I vantaggi della messaggistica istantanea per la tua azienda

Ti sembra mai che la tua attività si muova alla velocità della luce? Non sei solo tu. Abbiamo tutti a che fare con tonnellate di informazioni ogni giorno e la velocità con cui possiamo ottenere i dati di cui abbiamo bisogno ha un grande impatto sul successo aziendale.

Allo stesso tempo, il business può ora estendersi su lunghe distanze. Molte organizzazioni hanno appaltatori e dipendenti remoti da tutto il mondo.

Per molti di noi sono finiti i giorni in cui si andava alla scrivania di un collega per ottenere un fascicolo o si poteva aspettare due giorni per i numeri di vendita.

Entra nella messaggistica istantanea aziendale.

La messaggistica istantanea esiste dal 1971, quando fu creata per i computer del governo degli Stati Uniti. Ha permesso alle persone di scambiarsi messaggi di testo digitali in tempo reale.

Oggi è uno strumento potente che può trasformare il modo in cui funziona la tua organizzazione consentendoti di inviare non solo messaggi, ma anche file, aggiornamenti di stato, collegamenti e menzioni.

Diamo un'occhiata al motivo per cui potresti prendere in considerazione la messaggistica istantanea per le aziende, quali vantaggi offre e come puoi utilizzarla con successo.

Quali sono i vantaggi della messaggistica istantanea per la tua azienda?

La messaggistica istantanea può essere utilizzata per rimanere in contatto con il tuo team e persino con i tuoi clienti, sia che si trovino sul campo o alla scrivania accanto. Ecco alcuni modi in cui puoi usarlo:

• Comunicare con i clienti e offrire servizi o supporto tecnico
• Invio di promemoria a clienti e membri del team su riunioni o appuntamenti
• Collaborare ai progetti inviando file e aggiornamenti in tempo reale, particolarmente utile se il tuo team non è tutto in un unico posto
• Interrogare i membri del team o chiedere loro idee o opinioni
• Fare il check-in con i dipendenti, compresi i lavoratori senza scrivania, per vedere come stanno e se hanno bisogno di supporto nel loro lavoro

Allora perché vorresti usare la messaggistica istantanea invece della posta elettronica o un'altra opzione? Questa tecnologia offre grandi vantaggi a te e ai tuoi dipendenti.

La messaggistica istantanea è flessibile

La tecnologia odierna ti consente di lasciare memo vocali, inviare file o inviare testo semplice. I messaggi possono essere letti istantaneamente o quando un lavoratore ha un minuto libero. Ad esempio, se un dipendente si prende cura di un cliente o si trova fuori dalla portata di un ripetitore di telefoni cellulari, può accedere facilmente ai propri messaggi e rispondere quando è di nuovo disponibile.

La messaggistica istantanea può sostituire la posta elettronica e altre forme di comunicazione. I dipendenti non hanno bisogno di guardare una casella di posta o controllare una piattaforma: i messaggi spesso vengono visualizzati in primo piano su uno schermo. È possibile accedervi da quasi tutti i dispositivi mobili o computer con una connessione Internet.

La messaggistica istantanea garantisce la connettività per i lavoratori remoti e ibridi

Se hai lavoratori senza scrivania, lavoratori remoti o solo lavoratori che a volte escono a pranzo o si recano in un altro ufficio aziendale, la messaggistica istantanea ti consente di rimanere in contatto. Puoi sempre raggiungere i dipendenti quando ne hai bisogno e, con una soluzione di chat per dipendenti come Connecteam, puoi persino verificare che abbiano ricevuto e letto il tuo messaggio.

La messaggistica istantanea tiene tutti aggiornati

A volte, devi fare perno. Forse un cliente ha annullato un grande progetto o la leadership ha deciso di prendere una nuova direzione con un dipartimento. Non preoccuparti: la messaggistica istantanea ti consentirà di comunicare aggiornamenti importanti a tutti coloro che sono interessati, inviando notifiche push a singoli o persino a interi team contemporaneamente. Hai persino una traccia digitale di chi hai contattato, quindi nessuno è escluso.

La messaggistica istantanea può proteggere il tuo team

Supponiamo che tu gestisca una squadra di lavoratori dei servizi pubblici e ti venga a sapere che si sta avvicinando una grande tempesta. Se alcuni membri della tua squadra sono sul campo, puoi utilizzare la messaggistica istantanea per inviare un messaggio direttamente ai loro telefoni, avvertendoli di arrivare a sicurezza. La messaggistica istantanea può quindi essere una parte importante del tuo piano di salute e sicurezza quando il tempo è spesso essenziale.

La messaggistica istantanea ti fa risparmiare tempo

Vuoi che i clienti siano in grado di contattarti in modo da poter risolvere rapidamente i problemi? Hai una domanda veloce per un collega, ma non vuoi essere coinvolto in una discussione più lunga? Con la messaggistica istantanea, non devi aprire un'e-mail, andare alla scrivania di qualcuno o riprodurre il tag del telefono. Con pochi passaggi dello schermo e poche parole, puoi ottenere le risposte di cui hai bisogno per portare a termine le attività.

La messaggistica istantanea ti rende più produttivo

Immagina di avere un intero server di informazioni in tasca. Con un dispositivo mobile e una buona piattaforma di messaggistica istantanea, questo è esattamente ciò di cui possono godere i tuoi dipendenti. Il tuo team può condividere facilmente file, immagini, liste di controllo, video e quasi tutto ciò di cui ha bisogno per un lavoro, direttamente da un telefono cellulare.

Puoi anche fare di più in piccoli frammenti di tempo con la messaggistica istantanea. Non importa dove ti trovi, o qualunque sia l'ora, puoi dedicare qualche minuto a rispondere alle domande dei clienti o a fare il passo successivo in un progetto: il tuo posto di lavoro è proprio lì nel tuo telefono.

La messaggistica istantanea può migliorare la fiducia del team e la qualità della tua comunicazione

La ricerca lo dimostra. Uno studio della City University di Hong Kong condotto da Carol Xiaojuan Ou e Robert M. Davison ha intervistato 253 dipendenti, concludendo che i vantaggi della messaggistica istantanea superano gli svantaggi. In particolare, lo studio ha scoperto che la messaggistica istantanea imita la comunicazione di persona (in parte perché è in tempo reale) e questo aiuta a creare fiducia e migliora la qualità della comunicazione.

La messaggistica istantanea può rendere la tua azienda più inclusiva

I telefoni e le app di messaggistica istantanea dispongono di straordinarie funzioni di accessibilità, dal riconoscimento vocale alla possibilità di ingrandire o aumentare la luminosità e il suono dello schermo. Per chiunque viva con disabilità visive o uditive, queste funzionalità possono rendere i messaggi istantanei più facili da leggere rispetto ai documenti cartacei o ad altre forme di comunicazione. E per dipendenti e clienti neurodiversi, usare la messaggistica istantanea può essere meno intimidatorio che parlare di persona o al telefono.

La messaggistica istantanea può aiutarti a costruire la tua cultura aziendale

La messaggistica istantanea non è solo utile per portare a termine il lavoro. Può anche aiutare a consolidare la cultura aziendale. Vuoi inviare un messaggio di compleanno a un membro del team? Puoi farlo con un meme (e un collegamento a una carta regalo) tramite messaggistica istantanea. Hai bisogno di fare il check-in su un collega con molto nel piatto? Un rapido messaggio istantaneo lo fa. La messaggistica istantanea non è eccezionale solo per il business. Può essere utile anche per la coesione e il morale della squadra.

La messaggistica istantanea può migliorare i tuoi profitti

Circa il 73% dei clienti preferisce la chat dal vivo quando comunica con le aziende e i clienti che utilizzano la chat dal vivo spendono il 60% in più rispetto a quelli che non lo fanno. Per i clienti, la chat può essere un'interessante alternativa all'attesa prolungata al telefono.

Con la messaggistica istantanea, la chat dal vivo può andare direttamente sui telefoni dei tuoi dipendenti, in modo che possano rispondere ai clienti in tempo reale. Questo può aiutarti a concludere più vendite e migliorare la soddisfazione e la fiducia dei clienti. Quando i clienti possono raggiungere il tuo team in modo semplice e istantaneo, promuove anche la tua attività come organizzazione schietta e trasparente. Dopotutto, i clienti non vengono passati da un reparto all'altro al telefono o in attesa di una risposta via e-mail.

La messaggistica istantanea può migliorare la creatività del team

Poiché è così flessibile, la messaggistica istantanea può essere un modo per incoraggiare l'innovazione e la creatività nella tua organizzazione. Diciamo che ti imbatti in un problema su un progetto. Con IM, puoi creare una chat di gruppo o persino inviare un messaggio a tutta l'azienda, chiedendo idee. In tempo reale, i lavoratori possono esprimere le loro opinioni e il tuo team può esaminare il registro della chat per acquisire le migliori soluzioni. In questo modo, la messaggistica istantanea può fungere facilmente da sessione di brainstorming o lavagna mobile.

Anche la natura casuale della comunicazione IM può essere d'aiuto. A differenza di un rapporto formale o di una sessione di brainstorming di persona, in cui alle persone viene chiesto di parlare davanti a una stanza, la messaggistica istantanea può essere un modo a bassa pressione per contribuire. I membri del team possono aggiungere rapidamente un frammento di un'idea quando si sentono ispirati. L'informalità può anche rendere più facile per i dipendenti condividere idee che non sono ancora completamente formate. E non sai mai quando la scintilla di una di queste idee è esattamente ciò che stavi cercando.

La messaggistica istantanea ti aiuta a tenere i registri

Hai mai avuto una conversazione di persona e avresti voluto premere il pulsante Riavvolgi per catturare un'idea o rivedere un termine importante? IM mantiene una traccia digitale per te. Sia che tu voglia aggiornare un nuovo membro del team su ciò di cui hai parlato in una riunione o che tu abbia bisogno di un registro delle tue interazioni con un cliente ai fini della conformità, la messaggistica istantanea tiene un registro. Puoi persino salvarlo e caricarlo se necessario.

Quali sono le best practice per la messaggistica istantanea aziendale?

Il semplice download di un'app che promette messaggistica istantanea gratuita per le aziende non è sufficiente. Devi assicurarti di scegliere la tecnologia giusta e quindi usarla correttamente. Ecco come.

• Non esagerare. Se il tuo team utilizza costantemente messaggi istantanei, non può concentrarsi sul proprio lavoro. Peggio ancora, dopo un po', potrebbero iniziare a ignorare i messaggi se ce ne sono troppi. Potrebbero perdere dati cruciali. Prima di premere Invia, chiedi sempre se un messaggio istantaneo deve essere, beh, istantaneo. Questo pezzo di comunicazione funzionerebbe meglio in un'e-mail o combinato con poche altre informazioni in un messaggio in seguito? Risparmia messaggi istantanei per cose urgenti che il tuo team deve sapere in questo momento.
• Usa solo un'opzione tecnologica di messaggistica istantanea aziendale. Se i tuoi dipendenti ricevono messaggi istantanei su tre diverse piattaforme, le cose andranno male. Prova a utilizzare una sola piattaforma del team. L'app di Connecteam ti consente di inviare messaggi istantanei e chattare con il tuo team, ma include anche una potente formazione per aiutarti a utilizzare l'app. Inoltre, l'app ti consente di creare i tuoi materiali didattici per il tuo team, inclusa la formazione video. Include anche l'archiviazione dei documenti, la pianificazione e altre funzionalità. È una soluzione all-in-one per mantenere connessi i tuoi team.
• Stabilisci alcune regole di base sul comportamento accettabile. La messaggistica istantanea può essere casuale, ma ciò che accade nella messaggistica istantanea aziendale dovrebbe comunque essere professionale. Crea e condividi una politica scritta con il tuo team, delineando ciò che è consentito e ciò che non è consentito. Ad esempio, potresti volere una regola "niente parolacce" oppure potresti richiedere che i manager siano inclusi in tutte le chat con i clienti per garantire un'ottima esperienza del cliente.
• Assicurati che le regole di riservatezza online si applichino anche alla messaggistica istantanea. Alcune aziende stabiliscono regole su quali file e informazioni possono e non possono essere condivisi online, per garantire che le informazioni riservate, come le informazioni di contatto dei clienti, siano mantenute al sicuro. Assicurati che ai dipendenti sia chiaro che ciò vale anche per la messaggistica istantanea.
• Allena la tua squadra. Non dare per scontato che tutti coloro che lavorano per te sappiano utilizzare le ultime piattaforme di messaggistica istantanea. Offri sempre formazione durante l'implementazione di una nuova piattaforma di messaggistica istantanea o quando la tua piattaforma è sottoposta a un aggiornamento importante. La formazione significa che tutti hanno una comprensione uguale di come utilizzare la tecnologia. Inoltre, rende il tuo team ancora più efficiente, perché può imparare a utilizzare tutte le funzionalità interessanti e meno conosciute della tua piattaforma. Connecteam ha un centro assistenza che ti guida attraverso l'app Connecteam, oppure puoi utilizzare la formazione Connecteam per creare materiali didattici per aiutare il tuo team a navigare nelle migliori pratiche di messaggistica istantanea.

Ottenere il messaggio sulla messaggistica istantanea

Ecco la grande novità sulla messaggistica istantanea per le aziende: la tecnologia è più integrata che mai. Oggi puoi fare molto di più che inviare messaggi di testo. Puoi anche inviare file, liste di controllo, meme, collegamenti e altro. Usa la messaggistica istantanea per connetterti con clienti e team, migliorando l'efficienza, le vendite e la gestione del tempo. Tutto inizia con pochi tocchi e scorrimenti di uno schermo per catturare tutti i vantaggi della messaggistica istantanea per la tua azienda!