La vie de Commission Factory depuis #WFH

Le travail à domicile #WFH est maintenant un mode de vie depuis un peu plus d'un mois pour Commission Factory. Nous avons demandé à l'équipe comment elle s'en sortait et les conseils qu'elle recommande pour rester positif, productif et motivé, sans être physiquement au bureau.

Commission Factory travaille à domicile depuis le 17 mars en réponse à la pandémie de COVID-19. Pour certains membres de l'équipe, c'était la première fois qu'ils travaillaient à domicile. Travailler dans un nouvel environnement a présenté de nouveaux défis que l'équipe a travaillé dur pour surmonter et continue de le faire. Avant le COVID-19, Commission Factory a introduit la possibilité de travailler à domicile une fois par semaine et des horaires de travail flexibles, permettant à l'équipe d'adapter les loisirs, la forme physique et la vie de famille à leur journée de travail. Avec le travail à distance testé et déployé avec succès, cela signifie que nous avions déjà les outils et l'infrastructure en place pour rendre le travail à domicile possible. Nous avons demandé à l'équipe quels conseils ils pourraient donner aux entreprises et aux employés dans la même situation, voici quelques-uns de leurs conseils.

Outils

Un aspect important du travail à domicile est de disposer des outils et programmes pertinents pour le travail. Commission Factory s'est assuré que les outils et les applications étaient en place lors des tests de travail à distance, tels que Zoom, Google Drive et Slack, ainsi que le logiciel de récompense par les pairs Bonusly, pour célébrer le travail d'un individu. Fournir les bons outils pour communiquer efficacement, gérer les tâches et le travail permet la transparence dont l'équipe a besoin pour travailler efficacement.

L'application Momentum est une autre façon amusante de rester productif. Momentum permet aux utilisateurs de conserver un tableau de bord personnel qui affiche une liste de choses à faire, la météo actuelle, une citation inspirante et une photo tous les jours.

Environnement de travail

Il est important d'avoir un espace de travail dédié à la maison pour, d'une part, aider à la concentration et, d'autre part, à la productivité. Si vous ne disposez pas d'un espace dédié au travail, il est utile d'avoir un moyen de faire la différence entre le travail et la maison. Par exemple, emballer l'ordinateur portable de travail et tout ce qui est lié au travail lorsque vous avez terminé la journée. Porter une tenue de travail pendant les heures de travail et une tenue décontractée en dehors des heures de travail.

Les trois meilleurs conseils de l'équipe

1. Assurez-vous d'avoir une chaise confortable avec un bon soutien du dos
2. Assurez-vous que votre écran est au niveau des yeux ou en dessous
3. Écouter de la musique ou un podcast

"Je suggérerais aux gens d'utiliser Spotify ! Continuez à jouer de la musique ou écoutez un podcast, c'est un excellent moyen de briser la journée. » - Angus Waters, directeur de l'édition

Communication

Rester connecté avec l'équipe est un facteur essentiel lorsque vous travaillez à domicile et être visible virtuellement est important. L'utilisation d'appels vidéo pour continuer l'interaction face à face à une époque où nous ne pouvons pas tenir de réunions physiques, aidera à établir des relations avec de nouveaux contacts et à maintenir votre relation avec vos collègues.

"Les appels de rattrapage quotidiens avec mon équipe tous les matins sont incroyables. Ils contribuent grandement à nous aider à nous sentir connectés et à établir la routine de la journée. » Danielle Sciortino, Responsable Grands Comptes

Pour Commission Factory, chacune des plateformes de communication a sa raison d'être et ses règles d'engagement. Que vous utilisiez Slack ou une autre plateforme, il est important d'avoir une règle de communication claire pour les conversations internes et externes.

• Slack est destiné aux messages rapides ou aux questions qui ne nécessitent pas de longues discussions.
• Zoom est destiné aux réunions, aux sujets axés sur les détails ou lorsque le partage d'écran ou la présentation est nécessaire.

Maintenant que nous n'avons plus la capacité de voir physiquement si un collègue est occupé, nous devons utiliser pleinement les outils numériques pour communiquer notre disponibilité via des mises à jour de statut. Vous définir comme absent , indiquer où vous vous trouvez ou synchroniser les plateformes de communication avec votre calendrier permet au membre de l'équipe de savoir quand vous êtes libre en ligne.

Gestion du temps

Un défi commun à certains membres de l'équipe est de travailler pendant les pauses déjeuner et d'oublier complètement de prendre des pauses. Un excellent moyen de contrer cela consiste à utiliser des compétences efficaces en gestion du temps et à tirer le meilleur parti de votre calendrier.

"Configurez votre journée de travail en planifiant des tâches dans votre calendrier dès le matin ou en début de semaine. Donnez-vous des délais réalistes pour chaque tâche et pour les tâches plus importantes, divisez la tâche en plusieurs plages horaires. Il vaut également la peine de programmer vos pauses-café et une pause déjeuner, puis vos réunions à ces moments-là, pour vous assurer que vous prenez une pause du bureau comme vous le feriez au bureau. - Emily Do, responsable événementiel et marketing

Gestion de tâches et de projets

Google Drive et Asana sont tous deux des outils utiles en matière de gestion de projet. Google Drive nous permet de partager, d'organiser et de collaborer sur des fichiers avec une équipe de personnes. Des fonctionnalités telles que le "mode suggestion" dans Google Docs permettent aux utilisateurs de commenter des sections spécifiques d'un document.

Asana est utile pour gérer un certain nombre de tâches ou de projets. Les tâches peuvent être décomposées en sous-tâches et peuvent également être modifiées par un certain nombre d'utilisateurs et constituent un excellent moyen de gérer des projets de groupe. Il vous donne la possibilité de définir des dates d'échéance, d'attribuer des tâches à différents membres d'un groupe et il présente également des rappels pour les projets à venir, donnant aux collègues une visibilité sur la charge de travail et les délais.

Exercer

Avec la fermeture des gymnases et des centres de fitness, il a été difficile pour les gens de trouver la motivation pour faire de l'exercice et facile pour les gens de tomber dans des habitudes malsaines et contourner la règle de distanciation sociale peut également rendre l'exercice difficile. Incorporez de l'exercice à la première heure du matin ou un exercice de mobilité de quinze minutes pour étirer votre dos ou une marche ou un jogging pour maintenir l'activité et les pauses tout au long de la journée.

"Assurez-vous de ne pas oublier de prendre vos pauses, de boire beaucoup d'eau et de commencer chaque journée par une course ou une marche. Cela aide vraiment à rester motivé et à se sentir accompli !" - Michelle Cefai, chargée de compte

En utilisant des applications de fitness comme Strava, l'équipe a pu rester connectée et active en partageant et en suivant, des promenades, des exercices de cyclisme et de course ainsi que des photos et des commentaires, permettant aux autres d'aimer, de répondre et de s'encourager mutuellement. Les applications de fitness peuvent aider à créer une communauté en dehors de la journée de travail et à rester actifs et connectés. Strava vous permet de créer un groupe, d'établir une distance d'objectif à atteindre en équipe et d'afficher un classement pour voir comment vous suivez.

Rester social

Notre comité social à Commission Factory a dû adapter les événements aux plateformes numériques, des quiz en ligne utilisant des plateformes telles que Kahoot, à jouer à Skribblio ou Taboo en ligne peut en faire une façon amusante de commencer la journée, en rendant tout le monde actif et motivé et une grande opportunité pour voir le visage de chacun. Pour un vendredi de rattrapage (avec de la bière), nous avons organisé un quiz de faits amusants qui impliquait que le personnel envoie un fait sur lui-même, puis essaie de deviner quel fait appartenait à quel membre du personnel.

"La FMH ne convient pas à tout le monde, alors soutenez-vous les uns les autres autant que possible pour vous assurer que les connexions sont toujours établies tout en étant isolé." - Emma Bhatti, responsable de la gestion des annonceurs

Auparavant, pour Pâques, Commission Factory organisait des chasses aux œufs de Pâques au bureau. Pour remplacer cela, nous avons publié deux photos des œufs de Pâques sur la chaîne Slack de la société. Dans le monde numérique, il y a suffisamment de sites parmi lesquels choisir pour aider avec l'élément social, il s'agit simplement de prendre le temps de trouver ce qui convient le mieux à votre entreprise.

L'équipe suggère de rester hydraté tout au long de la journée, en utilisant une application pour se rappeler de boire de l'eau régulièrement. Des applications comme Water Reminder sont excellentes pour cela et fonctionnent avec votre extension chrome. Il vous permet de choisir des rappels visuels ou audio définis pour notifier automatiquement tout au long de la journée.

Rester motivé

Avoir une routine structurée pour rester motivé et se fixer des objectifs quotidiens est également bénéfique pour être productif.

"Je trouve que si j'ai une liste de ce que je veux accomplir tout au long de la journée, je suis plus concentré et guidé dans mes tâches. De plus, rester en conversation constante avec mon équipe est important ! » - Kate Eringa, responsable grands comptes

L'équipe de Commission Factory est reconnaissante de pouvoir travailler à domicile, en particulier en période d'incertitude et lorsque les autres n'ont pas la même chance. Malgré les circonstances difficiles à l'échelle mondiale, l'équipe est restée positive et continue de se soutenir mutuellement.

"Bien que nous ayons tous été soudainement poussés vers la FMH dans un avenir prévisible, et que cela n'a pas été facile pour tous, je suis très fier que Commission Factory ait eu la prévoyance de nous fournir les outils et de mettre en œuvre des politiques qui ont fait la transition du travail dans le bureau à la FMH aussi transparente et efficace que possible. En tant qu'entreprise, nous avons démontré à quel point nous sommes agiles face aux événements hors de notre contrôle et faisons pivoter l'entreprise pour s'adapter à la « nouvelle réalité » et, plus important encore, continuons à fournir un excellent service client à nos clients et affiliés. » - Gary Johnson, gestionnaire de compte

Il y a un fort sentiment de communauté car l'équipe fournit toujours de nouvelles suggestions pour rester connecté, rester social et tirer le meilleur parti du travail à domicile. Nous attendons avec impatience le jour où nous serons à nouveau ensemble.

Certains des autres grands avantages de travailler chez Commission Factory sont des horaires de travail flexibles, une assurance voyage personnelle, la possibilité d'acheter des congés annuels et d'utiliser deux jours par an pour soutenir une association caritative. Pour de nouvelles opportunités, consultez la page Carrières de Commission Factory.