Comment intégrer et former rapidement vos employés saisonniers pour la saison des fêtes 2023

La période des fêtes de 2023 sera la plus difficile à ce jour, grâce à la concurrence pour les travailleurs saisonniers dans le cadre de la "Grande Démission".

Étant donné que la plupart des entreprises manquent cruellement de personnel, l'intégration de vos employés dès le départ est encore plus importante que jamais… à la fois dans le sens où cela pourrait bien démarrer votre saison des fêtes, mais aussi dans le sens où cela pourrait signifier certains de vos embauches saisonnières restent sur le long terme.

Voici votre guide ultime sur la formation et l'intégration des employés, pour une saison des fêtes vraiment festive (et bien pourvue en personnel) !

Intégration des employés : vos employés sont-ils vraiment à bord ?

En ce qui concerne l'intégration des employés, vous devez vous demander s'ils sont vraiment « à bord ». Bien sûr, chaque employé peut cocher des éléments sur une liste de contrôle d'intégration, mais comment pouvez-vous vraiment dire qu'il a pris à cœur la culture et les valeurs de votre entreprise et qu'il continue de les démontrer jour après jour ?

Toute formation d'employés que vos employés saisonniers subissent reflète une tension inhérente : vous avez besoin d'eux, et ils ont besoin de ce travail, mais la question tacite reste en suspens : combien de temps et d'énergie allez-vous investir dans leur formation ? L'intégration des employés n'est pas bon marché, et ce coût est amplifié à chaque nouvelle embauche temporaire. Ajoutez à ces incitations au travail supplémentaires pour les embauches saisonnières, et vous pourriez vous retrouver à investir massivement dans des embauches qui ne font pas la coupe.

Tout cela soulève la question : quelle est l'efficacité de votre processus d'intégration actuel des employés et donne-t-il aux employés et à leurs responsables les connaissances et l'expérience positive qu'il devrait ?

La formation actuelle de vos employés fournit-elle les bonnes connaissances professionnelles, mais les maintient-ils également motivés et productifs ? S'il y a même l'ombre d'un doute, votre programme actuel de formation des employés devra peut-être être modifié.

Un employé pour la vie, pas seulement pour les vacances

Les employés saisonniers, ainsi que leurs managers, veulent généralement maintenir une bonne chose si cela convient aux deux parties.

Un emploi saisonnier peut être une répétition générale pour un emploi plus permanent, et en tant que tel, toute intégration d'employé qui a lieu devrait considérer :

• Comment faire en sorte que les employés saisonniers se sentent connectés - à leur lieu de travail et à leurs collègues, qu'ils soient permanents ou temporaires
• Comment motiver les employés saisonniers à envisager potentiellement de rester pour un poste permanent
• Comment récompenser et apprécier les travailleurs saisonniers, qui peuvent naviguer dans de nombreuses informations, personnes et environnements nouveaux en même temps !

Alors que certaines entreprises peuvent être tentées d'attirer les employés saisonniers en utilisant des incitations financières, cela ne permet que de conserver des embauches temporaires impressionnantes à long terme.

Et c'est là qu'un solide programme d'intégration des employés comble les lacunes.

Votre solution tout-en-un pour l'intégration des employés : Connecteam

Parce que vos nouveaux employés saisonniers entrent généralement dans votre organisation au moment même où la période des fêtes approche, ils peuvent être les premiers à ressentir la pression, ainsi que la confusion de se retrouver dans un tout nouvel environnement. Cette période de formation des employés est cruciale pour s'assurer qu'ils se sentent soutenus, heureux et engagés, et qu'ils peuvent accomplir leur travail au mieux de leurs capacités.

Pourtant, les managers à tous les niveaux n'ont souvent tout simplement pas le temps (surtout pas pendant la période des fêtes !) De donner aux nouveaux employés - en particulier ceux qui pourraient ne pas être là pour le long terme - le dévouement et, bien, une formation approfondie, enrichissante et solidaire des employés qui est vraiment nécessaire.

Le meilleur conseil d'intégration que nous puissions vous donner : vous avez besoin d'un soutien extérieur. Connecteam est l'application tout-en-un conçue exclusivement pour les managers souhaitant accompagner et former leurs collaborateurs, même en cas de fort turnover.

De l'intégration approfondie et interactive des employés (via les cours et les formulaires de l'application) à une gamme d'outils de communication inter-organisationnels (tels que des discussions privées en tête-à-tête et des mises à jour de tout le personnel), Connecteam est le meilleur moyen pour que tous les besoins de formation de vos employés prennent le meilleur départ possible : standardisés à chaque fois, peu importe qui rejoint, quand et dans quel service.

Mais, plus sur cela plus tard : tout cela soulève la question : quelles mesures concrètes pouvez-vous prendre pour aider la formation de vos employés à se dérouler sans accroc et à être vraiment efficace ?

Comme ça. Voici notre liste de vérification pour l'intégration rapide des employés :

1. Digitalisez l'intégration de vos employés

Non seulement c'est un moyen plus efficace de s'assurer que chaque nouvel employé est sur la même longueur d'onde (qu'il soit saisonnier, à temps plein, à temps partiel ou même en travail flexible), mais le passage au numérique réduit considérablement vos coûts administratifs et votre potentiel pour erreur humaine.

Voici quelques-unes des façons dont la numérisation de la formation de vos employés peut réduire vos tâches administratives :

• Remplir toutes les informations personnelles (telles que les coordonnées, les contacts d'urgence, les informations sur les allergies, les formulaires fiscaux, etc.)
• Automatisez le processus et la gestion pour toute demande d'absence, changement de quart de travail et plus
• Tenez-vous facilement au courant des changements de détails personnels de l'employeur, tels que le changement d'adresse, les contacts, etc.

En ce qui concerne l'intégration de vos employés, l'ensemble du processus peut même être autoguidé par les employés , qu'ils soient mobiles, en déplacement, basés sur plusieurs sites ou n'importe où au-delà d'un bureau : utiliser une application pour la formation des employés signifie vos employés peuvent se guider à travers des tâches et des processus tels que :

• Lire une lettre formelle et personnalisée de bienvenue dans l'entreprise
• Voir et travailler à travers une liste de contrôle d'intégration personnalisée
• Remplir leurs données personnelles (comme indiqué ci-dessus)
• Signature d'un accord de confidentialité
• Remplir leurs vérifications d'antécédents judiciaires
• Envoi d'une copie de leur pièce d'identité ou de tout autre document ou image nécessaire
• Suivre des formations politiques importantes, telles que la santé et la sécurité, la prévention du harcèlement sexuel, etc.
• Se connecter et sortir pour leur uniforme, leur équipement, leurs badges et tout ce qui doit être surveillé.

…alors pour vous en tant qu'employeur, vous pouvez recevoir des notifications régulières lorsque certaines actions ou éléments ont été terminés, ou même exporter tous les processus d'intégration des employés en cours vers un rapport centralisé pour vous permettre de suivre rapidement tout et tout le monde.

2. Formation rapide des employés, sans compromis

Le moyen le plus rapide d'épuiser et de démotiver vos employés est de leur faire suivre le « mauvais » type de formation. C'est-à-dire une approche plus scolaire, où les employés doivent passer un temps précieux assis, écouter activement et probablement prendre des notes au lieu de vivre les choses par eux-mêmes et de guider leur propre intégration à distance.

Mettre littéralement la formation de vos employés entre leurs mains via leur smartphone transforme la formation des employés en une expérience beaucoup plus amusante et interactive, sans parler d'un moyen plus efficace de transférer toutes les informations nécessaires dont ils pourraient avoir besoin. Non seulement l'information est accessible à tout moment, mais elle donne aux employés un sentiment d'appartenance et leur permet d'aller à leur rythme.

Concevoir une intégration à distance pour les employés pourrait inclure :

• Une gamme de cours et de quiz interactifs, basés sur les informations qui leur ont été données ailleurs
• Un moyen multi-format de fournir du matériel de formation, y compris sur vidéo, liens, pdf, rendant tout beaucoup plus amusant et engageant, sans oublier, adapté à chaque type d'apprenant !
• En tant que responsable, vous pouvez avoir une vue d'ensemble à 360° de l'ensemble de la progression et des performances de l'ensemble du processus d'intégration à distance.

3. Gardez les employés engagés, connectés et communicatifs

Vos employés saisonniers arrivent probablement dans un environnement où ils sont entourés de membres d'équipe à plus long terme (sans parler de divers types de quarts de travail, d'emplacements ou même d'environnements éloignés ou isolés hors de portée de tout membre du personnel chevronné) , et peut se sentir un peu exclu ou déconnecté pour commencer. Le fait que le commerce de détail soit déjà une industrie avec l'un des taux de roulement moyens les plus élevés, à 13 %, ne fait que montrer que votre personnel a besoin de se sentir soutenu et inclus dès le départ.

Même si les deux parties savent qu'il s'agit d'une solution temporaire, ce n'est un secret pour personne que des employés motivés et heureux sont plus performants (sans parler du fait qu'ils pourraient finir par travailler pour l'entreprise à long terme).

Alors, cela dit, comment partir du bon pied avec vos employés saisonniers, les aider à la fois dans leur formation d'employés et les faire se sentir chaleureusement accueillis, peu importe où ils sont basés ?

La réponse courte est d'avoir votre intégration à distance complètement imprégnée à chaque étape de la culture de votre entreprise et d'avoir accès à une application de communication avec les employés.

La réponse la plus longue est de créer un tout autre type de liste de contrôle d'intégration qui reflète la culture de votre entreprise, qui pourrait inclure :

• Annonces des nouveaux employés, souhaitant la bienvenue à chaque nouveau venu dans l'entreprise
• Reconnaissance publique ou célébration lorsqu'un employé va au-delà
• Envoi de récompenses – numériques ou hors ligne
• Mettre à disposition des collaborateurs un annuaire facilement accessible, leur permettant de contacter simplement et facilement les autres collaborateurs, ainsi que la direction.
• Créez différents « canaux », tels que des groupes de discussion ou des réunions spécifiques, pour permettre une communication plus simple et plus directe, comme un canal uniquement pour les mises à jour ou les échanges de quarts de travail, ou un canal uniquement lié à la sécurité COVID.

4. Assurez la sécurité et la conformité des employés

Surtout de nos jours, personne - ni la direction, ni le personnel saisonnier ou permanent - ne tient la sécurité et la conformité pour acquises. La pandémie de COVID-19 a rendu encore plus important de rester à jour et d'être en communication quasi constante avec le personnel, afin d'avoir un aperçu des dernières réglementations… sans oublier de savoir qui est disponible pour travailler ou non .

Et, mis à part le COVID, tout le personnel doit savoir et sentir qu'il se trouve dans un lieu de travail sûr, mais pour le personnel saisonnier, comprendre tous les dangers potentiels sur le lieu de travail et les protocoles de sécurité prendra probablement plus de temps que pour le personnel à plus long terme. Assurer la sécurité et la conformité du personnel sert les deux côtés, car votre entreprise doit également se protéger contre d'éventuelles poursuites.

Pourtant, avec tout le stress supplémentaire et l'augmentation de l'activité pendant la période des fêtes, comment, en tant qu'entreprise, vous assurez-vous que votre personnel saisonnier est à la fois en sécurité et conforme ?

La réponse? Garder toute la documentation relative à la sécurité et à la conformité disponible dans une seule base de connaissances numérique et facilement accessible.

Votre liste de contrôle d'intégration en matière de sécurité et de conformité pourrait inclure :

• Disposer de tous vos protocoles de sécurité et de votre documentation dans une base de connaissances en ligne
• Avoir un moyen numérique de publier des mises à jour pour tous les employés, avec un suivi pour s'assurer que chaque personne les a vues
• Avoir une gamme de documents de sécurité (tels que des formulaires de rapport d'incident) disponibles instantanément et en ligne, à soumettre en ligne en un clic

5. Assurez-vous d'obtenir (et de donner) des commentaires

Qui n'aime pas les commentaires ? Nous aimons tous savoir quand nous faisons quelque chose de bien, et cela vaut pour les deux côtés du marché de l'emploi saisonnier.

Les employés, en particulier les employés saisonniers qui sont amenés dans l'entreprise au moment le plus frénétique de l'année, veulent être félicités et reconnus. Pour vous, en tant que représentant de l'entreprise, vous voulez vous assurer qu'ils font leur travail au mieux de leurs capacités. Dans les deux cas, la rétroaction est absolument essentielle pour garder les deux parties heureuses, ainsi qu'un employé motivé et productif.

La rétroaction est une bête délicate dans le meilleur des cas, et le meilleur endroit pour commencer à mettre en œuvre une culture de rétroaction est dès le début de l'intégration de votre employé.

Avoir une solution d'intégration numérique à distance peut rendre le processus de donner et de recevoir des commentaires beaucoup plus rationalisé, par exemple :

• Rassemblez autant d'informations que possible, comprenez ce que vos employés pensent de leur processus d'intégration et y réagissent, analysez les informations présentées, puis utilisez-les pour prendre d'autres décisions d'intégration des employés.
• Demander à vos saisonniers des retours d'expérience réguliers, pour leur permettre de partager leurs avis (ce qui est d'autant plus précieux que ces salariés ont un regard neuf sur votre entreprise). Vous pouvez utiliser une boîte à suggestions anonyme en ligne pour ce faire.
• Assurez-vous d'agir sur les commentaires reçus, s'ils sont légitimes. Démontrez que vous avez pris en compte leurs suggestions et leur compréhension et que vous apportez les modifications au mieux de vos capacités. Vous pouvez ensuite informer numériquement le reste de l'équipe de ces changements, favorisant ainsi une culture du feedback !

6. Établissez un calendrier clair et simplifié

La planification des employés est difficile dans le meilleur des cas, surtout lorsqu'un nouveau groupe d'employés saisonniers vient grossir les rangs de votre système de planification habituel !

C'est encore plus difficile si vous comptez sur des calendriers manuels avec un stylo et du papier, ce qui entraînera des retards, d'innombrables erreurs (hé, vous n'êtes qu'un humain !) et devra être refait par inadvertance encore et encore à mesure que les choses changent en temps réel. . Cela signifie que chaque feuille Excel devra être mise à jour presque constamment à mesure que les capacités de votre personnel changent, sans parler du renvoi à chaque membre de l'équipe à chaque nouvelle mise à jour !

Mais… si vous déléguez numériquement la planification de vos employés à une solution en ligne, les employés pourront mettre à jour leurs propres disponibilités et indisponibilités, pour que vous puissiez les contourner, et pourront même réclamer l'annulation ou l'échange d'un quart de travail avec un autre employé , le tout sans que vous ayez à faire partie du processus.

Un horaire clair fait des merveilles pour les employés et la direction, y compris -

• Modèles en un clic, actions rapides et autres, pour vous permettre de rationaliser les affectations de quart de travail de chaque employé, ce qui signifie plus de doubles réservations ou de non-présentations ! Tout le monde est aligné, tout le temps.
• Notifications push pour tenir vos employés informés chaque fois qu'ils sont affectés ou retirés d'un quart de travail, ou qu'un nouveau quart de travail est disponible pour eux !
• En cas de conflit d'horaire ou d'urgence soudaine, les employés peuvent communiquer avec vous via la fonction de chat de l'horaire, ce qui vous permet de résoudre facilement tout problème (et même de trouver un remplaçant rapidement, grâce aux autres employés qui listent leurs disponibilités !)

7. Modélisez le potentiel de carrière

Une fois que vous avez déployé tous les efforts nécessaires pour terminer l'intégration de vos employés, vous constaterez peut-être qu'il existe de véritables personnalités, que vous pourriez voir continuer avec votre entreprise à l'avenir.

Il est donc plus important que jamais de faire comprendre à vos employés qu'ils ont le potentiel de continuer dans notre entreprise à long terme, et même de commencer à les former à de nouveaux rôles. Voici quelques façons d'encourager le personnel saisonnier à se tourner vers le long terme :

• Annoncer de nouvelles offres d'emploi via la base de connaissances en ligne, ainsi que faire des candidatures internes un processus rationalisé
• Fournissez une gamme d'outils de gestion des connaissances dans votre bibliothèque en ligne, permettant aux employés d'en savoir plus sur les offres d'emploi, ainsi qu'une base de connaissances concernant les besoins et les capacités professionnelles de rôles spécifiques
• Un répertoire de chat 1: 1 pour permettre aux employés de communiquer avec d'autres employés concernant l'embauche, les rôles professionnels ou autres.

Conclusion : Connecteam – Votre solution tout-en-un pour la formation et la fidélisation des employés

L'intégration et la formation des employés ne sont jamais faciles, et surtout pas quand il y a tant d'autres priorités à prendre en charge (embauche ! Préparer la saison chargée ! COVID !).

Pourtant, bien former vos employés et vous pourriez envisager de conserver plusieurs employés saisonniers à long terme. Si vous vous trompez, vous devrez peut-être commencer à chercher plus d'employés saisonniers le plus tôt possible.

La formation des employés ne doit pas être une tâche laborieuse : vous pouvez facilement la déléguer à un processus d'intégration à distance, grâce à une application de formation des employés efficace, facile à utiliser et à déployer : Connecteam.

Pour plus de 20 000 entreprises dans le monde, Connecteam a aidé les entreprises avec une main-d'œuvre mobile à répondre à leurs besoins commerciaux, y compris l'intégration à distance, la rétention et la mise à l'échelle, année après année. En tant qu'entreprise, vous pouvez communiquer efficacement avec votre personnel saisonnier, créer facilement des horaires en fonction de leurs besoins et leur fournir toutes les informations dont ils ont besoin, en quelques clics seulement.

Commencez votre saison la plus chargée et votre personnel saisonnier du bon pied avec Connecteam : réservez une démonstration de produit gratuite pour voir comment Connecteam peut faire de votre saison la plus chargée et la meilleure qu'elle ait jamais été.