Come creare e implementare una strategia di comunicazione interna

Che tu sia una piccola o una grande azienda, per avere successo devi avere una comunicazione interna davvero buona, anche se i tuoi dipendenti si trovano tutti nello stesso edificio o sono sparsi in tutto il mondo: una comunicazione efficace ha un impatto enorme e diretto sul successo della tua azienda. Sappiamo che sembra un po' frenetico, ma ecco il punto, una comunicazione interna efficace porta davvero al successo.

E no, la comunicazione non è solo un annuncio aziendale o un'e-mail o un post sui social. Ed è molto di più della semplice gestione e distribuzione delle informazioni. Al contrario, è un dialogo continuo tra tutti i dipendenti e l'azienda, indipendentemente dalla loro posizione o dal loro tempo in azienda: crea un senso di comunità.

Cosa puoi aspettarti quando non hai una comunicazione interna efficace?

• Bassi livelli di produttività
• Basso coinvolgimento dei dipendenti
• Bassa esperienza dei dipendenti
• Gossip e false voci
• I dipendenti confusi e frustrati portano a un turnover elevato

La comunicazione è la spina dorsale della tua azienda, è ciò che ti mantiene redditizio.

Perché è necessaria una strategia di comunicazione interna?

Senza un'efficiente strategia di comunicazione interna, ti manca una registrazione trasparente di ciò che stai cercando di realizzare nel primo piano. Inoltre, una strategia di comunicazione interna evidenzia le aree di forza o di debolezza all'interno dell'organizzazione.

Le statistiche confermano l'importanza di utilizzare una strategia di comunicazione interna:

• Gallup ha scoperto che le aziende con lavoratori altamente coinvolti sperimentano un miglioramento del 20% della produttività
• Culture IQ ha appreso che le organizzazioni con dipendenti coinvolti ottengono prestazioni migliori del 200%.
• Un rapporto di Willis Tower Watson ha rilevato un ritorno totale per gli azionisti superiore del 47% per le aziende con una strategia di comunicazione interna rispetto a quelle senza
• Il rapporto Gallup State of the American Workplace ha rilevato che quasi il 70% dei lavoratori è disimpegnato dal lavoro, il che costa alle organizzazioni 450-550 miliardi di dollari ogni anno

Quindi come puoi farlo? Di seguito elenchiamo solo alcuni passaggi, ma se stai cercando delle specifiche, scorri un po' di più per ottenere il riepilogo completo della creazione di una strategia di comunicazione interna efficace.

• Non si tratta solo di inviare un messaggio quando vuoi, si tratta di fornire comunicazioni aggiornate e aperte per dare energia ai dipendenti.
• Non trascurare nessuno, tutti i dipendenti dovrebbero essere consapevoli del messaggio. In questo modo, mantieni una connessione con i tuoi dipendenti e crei fiducia.
• Ottieni feedback preziosi dai tuoi dipendenti in modo che i manager possano adattarsi alle loro esigenze e aumentare la motivazione di conseguenza.
• Quando promuovi una comunicazione aperta, i tuoi dipendenti sentono più valore personale e questo crea un effetto positivo sulle loro prestazioni.
• Gli obiettivi aziendali e la strategia di comunicazione dovrebbero essere allineati. In questo caso, vedrai aumentare i livelli di produttività man mano che i tuoi dipendenti si sentiranno più impegnati a raggiungere gli obiettivi dell'azienda.

Possiamo vedere come penseresti che implementare una strategia di comunicazione interna davvero buona suona come un compito arduo, ma in realtà è facile implementare un piano che dia risultati. Ti stai chiedendo cosa c'è in una strategia di comunicazione interna ? Non preoccuparti, abbiamo delineato esattamente cosa devi includere nel tuo piano per vedere i risultati, ne parleremo più avanti! Di seguito è riportato uno schema generale dei passaggi necessari per implementare una strategia di comunicazione interna: se sei interessato a un riepilogo più dettagliato con istruzioni dettagliate, continua a leggere.

• Una situazione attuale della tua attività: che tipo di contenuti invii e con quale frequenza? E viceversa, quali contenuti non comunichi?
• Cosa vuoi realizzare, come nei tuoi obiettivi di business e di comunicazione? Come coinvolgere i dipendenti, renderli orgogliosi dell'azienda e così via.
• Conosci il tuo pubblico! A chi è destinato il tuo messaggio?
• Qual è il metodo migliore per comunicare il messaggio? Email, bacheca, social media, app di comunicazione interna, ecc. Dipende da chi è il tuo pubblico.
• Qual è il momento migliore per inviare il messaggio?
• In che modo i dipendenti possono interagire con i contenuti e inviarti feedback?
• Come misurerai i tuoi progressi?

Ricorda solo che una strategia di comunicazione interna non è un semplice elenco di tattiche. Invece, le tattiche sono parte integrante del piano generale e devono riflettere ciò che intendi fare per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

La tua strategia di comunicazione interna può aiutare in tanti modi, ad esempio aiutare i dipendenti con nuove procedure, affrontare importanti questioni aziendali, argomenti sensibili dei dipendenti, una campagna per ridurre gli incidenti, aumentare la produttività e altro ancora. Qualunque cosa tu debba ottenere, usa le seguenti metriche per sviluppare la tua strategia.

Cosa includere nella tua strategia di comunicazione interna :

1. Misura le prestazioni e chiediti

• Cosa sono le attività di alto e basso valore?
• Qual è stata la tua performance con i tuoi obiettivi, KPI e aspettative?
• Ricevi feedback da manager, dipendenti di livello inferiore e clienti.
• Guarda le campagne e le strategie fallite, cosa è andato storto?

Quando definisci i tuoi obiettivi di business – può essere utile stabilire una linea di base in modo da poter capire cosa stai misurando per determinarne l'efficacia – e stabilire gli obiettivi, diventa un compito più facile da gestire per quanto riguarda la definizione della tua strategia di comunicazione interna.

Se non sei ancora sicuro di come misurare esattamente la comunicazione interna, la nostra guida gratuita può aiutarti! Ti accompagniamo attraverso ogni processo, passo dopo passo, in modo che tu possa iniziare a misurare efficacemente la tua strategia di comunicazione interna.

2. Qual è lo strumento più efficace per aumentare il coinvolgimento?

• Quale canale offre sempre? E quale strumento ottimizza quel canale?
• In che modo il tuo pubblico ama ricevere informazioni? Preferiscono il video o un messaggio veloce?
• Quale strumento o canale genera più traffico?

Ad esempio, ci sono alcuni metodi a tua disposizione per definire quale strumento è il migliore per aumentare il coinvolgimento e condividere il tuo messaggio:

• Comunicazione faccia a faccia: quando vuoi stabilire una connessione personale e dovrebbe essere fatta almeno una volta al mese, al fine di creare quella relazione, migliorare il coinvolgimento e ottenere feedback.
• Riunioni di squadra: così puoi ottenere feedback dal tuo team migliorando il morale dell'ufficio e stabilendo un migliore rapporto di lavoro tra il tuo team con giochi ed esercizi di team building.
• Video: così puoi raccontare una storia e condividere presentazioni visive per guidare ulteriormente il messaggio.
• Social media interni: permette di costruire cultura e rapporti.
• App per dipendenti: niente cade tra le crepe, sei sempre impegnato con tutti i tuoi dipendenti e loro con te.
  • Crea canali per comunicare facilmente con il tuo team, i canali possono essere creati tramite posizione, titolo di lavoro, dipartimento, ecc.
  • Tutte le comunicazioni di lavoro sono archiviate in un unico posto ed è separato dallo spazio di archiviazione personale di un lavoratore
  • Tutta la comunicazione avviene in tempo reale in modo da poter spingere il coinvolgimento e la produttività al livello successivo
  • Tutti i dati sono utilizzabili in modo che tu sia informato su chi legge il tuo messaggio, invia promemoria a chi non l'ha fatto, capisca i risultati dei sondaggi e dei sondaggi in tempo reale non appena arrivano e così via.

In effetti, un'app di comunicazione dei dipendenti viene utilizzata dalla maggior parte delle aziende per reinventare la comunicazione e il coinvolgimento.

3. Identifica e comprendi il tuo pubblico

• Quali sono i loro gusti/antipatie e interessi?
• Quali messaggi ottengono più attenzione?

Ciò è particolarmente importante quando gestisci un team di dipendenti che vanno dai giovani agli anziani. La maggior parte della generazione più giovane è piuttosto esperta di tecnologia, quindi è necessario raggiungerli dove sono più efficienti, ma ricorda che anche le persone più anziane del tuo team hanno bisogno degli strumenti giusti per lavorare in modo più intelligente.

Inoltre, devi capire quando è il momento giusto per inviare il tuo messaggio in modo che riceva la giusta quantità di attenzione. Mattina? Dopo pranzo? Durante lo schianto delle 3?

4. Esamina SWOT (punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce)

• Punti di forza: questi sono gli attributi positivi interni dell'azienda e sono sotto il tuo controllo.
• Debolezze: fattori negativi che possono togliere i tuoi punti di forza e che dovrai migliorare per avere successo.
• Opportunità: fattori esterni nel tuo ambiente aziendale che possono anche contribuire al tuo successo.
• Minacce: fattori esterni che non puoi controllare. Pensa all'installazione di piani di emergenza per la gestione delle minacce se si verificano.

Il metodo SWOT ti consente di esaminare chiaramente quali punti di forza e di debolezza hai nella tua strategia di comunicazione interna in modo da poter sfruttare le opportunità disponibili e affrontare eventuali minacce in futuro.

5. Sviluppa il tuo messaggio

Non perdere nessun dettaglio cruciale quando descrivi esattamente ciò che devi dire al pubblico pertinente.

• Cosa: qual è la decisione? Cosa significa? Cosa porta ad esso?
• Perché: perché è la decisione giusta?
• Dove: dove/quali località sono interessate? Dove puoi ottenere maggiori informazioni?
• Quando: quando succede?
• Come: come verrà implementato il messaggio? Come fluirà la comunicazione interna ed esterna?
• Chi: chi ha preso la decisione? Chi è il responsabile? Chi ha un impatto?

Sii specifico nei tuoi messaggi perché se non lo capisci nemmeno, o il suo scopo, i tuoi dipendenti sicuramente non "capiranno il messaggio".

6. Imposta obiettivi SMART

Gli obiettivi SMART sono specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e basati sul tempo. Per esempio,

• Specifico: definisci ciò che vuoi ottenere in termini semplici in modo che tutti lo ottengano.
• Misurabile: crea traguardi e obiettivi in ​​modo da poter monitorare i progressi.
• Raggiungibile: sii ambizioso ma mantieni gli obiettivi gestibili e realistici.
• Rilevante: crea obiettivi che svilupperanno il tuo team e si collegheranno al tuo modello di business.
• Basato sul tempo: crea una sequenza temporale specifica in modo da rimanere in pista.

Creando obiettivi SMART, è più probabile che tu rimanga sul messaggio e anche le possibilità che i tuoi dipendenti interagiscano con i tuoi messaggi sono molto maggiori.

La linea di fondo su una strategia di comunicazione interna

Una strategia di comunicazione interna potrebbe essere l'ultima cosa che hai in mente, ma è la spina dorsale della tua attività in quanto mantiene l'intero team sulla stessa pagina in modo che possano fornire il miglior servizio ai tuoi clienti e portare la tua azienda al livello successivo.

Implementando le strategie di comunicazione interna che abbiamo evidenziato sopra, puoi sviluppare la migliore strategia di comunicazione interna per la tua organizzazione e i tuoi dipendenti. Ti consigliamo inoltre di perfezionare la tua strategia su base continuativa poiché le cose sono fluide, così come dovrebbe essere la tua strategia di comunicazione interna.

Un ultimo consiglio è quello di rimanere aggiornato sulle ultime tendenze della comunicazione in modo da poter essere sempre un passo avanti.