Come integrare e formare rapidamente i dipendenti stagionali per le festività natalizie 2023

La stagione delle vacanze 2023 sarà la più impegnativa di sempre, grazie alla competizione per i lavoratori stagionali in mezzo alle “Grandi Dimissioni”.

Dal momento che la maggior parte delle aziende è a corto di personale in modo critico, far sì che i dipendenti vengano inseriti fin dall'inizio è ancora più importante che mai... sia nel senso che potrebbe iniziare bene la stagione delle vacanze, ma anche perché potrebbe significare un po' di le tue assunzioni stagionali restano a lungo termine.

Ecco la tua guida definitiva alla formazione e all'inserimento dei dipendenti, per una stagione festiva davvero celebrativa (e ben attrezzata)!

Onboarding dei dipendenti: i tuoi dipendenti sono davvero a bordo?

Quando si tratta di onboarding dei dipendenti, è necessario chiedersi se sono veramente "onboard". Certo, ogni dipendente può spuntare gli elementi in una checklist di onboarding, ma come puoi davvero dire che hanno preso a cuore la cultura e i valori della tua azienda e continuano a dimostrarli giorno dopo giorno?

Qualsiasi formazione dei dipendenti a cui vengono sottoposti i dipendenti stagionali riflette una tensione intrinseca: tu ne hai bisogno e loro hanno bisogno di questo lavoro, ma la domanda non detta è nell'aria: quanto tempo ed energie hai intenzione di investire nella loro formazione? L'onboarding dei dipendenti non è economico e tale costo viene amplificato con ogni nuova assunzione temporanea. Aggiungi a quegli incentivi di lavoro extra per le assunzioni stagionali e potresti ritrovarti a investire molto in assunzioni che non fanno il taglio.

Tutto ciò pone la domanda: quanto è efficace il tuo attuale processo di inserimento dei dipendenti e fornisce sia ai dipendenti che ai loro manager la conoscenza e l'esperienza positiva che dovrebbe?

La tua attuale formazione dei dipendenti fornisce le giuste conoscenze professionali, ma li mantiene anche motivati ​​e produttivi? Se c'è anche solo l'ombra di un dubbio, potrebbe essere necessario modificare il tuo attuale programma di formazione dei dipendenti.

Un dipendente per la vita, non solo per le vacanze

I dipendenti stagionali, così come i loro manager, in genere vogliono mantenere una buona attività se si adatta a entrambe le parti.

L'impiego stagionale può essere una prova generale per un lavoro più permanente e, in quanto tale, qualsiasi inserimento dei dipendenti che avviene dovrebbe considerare:

• Come far sentire i dipendenti stagionali collegati – al loro posto di lavoro e ai loro colleghi, sia personale fisso che temporaneo
• Come motivare i dipendenti stagionali a considerare la possibilità di rimanere per una posizione permanente
• Come premiare e apprezzare i lavoratori stagionali, che potrebbero navigare contemporaneamente su molte nuove informazioni, persone e ambienti!

Mentre alcune aziende possono essere tentate di attirare dipendenti stagionali utilizzando incentivi finanziari, questo va solo così lontano nel mantenere impressionanti assunzioni temporanee a lungo termine.

Ed è qui che un solido programma di inserimento dei dipendenti colma le lacune.

La tua soluzione all-in-one per l'onboarding dei dipendenti: Connecteam

Poiché i tuoi nuovi dipendenti stagionali di solito entrano nella tua organizzazione proprio mentre le festività natalizie si stanno intensificando, possono essere i primi a sentire la pressione e la confusione di trovarsi in un ambiente nuovo di zecca. Questo periodo di formazione dei dipendenti è fondamentale per assicurarsi che si sentano supportati, felici e coinvolti e possano svolgere il proprio lavoro al meglio delle proprie capacità.

Tuttavia, i manager su tutta la linea spesso non hanno il tempo (soprattutto non durante le festività natalizie!) per dare ai nuovi dipendenti, specialmente quelli che potrebbero non essere in servizio a lungo termine, la dedizione e, beh, in- formazione dei dipendenti approfondita, nutriente e di supporto che è davvero necessaria.

Il miglior consiglio per l'onboarding che possiamo darti: hai bisogno di supporto esterno. Connecteam è l'app all-in-one pensata esclusivamente per i manager che desiderano supportare e formare i dipendenti, anche in caso di elevato turnover del personale.

Dall'onboarding autoguidato e approfondito dei dipendenti (tramite i corsi e i moduli dell'app), a una gamma di strumenti di comunicazione tra le organizzazioni (come chat private individuali e aggiornamenti per tutto il personale), Connecteam è il modo migliore per iniziare nel miglior modo possibile tutte le esigenze di formazione dei dipendenti: standardizzate ogni volta, indipendentemente da chi si unisce, quando ea quale reparto.

Ma, ne parleremo più avanti: tutto questo pone la domanda: quali passi concreti puoi intraprendere per aiutare la formazione dei tuoi dipendenti a procedere senza intoppi ed essere veramente efficace?

Come questo. Ecco la nostra lista di controllo per l'inserimento rapido dei dipendenti:

1. Digitalizza l'onboarding dei tuoi dipendenti

Non solo questo è un modo più efficiente per garantire che ogni nuovo dipendente sia sulla stessa pagina (indipendentemente dal fatto che sia stagionale, a tempo pieno, part-time o anche flessibile), ma l'adozione del digitale riduce enormemente i costi e il potenziale di amministrazione per errore umano.

Solo alcuni dei modi in cui la digitalizzazione della formazione dei dipendenti può ridurre le attività di amministrazione includono:

• Compilazione di tutte le informazioni personali (come informazioni di contatto, contatti di emergenza, informazioni sulle allergie, moduli fiscali ecc.)
• Automatizza il processo e la gestione di qualsiasi richiesta di assenza, cambio turno e altro
• Tieniti aggiornato facilmente con le modifiche ai dati personali del datore di lavoro, come il cambio di indirizzo, i contatti, ecc.

Quando si tratta dell'onboarding dei dipendenti, l'intero processo può anche essere autoguidato dai dipendenti , indipendentemente dal fatto che siano mobili, in movimento, in diverse sedi o ovunque oltre una scrivania: utilizzare un'app per la formazione dei dipendenti significa i tuoi dipendenti possono guidarsi attraverso attività e processi come:

• Leggere una lettera formale e personalizzata di benvenuto in azienda
• Vedere e lavorare attraverso una checklist di onboarding personalizzata
• Compilazione dei propri dati personali (come indicato sopra)
• Firma di un accordo di riservatezza
• Completare i controlli sui precedenti della fedina penale
• Invio di una copia del proprio documento d'identità o di qualsiasi altro documento o immagine necessario
• Completare importanti corsi di formazione sulle politiche, come salute e sicurezza, prevenzione delle molestie sessuali e così via.
• Accesso e disconnessione per la loro uniforme, equipaggiamento, badge e tutto ciò che deve essere monitorato.

…quindi per te come datore di lavoro puoi ricevere notifiche regolari di quando determinate azioni o elementi sono stati completati, o persino esportare tutti i processi di inserimento dei dipendenti attualmente in corso in un report centralizzato per consentirti di tenere rapidamente traccia di tutto e di tutti.

2. Rapida formazione dei dipendenti, nessun compromesso

Il modo più rapido per drenare e demotivare i tuoi dipendenti è farli sottoporre al tipo "sbagliato" di formazione dei dipendenti. Cioè, un approccio più in stile scolastico, in cui i dipendenti devono trascorrere del tempo prezioso seduti, ascoltando attivamente e probabilmente prendendo appunti invece di sperimentare le cose da soli e guidare il proprio onboarding remoto.

Mettere letteralmente nelle loro mani la formazione dei dipendenti tramite il loro smartphone trasforma la formazione dei dipendenti in un'esperienza molto più divertente e interattiva, per non parlare di un modo più efficace per trasferire tutte le informazioni necessarie di cui potrebbero aver bisogno. Non solo le informazioni sono sempre accessibili, ma danno ai dipendenti un senso di appartenenza e consentono loro di andare al proprio ritmo.

La progettazione di un onboarding remoto per i dipendenti potrebbe includere:

• Una gamma di corsi e quiz interattivi, basati sulle informazioni che sono state fornite altrove
• Un modo multiformato per fornire materiale di formazione, anche tramite video, link, pdf, rendendo tutto molto più divertente e coinvolgente, per non dire, adatto a ogni tipo di discente!
• In qualità di manager, puoi avere una panoramica a 360 gradi dell'intero progresso e delle prestazioni dell'intero processo di onboarding remoto.

3. Mantieni i dipendenti coinvolti, connessi e comunicativi

È probabile che i tuoi dipendenti stagionali entrino in un ambiente in cui sono circondati da membri del team più a lungo termine (per non parlare di vari tipi di turni, luoghi o persino ambienti lontani o isolati al di fuori della portata di qualsiasi personale esperto) , e all'inizio potrebbe sentirsi un po' escluso o disconnesso. Il fatto che la vendita al dettaglio sia già un settore con uno dei più alti avvicendamenti medi del personale, pari al 13%, mostra solo ulteriormente che il tuo personale ha bisogno di sentirsi supportato e incluso fin dall'inizio.

Anche se entrambe le parti sanno che si tratta di una soluzione temporanea, non è un segreto che dipendenti motivati ​​e felici abbiano prestazioni migliori (per non parlare del fatto che potrebbero finire per lavorare per l'azienda a lungo termine).

Quindi, con tutto ciò che è stato detto, come fai a partire con il piede giusto con i tuoi dipendenti stagionali, aiutandoli entrambi nella formazione dei dipendenti e anche facendoli sentire calorosamente accolti, indipendentemente da dove si trovano?

La risposta breve è avere l'onboarding remoto completamente infuso ad ogni passo con la cultura aziendale e avere accesso a un'app di comunicazione dei dipendenti.

La risposta più lunga è creare un altro tipo di checklist per l'onboarding che rifletta la cultura della tua azienda, che potrebbe includere:

• Annunci di nuovi dipendenti, dando il benvenuto a ogni nuovo titolare in azienda
• Riconoscimento pubblico o celebrazione quando un dipendente va al di là
• Invio di ricompense: digitale o offline
• Fornire ai dipendenti una directory facilmente accessibile, consentendo loro di contattare altri dipendenti, oltre alla gestione, in modo semplice e facile.
• Crea diversi “canali”, come specifici gruppi di chat o riunioni, per consentire una comunicazione più semplice e diretta, come un canale solo per aggiornamenti o scambi di turno, o un canale solo legato alla sicurezza COVID.

4. Mantieni i dipendenti al sicuro e conformi

Soprattutto al giorno d'oggi, nessuno - né la direzione, né il personale stagionale o permanente - dà per scontata la sicurezza e il rispetto. La pandemia di COVID-19 ha reso ancora più importante rimanere aggiornati ed essere in contatto quasi costante con il personale, al fine di avere una panoramica sulle ultime normative... per non parlare di sapere chi è disponibile a lavorare o meno .

E, a parte il COVID, tutto il personale deve sapere e sentirsi in un posto sicuro in cui lavorare, tuttavia per il personale stagionale, la comprensione di tutti i potenziali rischi sul posto di lavoro e dei protocolli di sicurezza richiederà probabilmente più tempo rispetto al personale a lungo termine. Mantenere il personale al sicuro e conforme serve entrambe le parti, poiché la tua azienda deve anche proteggersi da potenziali azioni legali.

Tuttavia, con tutto lo stress extra e l'aumento dell'attività durante le festività natalizie, come fai a garantire che il tuo personale stagionale sia al sicuro e conforme?

La risposta? Tenere tutta la documentazione relativa alla sicurezza e alla conformità disponibile in un'unica base di conoscenza digitale e facilmente accessibile.

La tua lista di controllo per la sicurezza e la conformità potrebbe includere:

• Avere tutti i protocolli di sicurezza e la documentazione disponibili in una base di conoscenza online
• Avere un modo digitale per pubblicare gli aggiornamenti a tutti i dipendenti, con il monitoraggio per garantire che ogni persona li abbia visti
• Disporre di una serie di documenti sulla sicurezza (come i moduli di segnalazione degli incidenti) disponibili istantaneamente e online, da inviare online con un semplice clic

5. Assicurati di ricevere (e fornire) feedback

Chi non ama il feedback? A tutti noi piace sapere quando stiamo facendo qualcosa di giusto, e questo vale per entrambi i lati del mercato del lavoro stagionale.

I dipendenti, soprattutto quelli stagionali che vengono introdotti in azienda nel periodo più frenetico dell'anno, vogliono essere elogiati e riconosciuti. Per te come rappresentante dell'azienda, vuoi assicurarti che stiano facendo il loro lavoro al meglio delle loro capacità. In entrambi i casi, il feedback è assolutamente essenziale per mantenere entrambe le parti felici, oltre a un dipendente motivato e produttivo.

Il feedback è una bestia complicata nel migliore dei casi e il posto migliore per iniziare a implementare una cultura del feedback è proprio dall'inizio dell'onboarding del tuo dipendente.

Avere una soluzione di onboarding digitale e remota può rendere il dare e ricevere feedback un processo molto più snello, ad esempio:

• Raccogliere quante più informazioni possibili, capire come i tuoi dipendenti si sentono riguardo al loro processo di inserimento e stanno rispondendo ad esso, analizzare le informazioni presentate e quindi utilizzarle per prendere ulteriori decisioni di inserimento dei dipendenti.
• Chiedere ai tuoi dipendenti stagionali un feedback regolare, per consentire loro di condividere le loro opinioni (che sono particolarmente preziose poiché questi dipendenti hanno una nuova visione della tua attività). È possibile utilizzare una casella dei suggerimenti online anonima per farlo.
• Assicurati di agire in base al feedback ricevuto, se è legittimo. Dimostra di aver seguito i loro suggerimenti e la loro comprensione e di apportare le modifiche al meglio delle tue capacità. Puoi quindi aggiornare digitalmente il resto del team su questi cambiamenti, promuovendo così una cultura del feedback!

6. Impostare un programma chiaro e snello

La pianificazione dei dipendenti è difficile nel migliore dei casi, soprattutto quando un nuovo gruppo di dipendenti stagionali aumenta i ranghi del tuo solito sistema di pianificazione!

È ancora più difficile se ti affidi a programmi manuali di carta e penna, che causeranno ritardi, innumerevoli errori (ehi, sei solo umano!) e inavvertitamente dovranno essere rifatti ancora e ancora mentre le cose cambiano in tempo reale . Ciò significa che ogni foglio Excel dovrà essere aggiornato quasi costantemente man mano che le capacità del tuo staff cambiano, per non parlare del fatto che viene inviato nuovamente a ciascun membro del team con ogni nuovo aggiornamento!

Ma... se deleghi digitalmente la pianificazione dei tuoi dipendenti a una soluzione online, i dipendenti saranno in grado di aggiornare la propria disponibilità e indisponibilità, in modo che tu possa aggirarli, e potranno persino richiedere l'annullamento o lo scambio di un turno con un altro dipendente , il tutto senza che tu debba far parte del processo.

Un programma chiaro fa miracoli sia per i dipendenti che per il management, tra cui:

• Modelli con un clic, azioni rapide e altro, per consentirti di semplificare le assegnazioni dei turni di ogni dipendente, il che significa niente più doppie prenotazioni o mancate presentazioni! Tutti sono allineati, tutto il tempo.
• Notifiche push per tenere informati i tuoi dipendenti ogni volta che vengono assegnati o rimossi da un turno, o un nuovo turno è disponibile per loro da rivendicare!
• In caso di conflitti di programmazione o emergenze improvvise, i dipendenti possono comunicare con te tramite la funzione di chat della pianificazione, consentendoti di risolvere facilmente qualsiasi problema (e persino di trovare rapidamente un sostituto, grazie ad altri dipendenti che elencano la loro disponibilità!)

7. Modella il potenziale di carriera

Una volta che hai fatto tutto lo sforzo per completare l'onboarding dei tuoi dipendenti, potresti scoprire che ci sono dei veri protagonisti, che potresti vedere continuare con la tua azienda per il futuro.

È quindi più importante che mai far capire ai tuoi dipendenti che hanno il potenziale per continuare con la nostra azienda a lungo termine e persino per iniziare a formarli in nuovi ruoli. Alcuni modi in cui potresti incoraggiare il personale stagionale a guardare al lungo termine includono:

• Pubblicizzare nuove offerte di lavoro tramite la knowledge base online e rendere le candidature interne un processo semplificato
• Fornisci una gamma di strumenti di gestione della conoscenza nella tua libreria online, consentendo ai dipendenti di leggere di più sulle opportunità di lavoro, nonché una base di conoscenze sulle esigenze e capacità professionali di ruoli specifici
• Una directory chat 1:1 per consentire ai dipendenti di comunicare con altri dipendenti in merito a assunzioni, ruoli lavorativi o altro.

Conclusione: Connecteam: la soluzione all-in-one per la formazione e la fidelizzazione dei dipendenti

L'onboarding e la formazione dei dipendenti non sono mai facili, e soprattutto non quando ci sono così tante altre priorità di cui occuparsi (assumere! Prepararsi all'alta stagione! COVID!).

Tuttavia, se ottieni la giusta formazione per i tuoi dipendenti, potresti pensare di trattenere diversi dipendenti stagionali a lungo termine. Se sbagli, potresti dover iniziare a cercare più dipendenti stagionali prima piuttosto che dopo.

La formazione dei dipendenti non deve essere un compito laborioso: puoi facilmente delegarla a un processo di onboarding remoto, grazie a un'app di formazione dei dipendenti efficace, facile da usare e da implementare: Connecteam.

Per oltre 20.000 aziende in tutto il mondo, Connecteam ha aiutato le aziende con forza lavoro mobile a soddisfare le loro esigenze aziendali, tra cui onboarding remoto, fidelizzazione e ridimensionamento, anno dopo anno. Come azienda puoi comunicare in modo efficace con il tuo personale stagionale, creare facilmente programmi in base alle loro esigenze e fornire loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno, in pochi clic.

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