendas acontecendo, é importante cuidar de quaisquer leads quentes que surjam em seu caminho.

Talvez o momento mais crítico na jornada do cliente seja o tempo entre concordar em fazer negócios juntos e realmente assinar um contrato ou preencher um cheque.

Nesses momentos, você deve ter um processo sólido para inspirar confiança de que seu cliente tomou a decisão certa ao contratá-lo.

Você pode inspirar confiança de várias maneiras, incluindo:

• Responder prontamente e positivamente a e-mails ou telefonemas.
• Responder às perguntas positivamente sem se irritar.
• Fazer as perguntas certas para levar o projeto adiante.
• Explicando juntos os vários processos do seu projeto de web design.
• Delineando o tempo, prazos e outros detalhes importantes.

Isso pode ser tão simples quanto enviar um documento de integração modelo com algumas personalizações simples. Um documento ou vídeo bem pensado pode ajudar muito o cliente a se sentir confortável e gerenciar as expectativas.

Você pode ficar mais avançado contratando um especialista em integração para criar um processo ou usando o software de integração do cliente.

3. Um processo de gerenciamento de projetos para realizar o trabalho

Claro, depois de encontrar clientes de web design por meio de um processo de vendas e integrá-los com sucesso, a próxima tarefa importante é concluir o trabalho com o qual você concordou.

Para isso, você deve se concentrar em um processo de gerenciamento de projetos que o ajude a mover seus projetos sem problemas do início ao fim.

Este processo pode incluir:

• Como você se comunicará com seus clientes (você pode usar um CRM)
• Como você reunirá recursos necessários para criar seu site, como cópia, fotos, elementos de marca etc. (você pode usar algo como ContentSnare)
• Como você coletará e abordará o feedback recebido de seus clientes (a resposta seria útil aqui)
• Como você acompanhará marcos, datas de vencimento, pedidos de alteração e todos os milhões de detalhes que entram em um projeto de web design.

Pode ser fácil perder tempo tentando encontrar o software certo para resolver seu problema. Existem literalmente centenas de opções.

E embora seja uma ótima ideia usar software para gerenciar seus projetos, você pode achar mais fácil começar com uma abordagem menos técnica para entender como seu próprio pensamento e sistemas funcionam.

A partir daí, você pode encontrar o melhor software para atender às suas necessidades. Muitas vezes, encontramos um software novo e brilhante e tentamos ajustar nossos processos ao que a tecnologia oferece.

4. Um processo de hospedagem para gerenciar todos os sites de seus clientes

À medida que você começa a obter mais projetos de web design, as coisas podem rapidamente começar a sair do controle em termos de fazer malabarismos com vários projetos e manter todos os clientes satisfeitos com o estado atual de seu site.

Você pode evitar muita dor de cabeça criando um processo para lidar com a hospedagem e o gerenciamento de todos os sites de seus clientes.

O volante é uma ótima solução para isso. Ajudaremos você a executar backups regulares, transferir a fatura mensal para seus clientes e colaborar com outras pessoas de sua equipe (consulte o ponto 6).

Se você ainda estiver trabalhando em sites de clientes por meio de vinte hosts diferentes, todos com senhas diferentes e requisitos de login frustrantes, experimente o Flywheel.

De qualquer forma, você precisa de um sistema para gerenciar seus sites no piloto automático para poder voltar às vendas, projetar e administrar seus negócios.

5. Um processo de cobrança para receber o pagamento

Há um argumento a ser feito sobre ser pago antes ou depois de seu trabalho ser concluído.

De qualquer forma, você precisa de um sistema sólido para ajudá-lo a ser pago nos estágios certos do seu projeto de web design.

Esse processo pode ser tão simples quanto configurar uma lista de verificação que você segue toda vez que inicia ou conclui um projeto.

Você também pode usar o software de faturamento para automatizar seu faturamento, acompanhamento e processamento de pagamentos.

6. Um processo de contratação para encontrar bons talentos

Uma vez que você tenha todos esses processos funcionando bem, esperamos que você comece a trazer mais trabalho de web design do que você pode lidar sozinho a cada mês.

É aí que você precisará de um processo para encontrar e contratar web designers talentosos.

Para começar, você pode querer postar uma lista de empregos de qualidade em um quadro de empregos de web design. Mas se você realmente quer encontrar o talento certo, também pode tentar usar um serviço como o ZipRecruiter, que distribuirá sua lista de empregos para mais de 100 dos principais quadros de empregos da Internet.

Depois de conseguir alguns candidatos, você precisa de um bom processo para agendar entrevistas, conduzir entrevistas, fazer uma oferta e realmente contratá-los.

Você pode optar por começar apenas contratando empreiteiros ou pode querer contratar funcionários em tempo integral. De qualquer forma, recomendo que você use algo como o Gusto para integrar novos funcionários e gerenciar seus contracheques e documentação fiscal.

Desde o início, você também precisará de um organograma para que você e sua equipe entendam exatamente como sua empresa está configurada. Você não pode esperar até ter 10, 50 ou 100 pessoas trabalhando em sua equipe para descobrir quem se reporta a quem e tem quais responsabilidades.

Comece simples. Comece agora. Cresça à medida que avança.

A chave para dominar os processos de negócios é abordar primeiro os mais críticos. Comece simples com os processos mais básicos e, em seguida, passe para processos mais complexos à medida que cresce.

Acima de tudo, comece agora. É muito mais fácil construir, documentar e melhorar processos ao longo do caminho do que quando você tem uma pequena equipe operando diariamente.

Além do capital humano, os processos são talvez o melhor investimento que você pode fazer em seu negócio de web design.

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