Las mejores aplicaciones de productividad de video y chat para trabajar desde casa

Con muchas oficinas cerradas en todo el país en el futuro previsible, los equipos confían en los nuevos canales de mensajería en línea y chat de video para comunicarse y colaborar. Los empleados de empresas como Google, Sony Music e Indeed, por ejemplo, no volverán a la oficina hasta al menos 2021, y a algunos, incluidos los de Facebook, Shopify y Zillow, se les ha informado que pueden trabajar desde casa para siempre si ellos eligen.

Pero a pesar de que los miembros del equipo están muy separados, el trabajo diario debe continuar. Con tantas opciones de comunicación virtual para elegir, ¿qué plataforma es la adecuada para su pequeña empresa? Compararemos los pros y los contras de cinco de los principales canales para ayudarlo a ajustar su estilo de trabajo para el trabajo remoto, ya sea una solución a corto plazo o su plan de juego a largo plazo.

Flojo

Slack es, en esencia, una plataforma de mensajería en línea. Lanzado en 2013, se convirtió en el favorito de los fanáticos entre las empresas de tecnología y rápidamente expandió su alcance a industrias de todo tipo.

Pros: la interfaz de estilo de chat fácil e intuitiva de Slack es excelente para minimizar las bandejas de entrada sobrecargadas, eliminar largas cadenas de correo electrónico de ida y vuelta y permitir una comunicación casi instantánea. Slack le brinda la capacidad de crear chats para toda la organización o dividirlos por equipos y proyectos específicos, lo cual es perfecto para mantener organizada la información sobre un tema determinado en un lugar de fácil acceso. Se integra con un montón de otras aplicaciones para ahorrar tiempo y aumentar la productividad, como Trello para la gestión de proyectos y Hubspot para recibir notificaciones de CRM.

Contras: si bien las numerosas integraciones de Slack le brindarán una gran cantidad de funciones, no puede realizar personalizaciones sin cierta experiencia en desarrollo. Por ejemplo, no existe una manera fácil de configurar y enviar un mensaje recurrente, como recordarle a su equipo que envíe sus hojas de tiempo todos los viernes. Tampoco es una solución independiente; necesitará confiar en otras aplicaciones para cosas como videoconferencias con personas ajenas a su organización. Finalmente, aunque la interfaz de chat es excelente para intercambiar información rápidamente, también significa que los mensajes antiguos se entierran rápidamente, lo que puede hacer que la información sea difícil de encontrar si necesita volver a consultarla más tarde.

Zoom

Zoom ha existido desde 2011, pero explotó en popularidad gracias a Covid-19 y el aumento de los arreglos de trabajo desde el hogar. Es una forma sin software de organizar y asistir a videoconferencias.

Ventajas: Zoom destaca por su facilidad de uso. Es rápido de poner en marcha e incluso un usuario nuevo puede orientarse en la interfaz sin problemas. El plan gratuito tiene todo lo que necesita para organizar una reunión con un grupo pequeño, incluidas funciones básicas como chat y pantalla compartida.

Contras: Muchas empresas descubrirán rápidamente que sus necesidades van más allá de lo que se ofrece en la versión gratuita de la aplicación: reuniones limitadas a 100 participantes y 40 minutos de duración. Cuando su conexión a Internet no es perfecta, es posible que experimente retrasos en el video y el audio que pueden ser frustrantes. Aunque Zoom no requiere una descarga completa del software, sí requiere instalar una extensión de navegador o descargar una aplicación móvil para unirse a su primera reunión.

Reunión de Google

En 2019, Google comenzó a eliminar gradualmente Google Hangouts y lo reemplazó con el enfoque híbrido de Google Chat y Google Meet .

Pros: la seguridad es primordial, con todas las reuniones de video encriptadas en tránsito ( Zoom se ha encontrado con algunos problemas graves de seguridad y privacidad en los últimos meses). Además de organizar reuniones, puede usar la función de transmisión de Meet para transmitir eventos en vivo para hasta 100,000 espectadores, lo cual es excelente para cosas como discursos de apertura y conferencias. Cualquier persona con una cuenta de Google puede organizar y asistir a conferencias de Meet y, a partir de marzo de 2020, Google hizo que la gama completa de funciones avanzadas de la plataforma fuera gratuita para cualquier persona que use G Suite, que muchas organizaciones ya utilizan.

Contras: aunque ofrece muchas funciones, el panel de Meet no es tan intuitivo como otras plataformas. El uso de la función Grupos para dividir a los participantes en grupos más pequeños, por ejemplo, puede resultar confuso. El nivel superior de la plataforma tiene un máximo de 250 asistentes a la reunión, lo que será una limitación para algunas organizaciones más grandes.

Equipos de Microsoft

Teams es la respuesta de Microsoft a las videoconferencias profesionales, que combina chat, uso compartido de archivos, videoconferencias e integración de aplicaciones.

Pros: si Microsoft Office es el software de elección para el lugar de trabajo de su empresa, usar Teams es una obviedad para trabajar desde casa sin problemas. Teams facilita el uso compartido y la colaboración en archivos como documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel. La plataforma está vinculada a su calendario, por lo que es fácil ver si un colega está disponible o determinar cuándo podría tener un momento libre para conversar.

Desventajas: Teams requiere más tiempo para acostumbrarse que otras plataformas, y algunas de sus limitaciones pueden hacer que se repita el trabajo. Por ejemplo, la configuración de su integración con Outlook significa que algunos usuarios se quedan atascados al revisar los mensajes tanto en Teams como en su cliente de correo electrónico. La imposibilidad de mover los canales de mensajería entre diferentes equipos significa que es posible que tenga dos canales sobre el mismo tema, lo que puede generar confusión. También está diseñado principalmente para personas que trabajan en la misma empresa: no es fácil invitar y controlar los permisos para usuarios invitados como contratistas independientes (lo cual es bastante fácil de hacer en Slack).

skype

Lanzado en 2003, Skype es el veterano del grupo. Es un canal directo para llamadas de voz y chats de video.

Pros: si su necesidad principal es realizar videollamadas, Skype es su opción. Dado que existe desde hace tanto tiempo, la mayoría de los usuarios de Internet están familiarizados con la plataforma. Puede usarlo para llamar a teléfonos celulares y hacer llamadas económicas al extranjero, lo cual es bueno si trabaja a través de fronteras internacionales. También puede obtener un número de teléfono local de Skype en otra región y enrutarlo a su teléfono celular, lo cual es ideal si desea tener una presencia más local en las listas de búsqueda sin tener que hacer malabarismos con diferentes números de teléfono a través de su proveedor de telefonía celular.

Contras: todas las llamadas de Skype tienen un límite de 50 participantes, lo que lo descartará para muchas organizaciones más grandes. También tiene notablemente más actualizaciones de software que otras plataformas, lo que puede ralentizarlo cuando solo está buscando abrir la aplicación y hacer una llamada rápida. Skype funciona mejor con una buena conexión Wi-Fi; no es genial y puede ser francamente inutilizable si solo tiene un servicio celular limitado.

Al final del día, el programa de mensajería en línea adecuado para ayudar a sus empleados a trabajar desde casa dependerá del tamaño de su empresa, las necesidades de conferencias y la naturaleza de su negocio. Afortunadamente, todas las plataformas mencionadas aquí tienen un nivel gratuito o un período de prueba para que pueda probar las aguas y ver qué funciona mejor para usted antes de comprometerse.