Cara Cepat Masuk dan Melatih Karyawan Musiman Anda untuk Musim Liburan 2023

Musim liburan 2023 akan menjadi yang paling menantang, berkat persaingan untuk pekerja musiman di tengah “Pengunduran Diri Hebat”.

Karena sebagian besar bisnis sangat kekurangan staf, membuat karyawan Anda siap sejak awal bahkan lebih penting dari sebelumnya… baik dalam arti bahwa itu bisa membuat musim liburan Anda dimulai dengan benar, tetapi juga karena itu bisa berarti beberapa karyawan musiman Anda bertahan untuk jangka panjang.

Inilah panduan utama Anda untuk pelatihan dan orientasi karyawan, untuk musim liburan yang benar-benar perayaan (dan staf yang baik)!

Orientasi Karyawan: Apakah Karyawan Anda Benar-Benar Aktif?

Ketika datang ke orientasi karyawan, Anda perlu bertanya pada diri sendiri apakah mereka benar-benar "on-board". Tentu, setiap karyawan dapat memeriksa item pada daftar periksa orientasi, tetapi bagaimana Anda dapat benar- benar mengatakan bahwa mereka telah mengambil budaya dan nilai-nilai perusahaan Anda, dan terus menunjukkannya hari demi hari?

Setiap pelatihan karyawan yang dilakukan karyawan musiman Anda mencerminkan ketegangan yang melekat: Anda membutuhkan mereka, dan mereka membutuhkan pekerjaan ini, tetapi pertanyaan tak terucapkan menggantung di udara: berapa banyak waktu dan energi yang akan Anda investasikan untuk pelatihan mereka? Orientasi karyawan tidak murah, dan biaya itu meningkat dengan setiap perekrutan baru dan sementara. Tambahkan ke insentif kerja ekstra untuk perekrutan musiman, dan Anda bisa menemukan diri Anda berinvestasi besar-besaran dalam perekrutan yang tidak berhasil.

Semua ini menimbulkan pertanyaan: seberapa efektif proses orientasi karyawan Anda saat ini dan apakah itu memberi karyawan dan manajer mereka pengetahuan dan pengalaman positif yang seharusnya?

Apakah pelatihan karyawan Anda saat ini memberikan pengetahuan profesional yang tepat, tetapi juga membuat mereka tetap termotivasi dan produktif? Jika ada sedikit keraguan, maka program pelatihan karyawan Anda saat ini mungkin perlu diubah.

Karyawan Seumur Hidup, Bukan Sekedar Liburan

Karyawan musiman, serta manajer mereka, biasanya ingin mempertahankan hal yang baik jika cocok untuk kedua belah pihak.

Pekerjaan musiman dapat menjadi gladi resik untuk pekerjaan yang lebih permanen, dan dengan demikian, setiap orientasi karyawan yang terjadi harus mempertimbangkan:

• Bagaimana membuat karyawan musiman merasa terhubung – dengan tempat kerja mereka dan dengan rekan kerja mereka, baik staf tetap maupun sementara
• Bagaimana memotivasi karyawan musiman untuk secara potensial mempertimbangkan bertahan untuk posisi permanen
• Bagaimana menghargai dan menghargai pekerja musiman, yang mungkin menavigasi banyak informasi, orang, dan lingkungan baru pada saat yang bersamaan!

Sementara beberapa bisnis mungkin tergoda untuk memikat karyawan musiman menggunakan insentif keuangan, ini hanya berlaku sejauh ini untuk mempertahankan karyawan sementara yang mengesankan untuk jangka panjang.

Dan di situlah program orientasi karyawan yang solid mengisi kekosongan.

Solusi Lengkap Anda untuk Orientasi Karyawan: Connecteam

Karena karyawan musiman baru Anda biasanya memasuki organisasi Anda tepat saat musim liburan tiba, mereka bisa menjadi yang pertama merasakan tekanan, serta kebingungan menemukan diri mereka di lingkungan yang benar-benar baru. Periode pelatihan karyawan ini sangat penting untuk memastikan mereka merasa didukung, bahagia dan terlibat, dan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan kemampuan terbaik mereka.

Namun, para manajer di seluruh jajaran sering tidak punya waktu (terutama selama musim liburan!) untuk memberikan karyawan baru – terutama yang mungkin tidak ada di dalamnya untuk jangka panjang – dedikasi dan, yah, in- mendalam, memelihara dan mendukung pelatihan karyawan yang benar-benar dibutuhkan.

Kiat orientasi terbaik yang dapat kami berikan kepada Anda: Anda memerlukan dukungan dari luar. Connecteam adalah aplikasi all-in-one yang dirancang khusus untuk manajer yang ingin mendukung dan melatih karyawan, bahkan dalam kasus pergantian staf yang tinggi.

Dari pengenalan karyawan mandiri yang mendalam dan interaktif (melalui kursus dan formulir aplikasi), hingga berbagai alat komunikasi lintas organisasi (seperti obrolan pribadi satu lawan satu, dan pembaruan semua staf), Connecteam adalah cara terbaik untuk membuat semua kebutuhan pelatihan karyawan Anda dimulai dengan sebaik mungkin: distandarisasi setiap saat, tidak peduli siapa yang bergabung, kapan dan ke departemen mana.

Tetapi, lebih lanjut tentang itu nanti: semua ini menimbulkan pertanyaan: langkah konkret apa yang dapat Anda ambil untuk membantu pelatihan karyawan Anda berjalan tanpa hambatan, dan menjadi benar-benar efektif?

Seperti ini. Berikut daftar periksa orientasi karyawan cepat kami:

1. Digitalisasikan orientasi karyawan Anda

Tidak hanya ini cara yang lebih efisien untuk memastikan setiap karyawan baru berada di halaman yang sama (apakah mereka musiman, penuh waktu, paruh waktu atau bahkan kerja fleksibel), tetapi mengambil hal-hal digital secara besar-besaran mengurangi biaya dan potensi admin Anda. untuk kesalahan manusia.

Beberapa cara digitalisasi pelatihan karyawan Anda dapat mengurangi tugas admin Anda meliputi:

• Mengisi semua informasi pribadi (seperti informasi kontak, kontak darurat, informasi alergi, formulir pajak, dll)
• Otomatiskan proses dan manajemen untuk setiap permintaan absen, pertukaran shift, dan lainnya
• Tetap up to date dengan mudah dengan perubahan detail pribadi majikan, seperti perubahan alamat, kontak yang diperlukan, dll.

Dalam hal orientasi karyawan Anda, seluruh proses bahkan dapat dipandu sendiri oleh karyawan , tidak peduli apakah mereka mobile, on-the-go, berbasis di seluruh lokasi atau di mana saja di luar meja: menggunakan aplikasi untuk pelatihan karyawan berarti karyawan Anda dapat membimbing diri mereka sendiri melalui tugas dan proses seperti:

• Membaca surat resmi yang dipersonalisasi untuk menyambut mereka di perusahaan
• Melihat dan bekerja melalui daftar periksa orientasi yang dipersonalisasi
• Mengisi detail pribadi mereka (seperti yang diuraikan di atas)
• Menandatangani perjanjian kerahasiaan
• Menyelesaikan pemeriksaan latar belakang catatan kriminal mereka
• Mengirim salinan ID mereka, atau dokumen atau gambar lain yang diperlukan
• Menyelesaikan pelatihan kebijakan penting, seperti kesehatan dan keselamatan, pencegahan pelecehan seksual dan sebagainya.
• Masuk dan keluar untuk seragam, peralatan, lencana, dan apa pun yang perlu dipantau.

…lalu bagi Anda sebagai pemberi kerja, Anda dapat menerima pemberitahuan rutin saat tindakan atau item tertentu telah diselesaikan, atau bahkan mengekspor semua proses orientasi karyawan yang saat ini sedang berlangsung ke laporan terpusat untuk memungkinkan Anda melacak semua orang dan segalanya dengan cepat.

2. Pelatihan karyawan yang cepat, tanpa kompromi

Cara tercepat untuk menguras dan menurunkan motivasi karyawan Anda adalah dengan membiarkan mereka menjalani jenis pelatihan karyawan yang "salah". Artinya, pendekatan yang lebih bergaya sekolah, di mana karyawan harus menghabiskan waktu yang berharga untuk duduk, mendengarkan secara aktif, dan cenderung mencatat alih-alih mengalami sendiri dan membimbing orientasi jarak jauh mereka sendiri.

Menyerahkan pelatihan karyawan Anda secara harfiah ke tangan mereka melalui ponsel cerdas mereka mengubah pelatihan karyawan menjadi pengalaman yang jauh lebih menyenangkan dan interaktif, belum lagi, cara yang lebih efektif untuk mentransfer semua informasi penting yang mungkin perlu mereka ketahui. Tidak hanya informasi yang dapat diakses setiap saat, tetapi juga memberi karyawan rasa memiliki dan memungkinkan mereka untuk melangkah dengan kecepatan mereka sendiri.

Merancang orientasi jarak jauh untuk karyawan dapat mencakup:

• Serangkaian kursus dan kuis interaktif, berdasarkan informasi yang diberikan di tempat lain
• Cara multi-format untuk menyediakan materi pelatihan, termasuk melalui video, tautan, pdf, menjadikan semuanya jauh lebih menyenangkan dan menarik, belum lagi, cocok untuk semua jenis pelajar!
• Anda sebagai manajer dapat memiliki gambaran umum 360 tentang seluruh kemajuan dan kinerja seluruh proses orientasi jarak jauh.

3. Jaga agar karyawan tetap terlibat, terhubung, dan komunikatif

Karyawan musiman Anda kemungkinan besar akan memasuki lingkungan di mana mereka dikelilingi oleh lebih banyak anggota tim jangka panjang (belum lagi, di berbagai jenis shift, lokasi, atau bahkan lingkungan yang jauh atau terisolasi di luar jangkauan staf berpengalaman mana pun) , dan mungkin merasa sedikit dikecualikan atau terputus untuk memulai. Fakta bahwa ritel sudah menjadi industri dengan salah satu pergantian staf rata-rata tertinggi di 13% hanya lebih jauh menunjukkan bahwa staf Anda perlu merasa didukung dan disertakan sejak awal.

Bahkan jika kedua belah pihak tahu bahwa ini adalah solusi sementara, bukan rahasia lagi bahwa karyawan yang termotivasi dan bahagia berkinerja lebih baik (belum lagi, bisa berakhir bekerja untuk perusahaan untuk jangka panjang).

Jadi, dengan semua yang dikatakan, bagaimana Anda memulai dengan karyawan musiman Anda, membantu mereka baik melalui pelatihan karyawan mereka dan juga membuat mereka merasa disambut dengan hangat, di mana pun mereka berada?

Jawaban singkatnya adalah, dengan melakukan orientasi jarak jauh Anda secara menyeluruh di setiap langkah dengan budaya perusahaan Anda, dan memiliki akses ke aplikasi komunikasi karyawan.

Jawaban yang lebih panjang adalah, dengan membuat seluruh jenis daftar periksa orientasi lain yang mencerminkan budaya perusahaan Anda, yang dapat mencakup:

• Pengumuman karyawan baru, menyambut setiap pemula baru di perusahaan
• Pengakuan atau perayaan publik ketika seorang karyawan melampaui dan melampaui
• Mengirim hadiah – baik digital maupun offline
• Menyediakan direktori yang mudah diakses oleh karyawan, memungkinkan mereka untuk menjangkau karyawan lain, serta manajemen, secara sederhana dan mudah.
• Buat "saluran" yang berbeda, seperti grup obrolan atau rapat tertentu, untuk memungkinkan komunikasi yang lebih mudah dan lebih langsung, seperti saluran yang hanya untuk pembaruan atau pertukaran shift, atau saluran yang hanya terkait dengan keamanan COVID.

4. Jaga agar karyawan tetap aman dan patuh

Khususnya di zaman sekarang ini, tidak seorang pun – bukan manajemen, bukan staf musiman atau permanen – yang menganggap remeh keamanan dan kepatuhan. Pandemi COVID-19 telah membuat semakin penting untuk tetap up to date dan berkomunikasi hampir terus-menerus dengan staf, untuk mendapatkan gambaran tentang peraturan terbaru ... belum lagi, mengetahui siapa yang tersedia untuk bekerja atau tidak .

Dan, selain COVID, semua staf perlu mengetahui dan merasa bahwa mereka berada di tempat yang aman untuk bekerja, namun untuk staf musiman, memahami semua potensi bahaya di tempat kerja dan protokol keselamatan kemungkinan akan memakan waktu lebih lama daripada staf jangka panjang. Menjaga staf tetap aman dan patuh melayani kedua belah pihak, karena bisnis Anda juga perlu melindungi diri dari potensi tuntutan hukum.

Namun, dengan semua stres ekstra dan peningkatan aktivitas selama musim liburan, bagaimana Anda sebagai bisnis memastikan bahwa staf musiman Anda tetap aman dan patuh?

Jawabannya? Menjaga semua dokumentasi yang terkait dengan keselamatan dan kepatuhan tersedia dalam satu basis pengetahuan digital dan mudah diakses.

Daftar periksa orientasi keselamatan dan kepatuhan Anda dapat mencakup:

• Memiliki semua protokol dan dokumentasi keselamatan Anda tersedia di basis pengetahuan online
• Memiliki cara digital untuk memposting pembaruan ke semua karyawan, dengan pelacakan untuk memastikan bahwa setiap orang telah melihatnya
• Memiliki berbagai dokumentasi keselamatan (seperti formulir laporan insiden) tersedia secara instan dan online, untuk diserahkan secara online dengan mengklik tombol

5. Pastikan untuk mendapatkan (dan memberi) umpan balik

Siapa yang tidak suka umpan balik? Kita semua ingin tahu kapan kita melakukan sesuatu yang benar, dan itu berlaku untuk kedua sisi pasar tenaga kerja musiman.

Karyawan, terutama karyawan musiman yang dibawa ke perusahaan pada waktu paling hiruk pikuk sepanjang tahun, ingin dipuji dan diakui. Bagi Anda sebagai perwakilan perusahaan, Anda ingin memastikan mereka melakukan pekerjaan mereka dengan kemampuan terbaik mereka. Dalam kedua kasus tersebut, umpan balik sangat penting untuk menjaga kedua belah pihak tetap bahagia, serta karyawan yang termotivasi dan produktif.

Umpan balik adalah hal yang rumit di saat-saat terbaik, dan tempat terbaik untuk mulai menerapkan budaya umpan balik adalah sejak awal orientasi karyawan Anda.

Memiliki solusi orientasi jarak jauh digital dapat membuat proses memberi dan menerima umpan balik menjadi jauh lebih efisien, misalnya:

• Mengumpulkan informasi sebanyak mungkin, memahami bagaimana perasaan karyawan Anda tentang proses orientasi mereka dan menanggapinya, menganalisis informasi yang disajikan dan kemudian menggunakannya untuk membuat keputusan orientasi karyawan lebih lanjut.
• Meminta umpan balik rutin kepada karyawan musiman Anda, untuk memungkinkan mereka membagikan pendapat mereka (yang sangat berharga karena karyawan ini memiliki pandangan baru tentang bisnis Anda). Anda dapat menggunakan kotak saran online anonim untuk melakukan ini.
• Pastikan Anda menindaklanjuti umpan balik yang diterima, jika itu sah. Tunjukkan bahwa Anda telah menerima saran dan pengertian mereka dan lakukan perubahan sebaik mungkin. Anda kemudian dapat secara digital memperbarui anggota tim lainnya tentang perubahan ini, oleh karena itu mempromosikan budaya umpan balik!

6. Tetapkan jadwal yang jelas dan efisien

Penjadwalan karyawan sangat sulit pada saat-saat terbaik, terutama ketika sekelompok karyawan musiman baru meningkatkan jajaran sistem penjadwalan Anda yang biasa!

Lebih sulit lagi jika Anda mengandalkan jadwal pena dan kertas manual, yang akan menyebabkan penundaan, kesalahan yang tak terhitung jumlahnya (hei, Anda hanya manusia!) serta secara tidak sengaja harus diulang lagi dan lagi karena segala sesuatunya berubah secara real-time . Itu berarti, setiap lembar Excel harus diperbarui hampir terus-menerus karena kemampuan staf Anda berubah, belum lagi, dikirim ulang ke setiap anggota tim dengan setiap pembaruan baru!

Tapi…jika Anda secara digital mendelegasikan penjadwalan karyawan Anda ke solusi online, karyawan akan dapat memperbarui ketersediaan dan ketidaktersediaan mereka sendiri, agar Anda dapat mengatasinya, dan, bahkan akan dapat mengklaim membatalkan atau menukar shift dengan karyawan lain , semua tanpa Anda harus menjadi bagian dari proses.

Jadwal yang jelas sangat bermanfaat bagi karyawan dan manajemen, termasuk –

• Template sekali klik, tindakan cepat, dan lainnya, untuk memungkinkan Anda merampingkan tugas shift setiap karyawan, yang berarti tidak ada lagi pemesanan ganda atau ketidakhadiran! Semua orang selaras, sepanjang waktu.
• Pemberitahuan push untuk memberi tahu karyawan Anda setiap kali mereka ditugaskan atau dikeluarkan dari shift, atau shift baru tersedia untuk mereka klaim!
• Jika terjadi konflik penjadwalan atau keadaan darurat mendadak, karyawan dapat berkomunikasi dengan Anda melalui fitur obrolan penjadwalan, sehingga Anda dapat dengan mudah menyelesaikan masalah apa pun (dan bahkan menemukan pengganti dengan cepat, berkat karyawan lain yang mencantumkan ketersediaan mereka!)

7. Model potensi karir

Setelah Anda melakukan semua upaya untuk menyelesaikan orientasi karyawan Anda, Anda mungkin menemukan bahwa ada beberapa orang yang benar-benar menonjol, yang dapat Anda lihat untuk melanjutkan perusahaan Anda di masa depan.

Oleh karena itu, lebih penting dari sebelumnya untuk membuat karyawan Anda memahami bahwa mereka memiliki potensi untuk melanjutkan perusahaan kami untuk jangka panjang, dan bahkan mulai melatih mereka ke dalam peran baru. Beberapa cara Anda dapat mendorong staf musiman untuk melihat ke arah jangka panjang meliputi:

• Mengiklankan lowongan pekerjaan baru melalui basis pengetahuan online, serta membuat aplikasi internal menjadi proses yang efisien
• Menyediakan berbagai alat manajemen pengetahuan di perpustakaan online Anda, memungkinkan karyawan untuk membaca lebih lanjut tentang lowongan pekerjaan, serta basis pengetahuan mengenai kebutuhan dan kemampuan profesional peran tertentu
• Direktori obrolan 1:1 untuk memungkinkan karyawan berkomunikasi dengan karyawan lain mengenai perekrutan, peran pekerjaan, atau lainnya.

Intinya: Connecteam – Solusi Pelatihan dan Retensi Karyawan All-in-One Anda

Orientasi dan pelatihan karyawan tidak pernah mudah, dan terutama tidak ketika ada begitu banyak prioritas lain yang harus diurus (mempekerjakan! Mempersiapkan musim sibuk! COVID!).

Namun, dapatkan pelatihan karyawan Anda dengan benar dan Anda bisa mempertimbangkan untuk mempertahankan beberapa karyawan musiman untuk jangka panjang. Salah, dan Anda mungkin harus mulai mencari lebih banyak karyawan musiman lebih cepat daripada nanti.

Pelatihan karyawan tidak harus menjadi tugas yang melelahkan: Anda dapat dengan mudah mendelegasikannya ke proses orientasi jarak jauh, berkat aplikasi pelatihan karyawan yang efektif, mudah digunakan, dan diterapkan: Connecteam.

Untuk 20.000+ bisnis di seluruh dunia, Connecteam telah membantu bisnis dengan tenaga kerja seluler dengan kebutuhan bisnis mereka, termasuk orientasi jarak jauh, retensi dan penskalaan, dari tahun ke tahun. Anda sebagai bisnis dapat berkomunikasi secara efektif dengan staf musiman Anda, dengan mudah membuat jadwal sesuai kebutuhan mereka dan memberi mereka semua informasi yang perlu mereka ketahui, hanya dengan beberapa klik.

Dapatkan musim tersibuk dan staf musiman Anda untuk memulai dengan benar dengan Connecteam: pesan demo produk gratis untuk melihat bagaimana Connecteam dapat menjadikan musim sibuk Anda menjadi yang tersibuk dan terbaik yang pernah ada.