كيف تستعد بسرعة لموظفيك الموسميين وتدريبهم لموسم الأعياد 2023

سيكون موسم العطلات لعام 2023 هو الأكثر تحديًا حتى الآن ، وذلك بفضل المنافسة بين العمال الموسميين وسط "الاستقالة الكبرى".

نظرًا لأن معظم الأنشطة التجارية تعاني من نقص حاد في الموظفين ، فإن تعيين موظفك على متن الطائرة مباشرة من البداية يعد أكثر أهمية من أي وقت مضى ... سواء من حيث أنه يمكن أن يبدأ موسم عطلتك في البداية الصحيحة ، ولكن أيضًا من حيث أنه قد يعني بعضًا من التعيينات الموسمية الخاصة بك تبقى على المدى الطويل.

إليك دليلك النهائي لتدريب الموظفين وتأهيلهم ، لموسم عطلة احتفالي حقًا (ومجهز جيدًا)!

إعداد الموظف: هل موظفوك بالفعل على متن الطائرة؟

عندما يتعلق الأمر بإعداد الموظف ، فأنت بحاجة إلى أن تسأل نفسك ما إذا كانوا "على متن الطائرة" حقًا. بالتأكيد ، يمكن لكل موظف التحقق من العناصر الموجودة في قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل ، ولكن كيف يمكنك حقًا أن تخبرهم أنهم أخذوا ثقافة الشركة وقيمها على محمل الجد ، واستمروا في إظهارها يومًا بعد يوم؟

يعكس أي موظف يقوم بتدريب موظفيك الموسميين توترًا متأصلًا: أنت بحاجة إليهم ، وهم بحاجة إلى هذه الوظيفة ، لكن السؤال غير المعلن معلق في الهواء: كم من الوقت والطاقة ستستثمران في تدريبهم؟ لا يأتي تأهيل الموظف بثمن بخس ، وتزداد هذه التكلفة مع كل توظيف مؤقت جديد. أضف إلى حوافز العمل الإضافية هذه للتعيينات الموسمية ، وقد تجد نفسك تستثمر بكثافة في التعيينات التي لا تحقق هذا التخفيض.

كل هذا يطرح السؤال التالي: ما مدى فعالية عملية إعداد الموظف الحالية وهل تمنح كلاً من الموظفين ومديريهم المعرفة والخبرة الإيجابية التي ينبغي أن تفعلها؟

هل يوفر تدريب الموظف الحالي المعرفة المهنية الصحيحة ، ولكن أيضًا يبقيهم متحمسين ومنتجين؟ إذا كان هناك ظل شك ، فقد يحتاج برنامج تدريب الموظفين الحالي إلى التعديل.

موظف مدى الحياة ، وليس فقط أيام العطل

عادة ما يرغب الموظفون الموسميون ، وكذلك مديروهم ، في الحفاظ على استمرار العمل الجيد إذا كان ذلك يناسب كلا الجانبين.

يمكن أن يكون التوظيف الموسمي بمثابة بروفة لوظيفة أكثر ديمومة ، وعلى هذا النحو ، يجب على أي موظف على متن الطائرة أن يأخذ في الاعتبار ما يلي:

• كيفية جعل الموظفين الموسميين يشعرون بالارتباط - بمكان عملهم وبزملائهم في العمل ، سواء الموظفين الدائمين أو المؤقتين
• كيفية تحفيز الموظفين الموسميين على التفكير في البقاء في منصب دائم
• كيف تكافئ وتقدير العمال الموسميين ، الذين قد يتنقلون في الكثير من المعلومات الجديدة والأشخاص والبيئات كلها في نفس الوقت!

في حين أن بعض الشركات قد تميل إلى إغراء الموظفين الموسميين باستخدام الحوافز المالية ، فإن هذا يذهب فقط حتى الآن نحو الاحتفاظ بالتعيينات المؤقتة المثيرة للإعجاب على المدى الطويل.

وهذا هو المكان الذي يملأ فيه برنامج تأهيل الموظف القوي الفجوات.

الحل الشامل الخاص بك لإعداد الموظفين: Connecteam

نظرًا لأن موظفيك الموسميين الجدد يدخلون مؤسستك عادةً مع ازدياد موسم العطلات ، فيمكنهم أن يكونوا أول من يشعر بالضغط ، فضلاً عن الارتباك الناتج عن العثور على أنفسهم في بيئة جديدة تمامًا. تعد فترة تدريب الموظفين هذه ضرورية لضمان شعورهم بالدعم والسعادة والمشاركة ، ويمكنهم أداء عملهم بأفضل ما لديهم من قدرات.

ومع ذلك ، غالبًا ما لا يكون لدى المديرين في جميع المجالات الوقت (لا سيما خلال موسم العطلات!) لمنح الموظفين الجدد - خاصة أولئك الذين قد لا يكونون في هذا المجال على المدى الطويل - التفاني ، حسنًا ، في العمق ، والرعاية ، وتدريب الموظفين الداعم المطلوب حقًا.

أفضل نصيحة حول الإعداد يمكن أن نقدمها لك: أنت بحاجة إلى دعم خارجي. Connecteam هو تطبيق الكل في واحد مصمم حصريًا للمديرين الذين يتطلعون إلى دعم الموظفين وتدريبهم ، حتى في حالة معدل دوران الموظفين المرتفع.

يعد Connecteam هو أفضل طريقة ، بدءًا من إعداد الموظف التفاعلي والموجه ذاتيًا (عبر الدورات التدريبية والنماذج الخاصة بالتطبيق) ، إلى مجموعة من أدوات الاتصال عبر المؤسسات (مثل الدردشات الخاصة الفردية ، وتحديثات جميع الموظفين). للحصول على جميع احتياجات تدريب الموظفين لديك لتحقيق أفضل بداية ممكنة: توحيد المعايير في كل مرة ، بغض النظر عن من ينضم ومتى وإلى أي قسم.

ولكن ، المزيد عن ذلك لاحقًا: كل هذا يطرح السؤال التالي: ما هي الخطوات الملموسة التي يمكنك اتخاذها لمساعدة تدريب موظفيك على الانطلاق دون أي عوائق ، ويكون فعالًا حقًا؟

مثله. فيما يلي قائمة التحقق السريعة لإعداد الموظفين:

1. رقمنة موظفك على متن الطائرة

هذه ليست فقط طريقة أكثر فاعلية للتأكد من أن كل موظف جديد على نفس الصفحة (سواء كان ذلك موسميًا أو بدوام كامل أو بدوام جزئي أو حتى يعمل بمرونة) ، ولكن أخذ الأمور رقميًا يقلل بشكل كبير من تكاليف الإدارة وإمكانياتك لخطأ بشري.

تتضمن بعض الطرق التي يمكن أن تقلل من خلالها رقمنة تدريب الموظفين من مهامك الإدارية ما يلي:

• ملء جميع المعلومات الشخصية (مثل معلومات الاتصال وجهات الاتصال في حالات الطوارئ ومعلومات الحساسية والنماذج الضريبية وما إلى ذلك)
• أتمتة العملية والإدارة لأي طلب غياب وتبديل الورديات والمزيد
• مواكبة التغييرات التفصيلية الشخصية لصاحب العمل بسهولة ، مثل تغيير العنوان وجهات الاتصال وما إلى ذلك.

عندما يتعلق الأمر بإعداد الموظف الخاص بك ، يمكن أن تكون العملية بأكملها موجهة ذاتيًا من قبل الموظفين ، بغض النظر عما إذا كانوا متنقلين ، أو أثناء التنقل ، أو عبر المواقع أو في أي مكان خارج المكتب: استخدام تطبيق لتدريب الموظفين يعني يمكن لموظفيك توجيه أنفسهم من خلال المهام والعمليات مثل:

• قراءة خطاب رسمي شخصي للترحيب بهم في الشركة
• رؤية والعمل من خلال قائمة مرجعية شخصية على متن الطائرة
• ملء بياناتهم الشخصية (كما هو موضح أعلاه)
• توقيع اتفاقية السرية
• إكمال فحوصات الخلفية لسجلاتهم الجنائية
• إرسال نسخة من هويتهم أو أي مستندات أو صور أخرى مطلوبة
• استكمال التدريبات الهامة في مجال السياسات ، مثل الصحة والسلامة ، ومنع التحرش الجنسي ، وما إلى ذلك.
• تسجيل الدخول والخروج للزي الرسمي والمعدات والشارات وأي شيء يحتاج إلى المراقبة.

... ثم بالنسبة لك كصاحب عمل ، يمكنك تلقي إخطارات منتظمة عن وقت اكتمال بعض الإجراءات أو العناصر ، أو حتى تصدير جميع عمليات إعداد الموظفين الجارية حاليًا إلى تقرير مركزي للسماح لك بتتبع كل شخص وكل شيء بسرعة.

2. تدريب الموظف السريع ، دون تنازلات

إن أسرع طريقة لاستنزاف الموظفين وتثبيطهم هي جعلهم يخضعون لنوع "خاطئ" من تدريب الموظفين. هذا هو نهج أكثر نمطًا للمدرسة ، حيث يتعين على الموظفين قضاء وقت ثمين في الجلوس والاستماع بنشاط ومن المحتمل تدوين الملاحظات بدلاً من تجربة الأشياء بأنفسهم وتوجيه عملية الإعداد عن بُعد الخاصة بهم.

إن وضع تدريب موظفيك في أيديهم حرفياً عبر هواتفهم الذكية يجعل تدريب الموظفين أكثر متعة وتجربة تفاعلية ، ناهيك عن أنه وسيلة أكثر فعالية لنقل جميع المعلومات الضرورية التي قد يحتاجون إلى معرفتها. لا يمكن الوصول إلى المعلومات في جميع الأوقات فحسب ، بل إنه يمنح الموظفين إحساسًا بالملكية ويسمح لهم بالسير وفقًا لسرعتهم الخاصة.

يمكن أن يشمل تصميم الإعداد عن بعد للموظفين ما يلي:

• مجموعة من الدورات التدريبية والاختبارات التفاعلية ، استنادًا إلى المعلومات التي تم تقديمها في مكان آخر
• طريقة متعددة التنسيقات لتوفير المواد التدريبية ، بما في ذلك عبر الفيديو والروابط وملفات PDF ، مما يجعل كل شيء أكثر متعة وجاذبية ، ناهيك عن أنه مناسب لكل نوع من المتعلمين!
• يمكنك كمدير الحصول على نظرة عامة بزاوية 360 درجة على التقدم الكامل وأداء عملية الإعداد عن بُعد بأكملها.

3. الحفاظ على مشاركة الموظفين واتصالهم ببعضهم البعض والتواصل معهم

من المحتمل أن يأتي موظفوك الموسميون إلى بيئة يحيطون فيها بمزيد من أعضاء الفريق على المدى الطويل (ناهيك عن أنواع مختلفة من التحولات أو المواقع أو حتى البيئات البعيدة أو المعزولة بعيدًا عن متناول أي موظف متمرس) ، وقد تشعر ببعض الإقصاء أو الانقطاع في البداية. حقيقة أن البيع بالتجزئة هي بالفعل صناعة بها أعلى معدل دوران للموظفين بنسبة 13٪ ، فهذا يدل فقط على أن موظفيك بحاجة إلى الشعور بالدعم والاندماج منذ البداية.

حتى لو كان الطرفان يعلمان أن هذا حل مؤقت ، فليس سراً أن الموظفين المتحمسين والسعداء يؤدون أداءً أفضل (ناهيك عن أنهم قد ينتهي بهم الأمر إلى العمل في الشركة على المدى الطويل).

لذا ، مع كل ما قيل ، كيف يمكنك أن تسير على قدم وساق مع موظفيك الموسميين ، وتساعدهم من خلال تدريب موظفيهم وأيضًا تجعلهم يشعرون بالترحيب الحار ، بغض النظر عن مكان تواجدهم؟

الإجابة المختصرة هي ، من خلال إدخال التحاقك عن بعد بشكل كامل في كل خطوة بثقافة شركتك ، والوصول إلى تطبيق تواصل الموظفين.

الإجابة الأطول هي ، من خلال إنشاء نوع آخر كامل من قائمة مراجعة الإعداد التي تعكس ثقافة شركتك ، والتي يمكن أن تشمل:

• إعلانات الموظفين الجدد ، والترحيب بكل مبتدئ جديد في الشركة
• تقدير عام أو احتفال عندما يذهب الموظف إلى أبعد الحدود
• إرسال المكافآت - سواء كانت رقمية أو غير متصلة بالإنترنت
• تزويد الموظفين بدليل يسهل الوصول إليه ، مما يتيح لهم الوصول إلى الموظفين الآخرين ، بالإضافة إلى الإدارة ، بكل بساطة وسهولة.
• قم بإنشاء "قنوات" مختلفة ، مثل مجموعات الدردشة أو الاجتماعات المحددة ، للسماح باتصال أسهل وأكثر مباشرة ، مثل قناة لتحديثات التحول أو المبادلات ، أو قناة مرتبطة فقط بسلامة COVID.

4. الحفاظ على سلامة الموظفين والامتثال

في هذا اليوم وهذا العصر على وجه الخصوص ، لا أحد - لا الإدارة ، ولا الموظفون الموسميون أو الدائمون - يعتبر السلامة والامتثال أمرًا مفروغًا منه. لقد جعل جائحة COVID-19 من الأهمية بمكان البقاء على اطلاع دائم والتواصل شبه المستمر مع الموظفين ، من أجل الحصول على نظرة عامة على أحدث اللوائح ... ناهيك عن معرفة من هو المتاح للعمل أم لا .

وبغض النظر عن فيروس كورونا ، يحتاج جميع الموظفين إلى معرفة ويشعروا أنهم في مكان آمن للعمل ، ولكن بالنسبة للموظفين الموسميين ، من المرجح أن يستغرق فهم جميع المخاطر المحتملة في مكان العمل وبروتوكولات السلامة وقتًا أطول مما يستغرقه الموظفون على المدى الطويل. إن الحفاظ على سلامة الموظفين وامتثالهم يخدم كلا الجانبين ، حيث يحتاج عملك أيضًا إلى حماية نفسه من الدعاوى القضائية المحتملة.

ومع ذلك ، مع كل الضغوط الإضافية وزيادة النشاط خلال موسم العطلات ، كيف تضمن كشركة أن موظفيك الموسميين آمنون ومتوافقون؟

الاجابة؟ الاحتفاظ بجميع الوثائق المتعلقة بالسلامة والامتثال في قاعدة معرفية واحدة رقمية يسهل الوصول إليها.

يمكن أن تتضمن قائمة التحقق الخاصة بالسلامة والامتثال على متن الطائرة ما يلي:

• توفر جميع بروتوكولات الأمان والوثائق الخاصة بك في قاعدة معرفية عبر الإنترنت
• امتلاك طريقة رقمية لنشر التحديثات لجميع الموظفين ، مع التتبع للتأكد من أن كل شخص قد رآها
• احصل على مجموعة من وثائق السلامة (مثل نماذج الإبلاغ عن الحوادث) متوفرة على الفور وعبر الإنترنت ، ليتم تقديمها عبر الإنترنت بنقرة زر واحدة

5. تأكد من الحصول على (وإعطاء) التغذية المرتدة

من لا يحب التعليقات؟ نود جميعًا أن نعرف متى نفعل شيئًا صحيحًا ، وهذا ينطبق على كلا جانبي سوق العمل الموسمي.

الموظفون ، وخاصة الموظفين الموسميين الذين يتم جلبهم إلى الشركة في أكثر أوقات السنة جنونًا ، يريدون الثناء والتقدير. بالنسبة لك كممثل للشركة ، فأنت تريد التأكد من قيامهم بعملهم بأفضل ما لديهم. في كلتا الحالتين ، تعتبر التعليقات ضرورية للغاية لإبقاء كلا الجانبين سعيدًا ، بالإضافة إلى موظف متحمس ومنتج.

التعليقات هي وحش مخادع في أفضل الأوقات ، وأفضل مكان لبدء تنفيذ ثقافة التغذية الراجعة هو مباشرة من بداية إعداد موظفك.

يمكن أن يؤدي وجود حل رقمي عن بُعد إلى جعل عملية تقديم الملاحظات وتلقيها أكثر بساطة ، على سبيل المثال:

• جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات ، وفهم شعور موظفيك بشأن عملية الإعداد والاستجابة لها ، وتحليل المعلومات المقدمة ثم استخدامها لاتخاذ المزيد من قرارات إعداد الموظفين.
• مطالبة موظفيك الموسميين بتعليقات منتظمة ، للسماح لهم بمشاركة آرائهم (والتي تعتبر ذات قيمة خاصة لأن هؤلاء الموظفين لديهم نظرة جديدة على عملك). يمكنك استخدام مربع اقتراح مجهول عبر الإنترنت للقيام بذلك.
• تأكد من أنك تتصرف وفقًا للتعليقات الواردة ، إذا كانت مشروعة. أظهر أنك أخذت اقتراحاتهم وتفهمك وقم بإجراء التغييرات بأفضل ما لديك. يمكنك بعد ذلك تحديث باقي أعضاء الفريق رقميًا بشأن هذه التغييرات ، وبالتالي تعزيز ثقافة التغذية الراجعة!

6. ضع جدولاً زمنيًا واضحًا ومبسطًا

جدولة الموظفين صعبة في أفضل الأوقات ، خاصة عندما تضخم مجموعة جديدة من الموظفين الموسميين صفوف نظام الجدولة المعتاد لديك!

سيكون الأمر أكثر صعوبة إذا كنت تعتمد على جداول القلم والورق اليدوية ، مما سيؤدي إلى تأخيرات وأخطاء لا حصر لها (مرحبًا ، أنت بشر فقط!) وكذلك يجب إعادة بنائها عن غير قصد مرارًا وتكرارًا مع تغير الأشياء في الوقت الفعلي . هذا يعني أنه يجب تحديث كل ورقة Excel بشكل شبه مستمر حيث تتغير قدرة فريق العمل لديك ، ناهيك عن الاستياء من كل عضو في الفريق مع كل تحديث جديد!

ولكن ... إذا قمت بتفويض جدولة موظفك رقميًا إلى حل عبر الإنترنت ، فسيكون الموظفون قادرين على تحديث مدى توفرهم وعدم توفرهم ، حتى تتمكن من حل مشاكلهم ، وسيتمكنون حتى من المطالبة بإلغاء أو تبديل وردية مع موظف آخر ، كل ذلك دون الحاجة إلى أن تكون جزءًا من العملية.

يعمل الجدول الزمني الواضح على إحداث العجائب لكل من الموظفين والإدارة ، بما في ذلك -

• قوالب بنقرة واحدة ، وإجراءات سريعة وغير ذلك ، للسماح لك بتبسيط مهام المناوبة لكل موظف ، مما يعني عدم وجود المزيد من الحجوزات المزدوجة أو عدم الحضور! الجميع متحيزون في كل وقت.
• دفع الإخطارات لإبقاء موظفيك على اطلاع في كل مرة يتم فيها تعيينهم أو إزالتهم من المناوبة ، أو يتوفر وردية جديدة لهم للمطالبة بها!
• في حالة تعارض المواعيد أو حالات الطوارئ المفاجئة ، يمكن للموظفين التواصل معك عبر ميزة الدردشة في الجدولة ، مما يتيح لك حل أي مشكلة بسهولة (وحتى العثور على بديل بسرعة ، وذلك بفضل إدراج الموظفين الآخرين لتوافرهم!)

7. نموذج الإمكانات المهنية

بمجرد أن تبذل قصارى جهدك لإكمال تأهيل موظفك ، قد تجد أن هناك بعض الميزات الحقيقية ، والتي يمكنك رؤيتها تستمر مع شركتك في المستقبل.

لذلك من المهم أكثر من أي وقت مضى أن تجعل موظفيك يفهمون أن لديهم القدرة على الاستمرار مع شركتنا على المدى الطويل ، وحتى البدء في تدريبهم على مناصب جديدة. تتضمن بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تشجيع الموظفين الموسميين على التطلع نحو المدى الطويل ما يلي:

• الإعلان عن فرص عمل جديدة عبر قاعدة المعرفة عبر الإنترنت ، بالإضافة إلى جعل التطبيقات الداخلية عملية مبسطة
• توفير مجموعة من أدوات إدارة المعرفة في مكتبتك عبر الإنترنت ، مما يسمح للموظفين بقراءة المزيد عن فرص العمل ، بالإضافة إلى قاعدة معرفية تتعلق بالاحتياجات والقدرات المهنية للأدوار المحددة
• دليل دردشة 1: 1 للسماح للموظفين بالتواصل مع الموظفين الآخرين فيما يتعلق بالتوظيف أو الأدوار الوظيفية أو غير ذلك.

الخلاصة: Connecteam - الحل المتكامل لتدريب الموظفين والاحتفاظ بهم

إن تأهيل الموظفين وتدريبهم ليس بالأمر السهل أبدًا ، ولا سيما عندما يكون هناك العديد من الأولويات الأخرى التي يجب الاهتمام بها (التوظيف! الاستعداد للموسم المزدحم! COVID!).

ومع ذلك ، احصل على تدريب موظفيك بشكل صحيح ، ويمكنك التفكير في الاحتفاظ بالعديد من الموظفين الموسميين على المدى الطويل. إذا فهمت الأمر بشكل خاطئ ، فقد تضطر إلى البدء في البحث عن المزيد من الموظفين الموسميين عاجلاً وليس آجلاً.

لا يجب أن يكون تدريب الموظفين مهمة شاقة: يمكنك بسهولة تفويضها لعملية إعداد عن بُعد ، وذلك بفضل تطبيق تدريب الموظفين الفعال وسهل الاستخدام والنشر: Connecteam.

لأكثر من 20000 شركة في جميع أنحاء العالم ، ساعدت Connecteam الشركات مع القوى العاملة المتنقلة فيما يتعلق باحتياجات أعمالهم ، بما في ذلك التحاقهم عن بعد والاحتفاظ بهم وتوسيع نطاقهم عامًا بعد عام. بصفتك شركة ، يمكنك التواصل بشكل فعال مع موظفيك الموسميين ، وإنشاء جداول زمنية حول احتياجاتهم بسهولة وتزويدهم بجميع المعلومات التي يحتاجون إلى معرفتها ، في بضع نقرات فقط.

احصل على الموسم الأكثر ازدحامًا وطاقم العمل الموسمي لبدء البداية الصحيحة مع Connecteam: احجز عرضًا تجريبيًا مجانيًا للمنتج لترى كيف يمكن لـ Connecteam أن يجعل موسمك المزدحم هو الأكثر ازدحامًا وأفضل ما كان عليه على الإطلاق.