การส่งข้อความเป็นวิธีที่ง่ายในการสื่อสารกับลูกค้าและผู้ติดต่อมืออาชีพอื่นๆ ได้ทุกที่ ทว่าการแก้ไขอัตโนมัติหรืออีโมจิที่วางอย่างเชื่องช้าอาจทำให้การสนทนาแบบมืออาชีพกลับหัวได้ภายในไม่กี่วินาที กุญแจสำคัญคือการหาสมดุลระหว่างความเป็นมืออาชีพ เข้าถึงได้ และชัดเจน นี่คือวิธี:

1. ระบุตัวเอง

แนะนำตัวเองในข้อความแรกกับลูกค้าเสมอ ให้ชื่อเต็มของคุณและรายละเอียดเล็กน้อยว่าพวกเขารู้จักคุณได้อย่างไรและคาดหวังอะไรจากพวกเขา มีความชัดเจนเกี่ยวกับความตั้งใจของคุณเมื่อส่งข้อความถึงลูกค้า และคุณจะหลีกเลี่ยงไม่รบกวนพวกเขาหรือปล่อยให้ 'อ่าน' ตัวอย่างเช่น แจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบล่วงหน้าว่าคุณจะส่งข้อความถึงพวกเขาทางข้อความเฉพาะเมื่อมีเรื่องเร่งด่วนหรือถ้าคุณต้องการคำตอบสั้นๆ ว่า 'ใช่' หรือ 'ไม่ใช่'

2. โทน

เมื่อคุณเขียนข้อความที่ฉับไว ตรงประเด็น คุณจะพบว่าข้อความรุนแรงกว่าปกติได้ง่าย ในทางกลับกัน ข้อความที่ยืดยาวขาดตัวบ่งชี้การสื่อสารที่เป็นธรรมชาติและสามารถตีความผิดได้ง่าย เราขอแนะนำให้ใช้ข้อความสำหรับข้อมูลที่ตรงไปตรงมาและมีที่ว่างเล็กน้อยสำหรับการเข้าใจผิด การทักทายอย่างใจดีตามด้วยคำถามหรือข้อความโดยตรงเป็นสื่อกลางแห่งความสุขที่สมบูรณ์แบบ

โปรดทราบว่าการสื่อสารในทุกช่องทางควรสอดคล้องกับแบรนด์ของคุณ หลีกเลี่ยงความพยายามที่ผิดธรรมชาติในการพูดจามีไหวพริบหรือน้ำเสียงที่เคลื่อนไหว เว้นแต่ว่ามันจะสอดคล้องกับเอกลักษณ์ของแบรนด์โดยรวมของคุณและลูกค้าที่คุณกำลังส่งข้อความด้วยจะตระหนักดีถึงสิ่งนั้น กับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือผู้อ้างอิงรายใหม่ วิธีที่ดีที่สุดคือเล่นอย่างปลอดภัย ลดเสียงตลกลงเล็กน้อยและหันเหความสนใจไปที่ความเป็นมืออาชีพมากขึ้น

3. ระวังตัวย่อ

ตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ส่วนใหญ่ใช้ข้อความเพื่อสื่อสารอย่างมืออาชีพ และ ในชีวิตส่วนตัว ซึ่งมักจะใช้โทรศัพท์เครื่องเดียวกัน ง่ายที่จะย้อนกลับไปใช้ “np” หรือ “OMG” เมื่อคุณคุ้นเคยกับการสนทนาแบบสบายๆ ผ่านข้อความ กฎที่ต้องจำไว้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน: ส่งข้อความเฉพาะสิ่งที่คุณรู้สึกสบายใจที่จะพูดกับลูกค้าออกมาดังๆ เท่านั้น หากคุณไม่แน่ใจว่าโทนเสียงนั้นเหมาะสมหรือไม่ ให้อ่านออกเสียงข้อความของคุณก่อนส่ง

เก็บข้อมูลติดต่อลูกค้าทั้งหมดของคุณให้เป็นระเบียบและเข้าถึงได้ง่ายด้วย CRM เว็บไซต์ AgentFire ผสานรวมกับ CRM ชั้นนำทุกแห่งในตลาดได้อย่างเป็นธรรมชาติ

4. การเปลี่ยนข้อความไปยังสื่ออื่นหากจำเป็น

ไม่มีใครอยากได้ยินว่าพวกเขาสูญเสียบ้านในฝันผ่าน SMS การส่งข้อความเป็นสื่อกลางที่ไม่เป็นทางการ เกินไป ที่จะส่งข่าวร้าย อาจกล่าวได้เช่นเดียวกันสำหรับข่าวที่ซับซ้อน คำอธิบายโดยละเอียด และข้อมูลที่เป็นความลับ ให้ใช้ข้อความเพื่อแจ้งลูกค้าว่าคุณจะติดต่อพวกเขาทางโทรศัพท์เกี่ยวกับข้อเสนอล่าสุดของพวกเขาแทน หรือส่งข้อความเพื่อเตือนพวกเขาว่าคุณได้ส่งอีเมลเอกสารที่ต้องลงนาม ส่งข้อความเตือนการนัดหมาย ฯลฯ

ในทุกกรณี ข้อมูลทางการเงินจะต้องไม่อยู่ในข้อความ ข้อความ SMS ไม่ได้ รับ การเข้ารหัส หมายความว่ามีความเสี่ยงที่แท้จริงของผู้ให้บริการมือถือและแฮ็กเกอร์ระดับต่ำในการเข้าถึงข้อความของคุณ

5. ตอบกลับทันที

หากคุณเป็นนายหน้าอสังหาริมทรัพย์ โทรศัพท์ของคุณอาจอยู่ในมือเมื่อคุณอ่านข้อความนี้ ตัวแทนติดโทรศัพท์ของพวกเขาอย่างฉาวโฉ่ทุกวัน โลกของอสังหาริมทรัพย์ไม่ได้ตามเวลาและวันทำการปกติ ทำไมคุณจึงควรทำ?

เพราะทุกคนต้องการการพักผ่อน นั่นเป็นเหตุผล

ในกรณีส่วนใหญ่ ตัวแทนจะทำและ ควร ตอบกลับทันที (หากไม่ได้รับข้อความภายในสองสามชั่วโมง) กว่า 24 ชั่วโมงโดยไม่ตอบกลับข้อความของลูกค้าอาจเสี่ยงต่อความน่าเชื่อถือของคุณกับลูกค้า อย่างไรก็ตาม หากลูกค้าติดต่อมาในช่วงเวลากระจ้อยร่อยของช่วงเช้าหรือกลางคืน นั่นเป็นสัญญาณว่าคุณต้องชี้แจงขอบเขตของคุณให้ชัดเจน

แจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าว่าคุณจะพร้อมตอบข้อความเมื่อใด และคุณจะเคารพเวลาของพวกเขาอย่างเท่าเทียมกัน สำหรับการอ้างอิงหรือผู้ติดต่อใหม่ ให้เตรียมข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือข้อความที่คุณสามารถคัดลอกและวางซึ่งระบุเวลาทำงานของคุณได้อย่างง่ายดาย หากคุณสามารถระงับความอยากที่จะอ่านข้อความได้ทันที วิธีที่ดีที่สุดคือปล่อยให้ข้อความนอกเวลา "ยังไม่ได้อ่าน" จนกว่าคุณจะพร้อมที่จะตอบกลับจริงๆ

6. ประหยัดด้วย Emojis หรือหลีกเลี่ยงพวกเขาทั้งหมด

ปัญหาเกี่ยวกับอิโมจิกลับมาทำให้เข้าใจผิด อีโมจิบางตัว (เช่น: ) มีหลายความหมายและอาจทำให้ผู้รับมีความคิดที่ผิด เป็นตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ที่จะตัดสินพลวัตของความสัมพันธ์กับลูกค้าและบุคลิกที่เกี่ยวข้อง ขึ้นอยู่กับคุณในฐานะตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ ไดนามิกระหว่างคุณและบุคคลที่คุณกำลังสื่อสารด้วยจะทำให้คุณมีความคิดที่ดีขึ้นว่าอิโมจิจะสมเหตุสมผลหรือไม่

7. อย่าสแปมด้วยข้อความทางการตลาด

ลูกค้าที่ไว้วางใจคุณด้วยหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวไม่คาดหวังว่าจะได้รับข้อความส่งเสริมการขายที่เร่งรีบ เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าของคุณ ให้เก็บเนื้อหาส่งเสริมการขายไว้บนสื่อส่วนบุคคลที่น้อยกว่า เช่น โซเชียลมีเดียหรืออีเมล

ข้อความทางการตลาดที่ส่งโดยไม่ได้รับความยินยอมอาจถูกลงโทษตามกฎหมายได้ ขึ้นอยู่กับพื้นที่ Hyperlocal ของคุณ การส่งข้อความอัตโนมัติและการส่งข้อความจำนวนมากมีความเสี่ยงสูงเป็นพิเศษที่จะถูกตั้งค่าสถานะโดย Federal Communications Commission (FCC) สำหรับข้อความประเภทนี้ ลูกค้าต้องแสดงความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรผ่านแบบฟอร์มที่ลงนามหรือการอนุญาตประเภทอื่นที่สามารถบันทึกและจัดการได้

8. พิสูจน์อักษร

อันนี้อธิบายตัวเอง ข้อความที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ทำให้คุณดูประมาทและรีบร้อน อ่านข้อความของคุณอีกครั้งก่อนที่จะกดส่ง

9. จูบ

หากมีข้อสงสัย ให้อ้างอิงบรรทัดโปรดของครูสอนภาษาอังกฤษระดับไฮสคูลทุกบรรทัด: KISS ทำให้มันเรียบง่าย โง่เขลา

ในฐานะตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ การสื่อสารที่ชัดเจนคือหัวใจของความสำเร็จของคุณ คุณควรคุ้นเคยกับการรวบรวมข้อมูลอสังหาริมทรัพย์ที่ซับซ้อนและทำให้ข้อมูลง่ายขึ้นสำหรับผู้ติดต่อของคุณ ไม่แน่ใจว่าข้อความของคุณกระชับพอที่จะผ่านการทดสอบ KISS หรือไม่ หากการตอบกลับของคุณยาวกว่าสองถึงสามข้อความ ให้เปลี่ยนไปใช้การโทรหรืออีเมล

10. จบการสนทนาอย่างสง่างาม

"ขอบคุณที่ติดต่อมาและมีวันที่ดี" ง่ายๆ คือตัวอย่างวิธีจบการแลกเปลี่ยนข้อความอย่างสง่างาม แม้ว่าการส่งข้อความจะเป็นแบบสบาย ๆ ก็ตาม การสิ้นสุดการสนทนาอย่างมีสติถือเป็นการมีรสนิยมดี

บทสรุป…

รูปแบบการส่งข้อความที่ง่ายและยืดหยุ่นทำให้ยากต่อการรู้ว่าสิ่งใดเหมาะสมกับลูกค้าและสิ่งใดไม่เหมาะสม ตัวแทนอสังหาริมทรัพย์จะกำหนดโทนของการสนทนาด้วยข้อความและกำหนดวิธีสื่อสารกับผู้ติดต่อได้ชัดเจนที่สุด ในทุกกรณี กฎที่สำคัญข้างต้นจะช่วยให้คุณรักษาความเป็นมืออาชีพและความชัดเจนในการสื่อสารด้วยข้อความอย่างมืออาชีพ