Cómo incorporar y capacitar rápidamente a sus empleados temporales para la temporada navideña de 2023

La temporada navideña de 2023 será la más desafiante hasta ahora, gracias a la competencia por los trabajadores temporales en medio de la “Gran Renuncia”.

Dado que la mayoría de las empresas tienen una escasez crítica de personal, hacer que su empleado se incorpore desde el primer momento es aún más importante que nunca... tanto en el sentido de que podría hacer que su temporada navideña comience bien, como en el sentido de que podría significar algunos de sus empleados de temporada se quedan a largo plazo.

¡Aquí está su guía definitiva para la capacitación e incorporación de empleados, para una temporada festiva verdaderamente festiva (y con mucho personal)!

Incorporación de empleados: ¿Están realmente a bordo sus empleados?

Cuando se trata de la incorporación de empleados, debe preguntarse si realmente están "a bordo". Claro, todos los empleados pueden marcar elementos en una lista de verificación de incorporación, pero ¿cómo puede saber realmente que se han tomado en serio la cultura y los valores de su empresa y continúan demostrándolos día tras día?

Cualquier capacitación de empleados a la que se sometan sus empleados temporales refleja una tensión inherente: los necesita y ellos necesitan este trabajo, pero la pregunta tácita flota en el aire: ¿cuánto tiempo y energía va a invertir en su capacitación? La incorporación de empleados no es barata, y ese costo se amplifica con cada nueva contratación temporal. Agregue a esos incentivos laborales adicionales para las contrataciones de temporada, y podría encontrarse invirtiendo fuertemente en contrataciones que no cumplen con los requisitos.

Todo esto plantea la pregunta: ¿qué tan efectivo es su proceso actual de incorporación de empleados y brinda tanto a los empleados como a sus gerentes el conocimiento y la experiencia positiva que debería?

¿La capacitación actual de sus empleados proporciona el conocimiento profesional adecuado, pero también los mantiene motivados y productivos? Si hay incluso una sombra de duda, es posible que deba modificar su programa actual de capacitación de empleados.

Un empleado de por vida, no solo las vacaciones

Los empleados de temporada, así como sus gerentes, generalmente quieren mantener algo bueno si les conviene a ambas partes.

El empleo estacional puede ser un ensayo general para un trabajo más permanente y, como tal, cualquier incorporación de empleados que se lleve a cabo debe considerar:

• Cómo hacer que los empleados de temporada se sientan conectados con su lugar de trabajo y con sus compañeros de trabajo, tanto el personal permanente como el temporal
• Cómo motivar a los empleados temporales para que consideren potencialmente quedarse en un puesto permanente
• ¡Cómo recompensar y apreciar a los trabajadores de temporada, que pueden estar navegando por mucha información, personas y entornos nuevos, todo al mismo tiempo!

Si bien algunas empresas pueden tener la tentación de atraer a los empleados temporales mediante incentivos financieros, esto solo ayuda hasta cierto punto a mantener impresionantes contrataciones temporales a largo plazo.

Y ahí es donde un sólido programa de incorporación de empleados llena los vacíos.

Su solución todo en uno para la incorporación de empleados: Connecteam

Debido a que sus nuevos empleados de temporada generalmente ingresan a su organización justo cuando la temporada navideña se acerca, pueden ser los primeros en sentir la presión, así como la confusión de encontrarse en un entorno completamente nuevo. Este período de capacitación de los empleados es crucial para garantizar que se sientan apoyados, felices y comprometidos, y que puedan realizar su trabajo lo mejor que puedan.

Sin embargo, los gerentes en general simplemente no tienen el tiempo (¡especialmente no durante la temporada de vacaciones!) capacitación profunda, enriquecedora y de apoyo para los empleados que realmente se necesita.

El mejor consejo de incorporación que podemos darte: necesitas apoyo externo. Connecteam es la aplicación todo en uno que está diseñada exclusivamente para gerentes que buscan apoyar y capacitar a los empleados, incluso en el caso de una alta rotación de personal.

Desde la incorporación de empleados autoguiada e interactiva en profundidad (a través de los cursos y formularios de la aplicación), hasta una variedad de herramientas de comunicación entre organizaciones (como chats privados uno a uno y actualizaciones para todo el personal), Connecteam es la mejor manera para lograr que todas las necesidades de capacitación de sus empleados tengan el mejor comienzo posible: estandarizadas todas y cada una de las veces, sin importar quién se una, cuándo y en qué departamento.

Pero, más sobre eso más adelante: todo esto plantea la pregunta: ¿qué pasos concretos puede tomar para ayudar a que la capacitación de sus empleados se desarrolle sin problemas y sea realmente efectiva?

Como esto. Aquí está nuestra lista de verificación de incorporación rápida de empleados:

1. Digitalice la incorporación de sus empleados

Esta no solo es una forma más eficiente de garantizar que cada nuevo empleado esté en sintonía (ya sea de temporada, de tiempo completo, de medio tiempo o incluso de trabajo flexible), sino que la digitalización masiva reduce los costos administrativos y el potencial. por error humano.

Algunas de las formas en que la digitalización de la capacitación de sus empleados puede reducir sus tareas administrativas incluyen:

• Completar toda la información personal (como información de contacto, contactos de emergencia, información sobre alergias, formularios de impuestos, etc.)
• Automatice el proceso y la gestión de cualquier solicitud de ausencia, cambio de turnos y más
• Manténgase actualizado fácilmente con los cambios en los detalles personales del empleador, como el cambio de dirección, contactos, etc.

Cuando se trata de la incorporación de sus empleados, todo el proceso puede ser autoguiado por los empleados , sin importar si son móviles, están en movimiento, se encuentran en diferentes ubicaciones o en cualquier lugar más allá de un escritorio: usar una aplicación para la capacitación de los empleados significa sus empleados pueden guiarse a sí mismos a través de tareas y procesos como:

• Lectura de una carta formal y personalizada de bienvenida a la empresa.
• Ver y trabajar a través de una lista de verificación de incorporación personalizada
• Completar sus datos personales (como se describe anteriormente)
• Firma de un acuerdo de confidencialidad
• Completar sus verificaciones de antecedentes penales
• Enviar una copia de su identificación, o cualquier otro documento o imagen necesaria
• Completar capacitaciones importantes sobre políticas, como salud y seguridad, prevención del acoso sexual, etc.
• Registro de entrada y salida para su uniforme, equipo, insignias y cualquier cosa que necesite ser monitoreada.

… luego, como empleador, puede recibir notificaciones periódicas de cuándo se completaron ciertas acciones o elementos, o incluso exportar todos los procesos de incorporación de empleados actualmente en curso a un informe centralizado que le permita realizar un seguimiento rápido de todos y todo.

2. Capacitación rápida de los empleados, sin compromisos

La forma más rápida de drenar y desmotivar a su empleado es hacer que se someta al tipo de capacitación "incorrecta". Es decir, un enfoque más al estilo escolar, donde los empleados tienen que pasar un tiempo valioso sentados, escuchando activamente y probablemente tomando notas en lugar de experimentar las cosas por sí mismos y guiar su propia incorporación remota.

Poner la capacitación de sus empleados literalmente en sus manos a través de su teléfono inteligente convierte la capacitación de los empleados en una experiencia mucho más divertida e interactiva, sin mencionar que es una forma más efectiva de transferir toda la información necesaria que puedan necesitar saber. La información no solo es accesible en todo momento, sino que les da a los empleados un sentido de propiedad y les permite ir a su propio ritmo.

El diseño de una incorporación remota para los empleados podría incluir:

• Una gama de cursos y cuestionarios interactivos, basados ​​en la información que han recibido en otros lugares.
• ¡Una forma multiformato de proporcionar materiales de capacitación, incluidos videos, enlaces, archivos PDF, haciendo que todo sea mucho más divertido y atractivo, sin mencionar que es adecuado para cada tipo de alumno!
• Usted, como gerente, puede tener una visión general de 360 ​​grados de todo el progreso y el rendimiento de todo el proceso de incorporación remota.

3. Mantenga a los empleados comprometidos, conectados y comunicativos

Es probable que sus empleados temporales entren en un entorno en el que estén rodeados de más miembros del equipo a largo plazo (sin mencionar, en varios tipos de turnos, ubicaciones o incluso entornos remotos o aislados más allá del alcance de cualquier miembro del personal experimentado) , y puede sentirse un poco excluido o desconectado al principio. El hecho de que el comercio minorista ya sea una industria con una de las rotaciones de personal promedio más altas con un 13 % solo demuestra que su personal necesita sentirse respaldado e incluido desde el primer momento.

Incluso si ambas partes saben que esta es una solución temporal, no es ningún secreto que los empleados motivados y felices se desempeñan mejor (sin mencionar que podrían terminar trabajando para la empresa a largo plazo).

Entonces, con todo lo dicho, ¿cómo comienza con el pie derecho con sus empleados de temporada, ayudándolos a través de la capacitación de los empleados y también haciéndolos sentir una cálida bienvenida, sin importar dónde se encuentren?

La respuesta corta es, haciendo que su incorporación remota esté completamente infundida en cada paso con la cultura de su empresa y teniendo acceso a una aplicación de comunicación con los empleados.

La respuesta más larga es crear otro tipo de lista de verificación de incorporación que refleje la cultura de su empresa, que podría incluir:

• Anuncios de nuevos empleados, dando la bienvenida a cada nuevo miembro de la empresa.
• Reconocimiento público o celebración cuando un empleado va más allá
• Envío de recompensas, ya sea digital o fuera de línea
• Proporcionar a los empleados un directorio de fácil acceso, lo que les permite comunicarse con otros empleados, así como con la gerencia, de manera simple y sencilla.
• Cree diferentes "canales", como reuniones o grupos de chat específicos, para permitir una comunicación más fácil y directa, como un canal solo para actualizaciones o intercambios de turnos, o un canal solo relacionado con la seguridad de COVID.

4. Mantenga a los empleados seguros y en cumplimiento

Especialmente hoy en día, nadie, ni la gerencia, ni el personal temporal o permanente, da por sentado la seguridad y el cumplimiento. La pandemia de COVID-19 ha hecho que sea aún más importante mantenerse actualizado y estar en comunicación casi constante con el personal, para obtener una visión general de las últimas regulaciones... sin mencionar, saber quién está disponible para trabajar o no. .

Además, aparte de la COVID, todo el personal debe saber y sentir que se encuentra en un lugar seguro para trabajar; sin embargo, para el personal de temporada, comprender todos los peligros potenciales en el lugar de trabajo y los protocolos de seguridad probablemente llevará más tiempo que para el personal a largo plazo. Mantener al personal seguro y en cumplimiento sirve a ambos lados, ya que su empresa también necesita protegerse de posibles demandas.

Sin embargo, con todo el estrés adicional y el aumento de la actividad durante la temporada navideña, ¿cómo puede usted, como empresa, asegurarse de que su personal de temporada se mantenga seguro y cumpla con las normas?

¿La respuesta? Mantener toda la documentación relacionada con la seguridad y el cumplimiento disponible en una única base de conocimientos digital y de fácil acceso.

Su lista de verificación de incorporación de seguridad y cumplimiento podría incluir:

• Tener todos sus protocolos y documentación de seguridad disponibles en una base de conocimiento en línea
• Tener una forma digital de publicar actualizaciones para todos los empleados, con seguimiento para garantizar que todas las personas las hayan visto
• Tener una variedad de documentación de seguridad (como formularios de informes de incidentes) disponible al instante y en línea, para enviar en línea con solo hacer clic en un botón

5. Asegúrate de recibir (y dar) retroalimentación

¿Quién no ama la retroalimentación? A todos nos gusta saber cuándo estamos haciendo algo bien, y eso se aplica a ambos lados del mercado laboral estacional.

Los empleados, especialmente los empleados temporales que ingresan a la empresa en la época más frenética del año, quieren ser elogiados y reconocidos. Para usted, como representante de la empresa, desea asegurarse de que estén haciendo su trabajo lo mejor que puedan. En ambos casos, la retroalimentación es absolutamente esencial para mantener felices a ambas partes, así como a un empleado motivado y productivo.

La retroalimentación es una bestia engañosa en el mejor de los casos, y el mejor lugar para comenzar a implementar una cultura de retroalimentación es desde el comienzo de la incorporación de su empleado.

Tener una solución de incorporación digital y remota puede hacer que dar y recibir comentarios sea un proceso mucho más ágil, por ejemplo:

• Recopilar la mayor cantidad de información posible, comprender cómo se sienten sus empleados acerca de su proceso de incorporación y cómo responden a él, analizar la información presentada y luego usarla para tomar más decisiones de incorporación de empleados.
• Pida a sus empleados de temporada comentarios regulares para permitirles compartir sus opiniones (que son especialmente valiosas ya que estos empleados tienen una nueva perspectiva de su negocio). Puede utilizar un buzón de sugerencias anónimo en línea para hacer esto.
• Asegúrese de actuar según los comentarios recibidos, si son legítimos. Demuestre que ha tomado en cuenta sus sugerencias y su comprensión, y realice los cambios lo mejor que pueda. Luego puede actualizar digitalmente al resto del equipo sobre estos cambios, ¡promoviendo así una cultura de retroalimentación!

6. Establece un horario claro y simplificado

La programación de empleados es difícil en el mejor de los casos, ¡especialmente cuando un nuevo grupo de empleados estacionales aumenta las filas de su sistema de programación habitual!

Es aún más difícil si confía en los horarios manuales de lápiz y papel, lo que causará demoras, innumerables errores (¡oye, solo es humano!) y, sin darse cuenta, tendrá que volver a hacerlo una y otra vez a medida que las cosas cambien en tiempo real. . Eso significa que cada hoja de Excel deberá actualizarse casi constantemente a medida que cambie la capacidad de su personal, sin mencionar que se reenviará a cada miembro del equipo con cada nueva actualización.

Pero... si delega digitalmente la programación de sus empleados a una solución en línea, los empleados podrán actualizar su propia disponibilidad y falta de disponibilidad, para que usted pueda evitarlos, eso e incluso podrán reclamar la cancelación o el intercambio de un turno con otro empleado. , todo sin que tengas que ser parte del proceso.

Un horario claro hace maravillas tanto para los empleados como para la gerencia, incluyendo:

• Plantillas con un solo clic, acciones rápidas y demás, para permitirle agilizar las asignaciones de turnos de cada empleado, lo que significa que no más reservas dobles o ausencias. Todo el mundo está alineado, todo el tiempo.
• Notificaciones automáticas para mantener informados a sus empleados cada vez que se les asigna o elimina un turno, ¡o cuando hay un nuevo turno disponible para reclamar!
• En caso de conflictos de programación o emergencias repentinas, los empleados pueden comunicarse con usted a través de la función de chat de programación, lo que le permite resolver fácilmente cualquier problema (¡e incluso encontrar un reemplazo rápidamente, gracias a que otros empleados enumeran su disponibilidad!)

7. Modela el potencial de carrera

Una vez que haya hecho todo el esfuerzo de completar la incorporación de sus empleados, es posible que descubra que hay algunos verdaderos destacados, a quienes podría ver continuar con su empresa en el futuro.

Por lo tanto, es más importante que nunca hacer que sus empleados entiendan que tienen el potencial de continuar en nuestra empresa a largo plazo, e incluso comenzar a capacitarlos en nuevos roles. Algunas formas en las que podría alentar al personal temporal a mirar hacia el largo plazo incluyen:

• Anunciar nuevas ofertas de trabajo a través de la base de conocimientos en línea, así como hacer que las solicitudes internas sean un proceso optimizado.
• Proporcione una gama de herramientas de gestión del conocimiento en su biblioteca en línea, lo que permite a los empleados leer más sobre las ofertas de trabajo, así como una base de conocimientos sobre las necesidades y capacidades profesionales de roles específicos.
• Un directorio de chat 1: 1 para permitir que los empleados se comuniquen con otros empleados con respecto a la contratación, roles laborales u otros.

El resultado final: Connecteam: su solución integral de capacitación y retención de empleados

La incorporación y capacitación de los empleados nunca es fácil, y especialmente cuando hay tantas otras prioridades de las que ocuparse (¡contratación! ¡Preparación para la temporada alta! ¡COVID!).

Sin embargo, obtenga la capacitación correcta de sus empleados y podría considerar retener a varios empleados temporales a largo plazo. Hágalo mal y es posible que deba comenzar a buscar más empleados temporales más temprano que tarde.

La capacitación de los empleados no tiene por qué ser una tarea laboriosa: puede delegarla fácilmente a un proceso de incorporación remoto, gracias a una aplicación de capacitación para empleados eficaz, fácil de usar e implementar: Connecteam.

Para más de 20 000 empresas en todo el mundo, Connecteam ha ayudado a las empresas con fuerzas de trabajo móviles con sus necesidades comerciales, incluida la incorporación remota, la retención y el escalado, año tras año. Usted, como empresa, puede comunicarse de manera efectiva con su personal de temporada, crear fácilmente horarios en torno a sus necesidades y brindarles toda la información que necesitan saber, con solo unos pocos clics.

Haga que su temporada más ocupada y su personal de temporada comiencen bien con Connecteam: reserve una demostración gratuita del producto para ver cómo Connecteam puede hacer que su temporada más ocupada sea la mejor y la más ocupada.