Os melhores aplicativos de produtividade de vídeo e bate-papo para trabalhar em casa

Com muitos escritórios fechados em todo o país no futuro próximo, as equipes estão contando com novos canais de mensagens online e bate-papo por vídeo para se comunicar e colaborar. Funcionários de empresas como Google, Sony Music e Indeed, por exemplo, não voltarão ao escritório até pelo menos 2021, e alguns, incluindo os do Facebook, Shopify e Zillow, foram avisados ​​de que podem trabalhar em casa para sempre se eles escolhem.

Mas, apesar de os membros da equipe estarem distantes, o trabalho do dia-a-dia deve continuar. Com tantas opções de comunicação virtual para escolher, qual plataforma é a certa para sua pequena empresa? Compararemos os prós e os contras de cinco dos principais canais para ajudá-lo a ajustar seu estilo de trabalho para o trabalho remoto, seja uma solução de curto prazo ou seu plano de jogo de longo prazo.

Folga

O Slack é, em sua essência, uma plataforma de mensagens online. Lançado em 2013, tornou-se o favorito dos fãs entre as empresas de tecnologia e rapidamente expandiu seu alcance para indústrias de todos os tipos.

Prós: a interface fácil e intuitiva no estilo de bate-papo do Slack é ótima para minimizar caixas de entrada sobrecarregadas, eliminar longas conversas de e-mail e permitir comunicação quase instantânea. O Slack permite criar chats para toda a organização ou dividi-los por equipes e projetos específicos, o que é perfeito para manter as informações sobre um determinado tópico organizadas em um local de fácil acesso. Ele se integra a vários outros aplicativos para economizar tempo e aumentar a produtividade, como Trello para gerenciamento de projetos e Hubspot para receber notificações de CRM.

Contras: Embora as inúmeras integrações do Slack ofereçam muitas funcionalidades, você não pode fazer personalizações sem algum conhecimento de desenvolvimento. Por exemplo, não há uma maneira fácil de configurar e enviar uma mensagem recorrente, como lembrar sua equipe de enviar suas planilhas de horas toda sexta-feira. Também não é uma solução independente; você precisará confiar em outros aplicativos para coisas como videoconferência com pessoas de fora da sua organização. Por fim, embora a interface de bate-papo seja ótima para troca rápida de mensagens, também significa que mensagens antigas são rapidamente enterradas, o que pode dificultar a localização de informações se você precisar voltar a elas mais tarde.

Ampliação

O Zoom existe desde 2011, mas explodiu em popularidade graças ao Covid-19 e ao aumento do trabalho em casa. É uma maneira sem software de hospedar e participar de videoconferências.

Prós: O Zoom se destaca pela facilidade de uso. É rápido para começar a funcionar e até mesmo um usuário iniciante pode encontrar o caminho pela interface com poucos problemas. O plano gratuito tem tudo o que você precisa para organizar uma reunião com um pequeno grupo, incluindo funções básicas como bate-papo e compartilhamento de tela.

Contras: Muitas empresas descobrirão rapidamente que suas necessidades vão além do que é oferecido na versão gratuita do aplicativo – reuniões limitadas a 100 participantes e 40 minutos de duração. Quando sua conexão com a Internet não é perfeita, você pode experimentar atrasos de vídeo e áudio que podem ser frustrantes. Embora o Zoom não exija um download completo de software, ele requer a instalação de uma extensão do navegador ou o download de um aplicativo móvel para ingressar em sua primeira reunião.

Google Meet

Em 2019, o Google começou a descontinuar o Google Hangouts e substituí-lo pela abordagem híbrida do Google Chat e do Google Meet .

Prós: A segurança é primordial, com todas as videoconferências criptografadas em trânsito (o Zoom enfrentou alguns problemas sérios de segurança e privacidade nos últimos meses). Além de organizar reuniões, você pode usar o recurso de transmissão do Meet para transmitir eventos ao vivo para até 100.000 espectadores, o que é ótimo para coisas como palestras e conferências. Qualquer pessoa com uma conta do Google pode hospedar e participar de conferências do Meet e, em março de 2020, o Google tornou toda a gama de recursos avançados da plataforma gratuita para qualquer pessoa que usasse o G Suite, o que muitas organizações já usam.

Contras: Embora ofereça muitos recursos, o painel do Meet não é tão intuitivo quanto algumas outras plataformas. Usar o recurso Grupos para dividir os participantes em grupos menores, por exemplo, pode ser confuso. A camada superior da plataforma atinge o máximo de 250 participantes da reunião, o que será limitante para algumas organizações maiores.

Equipes da Microsoft

O Teams é a resposta da Microsoft para videoconferência profissional, combinando bate-papo, compartilhamento de arquivos, videoconferências e integração de aplicativos.

Prós: se o Microsoft Office for o software de local de trabalho de sua empresa, usar o Teams é fácil para trabalhar em casa com mais facilidade. O Teams facilita o compartilhamento e a colaboração em arquivos como documentos do Word, apresentações do PowerPoint e planilhas do Excel. A plataforma está vinculada ao seu calendário, por isso é fácil ver se um colega está disponível ou determinar quando ele pode ter um momento livre para conversar.

Contras: O Teams demora mais para se acostumar do que outras plataformas, e algumas de suas limitações podem causar trabalho repetido. Por exemplo, a configuração de sua integração com o Outlook significa que alguns usuários ficam presos verificando mensagens no Teams e em seu cliente de email. A incapacidade de mover canais de mensagens entre equipes diferentes significa que você pode ter dois canais no mesmo tópico, o que pode gerar confusão. Ele também foi projetado principalmente para pessoas que trabalham na mesma empresa – não é fácil convidar e controlar as permissões para usuários convidados como contratados independentes (o que é bastante fácil de fazer no Slack).

Skype

Lançado em 2003, o Skype é o mais antigo do grupo. É um canal simples para chamadas de voz e chats de vídeo.

Prós: Se sua principal necessidade é hospedar videochamadas, o Skype é a sua escolha. Como existe há tanto tempo, a maioria dos usuários da Internet está familiarizada com a plataforma. Você pode usá-lo para ligar para telefones celulares e fazer ligações baratas para o exterior, o que é bom se você trabalha além das fronteiras internacionais. Você também pode obter um número de telefone Skype local em outra região e encaminhá-lo para o seu celular, o que é ideal se você quiser ter uma presença mais local nas listagens de pesquisa sem fazer malabarismos com diferentes números de telefone por meio de sua operadora de celular.

Contras: Todas as chamadas do Skype são limitadas a 50 participantes, o que descarta muitas organizações maiores. Ele também possui visivelmente mais atualizações de software do que outras plataformas, o que pode atrasá-lo quando você está apenas tentando abrir o aplicativo e fazer uma ligação rápida. O Skype funciona melhor em uma conexão Wi-Fi forte; não é ótimo e pode ser totalmente inutilizável se você tiver apenas um serviço de celular limitado.

No final das contas, o programa de mensagens online certo para ajudar seus funcionários a trabalhar em casa dependerá do tamanho da sua empresa, das necessidades de conferência e da natureza do seu negócio. Felizmente, todas as plataformas mencionadas aqui têm um nível gratuito ou um período de teste para que você possa testar as águas e ver o que funciona melhor para você antes de se comprometer.