Czas porzucić intranet i przejść do aplikacji dla pracowników – 6 powodów, dla których

Menedżerowie od dziesięcioleci wykorzystują to, co mieli do dyspozycji, do rozpowszechniania informacji w całej firmie. Przez najdłuższy czas obejmowało to pisanie wszystkiego długopisem i papierem lub organizowanie spotkań w jednym pokoju ze wszystkimi pracownikami. Wraz z postępem technologicznym proces ten stał się nieco bardziej wydajny, ponieważ wszystko można było robić online za pośrednictwem intranetu.

Chociaż intranety są wygodne, menedżerowie znajdują następujące wady:

• Nie elastyczny
• Trudne do aktualizacji
• Wymaga zespołu technicznego
• Aby zaktualizować pracowników, należy wysłać wiele e-maili
• Nieprzyjazny dla użytkownika
• Trudne w nawigacji
• Onboarding zajmuje godziny

Jednak w dzisiejszych czasach jest to już przestarzałe! Jeśli chcesz porzucić internet, przejdź do ośmiu powodów, dla których aplikacja dla pracowników jest rozwiązaniem. Jeśli nie jesteś tam, poniżej podamy więcej informacji o intranecie i jego zawartości.

Czym jest intranet?

Intranet to oprogramowanie wymyślone w celu ułatwienia udostępniania informacji wewnętrznych w całej firmie. Jego celem było ułatwienie pracownikom znajdowania dokumentów firmowych oraz ogólna poprawa komunikacji.

Jednak intranety są dostępne tylko dla osób pracujących dla firmy. Dlatego dostawcy, kontrahenci, dostawcy i inne osoby z zewnątrz nie mają dostępu do portalu.

Co zawiera intranet?

Intranet to portal, który zapewnia scentralizowany system dla firmy. Portal obejmuje rozpowszechnianie wiedzy, protokołów i innych niezbędnych dokumentów.

Do niedawna intranet był świetnym sposobem rozpowszechniania informacji w całej firmie. Dlatego dla pracowników bez biurka jest to nieefektywne. Kiedy przyjrzysz się uważnie, to narzędzie jest przydatne tylko dla pracowników biurowych, a nawet to jest dyskusyjne!

Wraz ze wzrostem liczby pracowników bez biurka w usługach terenowych, takich jak handel detaliczny, żywność i napoje, budownictwo, produkcja i inne, intranet jest nieefektywny. Intranet nie działa w przypadku pracowników, którzy nie mają biurka, zwłaszcza że niektóre intranety nawet nie korzystają z Internetu. Aplikacje dla pracowników są dziś odpowiedzią na intranet.

Co to jest aplikacja dla pracowników?

Aplikacja dla pracowników umożliwia wszystkim pracownikom dostęp do informacji o firmie w dowolnym miejscu i czasie. Aplikację można skonfigurować w ciągu kilku minut bez zespołu technicznego, a Twoi pracownicy mogą samodzielnie wejść na pokład. Nie ma potrzeby tracić czasu z napiętego harmonogramu na szkolenie pracowników. Pobierają go i zaczynają, to takie proste!

Koniec z ciężkimi portalami, po prostu dodawaj materiały w razie potrzeby. Wszystkie informacje są dodawane w czasie rzeczywistym i można je dodawać z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie. Zaktualizuj swoich pracowników za pośrednictwem aplikacji o protokoły, zasady bezpieczeństwa itp. Nie ma potrzeby wysyłania e-maili, które potencjalnie mogłyby zostać pominięte. Aplikacja dla pracowników pozwala łatwo aktualizować swój zespół i masz możliwość śledzenia, kto ją widział.

Zagłębmy się w powody, dla których aplikacja dla pracowników jest krokiem naprzód we współczesnym świecie.

6 powodów, dla których czas porzucić intranet

W niedawnym badaniu przeprowadzonym przez prorocze media cyfrowe tylko 13% korzysta codziennie ze swojego intranetu, a 31% nigdy go nie otwierało. Ankietowani pracownicy biurowi stwierdzili, że przyczyną niskiego wykorzystania jest to, że intranet nie jest łatwo dostępny i po prostu trudno z niego korzystać.

W przypadku pracowników bez biurka obowiązuje to samo rozumowanie, jednak wprowadzenie go w życie jest jeszcze trudniejsze. Po prostu dlatego, że nie siedzą za biurkiem. Na przykład pracownik handlu detalicznego układa półkę na nową wyprzedaż, ale musi dokładnie wiedzieć, gdzie się znajdują. Aby to zrobić, muszą wyjść z hali, znaleźć biurko, wydrukować planogram i wrócić. To po prostu nie ma sensu!

Biorąc pod uwagę, że nasze nowoczesne społeczeństwo składa się z 2,7 miliarda pracowników bez biurka, pracownicy ci potrzebują nowoczesnej platformy, która pomoże im wypełniać swoje role. W przypadku intranetu to po prostu niemożliwe! Nawet jeśli istnieje wersja internetowa, zwykle nie jest przyjazna dla urządzeń mobilnych. Kiedy zastosujesz to w praktyce, nie działa to w wielu branżach usług terenowych!

Wskazówka Connecteam: członkowie zespołu częściej logują się do aplikacji pracownika, ponieważ jest ona dosłownie w ich rękach. Mogą mieć dostęp do informacji firmowych, materiałów i nie tylko, będąc w podróży. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do informacji z aplikacji jednym kliknięciem przycisku. Nie ma powodu, by opuszczali miejsce pracy w poszukiwaniu komputera. Każdy ma dostęp do aplikacji, zarówno na komputerze stacjonarnym, jak i telefonie komórkowym. Dzięki temu sprzedawca detaliczny miałby materiały w dłoni, nigdy nie opuszczając hali produkcyjnej!

Społeczeństwo opiera dziś swoje produkty na przyjaznych dla użytkownika doświadczeniach, a intranet po prostu nie pasuje do tej kategorii! Właściwa aplikacja to różnica między pracownikami, którzy z niej korzystają i wchodzą z nią w interakcję, czy nie.

Intranet wymaga godzin szkolenia, ponieważ nie jest łatwy w nawigacji. Pracownicy mogą całkowicie unikać intranetu, nawet po przeszkoleniu, ze względu na jego złożoność. Odnalezienie informacji, których potrzebujesz w danym momencie, zajmuje wiele godzin, co oznacza, że ​​większość pracowników odchodzi, ponieważ nie mogą sobie pozwolić na marnowanie godzin na poszukiwanie krytycznych informacji.

Pracownicy korzystają z przestarzałego oprogramowania, które już jest wystarczająco trudne do nawigowania i stosowania na co dzień. Co więcej, intranet nie przypomina żadnego oprogramowania, które znają, więc krzywa uczenia się jest stroma.

Wskazówka Connecteam: dzięki aplikacjom dla pracowników wdrożenie jest bardzo łatwe. Wszystko, co musisz zrobić, to pobrać i zacząć działać. Podobnie jak większość aplikacji społecznościowych, z których każdy korzysta dzisiaj, nawigacja jest prosta i łatwa do samodzielnego zrozumienia. Nie ma krzywej uczenia się.

Obsługa jest tak łatwa, że ​​nawet osoby nie znające technologii mogą korzystać z aplikacji bez szkolenia! Aplikacja jest przyjazna dla użytkownika i intuicyjna. W przeciwieństwie do intranetu, który jest niezgrabny i trudny w nawigacji, jak wspomniano w ankiecie dotyczącej mediów cyfrowych.

Intranet nie jest spersonalizowany do potrzeb każdego pracownika, dlatego gdy pracownicy szukają materiałów, które są specyficzne dla ich roli, lokalizacji lub działu, przewijanie intranetu zajmuje wiele godzin. Nawet po spędzeniu wielu godzin na wyszukiwaniu mogłeś znaleźć niewłaściwy dokument. Intranet nie jest intuicyjny, co oznacza, że ​​nawet jeśli wiesz, czego szukasz, niekoniecznie oznacza to, że to znajdziesz!

Wynika to głównie z faktu, że intranety nie są najbardziej logicznym lub spersonalizowanym oprogramowaniem, a zatem mają skomplikowany charakter. Intranet staje się po prostu bazą danych z danymi, których nikt nie używa. To po prostu marnowanie dobrych zasobów!

Wskazówka Connecteam: w przeciwieństwie do przestarzałego intranetu możesz w pełni spersonalizować swoją aplikację dla pracowników, aby pasowała do Twojej firmy. Na początek menedżerowie mogą dodawać dokumenty specyficzne dla każdej roli w firmie. Oznacza to, że pracownicy nie muszą już przeszukiwać każdego pojedynczego dokumentu, ponieważ każdy plik dostępny w ich aplikacji jest powiązany z ich konkretnym stanowiskiem, działem, lokalizacją lub jakąkolwiek inną istotną potrzebą.

Ponadto, aby zwiększyć personalizację, możesz dołączyć logo i branding swojej firmy, dzięki czemu pracownicy naprawdę poczują się częścią firmy.

Jednym z największych problemów z intranetem jest to, że nie angażuje on pracowników, ponieważ nie promuje dwukierunkowej komunikacji. To słaba reprezentacja Twojej firmy, wydaje się być narzędziem zewnętrznym, a nie bezpośrednio związanym z firmą i jej kulturą. Ponadto służy jako komunikacja odgórna, bez możliwości zaangażowania pracowników. Badania dowodzą, że zaangażowanie pracowników jest niezbędne dla motywacji i utrzymania, dlatego jeśli nie używasz narzędzi, które do tego zachęcają, możesz stracić swoich pracowników na rzecz konkurencji.

Wskazówka Connecteam: Aplikacje dla pracowników są bardzo podobne do aplikacji społecznościowych, z których najprawdopodobniej już korzysta Twój zespół. Są zabawne i wciągające w swój projekt, z pełnymi możliwościami polubienia, komentowania i udostępniania GIF-ów, emotikonów, zdjęć itp. Większość aplikacji dla pracowników jest tworzona z dodatkową warstwą zaangażowania, aby pomóc w utrzymaniu i motywacji; funkcje zapewniające tę warstwę zaangażowania to czat, aktualizacje, ankiety, ankiety i inne.

Gdy dodajesz nowy materiał lub nawet aktualizujesz istniejący materiał do intranetu, nie ma możliwości śledzenia, kto miał dostęp do zaktualizowanych materiałów i widział je. Wysyłanie e-maili lub wiadomości tekstowych, aby powiadomić wszystkich o zmianach, jest niechlujne i nieefektywne. Najczęściej pracownicy tęsknią za aktualizacją i kontynuują korzystanie ze starych metod. Skończyło się na tym, że przydatne informacje gubią się w systemie!

Wskazówka Connecteam: większość aplikacji dla pracowników jest zaprojektowana tak, aby nic nie przebiło się przez pęknięcia. Menedżerowie mogą ustawić automatyczne przypomnienia wysyłane do odpowiednich pracowników – w oparciu o lokalizację, stanowisko, dział itp. – oraz śledzić, kto otworzył i przeczytał zaktualizowane materiały. Jeśli pracownik nie przeczytał nowego materiału, który udostępniłeś, masz te dane na wyciągnięcie ręki, dzięki czemu możesz wysłać mu kolejne przypomnienie!

Ponadto po zaktualizowaniu materiałów wszyscy Twoi pracownicy od razu mają je dostępne na swoich telefonach komórkowych, więc za każdym razem, gdy uzyskują dostęp do potrzebnych materiałów, jest to najnowsza wersja. Było to jasne w przypadku pandemii, w której zasady i przepisy zmieniają się z minuty na minutę. Wprowadzanie zmian i aktualizowanie aplikacji dla pracowników jest łatwe i szybkie, a fakt, że jest ona bezpośrednio dostępna w podróży, umożliwia kontakt z pracownikami w czasie rzeczywistym.

Intranet nie jest prosty w utrzymaniu i często wymaga aktualizacji systemu przez technika IT. Może to być czasowe, kosztowne, a także oznaczać, że musisz poczekać, aż Twój informatyk będzie miał czas, aby go zaktualizować. Dlatego ukończenie procesu bez pomocy jest skomplikowane.

Co więcej, jeśli asystent techniczny pojawi się, aby zaktualizować system, może to oznaczać, że pracownicy nie będą mogli uzyskać dostępu do systemu przez wiele godzin, dopóki aktualizacja nie zostanie zakończona. W ten sposób tracisz cenny czas, a Twoi pracownicy czekają bez danych, których potrzebują. Ukończenie zadań może zająć dwa razy więcej czasu, ponieważ pracownicy czekają na odzyskanie dostępu.

Wskazówka Connecteam: aplikacje dla pracowników są zaprojektowane do pracy bez pomocy asystenta technicznego, ponieważ możesz samodzielnie dodawać i aktualizować materiały. Większość aplikacji wymaga, aby użytkownik miał uprawnienia administratora, aby móc samodzielnie dokonywać aktualizacji, co oznacza, że ​​aktualizacje są wykonywane w czasie rzeczywistym i kiedy tylko potrzebujesz i chcesz. Nie musisz czekać godzinami lub polegać na pomocy z zewnątrz, aby coś zrobić.

Connecteam – wiodąca aplikacja dla pracowników

Intranet był kiedyś popularnym oprogramowaniem, gdy trzeba było przechowywać dokumenty. Jednak w epoce nowożytnej intranet nie nadąża! To prosty powód, dla którego wiele firm przechodzi na aplikacje dla pracowników, a liderem na rynku jest Connecteam.

Connecteam zapewnia wszystkim Twoim pracownikom bezpośredni dostęp do aktualizacji firmy, ogłoszeń i zasad podczas podróży. Nie trzeba tracić czasu na bieganie tam iz powrotem z biura, aby otworzyć pulpit tylko po to, aby sprawdzić pewne procedury lub materiały. Pracownicy po prostu otwierają aplikację na własnym telefonie komórkowym, który jest dostosowany do ich konkretnych potrzeb.

Z perspektywy menedżera największe korzyści płynące z przejścia z intranetu na Connecteam to:

• Elastyczny
• Łatwa aktualizacja
• Nie jest wymagany zespół techniczny
• Nie trzeba już wysyłać e-maili, aby zaktualizować pracowników
• Przyjazny użytkownikowi
• Prosta nawigacja
• Szkolenie nie jest potrzebne

Będąc tak łatwym w użyciu, intuicyjnym i przyjemnym dla wszystkich, będziesz się zastanawiać, jak sobie bez niego radziłeś!

Zarezerwuj demo już dziś!

Spotkaj się z naszym zespołem i dowiedz się, jak Connecteam może zmienić Twój codzienny biznes!

Rezerwuj teraz!