Как быстро адаптировать и обучить сезонных сотрудников к курортному сезону 2023 года

Сезон отпусков 2023 года будет самым сложным из-за конкуренции за сезонных рабочих в условиях «Великой отставки».

Поскольку в большинстве компаний критически недоукомплектованы кадры, адаптация сотрудников с самого начала является еще более важной, чем когда-либо… как в том смысле, что это может помочь правильно начать праздничный сезон, так и в том, что это может означать некоторые из ваши сезонные сотрудники остаются надолго.

Вот ваше окончательное руководство по обучению и адаптации сотрудников для действительно праздничного (и хорошо укомплектованного) праздничного сезона!

Адаптация сотрудников: действительно ли ваши сотрудники на борту?

Когда дело доходит до адаптации сотрудников, вам нужно спросить себя, действительно ли они «на борту». Конечно, каждый сотрудник может отмечать пункты в контрольном списке при приеме на работу, но как вы действительно можете сказать, что они приняли культуру и ценности вашей компании близко к сердцу и продолжают демонстрировать их изо дня в день?

Любое обучение сотрудников, которое проходят ваши сезонные сотрудники, отражает внутреннее напряжение: они нужны вам, а им нужна эта работа, но в воздухе висит невысказанный вопрос: сколько времени и сил вы собираетесь инвестировать в их обучение? Адаптация сотрудников обходится недешево, и эта стоимость увеличивается с каждым новым временным наймом. Добавьте к этим дополнительным стимулам для сезонного найма, и вы обнаружите, что вкладываете значительные средства в наймы, которые не попадают под сокращение.

В связи с этим возникает вопрос: насколько эффективен ваш нынешний процесс адаптации сотрудников и дает ли он как сотрудникам, так и их руководителям необходимые знания и положительный опыт?

Обеспечивает ли ваша текущая подготовка сотрудников необходимые профессиональные знания, но при этом поддерживает их мотивацию и продуктивность? Если есть хоть тень сомнения, возможно, вашу текущую программу обучения сотрудников необходимо изменить.

Сотрудник на всю жизнь, а не только на праздники

Сезонные сотрудники, а также их менеджеры, как правило, хотят сохранить хорошее дело, если оно устраивает обе стороны.

Сезонная занятость может быть генеральной репетицией для более постоянной работы, и поэтому любой сотрудник, который проходит адаптацию, должен учитывать:

• Как заставить сезонных сотрудников чувствовать связь — со своим рабочим местом и со своими коллегами, как постоянными, так и временными сотрудниками
• Как мотивировать сезонных сотрудников потенциально рассматривать возможность остаться на постоянную должность
• Как вознаграждать и ценить сезонных работников, которые могут одновременно ориентироваться в большом количестве новой информации, людей и окружающей среды!

В то время как у некоторых предприятий может возникнуть соблазн заманить сезонных сотрудников с помощью финансовых стимулов, это заходит далеко не так далеко, как сохранение внушительных временных наймов на долгосрочную перспективу.

И именно здесь надежная программа адаптации сотрудников заполняет пробелы.

Ваше комплексное решение для адаптации сотрудников: Connecteam

Поскольку ваши новые сезонные сотрудники обычно приходят в вашу организацию как раз в разгар праздничного сезона, они могут первыми почувствовать давление, а также растерянность, оказавшись в совершенно новой среде. Этот период обучения сотрудников имеет решающее значение для обеспечения того, чтобы они чувствовали поддержку, были счастливы и заинтересованы, и могли выполнять свою работу в меру своих возможностей.

Тем не менее, менеджеры по всем направлениям часто просто не имеют времени (особенно не во время курортного сезона!), чтобы дать новым сотрудникам — особенно тем, которые могут не работать в долгосрочной перспективе — самоотверженность и, ну, в общем, глубокое, заботливое и поддерживающее обучение сотрудников, которое действительно необходимо.

Лучший совет по адаптации, который мы можем вам дать: вам нужна внешняя поддержка. Connecteam — это приложение «все в одном», предназначенное исключительно для руководителей, желающих поддерживать и обучать сотрудников даже в случае высокой текучести кадров.

Connecteam — это наилучший способ — от углубленной интерактивной самостоятельной адаптации сотрудников (через курсы и формы приложения) до ряда инструментов межорганизационной коммуникации (например, приватных чатов один на один и обновлений для всех сотрудников). чтобы все необходимое для обучения ваших сотрудников было начато наилучшим образом: стандартизировано каждый раз, независимо от того, кто, когда и в какой отдел присоединяется.

Но об этом позже: все это вызывает вопрос: какие конкретные шаги вы можете предпринять, чтобы обучение ваших сотрудников прошло без сучка и задоринки и было по-настоящему эффективным?

Как это. Вот наш краткий контрольный список адаптации сотрудников:

1. Оцифруйте адаптацию вашего сотрудника

Это не только более эффективный способ убедиться, что каждый новый сотрудник находится на одной странице (будь то сезонный, полный или неполный рабочий день или даже работает по гибкому графику), но переход на цифровые технологии значительно снижает ваши административные расходы и потенциал. за человеческую ошибку.

Вот лишь некоторые из способов, с помощью которых оцифровка обучения сотрудников может сократить ваши административные задачи:

• Заполнение всей личной информации (например, контактная информация, экстренные контакты, информация об аллергии, налоговые формы и т. д.)
• Автоматизируйте процесс и управление любым запросом на отсутствие, обменом сменами и т. д.
• Легко быть в курсе изменений личных данных работодателя, таких как изменение адреса, контактов и т. д.

Когда дело доходит до адаптации вашего сотрудника, весь процесс может даже управляться сотрудниками самостоятельно, независимо от того, мобильны ли они, на ходу, в разных местах или где-либо за рабочим столом: использование приложения для обучения сотрудников означает ваши сотрудники могут самостоятельно выполнять такие задачи и процессы, как:

• Чтение официального, персонализированного письма, приветствующего их в компании
• Просмотр и работа с персонализированным контрольным списком адаптации
• Заполнение личных данных (как описано выше)
• Подписание соглашения о конфиденциальности
• Завершение проверки судимости
• Отправка копии своего удостоверения личности или любых других необходимых документов или изображений
• Прохождение важных тренингов по политике, таких как здоровье и безопасность, предотвращение сексуальных домогательств и так далее.
• Вход и выход для их униформы, оборудования, значков и всего, что необходимо контролировать.

…тогда вы как работодатель можете получать регулярные уведомления о завершении определенных действий или элементов или даже экспортировать все текущие процессы адаптации сотрудников в централизованный отчет, чтобы вы могли быстро отслеживать всех и все.

2. Быстрое обучение сотрудников, никаких компромиссов

Самый быстрый способ истощить и демотивировать вашего сотрудника — заставить его пройти «неправильное» обучение сотрудников. То есть подход в более школьном стиле, когда сотрудники должны проводить драгоценное время, сидя, активно слушая и, вероятно, делая заметки, вместо того, чтобы испытывать вещи на себе и руководить своей собственной удаленной адаптацией.

Предоставление обучения сотрудников буквально в их руки через их смартфон превращает обучение сотрудников в гораздо более увлекательный и интерактивный опыт, не говоря уже о более эффективном способе передачи всей необходимой информации, которая им может понадобиться. Информация не только доступна в любое время, но и дает сотрудникам чувство сопричастности и позволяет им двигаться в своем собственном темпе.

Проектирование удаленной адаптации сотрудников может включать:

• Ряд интерактивных курсов и викторин, основанных на информации, которую они получили из других источников.
• Многоформатный способ предоставления учебных материалов, включая видео, ссылки, PDF-файлы, что делает все гораздо более увлекательным и увлекательным, не говоря уже о том, что подходит для всех типов учащихся!
• Вы, как менеджер, можете иметь 360-градусный обзор всего прогресса и производительности всего процесса удаленной адаптации.

3. Держите сотрудников вовлеченными, связанными и общительными

Ваши сезонные сотрудники, скорее всего, попадают в среду, в которой их окружают более опытные члены команды (не говоря уже о различных типах смен, местах или даже отдаленных или изолированных средах, недоступных для любого опытного сотрудника). , и поначалу может показаться, что вы немного исключены или отключены. Тот факт, что розничная торговля уже является отраслью с одним из самых высоких показателей текучести кадров в среднем на уровне 13%, еще раз показывает, что ваши сотрудники должны чувствовать поддержку и участие с самого начала.

Даже если обе стороны знают, что это временное решение, не секрет, что мотивированные и счастливые сотрудники работают лучше (не говоря уже о том, что они могут в конечном итоге работать в компании в долгосрочной перспективе).

Итак, с учетом всего сказанного, как правильно вести дела со своими сезонными работниками, помогая им как в обучении сотрудников, так и в том, чтобы они чувствовали себя тепло принятыми, независимо от того, где они работают?

Короткий ответ заключается в том, чтобы ваша удаленная адаптация на каждом этапе была тщательно пропитана культурой вашей компании и имела доступ к приложению для общения сотрудников.

Более длинный ответ — создать контрольный список для адаптации совершенно другого типа, отражающий культуру вашей компании, который может включать:

• Объявления о новых сотрудниках, приветствующие каждого новичка в компании
• Общественное признание или празднование, когда сотрудник делает все возможное
• Отправка вознаграждений — в цифровом или автономном режиме
• Предоставление сотрудникам легкодоступного каталога, позволяющего им легко и просто общаться с другими сотрудниками, а также с руководством.
• Создавайте различные «каналы», такие как определенные группы чата или встречи, чтобы обеспечить более простое и прямое общение, например, канал только для обновлений смены или обмена, или канал, только связанный с безопасностью COVID.

4. Обеспечьте безопасность сотрудников и соблюдение требований

Особенно в наше время никто — ни руководство, ни сезонный или постоянный персонал — не воспринимают безопасность и соответствие нормам как должное. Пандемия COVID-19 сделала еще более важным оставаться в курсе последних событий и поддерживать почти постоянную связь с персоналом, чтобы получать обзор последних правил… не говоря уже о том, чтобы знать, кто готов работать, а кто нет. .

И, помимо COVID, все сотрудники должны знать и чувствовать, что они находятся в безопасном месте для работы, однако для сезонных сотрудников понимание всех потенциальных опасностей на рабочем месте и протоколов безопасности, вероятно, займет больше времени, чем для долгосрочных сотрудников. Обеспечение безопасности и соответствия требованиям сотрудников служит обеим сторонам, поскольку ваш бизнес также должен защищать себя от возможных судебных исков.

Тем не менее, со всеми дополнительными стрессами и увеличением активности во время праздничного сезона, как вы, как компания, обеспечиваете безопасность и соблюдение требований сезонного персонала?

Ответ? Хранение всей документации, связанной с безопасностью и соответствием требованиям, в одной цифровой и легкодоступной базе знаний.

Ваш контрольный список безопасности и соответствия требованиям может включать:

• Наличие всех ваших протоколов безопасности и документации в онлайн-базе знаний
• Наличие цифрового способа публиковать обновления для всех сотрудников с отслеживанием, чтобы убедиться, что каждый человек их видел
• Имейте ряд документации по безопасности (например, формы отчетов об инцидентах), доступных мгновенно и в Интернете, чтобы отправить их онлайн одним нажатием кнопки.

5. Обязательно получайте (и оставляйте) отзывы

Кто не любит обратную связь? Нам всем нравится знать, когда мы делаем что-то правильно, и это касается обеих сторон рынка сезонной занятости.

Сотрудники, особенно сезонные сотрудники, которых приводят в компанию в самое лихорадочное время года, хотят, чтобы их хвалили и признавали. Для вас, как представителя компании, вы хотите убедиться, что они делают свою работу в меру своих возможностей. В обоих случаях обратная связь абсолютно необходима для того, чтобы обе стороны остались довольны, а также для мотивированного и продуктивного сотрудника.

Обратная связь — это хитрый зверь в лучшие времена, и лучше всего начинать внедрять культуру обратной связи с самого начала адаптации вашего сотрудника.

Наличие цифрового решения для удаленной адаптации может значительно упростить процесс отправки и получения отзывов, например:

• Сбор как можно большего количества информации, понимание того, как ваши сотрудники относятся к процессу адаптации и реагируют на него, анализ представленной информации, а затем использование ее для принятия дальнейших решений по адаптации сотрудников.
• Регулярно запрашивайте у сезонных сотрудников отзывы, чтобы они могли поделиться своим мнением (что особенно ценно, поскольку у этих сотрудников свежий взгляд на ваш бизнес). Для этого вы можете использовать анонимный онлайн-ящик для предложений.
• Убедитесь, что вы действуете в соответствии с полученными отзывами, если они законны. Продемонстрируйте, что вы приняли их предложения и понимание, и внесите изменения в меру своих возможностей. Затем вы можете в цифровом виде информировать остальную команду об этих изменениях, тем самым способствуя культуре обратной связи!

6. Установите четкий и оптимизированный график

Планирование сотрудников и в лучшие времена является сложной задачей, особенно когда новая группа сезонных сотрудников пополняет ряды вашей обычной системы планирования!

Это еще сложнее, если вы полагаетесь на ручные расписания на бумаге, что приведет к задержкам, бесчисленным ошибкам (эй, вы же всего лишь человек!), а также к непреднамеренному повторению снова и снова, поскольку все меняется в режиме реального времени. . Это означает, что каждый лист Excel должен будет обновляться почти постоянно по мере изменения способностей вашего персонала, не говоря уже о том, чтобы возмущаться каждому члену команды с каждым новым обновлением!

Но… если вы в цифровой форме делегируете расписание своих сотрудников онлайн-решению, сотрудники смогут обновлять свою собственную доступность и недоступность, чтобы вы могли обойти их, и даже смогут требовать отмены или обмена сменой с другим сотрудником. , и все это без вашего участия в процессе.

Четкий график творит чудеса как для сотрудников, так и для руководства, в том числе:

• Шаблоны одним щелчком мыши, быстрые действия и многое другое, чтобы вы могли оптимизировать назначения каждого сотрудника на смену, а это означает, что больше не будет двойных заказов или неявок! Все выровнены, все время.
• Push-уведомления, чтобы информировать ваших сотрудников каждый раз, когда они назначаются или удаляются со смены, или когда им доступна новая смена!
• В случае конфликтов в расписании или внезапных чрезвычайных ситуаций сотрудники могут общаться с вами через функцию чата расписания, что позволяет вам легко решить любую проблему (и даже быстро найти замену, благодаря тому, что другие сотрудники сообщают о своей доступности!)

7. Смоделируйте карьерный потенциал

После того, как вы приложите все усилия для завершения адаптации вашего сотрудника, вы можете обнаружить, что есть несколько действительно выдающихся людей, которых вы могли бы видеть в вашей компании в будущем.

Поэтому как никогда важно, чтобы ваши сотрудники поняли, что у них есть потенциал продолжать работать в нашей компании в течение длительного времени, и даже начать обучать их новым ролям. Вот несколько способов, которыми вы могли бы побудить сезонный персонал смотреть в будущее:

• Реклама новых вакансий через онлайн-базу знаний, а также оптимизация внутренних приложений.
• Предоставьте ряд инструментов управления знаниями в своей онлайн-библиотеке, что позволит сотрудникам больше узнать о вакансиях, а также базу знаний о профессиональных потребностях и возможностях конкретных ролей.
• Каталог чата 1: 1, позволяющий сотрудникам общаться с другими сотрудниками по вопросам найма, должностных ролей или иным образом.

Итог: Connecteam — универсальное решение для обучения и удержания сотрудников

Адаптация и обучение сотрудников никогда не бывают легкими, особенно когда есть так много других приоритетов, о которых нужно позаботиться (наем! Подготовка к напряженному сезону! COVID!).

Тем не менее, правильно обучите своих сотрудников, и вы можете рассчитывать на сохранение нескольких сезонных сотрудников на длительный срок. Если вы сделаете это неправильно, вам, возможно, придется начать искать больше сезонных сотрудников раньше, чем позже.

Обучение сотрудников не должно быть трудоемкой задачей: вы можете легко делегировать ее удаленному процессу адаптации благодаря эффективному, простому в использовании и развертыванию приложению для обучения сотрудников: Connecteam.

Для более чем 20 000 компаний по всему миру Connecteam помог компаниям с мобильными сотрудниками удовлетворить их бизнес-потребности, включая удаленную адаптацию, удержание и масштабирование, из года в год. Вы, как бизнес, можете эффективно общаться со своим сезонным персоналом, легко создавать графики с учетом их потребностей и предоставлять им всю необходимую информацию всего за несколько кликов.

Подготовьте свой самый загруженный сезон и сезонный персонал к правильному началу с Connecteam: закажите бесплатную демонстрацию продукта, чтобы узнать, как Connecteam может сделать ваш загруженный сезон самым загруженным и лучшим, каким он когда-либо был.