Le migliori app per la produttività di video e chat per il lavoro da casa

Con molti uffici chiusi in tutto il paese per il prossimo futuro, i team si affidano a nuovi canali per la messaggistica online e la chat video per comunicare e collaborare. I dipendenti di aziende come Google, Sony Music e Indeed, ad esempio, non torneranno in ufficio almeno fino al 2021 e alcuni, inclusi quelli di Facebook, Shopify e Zillow, sono stati avvisati che possono lavorare da casa per sempre se scelgono di farlo.

Ma nonostante i membri del team siano distanti tra loro, il lavoro quotidiano deve continuare. Con così tante opzioni di comunicazione virtuale tra cui scegliere, quale piattaforma è quella giusta per la tua piccola impresa? Confronteremo i pro e i contro di cinque dei principali canali per aiutarti ad adattare il tuo stile di lavoro al lavoro a distanza, che si tratti di una soluzione a breve termine o del tuo piano di gioco a lungo termine.

lento

Slack è, in sostanza, una piattaforma di messaggistica online. Rilasciato nel 2013, è diventato uno dei preferiti dai fan tra le aziende tecnologiche e ha rapidamente ampliato la sua portata in settori di ogni tipo.

Pro: l'interfaccia in stile chat semplice e intuitiva di Slack è ottima per ridurre al minimo le caselle di posta sovraccaricate, eliminare i lunghi thread di posta elettronica avanti e indietro e consentire una comunicazione quasi istantanea. Slack ti dà la possibilità di creare chat per l'intera organizzazione o suddividerle in team e progetti specifici, il che è perfetto per mantenere le informazioni su un determinato argomento organizzate in un luogo di facile accesso. Si integra con un sacco di altre app per risparmiare tempo e aumentare la produttività, come Trello per la gestione dei progetti e Hubspot per la ricezione di notifiche CRM.

Contro: mentre le numerose integrazioni di Slack ti daranno molte funzionalità, non puoi apportare personalizzazioni senza una certa esperienza di sviluppo. Ad esempio, non esiste un modo semplice per impostare e inviare un messaggio ricorrente, come ricordare al tuo team di inviare le schede attività ogni venerdì. Inoltre non è una soluzione autonoma; dovrai fare affidamento su altre app per cose come le videoconferenze con persone esterne alla tua organizzazione. Infine, sebbene l'interfaccia della chat sia ottima per un rapido avanti e indietro, significa anche che i vecchi messaggi vengono rapidamente nascosti, il che può rendere difficile la ricerca delle informazioni se è necessario tornarci in seguito.

Ingrandisci

Zoom è in circolazione dal 2011, ma è esploso in popolarità grazie al Covid-19 e all'aumento del lavoro da casa. È un modo senza software per ospitare e partecipare a videoconferenze.

Pro: Zoom eccelle nella facilità d'uso. È veloce da avviare e funzionare e anche un utente alle prime armi può orientarsi nell'interfaccia con pochi problemi. Il piano gratuito ha tutto ciò di cui hai bisogno per ospitare una riunione con un piccolo gruppo, comprese le funzioni di base come la chat e la condivisione dello schermo.

Contro: molte aziende scopriranno rapidamente che le loro esigenze vanno oltre ciò che viene offerto nella versione gratuita dell'app: riunioni limitate a 100 partecipanti e 40 minuti di durata. Quando la tua connessione Internet non è perfetta, potresti riscontrare ritardi video e audio che possono essere frustranti. Sebbene Zoom non richieda un download completo del software, richiede l'installazione di un'estensione del browser o il download di un'app mobile per partecipare alla tua prima riunione.

Google Meet

Nel 2019, Google ha iniziato a eliminare gradualmente Google Hangouts e a sostituirlo con l'approccio ibrido di Google Chat e Google Meet .

Pro: la sicurezza è fondamentale, con tutte le riunioni video crittografate in transito ( Zoom ha riscontrato seri problemi di sicurezza e privacy negli ultimi mesi). Oltre a ospitare riunioni, puoi utilizzare la funzione di trasmissione di Meet per trasmettere in streaming eventi dal vivo a un massimo di 100.000 spettatori, il che è ottimo per cose come keynote e conferenze. Chiunque disponga di un account Google può ospitare e partecipare a conferenze Meet e, a partire da marzo 2020, Google ha reso gratuita l'intera gamma di funzionalità avanzate della piattaforma per chiunque utilizzi G Suite, cosa che già molte organizzazioni stanno già facendo.

Contro: sebbene offra molte funzionalità, la dashboard di Meet non è intuitiva come altre piattaforme. L'utilizzo della funzione Gruppi per dividere i partecipanti in gruppi di lavoro più piccoli, ad esempio, può creare confusione. Il livello più alto della piattaforma raggiunge un massimo di 250 partecipanti alla riunione, il che sarà limitante per alcune organizzazioni più grandi.

Microsoft Team

Teams è la risposta di Microsoft alle videoconferenze professionali, che combina chat, condivisione di file, riunioni video e integrazione di applicazioni.

Pro: se Microsoft Office è il software per il posto di lavoro preferito dalla tua azienda, l'utilizzo di Teams è un gioco da ragazzi per lavorare da casa in modo più fluido. Teams facilita la condivisione e la collaborazione su file come documenti Word, presentazioni PowerPoint e fogli di calcolo Excel. La piattaforma è collegata al tuo calendario, quindi è facile vedere se un collega è disponibile o determinare quando potrebbe avere un momento libero per chattare.

Contro: i team richiedono più tempo per abituarsi rispetto ad altre piattaforme e alcune delle sue limitazioni possono causare lavori ripetuti. Ad esempio, la configurazione della sua integrazione con Outlook significa che alcuni utenti si bloccano nel controllare i messaggi in entrambi i team e nel loro client di posta elettronica. L'impossibilità di spostare i canali di messaggistica tra team diversi significa che potresti avere due canali che trattano lo stesso argomento, il che può generare confusione. È anche progettato principalmente per le persone che lavorano nella stessa azienda: non è facile invitare e controllare le autorizzazioni per gli utenti ospiti come appaltatori indipendenti (cosa abbastanza facile da fare su Slack).

Skype

Rilasciato nel 2003, Skype è il veterano del gruppo. È un canale semplice per chiamate vocali e chat video.

Pro: se la tua esigenza principale è ospitare videochiamate, Skype è il tuo punto di riferimento. Dato che esiste da così tanto tempo, la maggior parte degli utenti di Internet ha familiarità con la piattaforma. Puoi usarlo per chiamare telefoni cellulari ed effettuare chiamate a basso costo all'estero, il che è bello se lavori oltre i confini internazionali. Puoi anche ottenere un numero di telefono Skype locale in un'altra regione e indirizzarlo al tuo cellulare, il che è l'ideale se desideri avere una presenza più locale negli elenchi di ricerca senza destreggiarti tra numeri di telefono diversi tramite il tuo provider di telefonia mobile.

Contro: tutte le chiamate Skype sono limitate a 50 partecipanti, il che lo escluderà per molte organizzazioni più grandi. Ha anche notevolmente più aggiornamenti software rispetto ad altre piattaforme, il che può rallentarti quando stai solo cercando di aprire l'app ed effettuare una chiamata veloce. Skype funziona meglio con una forte connessione Wi-Fi; non è eccezionale e può essere addirittura inutilizzabile se si dispone solo di un servizio cellulare limitato.

Alla fine della giornata, il giusto programma di messaggistica online per aiutare i tuoi dipendenti a lavorare da casa dipenderà dalle dimensioni della tua azienda, dalle esigenze di conferenza e dalla natura della tua attività. Per fortuna, tutte le piattaforme menzionate qui hanno un livello gratuito o un periodo di prova in modo da poter testare le acque e vedere cosa funziona meglio per te prima di prendere un impegno.