Como integrar e treinar rapidamente seus funcionários sazonais para a temporada de férias de 2023

A temporada de férias de 2023 será a mais desafiadora até agora, graças à competição por trabalhadores sazonais em meio à “Grande Demissão”.

Como a maioria das empresas está com falta de funcionários, obter a integração de seus funcionários desde o início é ainda mais importante do que nunca... suas contratações sazonais permanecem no longo prazo.

Aqui está o seu melhor guia para treinamento e integração de funcionários, para uma temporada de férias verdadeiramente comemorativa (e bem equipada)!

Integração de funcionários: seus funcionários estão realmente a bordo?

Quando se trata de integração de funcionários, você precisa se perguntar se eles estão realmente “on-board”. Claro, todos os funcionários podem marcar itens em uma lista de verificação de integração, mas como você pode realmente dizer que eles levaram a cultura e os valores da sua empresa a sério e continuar a demonstrá-los dia após dia?

Qualquer treinamento de funcionários que seus funcionários sazonais passam reflete uma tensão inerente: você precisa deles e eles precisam desse trabalho, mas a pergunta não dita fica no ar: quanto tempo e energia você vai investir no treinamento deles? A integração de funcionários não é barata, e esse custo é amplificado a cada nova contratação temporária. Acrescente a esses incentivos extras de trabalho para contratações sazonais, e você poderá investir pesadamente em contratações que não fazem o corte.

Tudo isso levanta a questão: quão eficaz é o seu processo de integração de funcionários atual e dá aos funcionários e seus gerentes o conhecimento e a experiência positiva que deveriam?

O treinamento atual de seus funcionários fornece o conhecimento profissional certo, mas também os mantém motivados e produtivos? Se houver uma sombra de dúvida, seu atual programa de treinamento de funcionários pode precisar ser ajustado.

Um funcionário para toda a vida, não apenas nos feriados

Funcionários sazonais, assim como seus gerentes, geralmente querem manter uma coisa boa se for adequada para ambos os lados.

O emprego sazonal pode ser um ensaio geral para um trabalho mais permanente e, como tal, qualquer integração de funcionário que ocorra deve considerar:

• Como fazer com que os funcionários sazonais se sintam conectados – ao seu local de trabalho e aos seus colegas de trabalho, funcionários permanentes e temporários
• Como motivar funcionários sazonais a considerar potencialmente permanecer em um cargo permanente
• Como recompensar e valorizar os trabalhadores sazonais, que podem estar navegando em muitas novas informações, pessoas e ambientes ao mesmo tempo!

Embora algumas empresas possam ser tentadas a atrair funcionários sazonais usando incentivos financeiros, isso só vai até certo ponto para manter contratações temporárias impressionantes a longo prazo.

E é aí que um sólido programa de integração de funcionários preenche as lacunas.

Sua solução completa para integração de funcionários: Connecteam

Como seus novos funcionários sazonais geralmente entram em sua organização no momento em que a temporada de festas está chegando, eles podem ser os primeiros a sentir a pressão, bem como a confusão de se encontrar em um ambiente totalmente novo. Este período de treinamento dos funcionários é crucial para garantir que eles se sintam apoiados, felizes e engajados, e possam desempenhar seu trabalho da melhor maneira possível.

No entanto, os gerentes em geral simplesmente não têm tempo (especialmente durante a temporada de férias!) treinamento de funcionários profundo, estimulante e de apoio que é realmente necessário.

A melhor dica de integração que podemos lhe dar: você precisa de suporte externo. Connecteam é o aplicativo completo desenvolvido exclusivamente para gerentes que desejam apoiar e treinar funcionários, mesmo no caso de alta rotatividade de pessoal.

Desde a integração de funcionários autoguiada e interativa (através dos cursos e formulários do aplicativo), até uma variedade de ferramentas de comunicação entre organizações (como chats privados individuais e atualizações de toda a equipe), o Connecteam é a melhor maneira para que todas as necessidades de treinamento de seus funcionários tenham o melhor começo possível: padronizadas todas as vezes, não importa quem ingresse, quando e para qual departamento.

Mas, mais sobre isso mais tarde: tudo isso levanta a questão: que medidas concretas você pode tomar para ajudar o treinamento de seus funcionários a ocorrer sem problemas e ser realmente eficaz?

Assim. Aqui está nossa lista de verificação rápida de integração de funcionários:

1. Digitalize a integração de seus funcionários

Essa não é apenas uma maneira mais eficiente de garantir que todos os novos funcionários estejam na mesma página (sejam eles sazonais, em tempo integral, meio período ou até mesmo em trabalho flexível), mas tornar as coisas digitais reduz enormemente seus custos administrativos e potencial por erro humano.

Apenas algumas das maneiras pelas quais a digitalização do treinamento de seus funcionários pode reduzir suas tarefas administrativas incluem:

• Preencher todas as informações pessoais (como informações de contato, contatos de emergência, informações sobre alergias, formulários fiscais etc.)
• Automatize o processo e o gerenciamento para qualquer solicitação de ausência, troca de turno e muito mais
• Mantenha-se facilmente atualizado com as alterações de detalhes pessoais do empregador, como mudança de endereço, contatos, etc.

Quando se trata de integração de funcionários, todo o processo pode até ser autoguiado pelos funcionários , não importa se eles são móveis, em trânsito, baseados em locais ou em qualquer lugar além de uma mesa: usar um aplicativo para treinamento de funcionários significa seus funcionários podem se orientar por tarefas e processos como:

• Ler uma carta formal e personalizada de boas-vindas à empresa
• Ver e trabalhar por meio de uma lista de verificação de integração personalizada
• Preenchendo seus dados pessoais (conforme descrito acima)
• Assinando um acordo de confidencialidade
• Completando suas verificações de antecedentes criminais
• Enviar uma cópia de sua identidade ou quaisquer outros documentos ou imagens necessários
• Concluir treinamentos importantes sobre políticas, como saúde e segurança, prevenção de assédio sexual e assim por diante.
• Entrar e sair de seu uniforme, equipamentos, crachás e qualquer coisa que precise ser monitorada.

…então, para você como empregador, você pode receber notificações regulares de quando certas ações ou itens foram concluídos, ou até mesmo exportar todos os processos de integração de funcionários atualmente em andamento para um relatório centralizado para permitir que você acompanhe rapidamente tudo e todos.

2. Treinamento rápido de funcionários, sem compromissos

A maneira mais rápida de drenar e desmotivar seu funcionário é fazer com que ele passe pelo tipo “errado” de treinamento de funcionários. Ou seja, uma abordagem mais no estilo escolar, em que os funcionários precisam passar um tempo valioso sentados, ouvindo ativamente e provavelmente fazendo anotações em vez de experimentar as coisas por si mesmos e orientar sua própria integração remota.

Colocar o treinamento de seus funcionários literalmente em suas mãos por meio do smartphone torna o treinamento de funcionários uma experiência muito mais divertida e interativa, sem mencionar uma maneira mais eficaz de transferir todas as informações necessárias que eles precisam saber. Não só as informações estão acessíveis o tempo todo, mas também dão aos funcionários um senso de propriedade e permitem que eles sigam seu próprio ritmo.

Projetar uma integração remota para funcionários pode incluir:

• Uma variedade de cursos e questionários interativos, com base nas informações que receberam em outros lugares
• Uma maneira multiformato de fornecer materiais de treinamento, incluindo vídeos, links, pdfs, tornando tudo muito mais divertido e envolvente, para não mencionar, adequado para todos os tipos de alunos!
• Você, como gerente, pode ter uma visão geral 360º de todo o progresso e desempenho de todo o processo de integração remota.

3. Mantenha os funcionários engajados, conectados e comunicativos

Seus funcionários sazonais provavelmente estão entrando em um ambiente onde estão cercados por mais membros da equipe de longo prazo (sem mencionar, em vários tipos de turnos, locais ou mesmo ambientes distantes ou isolados, além do alcance de qualquer funcionário experiente) , e pode se sentir um pouco excluído ou desconectado para começar. O fato de o varejo já ser um setor com uma das maiores rotatividades médias de funcionários, com 13%, mostra ainda mais que sua equipe precisa se sentir apoiada e incluída desde o início.

Mesmo que ambos os lados saibam que esta é uma solução temporária, não é segredo que funcionários motivados e felizes têm melhor desempenho (para não mencionar que podem acabar trabalhando para a empresa a longo prazo).

Então, com tudo isso dito, como você começa com o pé direito com seus funcionários sazonais, ajudando-os através do treinamento de funcionários e também fazendo com que eles se sintam bem-vindos, não importa onde eles estejam?

A resposta curta é ter sua integração remota completamente infundida em todas as etapas com a cultura da sua empresa e ter acesso a um aplicativo de comunicação com os funcionários.

A resposta mais longa é criar um outro tipo de checklist de integração que reflita a cultura da sua empresa, que pode incluir:

• Anúncios de novos funcionários, dando as boas-vindas a cada novo iniciante na empresa
• Reconhecimento público ou celebração quando um funcionário vai além
• Envio de recompensas – seja digital ou offline
• Fornecer aos funcionários um diretório de fácil acesso, permitindo que eles alcancem outros funcionários, bem como a administração, de forma simples e fácil.
• Crie diferentes “canais”, como grupos de bate-papo ou reuniões específicas, para permitir uma comunicação mais fácil e direta, como um canal apenas para atualizações ou trocas de turnos, ou um canal apenas relacionado à segurança do COVID.

4. Mantenha os funcionários seguros e em conformidade

Especialmente nos dias de hoje, ninguém – nem a gerência, nem a equipe sazonal ou permanente – considera a segurança e a conformidade como garantidas. A pandemia do COVID-19 tornou ainda mais importante manter-se atualizado e estar em comunicação quase constante com a equipe, a fim de obter uma visão geral das últimas regulamentações… .

E, à parte o COVID, todos os funcionários precisam saber e sentir que estão em um local seguro para trabalhar, no entanto, para funcionários sazonais, entender todos os possíveis riscos e protocolos de segurança no local de trabalho provavelmente levará mais tempo do que para funcionários de longo prazo. Manter a equipe segura e em conformidade serve a ambos os lados, pois sua empresa também precisa se proteger de possíveis ações judiciais.

No entanto, com todo o estresse extra e o aumento da atividade durante a temporada de férias, como você, como empresa, garante que sua equipe sazonal seja mantida segura e em conformidade?

A resposta? Manter toda a documentação relacionada à segurança e conformidade disponível em uma base de conhecimento única, digital e de fácil acesso.

Sua lista de verificação de integração de segurança e conformidade pode incluir:

• Ter todos os seus protocolos e documentação de segurança disponíveis em uma base de conhecimento online
• Ter uma maneira digital de postar atualizações para todos os funcionários, com rastreamento para garantir que todas as pessoas as tenham visto
• Tenha uma variedade de documentação de segurança (como formulários de relatório de incidentes) disponível instantaneamente e on-line, para ser enviado on-line com o clique de um botão

5. Certifique-se de obter (e dar) feedback

Quem não gosta de feedback? Todos nós gostamos de saber quando estamos fazendo algo certo, e isso vale para os dois lados do mercado de trabalho sazonal.

Os funcionários, especialmente os sazonais que são trazidos para a empresa na época mais frenética do ano, querem ser elogiados e reconhecidos. Para você, como representante da empresa, você deseja garantir que eles estejam fazendo seu trabalho da melhor maneira possível. Em ambos os casos, o feedback é absolutamente essencial para manter os dois lados felizes, bem como um funcionário motivado e produtivo.

O feedback é uma fera complicada na melhor das hipóteses, e o melhor lugar para começar a implementar uma cultura de feedback é desde o início da integração de seus funcionários.

Ter uma solução de integração remota digital pode tornar o processo de dar e receber feedback muito mais simplificado, por exemplo:

• Reunir o máximo de informações possível, entender como seus funcionários se sentem em relação ao processo de integração e como estão respondendo a ele, analisando as informações apresentadas e, em seguida, usando-as para tomar outras decisões de integração de funcionários.
• Pedir feedback regular aos seus funcionários sazonais, para permitir que eles compartilhem suas opiniões (que são especialmente valiosas, pois esses funcionários têm uma nova visão do seu negócio). Você pode usar uma caixa de sugestões online anônima para fazer isso.
• Certifique-se de agir de acordo com o feedback recebido, se for legítimo. Demonstre que você aceitou as sugestões e compreensão deles e faça as alterações da melhor maneira possível. Você pode atualizar digitalmente o restante da equipe sobre essas mudanças, promovendo assim uma cultura de feedback!

6. Defina um cronograma claro e simplificado

O agendamento de funcionários é difícil na melhor das hipóteses, especialmente quando um novo grupo de funcionários sazonais aumenta as fileiras do seu sistema de agendamento habitual!

É ainda mais difícil se você estiver confiando em agendas manuais de caneta e papel, o que causará atrasos, inúmeros erros (ei, você é apenas humano!) . Isso significa que todas as planilhas do Excel terão que ser atualizadas quase constantemente à medida que a capacidade de sua equipe mudar, sem mencionar o reenvio para cada membro da equipe a cada nova atualização!

Mas… se você delegar digitalmente o agendamento de seu funcionário para uma solução online, os funcionários poderão atualizar sua própria disponibilidade e indisponibilidade, para você contornar isso e, até mesmo, poderá solicitar cancelamento ou troca de turno com outro funcionário , tudo sem você ter que fazer parte do processo.

Um cronograma claro faz maravilhas tanto para os funcionários quanto para a gerência, incluindo:

• Modelos de um clique, ações rápidas e outras, para permitir que você agilize as atribuições de turno de todos os funcionários, o que significa que não há mais reservas duplas ou no-shows! Todo mundo está alinhado, o tempo todo.
• Notificações push para manter seus funcionários informados sempre que eles são designados ou removidos de um turno, ou um novo turno está disponível para eles reivindicarem!
• Em caso de conflitos de agendamento ou emergências repentinas, os funcionários podem se comunicar com você por meio do recurso de bate-papo do agendamento, permitindo que você resolva facilmente qualquer problema (e até encontre um substituto rapidamente, graças a outros funcionários que listam sua disponibilidade!)

7. Modele o potencial de carreira

Depois de fazer todo o esforço para concluir a integração de seus funcionários, você pode descobrir que existem alguns verdadeiros destaques, que você pode ver continuando com sua empresa no futuro.

Portanto, é mais importante do que nunca fazer com que seus funcionários entendam que eles têm potencial para continuar em nossa empresa a longo prazo e até mesmo começar a treiná-los para novas funções. Algumas maneiras de incentivar a equipe sazonal a olhar para o longo prazo incluem:

• Divulgar novas vagas de emprego por meio da base de conhecimento on-line, além de tornar as inscrições internas um processo simplificado
• Forneça uma variedade de ferramentas de gerenciamento de conhecimento em sua biblioteca online, permitindo que os funcionários leiam mais sobre vagas de emprego, bem como uma base de conhecimento sobre as necessidades e capacidades profissionais de funções específicas
• Um diretório de bate-papo 1:1 para permitir que os funcionários se comuniquem com outros funcionários sobre contratação, funções de trabalho ou outros.

Conclusão: Connecteam – sua solução completa de treinamento e retenção de funcionários

A integração e o treinamento de funcionários nunca são fáceis, e especialmente quando há tantas outras prioridades para cuidar (contratação! Preparação para a temporada movimentada! COVID!).

No entanto, faça o treinamento correto de seus funcionários e você poderá reter vários funcionários sazonais a longo prazo. Se errar, talvez você precise começar a procurar mais funcionários sazonais mais cedo ou mais tarde.

O treinamento de funcionários não precisa ser uma tarefa trabalhosa: você pode delegá-lo facilmente a um processo de integração remoto, graças a um aplicativo de treinamento de funcionários eficaz, fácil de usar e implantar: Connecteam.

Para mais de 20.000 empresas em todo o mundo, a Connecteam ajudou empresas com forças de trabalho móveis com suas necessidades de negócios, incluindo integração remota, retenção e dimensionamento, ano após ano. Você, como empresa, pode se comunicar efetivamente com sua equipe sazonal, criar facilmente agendas de acordo com suas necessidades e fornecer todas as informações que precisam saber, em apenas alguns cliques.

Faça com que sua temporada mais movimentada e sua equipe sazonal comecem bem com o Connecteam: reserve uma demonstração gratuita do produto para ver como o Connecteam pode tornar sua temporada movimentada a mais movimentada e melhor de todos os tempos.