Zlecenie życia fabryki od #WFH

Praca z domu #WFH jest teraz sposobem na życie dla Commission Factory od nieco ponad miesiąca. Zapytaliśmy zespół, jak sobie poradzili i jakie rady zalecają, aby pozostać pozytywnym, produktywnym i zmotywowanym, bez fizycznego przebywania w biurze.

Commission Factory pracuje w domu od 17 marca w odpowiedzi na pandemię COVID-19. Dla niektórych członków zespołu był to pierwszy raz, kiedy pracowali z domu. Praca w nowym środowisku stawia nowe wyzwania, nad którymi zespół ciężko pracował i które nadal to robią. Przed COVID-19 Komisja Factory wprowadziła możliwość pracy z domu raz w tygodniu i elastyczne godziny pracy, co pozwoliło zespołowi dopasować hobby, fitness i życie rodzinne do dnia pracy. Po pomyślnym przetestowaniu i wdrożeniu pracy zdalnej oznaczało to, że mamy już narzędzia i infrastrukturę, które umożliwiają pracę w domu. Zapytaliśmy zespół, jakie rady mogliby udzielić firmom i pracownikom w takiej samej sytuacji, oto kilka ich wskazówek.

Narzędzia

Istotnym aspektem pracy w domu jest posiadanie odpowiednich narzędzi i programów do pracy. Commission Factory zapewniło, że narzędzia i aplikacje są dostępne podczas testowania pracy zdalnej, takie jak Zoom, Google Drive i Slack, a także oprogramowanie Bonusly do nagradzania rówieśników, aby uczcić pracę danej osoby. Zapewnienie odpowiednich narzędzi do efektywnej komunikacji, zarządzania zadaniami i pracą zapewnia przejrzystość, której zespół potrzebuje do efektywnej pracy.

Innym ciekawym sposobem na utrzymanie produktywności jest aplikacja Momentum. Momentum pozwala użytkownikom zachować osobisty pulpit nawigacyjny, który codziennie wyświetla listę rzeczy do zrobienia, aktualną pogodę, inspirujący cytat i zdjęcie.

Środowisko pracy

Ważne jest, aby mieć wydzieloną przestrzeń roboczą w domu, aby po pierwsze pomagać w skupieniu, a po drugie w wydajności. Jeśli nie masz wydzielonego miejsca do pracy, warto mieć jakiś sposób na rozróżnienie między pracą a domem. Na przykład pakowanie laptopa do pracy i wszystkiego, co związane z pracą, gdy skończysz dzień. Noszenie stroju do pracy w godzinach pracy i noszenia swobodnej poza godzinami pracy.

Trzy najważniejsze wskazówki zespołu

1. Upewnij się, że masz wygodne krzesło z dobrym oparciem
2. Upewnij się, że ekran znajduje się na poziomie oczu lub poniżej
3. Słuchanie muzyki lub podcastu

„Sugerowałbym, aby ludzie korzystali ze Spotify! Odtwarzaj muzykę lub słuchaj podcastu, to świetny sposób na rozbicie dnia”. - Angus Waters, kierownik wydawcy

Komunikacja

Utrzymywanie kontaktu z zespołem jest niezbędnym czynnikiem podczas pracy w domu, a bycie widocznym wirtualnie jest ważne. Korzystanie z rozmów wideo w celu kontynuowania interakcji twarzą w twarz w czasie, gdy nie możemy odbywać fizycznych spotkań, pomoże zbudować relacje z nowymi kontaktami i utrzymać relacje z kolegami.

„Codzienne rozmowy telefoniczne z moim zespołem każdego ranka są niesamowite. Przechodzą długą drogę, aby pomóc nam poczuć więź i ustalić rutynę na dany dzień”. Danielle Sciortino, kierownik ds. kluczowych klientów

Dla Commission Factory każda z platform komunikacyjnych ma swój własny cel i zasady zaangażowania. Niezależnie od tego, czy korzystasz ze Slacka, czy innej platformy, ważne jest, aby mieć jasną zasadę komunikacji w rozmowach wewnętrznych i zewnętrznych.

• Slack jest przeznaczony do szybkich wiadomości lub pytań, które nie wymagają długich dyskusji.
• Zoom jest przeznaczony do spotkań, tematów zorientowanych na szczegóły lub gdy wymagane jest udostępnianie ekranu lub prezentacja.

Teraz, gdy nie mamy już możliwości fizycznego sprawdzenia, czy kolega jest zajęty, musimy w pełni korzystać z narzędzi cyfrowych, aby informować o naszej dostępności poprzez aktualizacje statusu. Określanie siebie jako nieobecnego , podawanie miejsca pobytu lub synchronizowanie platform komunikacyjnych z kalendarzem pozwala członkowi zespołu wiedzieć, kiedy jesteś wolny online.

Zarządzanie czasem

Częstym wyzwaniem dla niektórych członków zespołu jest praca przez przerwy na lunch i całkowite zapomnienie o robieniu przerw. Świetnym sposobem na przeciwdziałanie temu jest wykorzystanie umiejętności efektywnego zarządzania czasem i maksymalne wykorzystanie kalendarza.

„Ustaw swój dzień pracy, planując zadania w kalendarzu z samego rana lub na początku tygodnia. Daj sobie realistyczne ramy czasowe dla każdego zadania, a w przypadku większych zadań podziel zadanie na kilka przedziałów czasowych. Warto również zaplanować przerwy na kawę i lunch, a następnie spotkania w tym czasie, aby mieć pewność, że odpoczywasz od biurka tak, jak robisz to w biurze”. - Emily Do, kierownik ds. wydarzeń i marketingu

Zarządzanie zadaniami i projektami

Dysk Google i asana są pomocnymi narzędziami w zarządzaniu projektami. Dysk Google pozwala nam udostępniać, organizować i współpracować nad plikami z zespołem ludzi. Funkcje takie jak „tryb sugerowania” w Dokumentach Google umożliwiają użytkownikom komentowanie określonych sekcji dokumentu.

Asana jest przydatna do zarządzania wieloma zadaniami lub projektami. Zadania można podzielić na podzadania, a także edytować je przez wielu użytkowników i jest to świetny sposób na zarządzanie projektami grupowymi. Daje możliwość ustawiania terminów, przydzielania zadań różnym członkom grupy, a także przedstawia przypomnienia o nadchodzących projektach, dając współpracownikom widoczność nakładu pracy i terminów.

Ćwiczenie

Wraz z zamknięciem siłowni i centrów fitness trudno jest ludziom znaleźć motywację do ćwiczeń, a ludziom łatwo jest popaść w niezdrowe nawyki, a praca nad zasadą dystansu społecznego może również sprawić, że ćwiczenia będą trudne. Włącz ćwiczenia albo pierwsze rano, albo piętnastominutowe ćwiczenia ruchowe, aby rozprostować plecy, albo spacer lub bieganie, aby utrzymać aktywność i przerwy przez cały dzień.

„Pamiętaj, żeby robić sobie przerwy, pić dużo wody i zaczynać każdy dzień od biegu lub spaceru. To naprawdę pomaga pozostać zmotywowanym i czuć się spełnionym!”- Michelle Cefai, Account Executive

Korzystając z aplikacji fitness, takich jak Strava, zespół był w stanie pozostać w kontakcie i aktywny, udostępniając i śledząc ćwiczenia, spacery, jazdę na rowerze i bieganie, a także zdjęcia i komentarze, pozwalając innym polubić, odpowiadać i zachęcać się nawzajem do zdrowych nawyków. Aplikacje fitness mogą pomóc w tworzeniu społeczności poza dniem pracy i pomagać w utrzymaniu wzajemnej aktywności oraz łączności. Strava umożliwia tworzenie grupy, ustalanie odległości do celu, do której należy pracować jako zespół, i wyświetlanie tabeli liderów, aby zobaczyć, jak śledzisz.

Utrzymywanie kontaktów towarzyskich

Nasz komitet społecznościowy w Commission Factory musiał dostosować wydarzenia do platform cyfrowych, od quizów online na platformach takich jak Kahoot po grę w Skribblio lub Taboo online, co może sprawić, że będzie to świetny sposób na rozpoczęcie dnia, zachęcenie wszystkich do aktywności i motywacji oraz świetna okazja zobaczyć twarze wszystkich. Na jeden piątek (piwem) zorganizowaliśmy zabawny quiz faktów, w którym personel wysyłał fakt o sobie, a następnie próbował odgadnąć, który fakt należy do którego członka personelu.

„WFH nie pasuje do wszystkich ludzi, więc wspierajcie się nawzajem tak bardzo, jak to tylko możliwe, aby zapewnić, że połączenia są nadal nawiązywane podczas izolacji”. — Emma Bhatti, kierownik ds. zarządzania reklamodawcami

Wcześniej na Wielkanoc Komisja Factory organizowała w biurze polowania na jajka wielkanocne. Aby to zastąpić, zamieściliśmy dwa spoty z obrazkami z jajek wielkanocnych na firmowym kanale Slack. W cyfrowym świecie jest wystarczająco dużo witryn do wyboru, aby pomóc w elemencie społecznościowym, wystarczy poświęcić czas na znalezienie tego, co najlepiej pasuje do Twojej firmy.

Zespół sugeruje utrzymanie nawodnienia przez cały dzień za pomocą aplikacji przypominającej o regularnym piciu wody . Aplikacje takie jak Water Reminder są do tego doskonałe i działają poprzez rozszerzenie Chrome. Umożliwia wybór przypomnień wizualnych lub dźwiękowych ustawionych na automatyczne powiadamianie w ciągu dnia.

Pozostanie zmotywowanym

Posiadanie ustrukturyzowanej rutyny, aby zachować motywację i codzienne wyznaczanie celów, jest również korzystne dla bycia produktywnym.

„Odkryłem, że jeśli mam listę tego, co chcę osiągnąć w ciągu dnia, jestem bardziej skoncentrowany i kierowany w swoich zadaniach. Ważne jest również pozostawanie w stałej rozmowie z moim zespołem!” - Kate Eringa, kierownik ds. kluczowych klientów

Zespół Commission Factory jest wdzięczny za możliwość pracy w domu, zwłaszcza w niepewnych czasach i gdy inni nie mają tyle szczęścia. Pomimo trudnych warunków na całym świecie, zespół pozostaje pozytywny i nadal wspiera się nawzajem.

„Chociaż wszyscy zostaliśmy nagle wepchnięci w WFH w dającej się przewidzieć przyszłości i nie dla wszystkich było to łatwe, jestem bardzo dumny, że Commission Factory miał dalekowzroczność, aby zapewnić nam narzędzia i wdrożyć zasady, które umożliwiły przejście od pracy w z biura do WFH tak płynnie i wydajnie, jak to tylko możliwe. Jako firma wykazaliśmy, jak zwinni jesteśmy w stosunku do wydarzeń będących poza naszą kontrolą i przestawiamy firmę, aby dostosować się do „nowej rzeczywistości”, a co najważniejsze, nadal zapewniać doskonałą obsługę klienta naszym klientom i podmiotom stowarzyszonym”. — Gary Johnson, kierownik ds. kont

Istnieje silne poczucie wspólnoty, ponieważ zespół zawsze dostarcza nowe sugestie dotyczące pozostawania w kontakcie, pozostawania w towarzystwie i jak najlepszego wykorzystania pracy w domu. Z niecierpliwością czekamy na dzień, w którym znów będziemy razem.

Niektóre z innych wielkich korzyści płynących z pracy w Commission Factory to elastyczne godziny pracy, osobiste ubezpieczenie podróżne, możliwość wykupienia corocznego urlopu i wykorzystania dwóch dni w roku na wsparcie organizacji charytatywnej. Aby uzyskać nowe możliwości, odwiedź stronę Kariery w fabryce Komisji.