6 procesos imprescindibles para escalar su negocio de diseño web

¿Has visto esa película de 2016 llamada The Founder? Se trata de Ray Croc, el tipo que convirtió a McDonald's en un gigante de la comida rápida en Estados Unidos.

Si bien puede que no sea el modelo empresarial más perfecto (spoiler: la película biográfica afirma que prácticamente robó McDonald's a sus fundadores originales), una cosa es segura:

Nada de su éxito habría llegado sin los procesos correctos en su lugar. Convirtió un popular puesto de hamburguesas en una máquina bien engrasada capaz de producir hamburguesas más rápido que nadie en el mundo.

Procesos.

Es lo que ha revolucionado todo tipo de industrias, no solo la restauración.

Sin un proceso hermético, Henry Ford nunca habría construido su imperio manufacturero, y Arianna Huffington no habría dado la vuelta al periodismo.

Procesos.

Si desea hacer crecer su negocio de diseño web más allá de usted mismo, entonces necesita procesos sólidos.

En pocas palabras, un proceso es solo una forma de realizar una determinada tarea. En un negocio de diseño web, es posible que tenga procesos que expliquen qué hacer cuando:

• Un cliente te llama
• Empiezas a quedarte sin clientes
• Se acerca una fecha límite
• Completas un proyecto

…y cien cosas más.

¿Por qué procesos?

Sin procesos, te queda reinventar la rueda cada vez que surge una situación común.

Eso desperdicia tiempo, esfuerzo y dinero. Y ralentiza el crecimiento de su negocio.

Así que hoy, quiero compartir con ustedes algunos de los procesos más críticos en los que creo que las empresas de diseño web deben centrarse para escalar y tener éxito.

Aquí están:

1. Un proceso de ventas para que el dinero siga entrando

Sin un flujo de caja positivo, no tiene un negocio en sus manos, tiene un pasatiempo muy costoso.

Eso significa que quizás su proceso más crítico para hacer crecer su negocio de diseño web es conseguir clientes de diseño web.

Eso significa trabajar en su proceso de ventas.

Vender al azar o por coincidencia no respaldará un negocio en expansión. Confiar en referencias de boca en boca que pueden o no continuar el próximo mes es una estrategia arriesgada.

En su lugar, debe desarrollar un proceso para vender sus servicios continuamente.

Puede ser tan simple como establecer una hora en su calendario todos los días para hacer llamadas de ventas, hacer un seguimiento de los clientes potenciales por correo electrónico o buscar en las bolsas de trabajo.

Podrías ser mucho más elaborado si contratas a un vendedor o usas un software de automatización como Mailshake o Reply.io para escalar tus esfuerzos de ventas. Muchas agencias de diseño web también han tenido un gran éxito con el software de embudo de ventas. Cualquiera de estos vale la pena intentarlo para ver qué se queda con su negocio.

2. Un proceso de incorporación de clientes para inspirar confianza

Una vez que tenga un flujo constante de esfuerzos de ventas, es importante que se ocupe de cualquier cliente potencial que se le presente.

Quizás el momento más crítico en el viaje del cliente es el tiempo entre acordar hacer negocios juntos y firmar un contrato o escribir un cheque.

En esos momentos, debe tener un proceso sólido para inspirar confianza de que su cliente ha tomado la decisión correcta al contratarlo.

Puede inspirar confianza de varias maneras, entre ellas:

• Responder rápida y positivamente a correos electrónicos o llamadas telefónicas.
• Responder preguntas positivamente sin irritarse.
• Hacer las preguntas correctas para hacer avanzar el proyecto.
• Explicando juntos los diversos procesos de su proyecto de diseño web.
• Esbozar el tiempo, los plazos y otros detalles importantes.

Esto puede ser tan simple como enviar un documento de incorporación con una plantilla con algunas personalizaciones simples. Un documento o video bien pensado puede hacer mucho para que el cliente se sienta cómodo y maneje las expectativas.

Puede avanzar más si contrata a un especialista en incorporación para crear un proceso o usar un software de incorporación de clientes.

3. Un proceso de gestión de proyectos para realizar el trabajo

Por supuesto, una vez que haya encontrado clientes de diseño web a través de un proceso de ventas y los haya incorporado con éxito, la siguiente tarea importante es completar el trabajo que acordó.

Para ello, querrá centrarse en un proceso de gestión de proyectos que le ayude a mover sus proyectos sin problemas de principio a fin.

Este proceso puede incluir:

• Cómo te comunicarás con tus clientes (podrías usar un CRM)
• Cómo reunirá los recursos necesarios para crear su sitio, como copias, fotos, elementos de marca, etc. (podría usar algo como ContentSnare)
• Cómo recopilará y abordará los comentarios que recibe de sus clientes (Responsely sería útil aquí)
• Cómo realizará un seguimiento de los hitos, las fechas de vencimiento, las órdenes de cambio y todos los millones de detalles que se incluyen en un proyecto de diseño web.

Puede ser fácil perder el tiempo tratando de encontrar el software adecuado para resolver su problema. Hay literalmente cientos de opciones.

Y si bien es una gran idea usar software para administrar sus proyectos en última instancia, es posible que le resulte más fácil comenzar con un enfoque menos técnico para comprender cómo funcionan su propio pensamiento y sus sistemas.

A partir de ahí, puede encontrar el mejor software que se ajuste a sus necesidades. Con demasiada frecuencia, encontramos un software nuevo y brillante y luego tratamos de adaptar nuestros procesos a lo que ofrece la tecnología.

4. Un proceso de hospedaje para administrar todos los sitios de sus clientes

A medida que comienza a obtener más proyectos de diseño web, las cosas pueden comenzar a salirse de control rápidamente en términos de hacer malabarismos con múltiples proyectos y mantener a cada cliente contento con el estado actual de su sitio.

Puede evitar muchos dolores de cabeza al crear un proceso para manejar el alojamiento y la administración de todos los sitios de sus clientes.

Flywheel es una gran solución para eso. Lo ayudaremos a realizar copias de seguridad periódicas, transferir la factura mensual a sus clientes y colaborar con otras personas de su equipo (consulte el punto 6).

Si todavía está trabajando en sitios web de clientes a través de veinte hosts diferentes, todos con contraseñas diferentes y requisitos de inicio de sesión frustrantes, debe probar Flywheel.

De cualquier manera, necesita un sistema para administrar sus sitios en piloto automático para que pueda volver a las ventas, el diseño y la gestión de su negocio.

5. Un proceso de facturación para recibir el pago

Hay un argumento que se debe hacer sobre recibir el pago antes o después de que se complete su trabajo.

De cualquier manera, necesita un sistema sólido que lo ayude a recibir el pago en las etapas correctas de su proyecto de diseño web.

Este proceso podría ser tan simple como configurar una lista de verificación que siga cada vez que comience o complete un proyecto.

También puede utilizar el software de facturación para automatizar su facturación, seguimiento y procesamiento de pagos.

6. Un proceso de contratación para encontrar buen talento

Una vez que tenga todos estos procesos tarareando muy bien, con suerte comenzará a traer más trabajo de diseño web del que puede manejar por su cuenta cada mes.

Ahí es cuando necesitará un proceso para encontrar y contratar diseñadores web talentosos.

Para empezar, es posible que desee publicar una lista de trabajos de calidad en una bolsa de trabajo de diseño web. Pero si realmente quiere encontrar el talento adecuado, también puede intentar usar un servicio como ZipRecruiter que distribuirá su lista de trabajos a más de 100 de las principales bolsas de trabajo en Internet.

Una vez que obtenga algunos candidatos, necesita un buen proceso para programar entrevistas, realizar entrevistas, hacer una oferta y contratarlos.

Puede elegir comenzar solo contratando contratistas o contratar empleados de tiempo completo. De cualquier manera, le recomiendo que use algo como Gusto para incorporar nuevos empleados y administrar sus cheques de pago y documentación fiscal.

Desde el principio, también querrá un organigrama para que usted y su equipo entiendan exactamente cómo está configurada su empresa. No puede esperar hasta tener 10, 50 o 100 personas trabajando en su equipo para averiguar quién informa a quién y tiene qué responsabilidades.

Empiece de forma sencilla. Empezar ahora. Crece a medida que avanzas.

La clave para dominar los procesos comerciales es abordar primero los más críticos. Comience de manera simple con los procesos más básicos y luego pase a procesos más complejos a medida que crece.

Sobre todo, empieza ahora. Es mucho más fácil crear, documentar y mejorar los procesos a lo largo del camino que una vez que tenga un pequeño equipo operando a diario.

Aparte del capital humano, los procesos son quizás la mejor inversión que puede hacer en su negocio de diseño web.

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