L'invio di messaggi di testo è un modo semplice per comunicare con i clienti e altri contatti professionali in movimento. Tuttavia, un errore di correzione automatica o un'emoji posizionata in modo goffo potrebbero capovolgere una conversazione professionale in pochi secondi. La chiave è trovare l'equilibrio tra professionale, accessibile e chiaro. Ecco come:

1. Identifica te stesso

Presentati sempre nel tuo primo messaggio a un cliente. Fornisci il tuo nome completo e un po' di dettagli su come ti conoscono e cosa ti aspetti da loro. Sii chiaro sulle tue intenzioni quando mandi un messaggio ai clienti ed eviterai di infastidirli o di essere lasciato su "letto". Ad esempio, informa i tuoi clienti in anticipo che invierai loro messaggi di testo solo quando si tratta di questioni urgenti o se hai bisogno di un rapido "sì" o "no".

2. Tono

Quando scrivi messaggi veloci e mirati, è facile sembrare più severi del normale. D'altra parte, i messaggi prolissi mancano di indicatori di comunicazione naturali e possono essere facilmente interpretati in modo errato. Suggeriamo di utilizzare testi per informazioni semplici con poco spazio per malintesi. Un saluto gentile seguito da una domanda diretta o da una dichiarazione è la perfetta via di mezzo.

Tieni presente che la comunicazione su tutti i canali dovrebbe essere coerente con il tuo marchio. Evita tentativi innaturali di commenti spiritosi o toni animati a meno che non siano in linea con l'identità generale del tuo marchio e i clienti con cui stai inviando messaggi ne sono ben consapevoli. Con potenziali clienti o nuovi referral, è meglio giocare sul sicuro. Attenuate un po' le battute e virate maggiormente sul lato professionale.

3. Fai attenzione alle abbreviazioni

La maggior parte degli agenti immobiliari usa il testo per comunicare professionalmente e nella propria vita personale, spesso sullo stesso telefono. È facile tornare a un "np" o "OMG" quando sei abituato a conversazioni casuali tramite testo. La regola da tenere a mente per evitare qualsiasi confusione: scrivi solo quello che ti sentiresti a tuo agio di dire ad alta voce a un cliente. Se non sei sicuro che il tono sia appropriato, leggi il messaggio ad alta voce prima di inviarlo.

Mantieni tutte le informazioni di contatto dei tuoi clienti organizzate e di facile accesso con un CRM. I siti Web di AgentFire si integrano naturalmente con tutti i principali CRM sul mercato.

4. Passare i testi a un altro mezzo, se necessario

Nessuno vuole sentire che hanno perso la casa dei loro sogni tramite SMS. L'invio di messaggi di testo è un mezzo troppo casuale per fornire cattive notizie. Lo stesso si può dire per notizie complicate, spiegazioni dettagliate e informazioni riservate. Invece, usa il testo per informare i clienti che li contatterai telefonicamente in merito alla loro offerta recente o invia loro un messaggio per avvisarli che hai inviato loro via email la documentazione che deve essere firmata, inviato loro un promemoria di appuntamento ecc.

In tutti i casi, le informazioni finanziarie dovrebbero essere mantenute fuori dai messaggi di testo. I messaggi SMS non sono crittografati , il che significa che esiste un rischio reale che i gestori di telefonia mobile e gli hacker di basso livello accedano ai tuoi messaggi.

5. Rispondi prontamente

Se sei un agente immobiliare, probabilmente hai il telefono in mano mentre leggi questo. Gli agenti notoriamente sono incollati al telefono dal giorno alla notte. Il mondo immobiliare non segue i normali orari e giorni lavorativi, quindi perché dovresti?

Perché tutti hanno bisogno di una pausa, ecco perché.

Nella maggior parte dei casi, gli agenti rispondono e devono rispondere immediatamente (se non entro un paio d'ore dalla ricezione di un messaggio). Oltre 24 ore senza rispondere a un messaggio del cliente possono mettere a rischio la tua credibilità con i clienti. Tuttavia, se i clienti si avvicinano durante le prime ore del mattino o della notte, è un segno che devi chiarire i tuoi confini.

Fai sapere ai clienti in anticipo quando sarai disponibile a rispondere ai messaggi e che rispetterai il loro tempo allo stesso modo. Per nuovi referral o contatti, prepara testi di risposta automatica o un messaggio che puoi facilmente copiare e incollare che indichi il tuo orario di lavoro. Se riesci a contenere la tentazione di leggere subito i messaggi, è meglio lasciare i messaggi fuori orario "non letti" finché non sei veramente pronto a rispondere.

6. Risparmia con gli emoji o evitali del tutto

Il problema con gli emoji torna a un'interpretazione errata. Alcuni emoji (come questi ad esempio: ), hanno più significati e possono dare al destinatario un'idea sbagliata. Sta a te, in quanto agente immobiliare, giudicare le dinamiche della relazione con il tuo cliente e le personalità coinvolte. La dinamica tra te e la persona con cui stai comunicando ti darà un'idea migliore se gli emoji avranno un senso o meno.

7. Non spammare con testi di marketing

I clienti che si sono fidati di te con i loro numeri di telefono personali non si aspettano di ricevere messaggi invadenti e promozionali. Per mantenere buone relazioni con i tuoi clienti, mantieni i contenuti promozionali su mezzi meno personali come social media o e-mail.

I messaggi di marketing inviati senza consenso possono anche essere puniti dalla legge, a seconda della tua area iperlocale. Gli SMS automatici e gli SMS in blocco hanno un rischio particolarmente elevato di essere contrassegnati dalla Federal Communications Commission (FCC). Per questi tipi di testi, è fondamentale che i clienti esprimano il consenso scritto attraverso un modulo firmato o un altro tipo di autorizzazione che può essere registrata e gestita.

8. Correggere le bozze

Questo è autoesplicativo. Un testo pieno di errori di ortografia e grammatica ti fa sembrare sbadato e frettoloso. Rileggi il tuo testo prima di premere invia.

9. BACIO

In caso di dubbio, fai riferimento alla frase preferita di ogni insegnante di inglese delle scuole superiori: KISS Keep it simple, stupid.

In qualità di agente immobiliare, una comunicazione chiara è fondamentale per il tuo successo. Dovresti essere abituato a condensare informazioni immobiliari complesse e semplificarle per i tuoi contatti. Non sei sicuro che il tuo testo sia abbastanza conciso per superare il test KISS? Se la tua risposta è più lunga di due o tre messaggi, passa a una chiamata o a un'e-mail.

10. Termina la conversazione con grazia

Un semplice "Grazie per averci contattato e buona giornata" è un esempio di come terminare con grazia lo scambio di testo. Per quanto casuali possano essere i messaggi di testo, è solo un buon gusto terminare consapevolmente una conversazione.

Conclusione…

Il formato flessibile e semplice di sms rende difficile sapere cosa è appropriato per i clienti e cosa non lo è. Sta a te, agente immobiliare, impostare il tono delle conversazioni di testo e determinare il modo più chiaro per comunicare con i tuoi contatti. In ogni caso, le regole essenziali di cui sopra ti aiuteranno a mantenere professionalità e chiarezza in qualsiasi comunicazione testuale professionale.