4 modelli di blocco del tempo per prendere il controllo del tuo programma

Viviamo in un momento emozionante. La tecnologia consente di eseguire sempre più lavori da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Le risposte a tutti i misteri della vita (praticamente) si trovano sullo smartphone che abbiamo in tasca. Possiamo comunicare istantaneamente con persone in tutto il mondo. L'intrattenimento non è mai stato così accessibile. È quasi troppo bello per essere vero.

Ma tutte queste informazioni e dati e spettacoli e musica e meme e notifiche e telefonate e idee e chat e app e strumenti e...

Hai capito?

È travolgente. C'è sempre qualcosa che richiede la nostra attenzione, e questo è dannoso per portare a termine qualsiasi lavoro effettivo.

Per i liberi professionisti, questo può essere particolarmente impegnativo. Indossiamo molti cappelli diversi e le cose che dividono la nostra attenzione tendono ad essere tutte ugualmente importanti, come il marketing, la presentazione, la fatturazione e la realizzazione del lavoro effettivo per cui i nostri clienti ci pagano.

Ciò di cui hai bisogno è un buon modello di blocco del tempo per rendere tutto più organizzato e gestibile.

Il blocco del tempo è un modo per programmare la tua giornata che ti aiuta a dedicare pezzi di tempo a una singola attività, invece di interromperti costantemente con cose come riunioni, nuove e-mail o aggiornamenti Slack.

Tutte queste cose sono importanti, ovviamente, ma passare da un'attività all'altra richiede molta più energia mentale che concentrarsi su una cosa per diverse ore. Un modello di blocco del tempo può aiutarti a suddividere la tua giornata (o settimana o mese) in un modo che ti consenta di approfondire le cose che richiedono veramente la tua attenzione e di togliere di mezzo tutte le altre cose secondo necessità.

Il blocco del tempo non è un concetto nuovo. Si scopre che le attività in batch e la creazione di un calendario basato su ciò che deve essere fatto risalgono all'età del bronzo. Benjamin Franklin era noto per usare il blocco del tempo, il che forse non è una sorpresa se si considera quanto fosse produttivo quel ragazzo!

Se sei convinto e pronto a tuffarti nel mondo del blocco del tempo, la buona notizia è che non è necessario ricominciare da capo. Il modello di blocco del tempo giusto ti offre tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare a gestire il tuo lavoro in modo più efficiente in questo momento.

In questo articolo ti forniremo alcuni dei migliori esempi di modelli di blocco del tempo che puoi utilizzare per iniziare il tuo viaggio, ti mostreremo alcune app e strumenti che rendono il processo ancora più semplice e spiegheremo come mettere tutto insieme per trasformare il tuo freelance attività commerciale.

4 Esempi di modelli per Time Blocking

Il modello di blocco del tempo giusto per te dipende dal tipo di attività che gestisci, dal tipo di lavoro che svolgi e da come funziona il tuo cervello. Fortunatamente, ci sono molti formati e modelli diversi che sono totalmente personalizzabili per soddisfare le tue esigenze.

Intervalli di 15 minuti

Iniziare con intervalli di tempo di 15 minuti funziona bene se hai molte attività diverse e più piccole che richiedono la tua attenzione. Dividendo tutto in intervalli di 15 minuti, puoi pianificare con precisione ogni minuto della tua giornata e assicurarti che tutto sulla tua lista venga fatto. Puoi sempre estendere qualsiasi attività per più di 15 minuti riempiendo più caselle.

Tonia Kendrick ha qui un fantastico modello di foglio di calcolo di Google che ti farà iniziare con un programma di 15 minuti.

Intervalli di 30 minuti

Se i periodi di tempo di 15 minuti sembrano troppi dettagli da gestire, dividere la giornata in blocchi di mezz'ora invece funziona bene per alcune persone. Basta scegliere un modello di blocco del tempo di mezz'ora e compilarlo con le cose su cui devi lavorare in un determinato giorno. Se un compito richiede meno di 30 minuti, puoi fare una pausa o andare avanti e iniziare con l'attività successiva.

Il Centro di apprendimento dell'Università della Carolina del Nord ha un semplice modello di pianificazione di 30 minuti che può essere scaricato gratuitamente qui.

Intervalli giornalieri

A volte, tutto ciò di cui hai bisogno per gestire il tuo programma è dedicare ogni giorno a una parte diversa della tua attività. Questo è ciò che fa Elon Musk per gestire più attività contemporaneamente. Questa forma di time blocking è talvolta chiamata day themeing. Trascorrere l'intera giornata su una cosa può davvero aiutarti a fare un lavoro profondo ed evitare il multitasking controproducente.

Ad esempio, potresti raggruppare tutte le riunioni con i clienti il ​​lunedì, quindi dedicare il martedì a un cliente, il mercoledì a un altro, il giovedì al terzo cliente e il venerdì alla fatturazione, alla pianificazione e alla definizione di strategie per nuove attività. Comunque dividi il lavoro, probabilmente ti ritroverai a realizzare più che mai!

Ci sono una varietà di modelli di blocco del tempo giornaliero tra cui scegliere, ma Flourish Online Management offre questa cartella di lavoro completa per aiutarti a iniziare a strutturare le tue giornate in base ai temi.

settimanalmente

La maggior parte delle persone che utilizzano il sistema di blocco del tempo trova utile bloccare l'intera settimana in una volta. Guardare avanti e catalogare ciò che deve essere fatto è un'ottima strategia per garantire che non cadano palle e che ogni scadenza sia rispettata.

Ovviamente, nessuno di noi ha una sfera di cristallo, e le cose dell'ultimo minuto sono destinate a venire fuori. C'è spazio in un sistema settimanale per attività impreviste: basta tenere alcuni slot aperti per attività varie o spostare attività meno urgenti alla settimana successiva o, ove possibile, inserire nuove cose in un elenco per la settimana successiva.

Avere un programma settimanale ti aiuta a valutare meglio la tua disponibilità e ad avere conversazioni oneste con i clienti sulle aspettative. Apprezzeranno la possibilità di fare affidamento sulle tue stime di tempo e apprezzerai un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Lo stile di vita creativo di Alyssa ha un pratico modello di blocco del tempo settimanale qui.

App e strumenti per bloccare il tempo

Se i modelli di blocco del tempo non risolvono del tutto i tuoi problemi organizzativi, non temere! Ci sono così tante app, pianificatori e altri strumenti là fuori per aiutarti a organizzare la tua attività.

Ecco alcuni preferiti:

1. Pianificatore di blocchi temporali Sweetzer e Orange

Per coloro a cui piace la sensazione di carta e penna, questo blocco note ti aiuterà a organizzarti in un lampo. Con spazio per il blocco del tempo sia orario che di 30 minuti, insieme a un'area delle priorità e un elenco di attività, decidi come riempire gli spazi vuoti per fare in modo che ogni secondo conti.

2. Agenda giornaliera KAICN

Potresti essere un Millennial se ogni anno a scuola ricevessi un fragile taccuino "agenda" per aiutarti a tenere traccia dei compiti, delle scadenze e degli eventi importanti. Questo pianificatore di KAICN mi ricorda così tanto quel processo, in cui siamo stati tutti addestrati sulle basi del blocco del tempo, della definizione degli obiettivi e dell'organizzazione. Le date sono vuote, quindi puoi utilizzare ogni pagina senza preoccuparti che settimane non funzionanti vadano sprecate.

3. Custode della concentrazione

A differenza degli altri modelli di blocco del tempo offerti in questo articolo, l'app Focus Keeper è un sofisticato tracker digitale del tempo che ti aiuta a rispettare un'attività e anche a sapere quando è il momento di farlo. Decidi quanto tempo vuoi che sia un intervallo di tempo - 10 minuti, 25 minuti, qualunque cosa funzioni per te - e poi fai delle pause intermedie. Molti revisori hanno riscontrato un grande successo nel bilanciare il lavoro da casa con le attività domestiche utilizzando questo metodo. L'app può essere scaricata gratuitamente, ma richiede un abbonamento di $ 0,99 al mese per accedere alle funzionalità premium.

4. Timer cubo

Questo timer cubo compatto è il dispositivo perfetto da lasciare sulla scrivania e da utilizzare facilmente per tenere traccia del blocco del tempo. Basta girarlo sulla durata del timer che desideri e il timer inizia a funzionare. Funge anche da orologio! Con una manciata di colori tra cui scegliere, è uno strumento perfetto e conveniente per coloro che amano un oggetto fisico anziché digitale.

5. TWONE Manuale e pianificatore per la gestione del tempo

Questo pianificatore di budget è un ottimo modo per scoprire se il blocco del tempo fa per te con un impegno minimo. È abbastanza piccolo da infilarsi in una borsa o da tenere fuori sulla scrivania senza essere d'intralcio, e abbastanza flessibile da permetterti di trovare il giusto metodo di organizzazione. Questa agenda presenta blocchi orari sul lato sinistro, con spazio per un elenco di cose da fare e altre note sulla destra.

6. Timo

Tiimo è un calendario visivo per il tuo telefono con molte funzioni per aiutarti non solo a programmare la tua giornata, ma anche a rimanere concentrato. Progettato pensando alle esigenze neurodivergenti, molte persone con ADHD lo trovano un modo utile per programmare le proprie giornate. Anche se non affronti quella particolare sfida, probabilmente prospererai con la semplicità dell'app Tiimo. L'interfaccia ti mostra esattamente su cosa dovresti lavorare e quanto tempo è rimasto, così puoi rimanere concentrato e andare avanti quando sei pronto. Il costo per Tiimo è di circa $ 30 all'anno dopo una prova di 14 giorni.

7. Libro degli appuntamenti orari

Se lavori meglio con modelli di blocco del tempo di formato più grande, questo libro degli appuntamenti orari, progettato pensando agli insegnanti, potrebbe fare al caso tuo. Questo particolare pianificatore ha le date già compilate per te, il che ti fa risparmiare tempo e ti tiene in pista. E, delle dimensioni di un normale foglio di carta, si adatta perfettamente a un raccoglitore, è facile da leggere e ha molto spazio per gli appunti.

7. Blocco note per la pianificazione della pianificazione settimanale 321Fatto

Se hai bisogno di flessibilità e semplicità, questo blocco note di pianificazione è un gioco da ragazzi. Offre intervalli orari e di mezz'ora, è disponibile in tre diverse dimensioni e puoi ordinare lo stile che si adatta alla tua settimana lavorativa: dal lunedì al venerdì, dalla domenica al sabato o dal lunedì alla domenica. Tienilo sulla tua scrivania per un facile accesso o pianifica la tua settimana tutto in una volta e attacca la pagina dove lo vedrai costantemente.

Suggerimenti per utilizzare questi modelli di blocco del tempo a proprio vantaggio

Probabilmente l'hai già capito, ma lo scorrimento infinito dei modelli di blocco del tempo non ti renderà più produttivo.

Ciò che funzionerà è scegliere un formato e agire.

Ecco 4 suggerimenti per aiutarti a iniziare con il blocco del tempo.

1. Inizia ora

Con ogni nuova abitudine, la parte più difficile è davvero solo iniziare. È facile rimandare i cambiamenti nella speranza che ci sarà un momento migliore o che troverai un metodo migliore. Realisticamente, ci sarà sempre qualcosa che ti impedisce di voler cambiare le tue abitudini lavorative. Inizia ora! Non te ne pentirai.

2. Impara i tuoi tempi produttivi

Vero discorso. Non sono una persona mattiniera. L'intera idea "Faccio di più prima delle 9 del mattino rispetto alla maggior parte delle persone tutto il giorno" semplicemente non funziona per me.

Come libero professionista, non lavoro durante l'orario tradizionale, e va bene così! Le mie ore più produttive sono di solito la sera, dopo che i miei figli sono a letto e posso davvero concentrarmi su ciò che deve essere fatto. Quindi blocco il tempo allora.

Potresti essere uno di quei tipi che si alzano dal letto e si mettono al lavoro. Anche questo è fantastico! Scopri cosa ti fa funzionare e blocca i tuoi compiti più difficili durante il tempo in cui sai di poterlo gestire. Durante i periodi in cui di solito ti senti più pigro o meno motivato, prova a bloccare le attività lavorative impegnative, quindi non devi usare la tua serata migliore per quelle.

3. Pianifica le pause

Fidati di me, se non ti prendi il tempo per ricaricarti, sarai meno produttivo. Non dovresti solo bloccare il pranzo, ma anche il tempo personale. Importa.

4. Sii flessibile!

I modelli di blocco del tempo ti aiutano a pianificare meticolosamente la tua giornata e ad essere più produttivo. Ma non sono una formula magica. Anche una volta trovata la soluzione ideale per te, è probabile che si presentino cose urgenti, le attività richiederanno più tempo di quanto pensavi, ti ammalerai, le esigenze dei clienti cambieranno, farai tardi al lavoro a causa di una tempesta di neve …

L'hai capito.

Devi creare flessibilità nel tuo programma a tempo, o non soddisferai mai le tue stesse aspettative.

Conclusione

Il blocco del tempo è uno strumento prezioso per aiutare sia i liberi professionisti che i dipendenti tradizionali a tornare in pista con la loro produttività e programmazione. I modelli di blocco del tempo possono aiutarti a costruire uno stile di lavoro che abbia senso e ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi. Sia che tu scelga di utilizzare un modello tradizionale, un taccuino fisico o un'app per smartphone, il modo migliore per utilizzare il blocco del tempo a tuo vantaggio è scegliere di farlo e tuffarti!

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